06.06 - bijlage bij advies - Presentatie auditcommissie Capelle d.d. 08 juni 2022
Tekst van het document
Bevindingen accountantscontrole 2021 Gemeente Capelle aan den IJssel Auditcommissie 8 juni 2022
Proces, status en geconstateerde fouten
Prognose afgifte controleverklaring 5 juli 2022
Proces •
De controle van de jaarrekening 2021 heeft ‘hybride’ plaatsgevonden. De afstemming tussen de gemeente en het controleteam vanuit Deloitte is goed verlopen.
•
De initiële (ambtelijke) planning van de accountantscontrole is in 2021 niet gehaald als gevolg van de geconstateerde fouten inzake de naleving van de aanbestedingswet en de overgang naar het nieuwe financiële pakket.
Status De accountantscontrole is nog niet afgerond:
•
Jeugdwet Lokaal - CJG Capelle a/d IJssel: De terugkoppeling van de accountant van het CJG is nog niet ontvangen. Op 13 juni a.s. hebben wij een afspraak met de accountant van het CJG om de door haar verrichte controlewerkzaamheden door te spreken en kennis te nemen van de hieruit voortvloeiende bevindingen.
•
Begrotingsrechtmatigheid: In de jaarrekening 2021 is voor een bedrag ad € 0,9 miljoen aan begrotingsonrechtmatigheden verantwoord. Het college is voornemens de overschrijdingen op de programma’s te (laten) sanctioneren door de gemeenteraad. Het voorstel hiervoor is opgenomen in het raadsvoorstel met nummer: 768693. Indien deze sanctionering wordt vastgesteld door de gemeenteraad, worden deze overschrijdingen niet meegenomen in ons oordeel. Na behandeling van dit voorstel kunnen wij, gezien de relevantie ervan, pas overgaan tot het afgeven van onze controleverklaring.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Proces, status en geconstateerde fouten
Prognose afgifte controleverklaring 5 juli 2022
Geconstateerde fouten De gehanteerde materialiteit voor fouten bedraagt € 2,325 miljoen en onzekerheden € 6,976 miljoen. •
Getrouwheid: Per heden geen ongecorrigeerde fouten en onzekerheden.
•
Rechtmatigheid: Onjuiste naleving van de Europese aanbestedingswet - € 944.000
Belangrijk voorbehoud op dit overzicht door nog lopende afwikkeling van de controle inzake de Jeugdwet lokaal - CJG Capelle a/d IJssel en het voorgestelde verschoningsbesluit van 5 juli a.s.
© 2022 Deloitte The Netherlands
De vermogenspositie van de gemeente Capelle aan den IJssel is verbeterd.
Financiële positie
De vermogenspositie van de gemeente Capelle aan den IJssel is verbeterd De exploitatie over 2021 laat een voordelig gerealiseerd saldo van baten en lasten zien van € 12,6 miljoen. Eigen vermogen (x € 1 miljoen)
2021
2020
2019
2018
Eigen vermogen per 1 januari
172,4
84,4
83,6
86,6
Tussentijdse resultaatbestemming
-/- 0,5
-/- 1,2
-/- 6,3
-/-7,4
Gerealiseerd resultaat
13,1
86,8
7,1
4,4
Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten
12,6
88,0
0,8
-/-3,0
Eigen vermogen per 31 december
185,0
172,4
84,4
83,6
+ De reservepositie is in 2021 verder versterkt en bedraagt ultimo 2021 circa 64,5% van het balanstotaal (2020L 62,4%). + De omvang van de schulden (netto schuldquote) ligt ruim onder de kritische grens en heeft een acceptabel niveau. De solvabiliteit is verbeterd. !
In 2021 en voorgaande jaren voornamelijk positieve resultaten door incidenteel geld. Uitdaging is om de begroting structureel in evenwicht te houden door o.a. de lastig in te schatten structurele gevolgen vanuit het Rijk vanaf 2026.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Het weerstandsvermogen is voldoende om de door de gemeente Capelle aan den IJssel geïdentificeerde risico’s op te vangen.
