07.04 - Antwoordbrief inzake bestuurlijk wederhoor concept Rekenkamerrapport Inkoop en aanbestedingen

Capelle

Rekenkamer Capelle aan den IJssel T.a.v. de heer drs. P. Hofstra RO CIA Postbus 70012 3000 KP ROTTERDAM

datum

kenmerk

uw kenmerk/brief van

doorkiesnummer

8 december 2020

361659/373096

RC/20.21 /PH/MG/CL/ 05-11-2020

(010) 284 8192

onderwerp

behandeld door/e-mail

conceptrapport 'inkoop en aanbestedingen' voor bestuurlijk wederhoor

mw. W. Vonk-Hamaker w.vonk@capelleaandenijssel.nl

Geachte heer Hofstra, Naar aanleiding van uw verzoek van 5 november 2020 sturen wij u bijgaand onze reactie op de voorlopige conclusies en aanbevelingen van het onderzoek dat u heeft verricht naar Inkoop en aanbesteden binnen de Gemeente Capelle aan den IJssel. Wij spreken onze waardering uit voor het uitgevoerde onderzoek. De inzichten leveren een bijdrage aan het verbeteren van inkoop en aanbesteden binnen onze gemeente. In het rapport staan waardevolle aanbevelingen ten aanzien van het proces rondom inkoop en aanbesteden, ook ten aanzien van de ermee samenhangende informatiestromen tussen het college en de raad. Het door ons vastgestelde inkoopbeleid en aanbestedingsprotocol vormen de basis voor de wijze waarop de aanbestedingen door onze gemeente worden uitgevoerd. De aanbevelingen in het rapport die door ons worden overgenomen, zullen worden opgepakt en meegenomen in de eerstvolgende herziening van het inkoopbeleid en aanbestedingsprotocol. Wij onderschrijven de conclusies niet. Een belangrijke kanttekening is dat onderzoek is gedaan naar vier concrete aanbestedingen: Wmo-hulpmiddelen; Bouw zwembad/ sporthal Alkenlaan (Aquapelle); Afvalinzameling en -verwerking; Weerbaarheidstraining 'Rots en water'. Bij de bespreking van de bouw van Aquapelle heeft de Rekenkamer ook de verbouwing van het gemeentehuis betrokken.

De conclusies kunnen ons inziens dan ook enkel betrekking hebben op de vier onderzochte trajecten en zijdelings op de verbouwing van het gemeentehuis en niet op de algemene inkooppraktijk binnen onze gemeente.

Wilt u bij beantwoording het kenmerk vermelden. Rivierweg 111

Telefoon: 1 401 0

Postbus 70 2900 AB Capelle aan den IJssel www.capelleaandenijssel.nl gemeente@capelleaandenijssel.nl

Telefax: 010 - 2848800 BTW nummer: 001877045B05 IBAN: NL41 INGB0006691797 BIC nummer: INGBNL2A

Behorende bij brief nummer: 361659/373096

pagina: 2 van 8

Het valt op dat de Rekenkamer stevige bewoordingen kiest. Woorden als 'onjuist', 'onverantwoord', 'onvoldoende', 'niet-goed' dragen ons inziens niet bij tot een verantwoorde en zakelijke formulering van conclusies. Voor wat betreft de aanbevelingen zal onder regie van de gemeentelijke inkoopadviseurs organisatiebreed tot uitvoering worden overgegaan van de aanbevelingen die worden overgenomen.

Gelet op de centrale vraag van het onderzoek 'In hoeverre waarborgt het college dat ingekochte diensten en werken de beoogde kwaliteit hebben en dat deze bijdragen aan het realiseren van de kwaliteit en de realisatie van beleidsdoelstellingen' zijn wij van mening dat in de vier onderzochte aanbestedingen die beoogde kwaliteit ook daadwerkelijk is geleverd, waarmee is bijgedragen aan het realiseren van onze beleidsdoelstellingen. Ons prachtige nieuwe en goed functionerende zwembad-lsporthalcombinatie Aquapelle is daar een goed voorbeeld van, alsmede de continuïteit die te allen tijde is gewaarborgd in de Wmo-dienstverlening. Ook de aanbestedingen afvalinzameling en -verwerking en de weerbaarheidstraining "Rots en Water" hebben geleid tot kwalitatief goede dienstverlening en dragen bij aan het realiseren van de beleidsdoelstellingen. Reactie op de (hoofd)conclusies (incl. toelichting) Hoofdconclusie 1 Het college heeft in een aantal aanbestedingen de opdrachtnemers op onjuiste wijze geselecteerd. Bij de onderzochte bouwprojecten verliep de selectie op onverantwoorde wijze, met als risico het contracteren van een slechte aannemer. Ook bij de aanbestedingen van diensten kan de selectie van opdrachtnemers worden verbeterd. De dienstverlening rondom de Wmo-hulpmiddelen was bovendien gericht op het uitsluiten van een specifieke marktpartij.

