07.04 - Plan van Aanpak

Plan van aanpak

Onderzoeksresultaten rapport “Openbaar Goed”

Afdeling Stadsbeheer Unit Project- en Ingenieursbureau M.C.J. Robbemond november 2021 Definitief (versie D1)

Inhoudsopgave

1

INLEIDING ...........................................................................................................................2 1.1 1.2

2

HET ONDERZOEK ..............................................................................................................3 2.1 2.2 2.3

3

DE ONDERZOEKSVRAGEN ...............................................................................................3 PROCES ........................................................................................................................3 RAADSBESLUIT ..............................................................................................................3

PLAN VAN AANPAK...........................................................................................................4 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

4

AANLEIDING VOOR PLAN VAN AANPAK .............................................................................2 TIJDLIJN ........................................................................................................................2

AANBEVELING 1 .............................................................................................................4 AANBEVELING 2 .............................................................................................................4 AANBEVELING 3 .............................................................................................................5 AANBEVELING 4 .............................................................................................................5 AANBEVELING 5 .............................................................................................................6 AANBEVELING 6 .............................................................................................................6 AANBEVELING 7 .............................................................................................................6 AANBEVELING 8 .............................................................................................................7 AANBEVELING 9 .............................................................................................................7

PLANNING...........................................................................................................................8

1

1 Inleiding 1.1 Aanleiding voor Plan van Aanpak De Rekenkamer heeft vorig jaar (2020) het rapport “Openbaar goed”, het onderzoek naar groen, wegen en openbare verlichting, uitgebracht. Met dit onderzoek wil de Rekenkamer inzicht geven in hoe de kwaliteit van de drie genoemde disciplines en de financiële middelen zicht tot elkaar verhouden. De Rekenkamer beoogt met dit onderzoek na te gaan in hoeverre de beschikbare financiële middelen toereikend zijn om de gemeentelijke kwaliteitsambities met betrekking tot verharding, groen en openbare verlichting te realiseren en of de informatievoorziening aan de gemeenteraad hierover adequaat is. De Rekenkamer heeft de volgende centrale onderzoeksvraag geformuleerd: In welke mate zijn de beschikbare financiële middelen om de gemeentelijke kwaliteitsambities met betrekking tot verharding, groen en openbare verlichting te realiseren en wordt de raad hierover adequaat geïnformeerd? De conclusies en aanbevelingen, inclusief de reactie van het college op het rapport van de Rekenkamer Capelle aan den IJssel, zijn besproken tijdens de commissievergadering van de commissie Stadsontwikkeling en -beheer op 14 september 2020.

Het college geeft in zijn reactie aan de aanbevelingen 2.1 t/m 2.4 en 2.6 t/m 2.8 van de Rekenkamer over te nemen en zal deze tevens een plek geven in het Programma Buitenruimte en in het nieuwe integraal beheerplan (IBOR) 2021-2025, die later dit jaar worden vastgesteld. Met betrekking tot aanbeveling 2.5 zal het college het programma Buitenruimte als kaderstellend document ter vaststelling aan de gemeenteraad voorleggen. De nieuwe beheerplannen en het nieuwe IBOR zijn tactisch beleid en uitwerkingen van het nieuwe strategische beleid, zoals die wordt vastgelegd in het Programma Buitenruimte. De uitvoering daarvan is door de raad, gemandateerd aan het college. Daarom zullen de beheerplannen en het IBOR niet ter vaststelling maar ter informatie aan de raad worden aangeboden. De volledige inhoudelijke reactie van het college op de aanbevelingen vindt u op de pagina’s 27 t/m 29 van het rapport van de Rekenkamer. De raad heeft op 29 september 2020 het Rekenkamerrapport “Openbaar goed”, het onderzoek naar groen, wegen en openbare verlichting voor kennisgeving aangenomen. Eveneens heeft de raad de aanbevelingen aan het college van burgemeester en wethouders uit het rapport overgenomen. In dit Plan van Aanpak wordt ingegaan op de implementatie van deze aanbevelingen.

