06.05 - advies auditcommissie aan raad inzake raadsvoorstel jaarstukken 2021

De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel

datum x 16 juni 2022

kenmerk x

uw kenmerk/brief van x

doorkiesnummer x (010) 284 8491

onderwerp x x behandeld door/e-mail x Advies auditcommissie inzake T. Schoenmakers jaarrekening/jaarverslag en t.schoenmakers@capelleaandenijssel.nl accountantsverslag 2021 (betreft raadsvoorstel 768693: Jaarstukken 2021) Geachte leden van de gemeenteraad, Met deze brief treft u het advies van de auditcommissie aan de raad bij de jaarstukken 2021 en het (concept) accountantsverslag 2021. Dit advies vindt zijn oorsprong in artikel 3 lid d van de verordening op de auditcommissie. In dit artikel is namelijk opgenomen dat het één van de taken van de auditcommissie is om de bevindingen van de accountant naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole te bespreken en hierover advies uit te brengen aan de raad. De bespreking van de jaarstukken en het accountantsverslag 2021 heeft op 8 juni in een vergadering van de auditcommissie plaatsgevonden. De accountant heeft in deze vergadering het (concept)accountantsverslag toegelicht. (de presentatie van de toelichting Deloitte is bijgevoegd) Bij een aantal punten is tijdens de bespreking van de jaarstukken in de auditcommissie wat nader stilgestaan. Het algemene financiële beeld. Er is sprake van een voordelig jaarrekeningresultaat van 13,1 miljoen. De raad wordt in het raadsvoorstel voorgesteld dit resultaat toe te voegen aan de Algemene Reserve.

Daarbij moet worden aangetekend dat dit positieve resultaat vooral door incidenteel geld is veroorzaakt. Een nadere verklaring van het resultaat is te vinden vanaf blz. 270 in de jaarstukken. Rechtmatigheidsverantwoording. De ingangsdatum voor invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is verschoven van het controlejaar 2022 naar 2023. Europese Aanbestedingen. In algemene zin is door de accountant aangegeven dat het controleproces in Capelle goed is verlopen. Op het gebied van getrouwheid (“kloppen de cijfers”) en rechtmatigheid (“zijn de cijfers volgens de geldende spelregels tot stand gekomen”) is voldaan aan de goedkeuringstoleranties. Hierbij moet wel moet worden aangetekend dat op het gebied van rechtmatigheid sprake is van onjuiste naleving van de aanbestedingswet voor een bedrag van € 944.000,==. De organisatie heeft echter aangegeven dat hiervoor passende maatregelen binnen het proces worden getroffen, welke door de accountant bij de interimcontrole 2022 zullen worden beoordeeld. Ook de auditcommissie zal wat dit betreft een vinger aan de pols houden. Begrotingsonrechtmatigheid. Op een aantal programma’s zijn in 2021 overschrijdingen geconstateerd in de uitgaven. Deze overschrijdingen op programmaniveau zijn altijd onrechtmatig. Echter niet in alle gevallen worden deze meegenomen in het accountantsoordeel. (o.a.

omdat de overschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten.) Voor een bedrag van € 900.000,== worden deze overschrijdingen echter wél meegewogen in het rechtmatigheidsoordeel van de accountant, met name omdat deze overschrijdingen niet tijdig zijn gemeld of verwerkt als extra uitgaven. Ze zijn echter wel adequaat toegelicht in de jaarstukken. (zie ook blz. 292 jaarstukken)

Actieve informatieplicht door het college. In de in maart jl. door de raad vastgestelde geactualiseerde financiële verordening is stevig ingezet op de actieve informatieplicht van het college. De auditcommissie zal de komende maanden de wijze waarop invulling aan deze actieve informatieplicht wordt gegeven met aandacht volgen.

Naar aanleiding van de bespreking van de jaarstukken in de auditcommissie en de toelichting van de accountant worden door de commissie de volgende adviezen gegeven: Adviezen naar aanleiding bespreking jaarstukken 2021. (1) De jaarrekening 2021 kent een voordelig resultaat van 13,1 miljoen. Ten opzichte van de najaarsnota is sprake van een voordeel van 4,7 miljoen. Dit resultaat en de verschillen tussen najaarsnota en jaarrekening worden op hoofdlijnen goed toegelicht in de aanbiedingsbrief. (waarbij vervolgens bij de diverse programma’s een nadere analyse is gegeven). Ook is in de aanbiedingsbrief op hoofdlijnen ingegaan op de beleidsinhoudelijke verantwoording. Tegen de achtergrond van de gezonde financiële positie van de gemeente en de heldere toelichtingen van de accountant adviseert der auditcommissie om de jaarrekening en het jaarverslag vast te stellen en het voordelig resultaat toe te voegen aan de algemene reserve. (2) Omdat de begrotingsoverschrijdingen op de diverse begrotingsprogramma’s adequaat zijn toegelicht in de jaarstukken (zie ook blz. 292 jaarstukken) adviseert de auditcommissie de raad om de onrechtmatige lastenoverschrijdingen op de begroting te accorderen. Dit betreft beslispunt 1 van het raadsvoorstel jaarstukken 2021.

(3) De ingangsdatum voor invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college is verschoven van het controlejaar 2022 naar 2023. De auditcommissie adviseert de raad om (daar waar het gaat om de eigen / interne processen, waar de gemeente zelf invloed op heeft) in afstemming met het college het controlejaar 2022 te gebruiken als proefjaar voor deze rechtmatigheidsverantwoording, zodat tijdig eventuele gebreken en onvolkomenheden in de verantwoording kunnen worden gesignaleerd en zo mogelijk kunnen worden verholpen. (4) In de in maart vastgestelde geactualiseerde financiële verordening is stevig ingezet op de actieve informatieplicht van het college. De vraag hierbij is in hoeverre deze actieve informatieplicht ook daadwerkelijk geëffectueerd kan worden. (waarbij het o.a. gaat om de actieve wijze van informeren over afwijkingen in een begrotingsjaar). De auditcommissie ziet deze actieve informatieplicht als een positieve ontwikkeling en is nieuwsgierig in hoeverre en op welke wijze hier invulling aan zal worden gegeven. De commissie adviseert de raad om deze ontwikkelingen ook met aandacht te volgen.

Rest een kort woord van dank aan de ambtelijke organisatie en accountant voor het verrichte werk bij de totstandkoming van de jaarstukken en de controleverklaring. Hoogachtend, Namens de auditcommissie, G. Spruit, plv. voorzitter Bijlagen: - Presentatie Deloitte over accountantscontrole d.d. 8 juni 2021