Dit is niet in de geest van de Aanbestedingswet. Wij onderschrijven deze conclusie niet. Algemeen Aangeleverde referenties worden gecontroleerd. De onderzoekers stellen dat de financiële gezondheid van een partij een belangrijk onderdeel is van de kwaliteit van de geselecteerde opdrachtnemer. Wij willen daar op aanvullen dat het opvragen van informatie over de financiële gezondheid van de geselecteerde partij in verhouding moet staan tot de risico's en de omvang van de opdracht, zoals beschreven in de Gids Proportionaliteit. Het beoordelen van de financiële situatie is overigens een momentopname. Een (corona)crisis of andere (externe) invloeden kunnen de financiële positie van een opdrachtnemer onverwacht doen veranderen gedurende de looptijd van het contract. Hiermee worden mogelijke risico's afgedekt, maar worden geen zekerheden ingebouwd. Aquapelle Het is een bewuste keuze geweest om te kiezen voor een aanbestedingsstrategie die bestaat uit twee rondes: eerst een selectie van aannemers op basis van minimumeisen en een loting, gevolgd door gunning op basis van laagste prijs. Overigens heeft uiteindelijk, door het beperkt aantal inschrijvingen, geen loting plaatsgevonden. Het gunnen van een gedetailleerd en gedegen technisch bestek conform STABU-methodiek op laagste prijs is op grond van artikel 2.114 lid 4 van de Aanbestedingswet toegestaan.

In dat geval motiveert de aanbestedende dienst de toepassing van dat criterium in de aanbestedingstukken. De keuze voor een aanbestedingsstrategie met als onderdeel het gunnen op laagste prijs is door ons in de startnotitie en in de selectieleidraad gemotiveerd: alle details van de opdracht (kwaliteit, specificaties etc.) bekend waren en eenduidig waren vastgelegd; er werden nauwelijks of geen kwaliteitsverschillen in de markt verwacht; het ging om een standaard werk.

Behorende bij brief nummer: 361659/373096

pagina: 3 van 8

Diensten In het aanbestedingsdocument voor de Wmo-hulpmiddelen zijn eisen opgenomen die de risico's moesten afdekken met betrekking tot aanbieders die onrealistische aanbiedingen doen. Dit was zeker niet gericht op één specifieke partij, maar om onrealistische aanbiedingen zoveel mogelijk te voorkomen. Van uitsluiting van een specifieke partij, zoals u stelt, is dan ook geen sprake geweest. Wij hebben het risico dat de kwaliteit en daarmee de continuïteit van de dienstverlening in gevaar zou komen, geminimaliseerd. Het punt van sanctioneren is gedurende de samenwerking nooit bereikt. Als er al eens sprake was van het niet nakomen van afspraken, dan is dit in goed onderling overleg met de cliënt opgelost. Ten tijde van de aanbesteding zijn geen financiële gegevens opgevraagd, omdat op het moment van het opstellen van de aanbestedingsdocumenten daarvoor geen aanleiding was. Hoofdconclusie 2 Het college toont ten aanzien van aanbestedingen onvoldoende lerend vermogen. Het aanbestedingstraject dat voorafging aan de verbouwing van het gemeentehuis is nooit geëvalueerd, terwijl dit wel onderdeel is van het beleid en de problemen rond de verbouwing van het gemeentehuis daartoe alle aanleiding gaven. Deze problemen hadden zich ook voor kunnen doen bij de bouw van sportcomplex Aquapelle; dit is niet gebeurd Wij onderschrijven deze conclusie niet.