1.2 Tijdlijn Op 21 januari 2019 heeft de gemeenteraad IBOR als onderzoeksthema voor de Rekenkamer geselecteerd. Op 1 mei 2020 heeft de Rekenkamer het concept rapport van bevindingen aan de gemeente aangeboden, waarop het ambtelijk wederhoor heeft plaatsgevonden. De gemeente heeft d.d. 20 mei 2020 gereageerd op het conceptrapport. Op 15 juni 2020 heeft de Rekenkamer het concept rapport voor bestuurlijk wederhoor aangeboden aan het College van Burgemeester en Wethouders. Het College heeft per brief d.d. 7 juli 2020 gereageerd op het conceptrapport. Het definitieve rapport is vervolgens besproken in de tijdens de commissievergadering van de commissie Stadsontwikkeling en -beheer op 14 september 2020 en de raad van 29 september 2020. 2

2 Het Onderzoek 2.1 De onderzoeksvragen De Rekenkamer heeft de volgende centrale onderzoeksvraag geformuleerd: In welke mate zijn de beschikbare financiële middelen om de gemeentelijke kwaliteitsambities met betrekking tot verharding, groen en openbare verlichting te realiseren en wordt de raad hierover adequaat geïnformeerd? De centrale onderzoeksvraag is uitgewerkt in vijf deelvragen: 1 Welke kwaliteitsambities hanteert de gemeente ten aanzien van onderhoud en vervanging van groen, verharding en openbare verlichting? 2 In welke mate vindt adequate monitoring van de kwaliteit plaats? 3 Wordt het gewenste kwaliteitsniveau voor groen, verharding en openbare verlichting gehaald? 4 Zijn de vrijgemaakte financiële middelen toereikend om het gewenste kwaliteitsniveau te halen? 5 Zullen de middelen op langere termijn toereikend zijn om het gewenste kwaliteitsniveau te halen? 6 Is de informatievoorziening aan de gemeenteraad ten aanzien van het beheer van de disciplines groen, verharding en openbare verlichting adequaat?

2.2 Proces Dit Plan van Aanpak bevat per aanbeveling een procesbeschrijving om tot opvolging te komen. Eventuele financiële en of organisatorische consequenties komen in de uitwerking naar voren en zijn daarom geen onderdeel van dit Plan van Aanpak. Het Plan van Aanpak wordt ter vaststelling aan de raad aangeboden door het college. De gemeenteraad wordt vervolgens op de hoogte gehouden van de opvolging van het Plan van Aanpak; een half jaar na het vaststellen van het Plan van Aanpak wordt de voortgang aan de raad gerapporteerd.

2.3 Raadsbesluit In zijn vergadering van 29 september 2020 heeft de gemeenteraad het Rekenkamerrapport “Openbaar Goed” besproken en voor kennisgeving aangenomen.

3

3 Plan van Aanpak 3.1 Aanbeveling 1 Zorg dat de gesignaleerde onderhouds- en vervangingsachterstanden worden weggewerkt, in het bijzonder ten aanzien van het verwijderen van onkruid.

Aanpak aanbeveling Projecten Zoals reeds aangegeven worden de (vervangings-)achterstanden in de projecten opgepakt. De uitloop van projecten heeft effect op onze huidige capaciteit (organisatie). Daarnaast wordt bij de uitvoering van de projecten ook rekening gehouden met de bereikbaarheid en de verkeersafwikkeling in de betreffende buurt/ wijk. De effecten hiervan hebben gevolgen voor de volgende planperiode (IBOR 2021-2025). De gevolgen zullen in het najaar 2021 aan het college/raad voorgelegd. Het Collegevoorstel met de toelichting over de uitloop van IBOR 2021 wordt momenteel door de coördinatoren van unit Project- en Ingenieursbureau opgesteld (Q4-2021). Verharding Ongeveer elke twee jaar wordt het gehele verhardingsareaal door een gecertificeerde, onafhankelijke inspecteur geïnspecteerd. Aan de hand van de inspectiecijfers wordt de onderhoudsbehoefte bepaald. Eventueel geconstateerde achterstanden worden, indien ze niet binnen vastgestelde projecten vallen, door de KCO-aannemers aangepakt. Indien ze wel binnen vastgestelde projecten vallen, wordt eerst beoordeeld of de geconstateerde achterstand tot onveilige situaties zou kunnen leiden. Wanneer dat het geval is, worden ze, vooruitlopend op de projecten, toch aangepakt. In het eerste kwartaal van 2021 is een dergelijke visuele inspectie uitgevoerd.