Financiële positie
Het weerstandsvermogen is afgenomen Het weerstandscapaciteit bedraagt € 185,0 miljoen (2019: € 172,4 miljoen). De weerstandscapaciteit is hoger dan de door de gemeente onderkende aanwezige risico’s van € 48,7 miljoen (2020: € 30,3 miljoen). Het weerstandsvermogen 2021 bedraagt 3,8 (2020: 5,7). De afname van de weerstandsvermogen is in 2021 afgenomen door de stijging van de gekwantificeerde risico’s. De belangrijkste nieuwe risico’s zijn deze inzake de effecten als gevolg van de stijgende grondstoffen en energieprijzen.
€ 200,0
Weerstandscapaciteit (x € 1 miljoen)
Ratio weerstandsvermogen 12,00 10,00
€ 150,0
8,00 € 100,0
6,00 4,00
€ 50,0
2,00 €-
2018
2019
2020
Benodigde weerstandscapaciteit Beschikbare weerstandscapaciteit
© 2022 Deloitte The Netherlands
2021
2018
2019
2020
2021
Voorspelbaarheid van de begroting
De voorspelbaarheid van de begroting, met name deze van de investeringskredieten, is een aandachtspunt
Voorspellende waarde van uw begroting •
Over de afgelopen jaren hebben wij gezien dat de realisatie t.o.v. de begroting beperkt afwijkt. Baten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 350 300 250 200 150 100 50 0 Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
Lasten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 230 225 220 215
210 Begroting Realisatie Begroting Realisatie 2020 2020 2021 2021
•
Voor de toekomst blijft het de uitdaging om de politiek bestuurlijke doelen in balans te houden met de daadwerkelijk beschikbare middelen en capaciteit binnen uw gemeente.
•
Binnen uw organisatie is deze uitdaging recent zichtbaar geworden bij het realiseren van het investeringsvolume waaronder die in de openbare ruimte (IBOR). Uw organisatie is zich dus bewust van deze problematiek en heeft als invulling hieraan in de voorjaarsnota 2022 een voorstel opgenomen om de IBOR-kredieten realistischer te ramen.
Wij adviseren u scherp te blijven onderzoeken, monitoren en eventueel maatregelen te nemen om de voorspellende waarde van de begroting van zowel de investeringen als de baten en lasten en de uitvoeringskracht ervan dichter bij elkaar te brengen. © 2022 Deloitte The Netherlands
Rechtmatigheid
Er is sprake van vier begrotingsoverschrijdingen. Het college is voornemens deze overschrijdingen te (laten) sanctioneren door de gemeenteraad.
Begrotingsrechtmatigheid •
Op vier programma’s zijn overschrijdingen geconstateerd in 2021, te weten programma 2 “Verkeer vervoer en waterstaat”, programma 4 “Onderwijs”, Programma 6b. “Werk en inkomen” en programma 7 “Volksgezondheid en milieu”.
•
De categorieën waarbinnen de onrechtmatigheden van de gemeente Capelle aan den IJssel vallen zijn: 1. Budgetoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten, bijvoorbeeld via subsidies of kostendekkende omzet. 2. Budgetoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen.
•
Van de geconstateerde kostenoverschrijdingen weegt een bedrag van € 0,9 miljoen mee in ons rechtmatigheidsoordeel als gevolg van het niet tijdig melden c.q. verwerken van extra uitgaven.
Het college is voornemens de overschrijdingen op de programma’s te (laten) sanctioneren door de gemeenteraad. Het voorstel hiervoor is opgenomen in het raadsvoorstel met nummer: 768693. Indien deze sanctionering wordt vastgesteld door de gemeenteraad, worden deze overschrijdingen niet meegenomen in ons oordeel.
Begrotingsoverschrijdingen zijn adequaat toegelicht in de jaarstukken 2021 op pagina 297 - 299.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Rechtmatigheid
Wij hebben voor € 0,94 miljoen aan fouten inzake de naleving van de Europese aanbestedingsfouten geconstateerd.
Rechtmatigheid Europese aanbestedingen •
Wij hebben controlewerkzaamheden op de door de gemeente opgestelde analyse op de naleving van de europese aanbestedingswet bij de gedane inkopen over 2021 verricht.
•
Uit de door de gemeente Capelle aan den IJssel verrichtte eigen werkzaamheden op het naleven van de Europese aanbestedingsregels en de door ons hierop verrichtte controlewerkzaamheden, blijken fouten die cumuleren tot een bedrag van circa € 0,94 miljoen, terwijl over 2020 geen sprake was van fouten.
