07.01 - Raadsvoorstel-besluit inzake gunning levering accountantsdiensten

Raadsvoorstel Nummer raadsvoorstel

Raadsvergadering

Datum

22 maart 2021

7 januari 2021

Programma / product / collegewerkplan

Portefeuillehouder college / burgemeester griffier / initiatiefnemer raad

0. Bestuur Auditcommissie

Onderwerp Voorstel inzake gunning van de levering van de accountantsdiensten voor de controlejaren 2021 2024 aan Deloitte Accountants B.V.

Gevraagde beslissing 1. Het voornemen tot gunning van de opdracht tot uitvoering van de accountantsdiensten met ingang van 1 augustus 2021 voor de controlejaren 2021 tot en met de afhandeling van het boekjaar 2024, met een optie tot stilzwijgende verlenging van de overeenkomst met maximaal drie keer één jaar, kenbaar te maken aan Deloitte Accountants B.V.; 2. De griffier mandaat te verlenen de brieven tot voornemen van de gunning aan Deloitte Accountants B.V. en afwijzing aan overige inschrijvers te versturen. 3. De griffier mandaat te verlenen de definitieve gunning van de opdracht tot uitvoering van de accountantsdiensten kenbaar te maken aan Deloitte Accountants B.V. in het geval binnen 20 kalenderdagen geen rechtsmiddel is aangewend tegen het voornemen tot gunning van de opdracht aan Deloitte Accountants B.V. 4. De burgemeester op te dragen de overeenkomst met Deloitte Accountants B.V. namens de gemeenteraad te ondertekenen. 5. Met ingang van 2021 structureel budget ad € 33K aan te ramen bij de Voorjaarsnota 2021.

Wettelijke basis/ aanleiding raadsvoorstel Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet wijst de gemeenteraad een accountant aan.

Beoogd doel / effect Het mogelijk maken dat voor de jaren 2021 – 2024 (met een optie van drie keer één jaar verlenging) een accountant is belast met de wettelijke controle van de jaarrekening, het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

Onderbouwing van de gevraagde beslissing In 2016 is door middel van een Europese aanbestedingsprocedure en na raadsbesluit voor drie jaar een overeenkomst aangegaan met Deloitte Accountants B.V. Deze overeenkomst is – binnen

de daarover gestelde kaders – tweemaal stilzwijgend verlengd en wordt beëindigd met de controle van de jaarrekening 2020. Op 13 juli 2020 heeft de gemeenteraad in het kader van de Europese aanbestedingsregels een programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantsdiensten 2021-2024 vastgesteld. Naar aanleiding hiervan heeft de aanbestedingsprocedure plaatsgevonden. De inschrijving sloot op 11 november 2020. Drie inschrijvingen zijn ontvangen. Deze inschrijvingen zijn beoordeeld door een commissie bestaande uit: twee leden van de Auditcommissie Capelle aan den IJssel; twee bestuursleden van de GR IJsselgemeenten; de griffier van de raad van Capelle aan den IJssel, het afdelingshoofd financiën Capelle aan den IJssel en het afdelingshoofd ICT IJsselgemeenten]. Vervolgens is de beoordeling van de commissie – voor wat betreft de raad van Capelle – voorgelegd aan de auditcommissie. Op grond van de beoordeling is de offerte van Deloitte Accountants B.V. te Rotterdam aangemerkt als de offerte met de beste prijs-kwaliteitverhouding en adviseert de Auditcommissie u de levering van de accountantsdiensten te gunnen aan genoemde B.V. Op grond van de beoordeling is de economisch meest voordelige inschrijving gedaan door Deloitte Accountants B.V. te Rotterdam. Gunningcriteria waren: 1. Prijs (30%) 2. Filosofie en aanpak controle en advies (35%) 3.

