07.02 - BBV Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen Rekenkamerrapport Grip op Inkoop - 361659

Collegevoorstel Openbaar Behandelaar: P.L. van den Herik Afdeling / Unit: BCO - Inkoop en Aanbesteding Portefeuillehouder: N.C. van Veen

Vergaderdatum: 8 juni 2021 Behandelwijze: Bespreekstuk Documentnummer: 499420

ONDERWERP Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen Rekenkamerrapport Grip op inkoop

SAMENVATTING In december 2020 heeft de Rekenkamer haar onderzoeksrapport Grip op inkoop aangeboden aan de gemeenteraad. De centrale vraag van het onderzoek luidde: in hoeverre waarborgt het college dat ingekochte diensten en werken de beoogde kwaliteit hebben en dat deze bijdragen aan het realiseren van beleidsdoelstellingen? De gemeenteraad heeft in zijn vergadering van 8 februari 2021 besloten om het onderzoeksrapport voor kennisgeving aan te nemen, de (vijf) aanbevelingen over te nemen en het college opdracht te geven om, binnen een termijn van vier maanden, met een plan van aanpak ter uitvoering van de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen te komen. Onderhavige plan van aanpak bevat per aanbeveling (en per door het college gedane toezegging tijdens de raadsbehandeling van het rapport) een procesbeschrijving om tot uitvoering te komen. Het college heeft besloten de gemeenteraad voor te stellen het Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen Rekenkamerrapport Grip op inkoop vast te stellen en daartoe het conceptraadsvoorstel en -besluit vastgesteld.

ADVIES OM TE BESLISSEN 1. De gemeenteraad voor te stellen het Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen Rekenkamerrapport Grip op inkoop vast te stellen; 2. Het conceptraadsvoorstel en -besluit inzake het Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen Rekenkamerrapport Grip op inkoop vast te stellen; 3. Het conceptraadsvoorstel en -besluit inzake het Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen Rekenkamerrapport Grip op inkoop ter besluitvorming voor te leggen aan de gemeenteraad.

BESLUIT: 8 juni 2021

Het college besluit conform het voorstel.

1

INHOUD/STREKKING In december 2020 heeft de Rekenkamer haar onderzoeksrapport Grip op inkoop aangeboden aan de gemeenteraad. De centrale vraag van het onderzoek luidde: in hoeverre waarborgt het college dat ingekochte diensten en werken de beoogde kwaliteit hebben en dat deze bijdragen aan het realiseren van beleidsdoelstellingen? Deze centrale vraag van het onderzoek was uitgewerkt in de volgende deelvragen: 1. Maakt het college bij inkoop van diensten en werken prestatieafspraken die de kwaliteit borgen en aansluiten bij de beleidsdoelstellingen? 2. Monitort het college de prestatieafspraken op regelmatige basis en beschikt het college over daarvoor benodigde informatie? 3. Neemt het college adequate maatregelen wanneer de prestaties en/of de kwaliteit achterblijven bij de gemaakte afspraken? De Rekenkamer richtte zich in het onderzoek op de uitvoering van inkoopcontracten die het college had afgesloten. Hiervoor had de Rekenkamer de volgende vier aanbestedingen geselecteerd: 1. Wmo-hulpmiddelen 2. Bouw zwembad en sporthal Alkenlaan (Aquapelle) (hierbij is ook de verbouwing van het gemeentehuis betrokken) 3. Afvalinzameling en –verwerking 4. Weerbaarheidstraining 'Rots en water' De Rekenkamer trekt acht conclusies en doet de volgende vijf aanbevelingen: 1.

Besteed bij aanbestedingen aandacht aan de kwaliteit van de opdrachtnemers, onder andere door: − Passende geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden op te stellen; − De opgegeven referenties en tevredenheidsverklaringen inhoudelijk te controleren, maar ook bij andere opdrachtgevers na te gaan of de informatie klopt. 2. Voorzie aanbestedingsdocumenten van passende verantwoordingsafspraken en sancties; houd na gunning toezicht op de opdrachten en pas sancties zo nodig toe. 3. Zorg dat aanbestedingen altijd geëvalueerd worden en neem dit ook als verplichting op in het beleid en protocol rondom aanbestedingen. 4. Ontwikkel een procesbeschrijving voor de gemeentelijke taken rondom grote bouwprojecten die onder andere: − De projectbeheersing op het kwaliteitsmanagement, de kostenbeheersing maar ook de andere GROTICK-aspecten borgt; − De informatievoorziening aan de raad regelt. 5. Zorg dat ook bij quasi-inbestedingen afspraken worden gemaakt met betrekking tot de doelstellingen in het beleid en de kosten, zodat ook hier op deze kernzaken gestuurd kan worden.

De gemeenteraad heeft in zijn vergadering van 8 februari 2021 besloten om het onderzoeksrapport voor kennisgeving aan te nemen, de vijf aanbevelingen over te nemen en uw college opdracht te geven om, binnen een termijn van vier maanden, met een plan van aanpak ter uitvoering van de door de gemeenteraad overgenomen aanbevelingen te komen. Onderhavige plan van aanpak bevat per aanbeveling (en per door het college gedane toezegging tijdens de raadsbehandeling van het rapport) een procesbeschrijving om tot uitvoering te komen.

FINANCIEN Eventuele financiële, organisatorische en/of formatieve consequenties komen in de uitvoering van de aanbevelingen en toezeggingen naar voren en maken daarom geen onderdeel uit van het plan van aanpak. 2

JURIDISCH ADVIES n.v.t.

ONDERNEMINGSRAAD n.v.t.

COMMMUNICATIE n.v.t.

BIJLAGEN 1. Bestuurlijk wederhoor conceptrapport Grip op inkoop; 2. Eindrapport Grip op inkoop

3