•
De geconstateerde fouten zijn voornamelijk ontstaan doordat inhuurcontracten, na de initiële inkoop, meermaals verlengd zijn. Toetsingen die voorafgaand aan het verlengen van contracten essentieel zijn, ter borging dat de verlenging passend is binnen de europese aanbestedingsregels, zijn in deze gevallen niet (goed) gedocumenteerd.
Wij hebben van uw organisatie vernomen dat zij, naar aanleiding van het evalueren van de fouten, passende maatregelen binnen het proces zal treffen voor de toekomst. Wij zullen deze maatregelen bij de interim controle 2022 beoordelen.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Speerpunten van de Raad
Uitkomsten meegegeven speerpunten van de Raad, waar in de managementletter 2021 nog niet over gerapporteerd is.
Als speerpunt voor de accountantscontrole 2021 heeft u ons gevraagd aandacht te besteden aan: de datamigratie van het financiële pakket, cybersecurity, en het opvolgen van onze adviezen uit eerdere rapportages inzake het Rivium, de IBOR-kredieten en het strategisch huisvestingsplan (SHO). 1.
Speerpunt ‘Datamigratie van het financiële pakket en cybersecurity’
Wij hebben over de datamigratie van het financiële pakket en cybersecurity reeds aan u gerapporteerd via onze managementletter 2021 d.d. 16 december 2021 met kenmerk 21124F737A/MA. Onze belangrijkste conclusies betroffen dat wij op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden geen gevallen van dataverlies of ongewilde manipulatie van data hebben vastgesteld en concluderen dat de gegevensoverdracht tussen Decade en Unit4 Financials op een adequate wijze heeft plaatsgevonden. Ten aanzien van de cyber security concluderen wij dat de gemeente Capelle aan den IJssel (via de GR IJsselgemeenten) in opzet haar interne-beheersingsmaatregelen, die betrekking hebben op het verkleinen van cyberrisico’s, op een adequate wijze heeft ingericht. 2.
Speerpunt ‘Strategisch Huisvestingsplan Onderwijs (SHO)’
Wij hebben in ons accountantsverslag 2019 het advies gegeven dat de financieel technische informatievoorziening omtrent het SHO richting de gemeenteraad verder uitgediept/ingericht dient te worden.
Als opvolging van dit advies heeft de gemeente Capelle aan den IJssel de realisatie van het SHO verder geïntegreerd in haar begroting en P&C documenten. © 2022 Deloitte The Netherlands
Speerpunten van de Raad
3.
Uitkomsten meegegeven speerpunten van de Raad, waar in de managementletter 2021 nog niet over gerapporteerd is.
Speerpunt ‘IBOR-kredieten’
Wij hebben in ons accountantsverslag 2020 geadviseerd om de informatievoorziening over de IBOR kredieten naar de gemeenteraad anders in te richten waarbij de focus, naast de uitputting van de jaarschijven, eveneens ligt op de gerealiseerde kosten per project over de verschillende boekjaren heen. Als opvolging van dit advies heeft de gemeente Capelle aan den IJssel in 2021 diverse wijzigingen aangebracht in de financiële beheersing van de IBOR, waaronder de wijze waarop er over de kredieten gerapporteerd wordt (najaarsnota 2021 en voorjaarsnota 2022)
4.
Speerpunt ‘Rivium’
In eerdere rapportages hebben wij uitgebreid stilgestaan bij risicomanagement alsmede de projectorganisatie omtrent de ontwikkeling van het gebied Rivium. Begin 2022 hebben wij met de organisatie gesproken over de invulling van het risicomanagement binnen het project. Het belangrijkste ontwikkelpunt betreft de ontwikkeling en implementatie van het risicomanagement dashboard, wat mede als opvolging op het rekenkamerrapport geïnitieerd is. Wij hebben de conceptversie ontvangen van dit dashboard en constateren dat uw organisatie veel investeert in het verkrijgen van inzicht in de verschillende risico’s die dit project met zich meebrengt. Doordat het dashboard ten tijde van de controle nog niet afgerond was, hebben wij hier verder geen inhoudelijke werkzaamheden op verricht. Wij zullen het risicomanagement in 2022 e.v. actief blijven volgen voor de accountantscontrole.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Actualiteiten
•
Rechtmatigheidsverantwoording
Vorige week aangenomen door de Tweede Kamer, gaat nu naar de Eerste kamer. Ingangsdatum 2022 of 2023.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 286,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2022 Deloitte The Netherlands