Praktijkcasus (35%) In het Aanbestedingsdocument is (art. 2.3.5) opgenomen dat voor deze aanbesteding gebruik gemaakt wordt van een wachtkamerconstructie. Dit houdt in dat een overeenkomst wordt aangegaan met de inschrijver aan wie de opdracht in eerste aanleg definitief zal worden gegund en zit de inschrijver die bij de gunning als eerstvolgende in rangorde is geëindigd “in de wachtkamer”. Mocht de overeenkomst met de opdrachtnemer aan wie de opdracht definitief zal worden gegund om welke reden dan ook tussentijds worden beëindigd, dan wordt de opdracht niet opnieuw aanbesteed, maar dan zal de aanbestedende dienst een beroep doen op de wachtende opdrachtnemer om de overeenkomst voor de resterende duur van de (oorspronkelijke) contractperiode uit te voeren. Overigens biedt het artikel ruimte om als aanbestedende dienst (eenzijdig) te beslissen geen beroep te doen op de wachtende opdrachtnemer. “In de wachtkamer” (dus het bedrijf dat als tweede eindigde bij de beoordeling) zit Publieke Sector Accountants Rotterdam. Voor het aanbestedingstraject is een gezamenlijk aanbestedingstraject doorlopen met de Gemeenschappelijke Regeling IJsselgemeenten. Op basis van dit traject heeft ook het bestuur van de gemeenschappelijke regeling op 18 februari jl. besloten haar opdracht te gunnen aan voornoemd bedrijf.

Financiële consequenties / wijze van dekking Voor de uitvoering van het contract voor de levering van accountantsdiensten zijn in de begroting financiële middelen opgenomen tot een bedrag van € 102.000. Het te sluiten contract maakt het nodig dit bedrag met € 33.000 te verhogen. Dit bedrag zal dus in de voorjaarsnota 2021 (ook in meerjarenperspectief) moeten worden aangeraamd.

Reacties van derden / formele inspraak en zienswijzen / communicatie n.v.t.

Voortraject Op 13 juli 2020 heeft de gemeenteraad het programma van eisen Europese aanbesteding Accountantsdiensten 2021-2024 vastgesteld.

Vervolgtraject In verband met de aanbestedingsregels dient een termijn van 20 kalenderdagen in acht genomen te worden alvorens tot definitieve gunning kan worden overgegaan. Deze periode gaat in op de datum van dagtekening van de brief (direct na raadsbesluit) en is bedoeld voor het geval een andere partij een rechtsmiddel bij de rechtbank aanwendt tegen het voornemen tot gunning. Mits in deze periode geen rechtsmiddel tegen het voornemen tot gunning wordt ingezet, wordt de overeenkomst aangegaan.

Raadscommissie Raadscommissie Bestuur, Veiligheid en Middelen 8 maart 2021.

Bijlage(n) welke worden meegezonden Geen

Nadere informatie/ technische vragen bij: Mevr. H.A. Groenendijk – de Vries, voorzitter van de Auditcommissie en /of dhr. G.P. Venis, , secretaris a.i. Auditcommissie, g.p.venis@capelleaandenijssel.nl, 010 – 284 8491. Bij dhr. Venis kunnen de (burger)raadsleden ook vertrouwelijk de inschrijvingen (offertes) inzien.

Raadsbesluit Nummer

De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel; Gelezen het voorstel van de Auditcommissie Gelet op artikel 213 van de Gemeentewet;

besluit:

1.

Het voornemen tot gunning van de opdracht tot uitvoering van de accountantsdiensten met ingang van 1 augustus 2021 voor de controlejaren 2021 tot en met de afhandeling van het boekjaar 2024, met een optie tot stilzwijgende verlenging van de overeenkomst met maximaal drie keer één jaar, kenbaar te maken aan Deloitte Accountants B.V.;

2. De griffier mandaat te verlenen de brieven tot voornemen van de gunning aan Deloitte Accountants B.V. en afwijzing aan overige inschrijvers te versturen. 3.

De griffier mandaat te verlenen de definitieve gunning van de opdracht tot uitvoering van de accountantsdiensten kenbaar te maken aan Deloitte Accountants B.V. in het geval binnen 20 kalenderdagen geen rechtsmiddel is aangewend tegen het voornemen tot gunning van de opdracht aan Deloitte Accountants B.V.

4.

De burgemeester op te dragen de overeenkomst met Deloitte Accountants B.V. namens de gemeenteraad te ondertekenen.

5.

Met ingang van 2021 structureel budget ad € 33K aan te ramen bij de Voorjaarsnota 2021.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 maart 2021,

De griffier,

De voorzitter,