In het Aanbestedingsprotocol is het evalueren van een aanbesteding opgenomen als mogelijkheid, niet als verplichting. Niet alle aanbestedingen worden geëvalueerd. Een gelijksoortige aanbesteding pas starten na een evaluatie van eenzelfde type eerdere aanbesteding is in de tijd ook niet altijd mogelijk, zoals bij het bouwproject Aquapelle. Ook zonder (officiële/schriftelijke) evaluatie nemen wij het geleerde in een nieuw aanbestedingstraject mee. Wij verwijzen ook naar aanbeveling 3. De verwijzing naar de problemen bij de verbouwing van het gemeentehuis is onterecht. Deze problemen waren terug te voeren op de operationele uitvoering van het werk, niet op de aan bes tedings procedure. Hoofdconclusie 3 Het college heeft de bouwkosten van het sportcomplex Aquapelle niet goed beheerst, waardoor het mogelijk te veel heeft betaald voor de bouw. Bij afronding van het bestek was het college al op de hoogte van 41% van de uiteindelijke bouwkostenoverschrijding. Desondanks besloot het college het bestek in de markt te zetten zonder te bezuinigen op het ontwerp. Het college heeft daardoor de raad nooit de optie gegeven om te onderzoeken of het sportcomplex met dezelfde functionaliteit voor minder geld gebouwd had kunnen worden. Wij onderschrijven deze conclusie niet. Wij hebben geen invloed op het kostencomponent in de markt.

Een directiebegroting in een beweeglijke markt geeft een mogelijke indicatie over de verwachte inschrijfsom. Wij waren op de hoogte van de directiebegroting en wisten dat deze hoger was dan het door de raad toegekende krediet. Op dat moment was niet te voorzien wat de uiteindelijke mogelijke bouwkostenoverschrijding na inschrijving zou zijn. Wij hebben na de directiebegroting laten onderzoeken wat eventuele bezuinigingsmogelijkheden waren. De uitkomsten deden afbreuk aan de esthetische en akoestische uitgangspunten. De Rekenkamer geeft aan dat op basis van de directiebegroting een krediettekort zou ontstaan van € 1, 96 miljoen, 41 % van de uiteindelijke bouwkostenoverschrijding en stelt dat de raad daarover geïnformeerd had moeten worden. Onder andere de extern adviseur die de begroting van de architect had gecontroleerd en in november 2017 de directiebegroting had opgesteld, gaf aan dat de bouwmarkt zeer bewegelijk was.

Behorende bij brief nummer: 361659/373096

pagina: 4 van 8

Offertes boven, maar ook onder de directiebegroting, kwamen voor. Ook de gemeente zelf had hier ervaring mee, onder andere bij werken van de afdeling Stadsbeheer en van de unit Vastgoed. De mogelijke bouwkostenoverschrijding van€ 1,96 miljoen was dan ook een indicatie. Wij zagen geen aanleiding om het bestek op dat moment niet in de markt te zetten. Gelet op de beweeglijke bouwmarkt achtten wij het raadzaam de resultaten van de aanbesteding af te wachten en de raad te informeren over de daadwerkelijke inschrijvingen met daarin de 'harde' cijfers. Hoofdconclusie 4 Het college heeft bewust informatie achtergehouden toen het de gemeenteraad vroeg om aanvullend krediet voor de bouw van Aquapelle. Het verzweeg dat in de eigen begroting behorend bij het bestek de bouwkosten al werden overschreden. De raad werd voor een voldongen feit gesteld en moest, indien het een zwembad wilde, akkoord gaan met een kredietverhoging van € 3,9 mln. Het college heeft bovendien nagelaten om goed uit te zoeken wat de oorzaak was dat de bouwkosten na aanbesteding 45% hoger waren dan aanvankelijk begroot. De aan de raad gemelde onderbouwing van de prijsstijging was onjuist. Wij onderschrijven deze conclusie niet.