Verder worden kleinere onderhoudswerkzaamheden aan de hand van meldingen van bewoners en medewerkers uitgevoerd. Groen De onderhoudspartijen zijn op basis van onze eigen bevindingen en de bevindingen van de Rekenkamer aangespoord een extra inspanning te plegen en te voldoen aan de gestelde eisen. Met name in perceel 1, waar Irado als verlengstuk van de eigen dienst de aannemende partij is, bleek een grote achterstand in de bestrijding van onkruiden te zijn. Met Irado zijn meerdere gesprekken gevoerd. In de tweede helft van 2020 is door Irado direct een onderaannemer ingezet. Binnen korte tijd werd hiervan het resultaat al zichtbaar, werd de achterstand ingelopen en nam het aantal meldingen/klachten af. Irado heeft begin 2021 een verbeterplan opgesteld. Irado heeft hard daaraan gewerkt, maar omdat de weersomstandigheden niet mee zaten en er bijna geen personeel te krijgen is, is de uitvoering nog niet helemaal gelukt. Door een ander voorjaar (met betrekking tot de klimatologische omstandigheden) dan voorgaande jaren was het dit jaar voor alle aannemers extra hard werken om de ongewenste kruiden in de groenvakken en op de bestrating in bedwang te houden. We blijven dit monitoren en we blijven de aannemers aansporen om aan de verplichtingen te blijven of te gaan voldoen.

3.2 Aanbeveling 2 Breng de kwaliteitsbeleving door bewoners meer in lijn met de overwegend goede technische kwaliteit van de drie disciplines. Betrek bewoners bij de vormgeving van het beheer, bijvoorbeeld door samen te schouwen, en let bij het vormgeven van het beheer op onderdelen die voor burgers belangrijk zijn.

Aanpak aanbeveling In het programma buitenruimte is aan het eind van het eerste kwartaal van 2022 de live-wijk tour opgenomen. Doel hiervan is met Capellenaren fysiek (indien mogelijk) door de wijk te gaan om, onder andere, de staat van het onderhoud te beoordelen en te kijken waar verbetering dan wel versobering

4

mogelijk is. Op basis hiervan zal gekeken worden naar eventueel gedifferentieerd beheer van de openbare ruimte dat beter aansluit op de behoefte van Capellenaren. Daarnaast wordt gewerkt aan de toekomst van Stadsbeheer waarbij wijkbeheerders ingezet gaan worden. Doel van de wijkbeheerder is dat hij de ogen en oren van de wijk is voor het beheer en onderhoud. Hierbij kan gedacht worden aan het organiseren van het samen met Capellenaren de wijk te schouwen.

3.3 Aanbeveling 3 Stel ook streefwaarden voor de kwaliteitsbeleving door burgers ten aanzien van openbare verlichting en overweeg om de gemeentelijke streefwaarden voor groen te verhogen, aangezien het kwaliteitsniveau in woon- en centrumgebieden is verhoogd naar kwaliteitsniveau A.

Aanpak aanbeveling Deze aanbeveling sluit niet aan op de gemaakte afspraken. In het centrum en de beschermde dorpsgezichten is het kwaliteitsniveau verhoogd naar A. De (overige) woongebieden blijven op de eerder vastgestelde kwaliteitsniveaus B resp. C. Openbare Verlichting De streefwaarde voor de kwaliteitsbeleving door burger ten aanzien van openbare verlichting zal worden toegevoegd in Pepperflow. De streefwaarde is bepaald op 6,2. Groen De streefwaarde voor de kwaliteitsbeleving door de burger ten aanzien van groen zal niet worden opgehoogd aangezien het areaal waar het kwaliteitsniveau is verhoogd (centrum en beschermde dorpsgezichten) relatief beperkt is ten opzichte van de rest van het areaal. De huidige opzet van de bewoners enquête voorziet niet in het gedifferentieerd bevragen van de bewoners en hier een onderscheid in te maken. Algemeen In het programma buitenruimte is aan het einde van het eerste kwartaal van 2022 de live-wijk tour opgenomen. Doel hiervan is met Capellenaren in gesprek te gaan over de streefwaarden. Daarnaast kijken we waar verbetering dan wel versobering mogelijk is. Op basis hiervan zal gekeken worden naar eventueel gedifferentieerd beheer van de openbare ruimte dat beter aansluit op de behoefte van Capellenaren. De eventuele financiële consequenties zullen in het programma voorgelegd worden.

3.4 Aanbeveling 4 Zie er op toe dat de monitoring van de onderhouds- en vervangingsbehoefte adequaat en doelmatig wordt ingericht: a. Ontwikkel een adequate periodieke inspectie voor het bepalen van de vervangingsbehoefte van groenvoorzieningen; b. Maak bij het bepalen van de onderhoudsbehoefte van de openbare verlichting gebruik van de inspectieresultaten van de kwaliteitsmetingen en stem hier het uit te voeren onderhoud op af.