Bewust informatie achterhouden voor de gemeenteraad Wij hebben bij de gevraagde kredietverhoging van€ 3,9 miljoen geen aanleiding gezien de directiebegroting te delen, omdat die raming slechts een indicatie was van mogelijke kostenontwikkeling in een bewegelijke bouwmarkt. Wij hebben in het raadsvoorstel de definitieve inschrijfsom met de raad gedeeld. Aan de raad is een drietal scenario's voorgelegd (BBV 1004212) en gevraagd een besluit te nemen. Hiermee werd de raad op juiste wijze geïnformeerd en in staat gesteld haar budgetrecht te gebruiken. Er is geen sprake van dat de raad voor een voldongen feit werd gesteld. De suggestie van het doelbewust onthouden van informatie aan de raad, met welk oogmerk dan ook, is ongegrond en daar nemen wij afstand van. De bestuursstijl van ons college kenmerkt zich juist door openheid, transparantie en het delen van informatie. Onvoldoende onderzoek naar de oorzaak van de hogere bouwkosten dan aanvankelijk begroot Nadat de inschrijvingen bekend waren en duidelijk was dat deze fors hoger uitvielen dan de oorspronkelijke begroting van€ 10,5 miljoen is opdracht gegeven om, naast eigen onderzoek, de inschrijvingen te laten analyseren door een externe partij.

Uit deze analyses kwamen als belangrijkste oorzaken voor de fors hogere inschrijvingen de marktwerking met stijgende bouwkosten en de ontwerpoverschrijding op het technisch ontwerp naar voren. De stijging van de bouwkosten was een landelijke trend, zoals te lezen is in de vakliteratuur en de analyse van de calculatoren. Dit is aan de raad gemeld. Ook hebben wij nog een toets laten doen door op basis van 'design and build' een bouwkostenraming op te laten stellen, deze raming kwam uit 0p € 15.935.000,- vergelijkbaar met de ontvangen offertes. Onjuiste onderbouwing prijsstijging In het voorstel van ons aan de raad om een extra krediet toe te kennen van € 3,9 miljoen, zoals behandeld op 7 juli 2018, hebben wij een onderbouwing gegeven voor de prijsstijging ten opzichte van het oorspronkelijk in 2015 gevoteerde krediet. Naast dat een deskundige de offertes heeft beoordeeld, wordt er verwezen naar vakliteratuur over de stijging van bouwkosten. Hier werd melding gemaakt van prijsstijgingen van 7,5%, fors meer dan de inflatie en een verwachting van verdere prijsstijging. De verwijzing naar de met 40% gestegen normbedragen voor onderwijshuisvesting illustreert dit.

Behorende bij brief nummer: 361659/373096

pagina: 5 van 8

Hoofdconclusie 5 Het college heeft in aanbestedingen aandacht voor de kwaliteit van de uitvoering van de opdracht, maar in twee aanbestedingen heeft het deze kwaliteit onvoldoende gewaarborgd. Bij Aquapelle is niet vastgesteld dat het bouwontwerp voldoet aan alle kwaliteitseisen, voordat het project in de markt werd gezet. Bij de quasi-inbesteding van het afvalbeheer zijn geen afspraken over het percentage afvalscheiding en de kosten gemaakt, waardoor het college niet op deze kernzaken kan sturen. Wij onderschrijven deze conclusie niet. Aquapelle Bij Aquapelle is wel degelijk vastgesteld dat het bouwontwerp voldoet aan alle kwaliteitseisen. Hiervoor zijn toetsdocumenten opgesteld; een voorlopig ontwerp (VO), een technisch ontwerp (TO) en een definitief ontwerp (DO). De aangeleverde fasedocumenten vonden wij van onvoldoende kwaliteit. Hiertoe hebben wij een externe directiebegroting op laten stellen en een fasedocument opnieuw laten opstellen (DO). Daarnaast is voor elke fase een fasedocument opgesteld. Deze toetsdocumenten zijn besproken in de projectgroep en in de stuurgroep en in de stuurgroep ook vastgelegd. Afvalbeheer Er wordt jaarlijks door lrado een begroting ingediend. De kostenstructuur bestaat uit twee onderdelen. De exploitatie (inzameling) en de verwerking van het afval.