Aanpak aanbeveling Ontwikkel een adequate periodieke inspectie voor het bepalen van de vervangingsbehoefte van groenvoorzieningen; De ontwikkeling van deze inspectie is gestart. Afronding van de ontwikkeling en implementatie van deze systematiek staat gepland voor het vierde kwartaal 2021. Aansluitend zal een eerste technische inspectie worden uitgevoerd. Maak bij het bepalen van de onderhoudsbehoefte van de openbare verlichting gebruik van de inspectieresultaten van de kwaliteitsmetingen en stem hier het uit te voeren onderhoud op af. De uitkomsten van de 3D uitgevoerde kwaliteitsmetingen van de lichtmasten worden verwerkt in het beheersysteem, hieruit volgt een nieuwe onderhoudsbehoefte.

5

De huidige manier van schouwen van de lichtmasten op beeldkwaliteit, gebeurd momenteel gelijktijdig met het uitvoeren van de groepsremplace, tot op heden de meest doelmatige en efficiënte manier om deze schouw uit te voeren. Daar echter door het toenemen van het aantal LED armaturen er in de toekomst steeds minder conventionele lampen vervangen zullen worden, zullen er ook steeds minder lichtmasten worden bezocht om gelijktijdig met het vervangen van de lamp de beeldkwaliteit te schouwen. Om de beeldkwaliteit toch te kunnen borgen, zal de komende planperiode onderzoek gedaan worden naar een efficiënt en doelmatig systeem t.b.v. de schouw van de beeldkwaliteit van de lichtmasten. Verder zal het huidige beheersysteem geschikt gemaakt moeten worden om er de uitkomsten van de beeldkwaliteit–schouwen in op te slaan. De uitkomsten van de schouwen kunnen daarna eenvoudig worden geraadpleegd voor de beoordeling van de beeldkwaliteit van de lichtmasten, en voor het sturen van de onderhoudsbehoefte. Het huidige beheersysteem is inmiddels geschikt gemaakt om er de uitkomsten van de beeldkwaliteit–schouwen in op te slaan, het plan nu is, om per jaar een kwart van het areaal lichtmasten te laten schouwen.

3.5 Aanbeveling 5 Bied, om de kaderstellende rol van de gemeenteraad te versterken, het Programma Buitenruimte en het IBOR ter vaststelling aan de gemeenteraad aan.

Aanpak aanbeveling Het visiedeel van het programma buitenruimte zal in het vierde kwartaal van 2021 met de raad gedeeld worden, waarna de realisatieparagraaf wordt opgesteld. Het programma buitenruimte met realisatieparagraaf zal eind 2022 aan de raad worden aangeboden. Het IBOR programma is, in concept, gereed in eind 2021 en zal in eerste instantie aan het college aangeboden worden en ter kennis name aan de raad.

3.6 Aanbeveling 6 Verwerk gevolgen van innovatieve toepassingen, zoals minder onderhoudskosten als gevolg van het inzetten van energiezuinige lampen, tijdig in de begroting zodat de gemeenteraad een accuraat beeld heeft van de te verwachte onderhoudskosten.

Aanpak aanbeveling Sinds 2013 worden er jaarlijks stabiliteitsmetingen uitgevoerd. Op basis van de uitkomst is in de jaren 2013 t/m 2015 jaarlijks, middels de Voor- of Najaarsnota, het budget voor vervanging aangepast. Met de opgedane ervaring is in het beheerplan 2016-2020 een ander, passend budget toegepast. Daarnaast hebben we, in overleg met afdeling Facilitaire Dienst (onderdeel Energie), het budget voor levering en transport van energie enkele malen aangepast o.b.v. het feit dat ledlampen minder energie verbruiken dan de voorheen gebruikte conventionele lampen . Ook dit is vermeld in Voor- en Najaarsnota’s. Met de opgedane kennis gaan we onderzoeken of ook de onderhoudskosten (remplace) kunnen worden bijgesteld.

3.7 Aanbeveling 7 Bied de gemeenteraad, aanvullend op de documenten uit de P&C-cyclus, een jaarlijkse voortgangsrapportage aan waarin zij zowel inhoudelijk als financieel wordt geïnformeerd over de voortgang van projecten en andere relevante ontwikkelingen.

Aanpak aanbeveling Sinds 2020 informeren wij samen met de afdeling Stadsontwikkeling (gebiedsontwikkeling projecten) de Raad twee keer per jaar via de Capelle bouwt aan de stad Monitor.

6

3.8 Aanbeveling 8 Geef de aanbevelingen uit dit rapport een plek in het programma Buitenruimte en in de nieuwe beheerplannen.

Aanpak aanbeveling In het programma Buitenruimte wordt op een andere manier dan voorheen de Capellenaar betrokken. Het gesprek voeren over gewenste kwaliteit en te leveren kwaliteit in relatie tot de maatschappelijke opgaven die er zijn, maakt onderdeel uit van het proces. De huidige beheerplannen zullen in de geest van de aanbevelingen opgesteld worden, indien dit binnen bestaande beleidskaders en financiële middelen past.