Op het eerste onderdeel, de inzameling, zijn er vaste afspraken over de kosten waar een begroting en verantwoording aan ten grondslag liggen. Deze kosten worden jaarlijks aangepast met een prijscorrectie. Bij de kosten over de verwerking ligt dit anders. Afhankelijk van de hoeveelheid ingezameld afval en het aanbod op het afvalbrengstation wordt hier daadwerkelijk afgerekend op het aantal kilo's. Meer aanbod betekent meer kosten. Ook zijn wij hier afhankelijk van de prijzen die de verwerkingsmarkt hanteert. Op het tweede onderdeel kan daarom inderdaad geen invloed worden uitgeoefend. Inmiddels is met lrado de afspraak gemaakt dat zij per kwartaal een bestuurlijk (financieel) overzicht maakt met daarin opgenomen de afzonderlijke ingezamelde/verwerkte afvalstromen met de daarbij behorende kosten. Tevens bevat de rapportage een overzicht van de wijzigingen en afwijkingen ten opzichte van de begroting. De rapportage wordt besproken met het college om haar beter op de hoogte te houden van de actuele stand zaken. Afspraken over het percentage te scheiden afval maken geen onderdeel uit van de opdracht aan lrado. De gemeente is verantwoordelijk voor het afvalbeleid, lrado is hierin ondersteunend. Hoofdconclusie 6 Het college verzamelt voornamelijk op informele wijze informatie over het verloop van de opdrachten. Er is er op zeer regelmatige basis contact met bijna alle opdrachtnemers.

Op basis van deze informatie is het college tevreden over de invulling van de opdrachten. Wij onderschrijven deze conclusie niet. De wijze van informatie verzamelen over het verloop van de opdrachten, formeel of informeel, is maatwerk, afhankelijk van het type opdracht, de omvang van de opdracht etc. Zo is er bij Aquapelle juist niet voor gekozen om op informele wijze informatie over het verloop van de opdrachten te verzamelen. Er was sprake van een stuurgroep, projectgroep en een bouwteam. Ook bij de opdrachtverlening aan lrado zijn er verschillende bestuurlijke momenten geweest waar het college zich formeel heeft laten informeren. Dat ons college voornamelijk op informele wijze informatie verzamelt over het verloop van de opdrachten, gaat dan ook niet op.

Behorende bij brief nummer: 361659/373096

pagina: 6 var 8

Hoofdconclusie 7

Deze informele sturing maakt het college kwetsbaar omdat het geen formele sanctiemiddelen heeft die het kan inzetten als de kwaliteit van de dienstverlening onvoldoende is. Door het ontbreken of loslaten van verantwoordingsafspraken kan het zicht op de kwaliteit van de dienstverlening bovendien onvoldoende zijn. Dit was het geval bij de Wmo-hulpmiddelen. Wij onderschrijven deze conclusie niet. Sancties Wij van mening zijn dat niet elk contract een zware, schriftelijke verantwoording over het verloop van een opdracht vraagt. Dit moet maatwerk zijn en de wijze van verantwoording moet worden afgestemd op de omvang en zwaarte van de dienstverlening. Het toepassen van sancties zal altijd goed afgewogen moeten worden en als uiterste middel moeten worden ingezet. Het opleggen van een sanctie, in welke vorm ook, kan consequenties hebben voor de continuïteit van de dienstverlening en het maatschappelijk belang raken. Ook bij de gestelde informele sturing zijn er wel degelijk sanctiemiddelen die ingezet kunnen worden. Zo kan een opdrachtnemer in gebreke gesteld worden als de kwaliteit van de dienst of levering achter blijft. Dit is opgenomen in de Inkoopvoorwaarden en in onze model-overeenkomst. Ook wordt door middel van betalingsschema's die zijn opgenomen in de overeenkomst gewaarborgd dat de betaling zo veel als mogelijk en indien proportioneel, achteraf plaatsvindt.

Sancties worden ook daadwerkelijk ingezet. Niet alleen bij het niet-nakomen van de social-return verplichting; inzake de Wmo-hulpmiddelen hebben wij na een formele ingebrekestelling, gevolgd door een overleg met de operationeel directeur van het Hulpmiddelencentrum het contract met het Hulpmiddelencentrum ontbonden en de raad daarover geïnformeerd via een collegebrief. Bij de verbouwing van het gemeentehuis hebben wij de aannemingsovereenkomst met de bouwer gedeeltelijk ontbonden. Verantwoordingsafspraken Ten aanzien van de bouw van Aquapelle zijn verantwoordingsafspraken gemaakt in het A-bestek wat onderdeel is van de overeenkomst met de aannemer. Deze afspraken zijn geoperationaliseerd in het eerste bouwoverleg. Dit is ook gedocumenteerd. (Monitoren) verantwoordingsafspraken In beginsel is sprake van informele sturing ten aanzien van de inzet van Wmo-hulpmiddelen. Niet alle meldingen zijn opgenomen in de registratie. Wij acteren proactief op signalen en gaan direct in gesprek met een aanbieder. Dit voorkomt verdere escalatie en klachten. Onze houding is daarmee oplossingsgericht en daarmee is onze dienstverlening steeds op een hoog niveau gebleven, zoals ook blijkt uit het lage aantal ingediende klachten. Deze werkwijze resulteert in continuïteit van de dienstverlening.

Op het moment dat duidelijk werd dat de leverancier zijn verplichting niet na kon komen in verband met landelijke kwaliteitsproblemen is op basis van juridisch advies eerst getracht om met de leverancier tot een oplossing te komen in plaats van direct een boete op te leggen. Toen dit niet leidde tot een betrouwbare en werkbare oplossing zijn sancties ingezet en is de partij in gebreke gesteld. Na ontbinding van de overeenkomst zijn wij direct een tijdelijke overeenkomst met een andere partij aangegaan om hiermee de levering van de hulpmiddelen aan onze Capellenaren te waarborgen. Een goede, betrouwbare dienstverlening aan onze Capellenaren staat voorop en is altijd uitgangspunt geweest. Wij, alsmede de raad, zijn meegenomen in deze stappen. Toen in 2016 de aanbestedingsdocumenten voor de Wmo-hulpmiddelen werden opgesteld was landelijk nog geen sprake van een adequate monitoring van de dienstverlening in het sociale domein. Inmiddels is sprake van kwaliteitscontrole van de dienstverlening door de GGD, zijn een functionaris rechtmatigheid en een contractbeheerder aangesteld. Een speerpunt van ons college is deze monitoring te optimaliseren en daarmee het zicht op de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.

Behorende bij brief nummer: 361659/373096

pagina: 7 van 8

De kwaliteit van de uitvoering van de opdracht voor Wmo-hulpmiddelen wordt gemonitord om zo voldoende zicht te hebben op de klanttevredenheid van cliënten en zonodig bij te sturen. Bruikleenovereenkomsten, offertes, facturen en afieverbonnen worden gecontroleerd. Gelijktijdig wordt gecontroleerd op inhoud van de offertes, zoals mogelijke verschillen tussen opdracht en uitvoering en levertijden die langer zijn als afgesproken met de leverancier. Daarnaast wordt elk jaar een cliëntentevredenheidsonderzoek uitgevoerd. Ook heeft de gemeente een klachtenprocedure ingericht. Ten aanzien van lrado geldt dat bij het contract met lrado de gemeente kan meekijken in het klachtensysteem van de leverancier en heeft de gemeente daarnaast een eigen klachtensysteem. Naar aanleiding van de onderzoeksresultaten maakt een klachtenrapportage inmiddels onderdeel uit van de maandelijkse rapportages die de gemeente van lrado ontvangt. Hoofdconclusie 8 Ook ten aanzien van toezicht en controle na aanbestedingen laat het college beperkt lerend vermogen zien. Aan eerdere aanbevelingen van de rekenkamer om in het welzijnswerk actiever prestaties te monitoren en eventueel te sanctioneren, is (ook in andere domeinen) klaarblijkelijk geen invulling gegeven. Wij onderschrijven deze conclusie niet. De afdeling Publiekszaken voert jaarlijks een algemeen klanttevredenheidsonderzoek uit voor het sociaal domein.