3.9 Aanbeveling 9 Maak de feitelijke vervangingstermijnen van groenvoorzieningen, verharding en openbare verlichting inzichtelijk en gebruik deze voor het opstellen van financiële prognoses voor benodigde investeringen voor de openbare ruimte op de middellange en lange termijn.

Aanpak aanbeveling De oorspronkelijke afschrijvingstermijnen zijn bepaald met de beschikbare kennis, metingen en de toenmalige stand van de techniek. De aangepaste afschrijvingstermijnen (doorgevoerd aan het begin van de planperiode 2016-2020) zijn op basis van voortschrijdend inzicht en gebaseerd op gemeten zettingssnelheden van de buurten. Een werkgroep bestaande uit een geotechnisch adviseur, de beheerder riolering, de beheerder verhardingen en de coördinator, heeft in de afgelopen maanden aan hand van de recente data van de satellieten, nieuwe hoogtemetingen (1e en 2e kwartaal 2021) en geotechnische gegevens, de gemiddelde zettingssnelheden van de afgelopen jaren per buurt/gebied bepaald. De komende periode zal voor de discipline riolering en voor de discipline verhardingen bekeken worden wat de invloed van deze zettingssnelheden is op de vervangings- en onderhoudscycli. De vervangings- en onderhoudscycli van verharding zal zo veel mogelijk afgestemd worden op de vervangingscycli van de riolering. Vanuit kostenoogpunt zijn de andere beheerdisciplines volgend. De afschrijvingstermijnen zullen gebaseerd worden op de vervangings- en onderhoudscycli. In de loop van volgend jaar (2022) zullen, aan de hand van bovenstaande inzichten, (eventueel) nieuwe afschrijvingstermijnen (vervanging) per gebied bepaald worden.

De nieuwe inzichten zullen verwerkt worden in onze IBOR / beheerplannen en financiële prognose.

7

4 Planning Onderstaand is het totaaloverzicht van de voorgestelde planning per aanbeveling weergegeven. Aanbeveling 1 2

3

4

5 6

7

8 9

Onderwerp Zorg dat de gesignaleerde onderhouds- en vervangingsachterstanden worden weggewerkt, in het bijzonder ten aanzien van het verwijderen van onkruid. Breng de kwaliteitsbeleving door bewoners meer in lijn met de overwegend goede technische kwaliteit van de drie disciplines. Betrek bewoners bij de vormgeving van het beheer, bijvoorbeeld door samen te schouwen, en let bij het vormgeven van het beheer op onderdelen die voor burgers belangrijk zijn. Stel ook streefwaarden voor de kwaliteitsbeleving door burgers ten aanzien van openbare verlichting en overweeg om de gemeentelijke streefwaarden voor groen te verhogen, aangezien het kwaliteitsniveau in woon- en centrumgebieden is verhoogd naar kwaliteitsniveau A. Zie er op toe dat de monitoring van de onderhouds- en vervangingsbehoefte adequaat en doelmatig wordt ingericht: a. Ontwikkel een adequate periodieke inspectie voor het bepalen van de vervangingsbehoefte van groenvoorzieningen; b. Maak bij het bepalen van de onderhoudsbehoefte van de openbare verlichting gebruik van de inspectieresultaten van de kwaliteitsmetingen en stem hier het uit te voeren onderhoud op af. Bied, om de kaderstellende rol van de gemeenteraad te versterken, het Programma Buitenruimte en het IBOR ter vaststelling aan de gemeenteraad aan.

Verwerk gevolgen van innovatieve toepassingen, zoals minder onderhoudskosten als gevolg van het inzetten van energiezuinige lampen, tijdig in de begroting zodat de gemeenteraad een accuraat beeld heeft van de te verwachte onderhoudskosten. Bied de gemeenteraad, aanvullend op de documenten uit de P&C-cyclus, een jaarlijkse voortgangsrapportage aan waarin zij zowel inhoudelijk als financieel wordt geïnformeerd over de voortgang van projecten en andere relevante ontwikkelingen. Geef de aanbevelingen uit dit rapport een plek in het programma Buitenruimte en in de nieuwe beheerplannen. Maak de feitelijke vervangingstermijnen van groenvoorzieningen, verharding en openbare verlichting inzichtelijk en gebruik deze voor het opstellen van financiële prognoses voor benodigde investeringen voor de openbare ruimte op de middellange en lange termijn.

8

Planning Continu proces Eind Q1 2022

Q4 2021 n.v.t.

Q4 2021 2022

Q4 2022 Gereed

Gereed

Q4 2022 Q4 2022