Daarnaast voert de leverancier van de Wmo-hulpmiddelen een klanttevredenheidsonderzoek uit. Er was en is voldoende zicht op de levering van Wmo-hulpmiddelen. De leverancier kreeg pas betaald nadat de afleverbonnen in ons bezit waren. Het klanttevredenheidsonderzoek Wmo 2018/2019 waar in het rapport naar wordt verwezen, is een landelijk onderzoek geweest. De praktijk in Capelle was anders. Onze cliënten ondervonden géén problemen met de levertermijn en daarom was op dat moment geen actie van ons nodig. Ten aanzien van uw opmerking over kennelijk beperkt lerend vermogen van ons college en uw verwijzing in deze naar de aanbevelingen uit een eerder Rekenkamerrapport over actiever monitoren van prestaties en eventueel te sanctioneren in het welzijnswerk, geven wij aan dat in het welzijnswerk wordt gemonitord op management- en bestuursrapportages die gerelateerd zijn aan de prestatieafspraken, de afgesloten dienstverleningovereenkomst, via regelmatige ambtelijke en bestuurlijke overleggen en signalen van partners uit het veld. Reactie op de aanbevelingen Aanbeveling 1 Besteed bij aanbestedingen aandacht aan de kwaliteit van de opdrachtnemers, onder andere door: passende geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden op te stellen; de opgegeven referenties en tevredenheidsverklaringen inhoudelijk te controleren maar ook bij andere opdrachtgevers na te gaan of de informatie klopt.

Passende geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden worden al opgesteld en, afhankelijk van het onderwerp van de aanbesteding en in de lijn met de gids proportionaliteit, toegepast. Dit deel van de aanbeveling achten wij dan ook als ondersteuning van ons beleid. Ook uw aanbeveling om de opgegeven referenties en tevredenheidsverklaringen inhoudelijk te controleren zien wij als ondersteuning van ons beleid. Wel zullen wij de beoordelingen van de referentieprojecten en tevredenheidsverklaringen beter vastleggen en worden opgenomen in het aanbestedingsdossier. Uw aanbeveling om ook bij andere opdrachtgevers na gaan of informatie klopt, nemen wij over voor zover daar aanleiding toe is en ook praktisch mogelijk is. Het kan namelijk gaan om ander soort opdrachten dan de aanbesteding die op dat moment voor ligt.

Behorende bij brief nummer. 361659/373096

pagina: 8 van 8

Aanbeveling 2 Voorzie aanbestedingsdocumenten van passende verantwoordingsafspraken en sancties. Houd na gunning toezicht op de opdrachten en pas sancties zo nodig toe. Wij zien deze aanbeveling als ondersteuning van ons beleid. Aanbeveling 3 Zorg dat aanbestedingen altijd geëvalueerd worden en neem dit ook als verplichting op in het beleid en protocol rondom aanbestedingen. Wij nemen deze aanbeveling over voor alle EU aanbestedingen. Op dit moment is een evaluatie als 'zinvol' opgenomen in het aanbestedingsprotocol. De evaluatie wordt aangepast naar een verplicht onderdeel van het aanbestedingsproces voor alle EU aanbestedingen, inclusief een evaluatieformulier dat onderdeel uitmaakt van het aanbestedingsdossier. Aanbeveling 4 Ontwikkel een procesbeschrijving voor de gemeentelijke taken rondom grote bouwprojecten die onder andere: de projectbeheersing op het kwaliteitsmanagement, de kostenbeheersing maar ook de andere GROTICK5-aspecten borgt; de informatievoorziening aan de raad regelt. Wij nemen deze aanbeveling over.

Afspraken die in het plan van aanpak van projecten gemaakt worden, zullen vollediger nagekomen worden ten aanzien van frequentie (elke fase wordt afgesloten met een fasedocument), ten aanzien van inhoud (alle beheeraspecten worden daarin behandeld) en ten aanzien van besluitvorming (vastlegging van besluitvorming in de stuurgroep vergadering) Wij zullen ons nader beraden op welke informatie in de fasedocumenten eventueel relevant is om (eerder) te delen met de raad. Aanbeveling 5 Zorg dat ook bij quasi-inbestedingen afspraken worden gemaakt met betrekking tot de doelstellingen in het beleid en de kosten, zodat ook hier op deze kernzaken gestuurd kan worden. Wij nemen deze aanbeveling over bij volgende quasi-inbestedingen, voor zover relevant Ten slotte Wij danken u voor het rapport De aanbevelingen worden door ons gemeente breed opgepakt. Wij horen graag of onze reactie aansluit op uw verwachtingen en zien uit naar uw definitieve rapportage. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, je burgemeester,

drs. A. de Baat