06.04 - Bijlage - Collegebesluit 21 december 2021 Financiële verordening 2022 (principebesluit)

Collegevoorstel Openbaar Behandelaar: M. Martens Afdeling / Unit: FIN - Beleid en Advies Portefeuillehouder: N.C. van Veen

Vergaderdatum: 21 december 2021 Behandelwijze: Bespreekstuk Documentnummer: 654495

ONDERWERP Financiële Verordening Capelle aan den IJssel 2022 (principebesluit) SAMENVATTING De huidige Financiële Verordening uit 2020 is op een aantal punten aan een update toe. Het college wordt voorgesteld om de huidige verordening in te trekken en een nieuwe verordening ter consultatie voor te leggen aan de auditcommissie van de gemeenteraad. De belangrijkste wijzigingen betreffen: 1. Toevoeging normenkader voor rechtmatigheidsverantwoording; 2. Opheffen reserve bedrijfsvoering; 3. Verhogen rapportagegrens; 4. Opnemen “doorkijk” in de meerjarenraming; 5. Aanpassing enkele afschrijvingstermijnen. Naast de aanpassingen in de verordening wordt het college voorgesteld de volgende punten eveneens ter consultatie aan de auditcommissie van de gemeenteraad voor te leggen: 1. Het intrekken van de nota planning & control 2017; 2. Het doorvoeren van de volgende aanpassingen in de planning & control documenten: a. Vervallen taakveldraming- en rekening; b. Niet meer opnemen indicatoren/risico’s in tussenrapportages; c. Opnemen “doorkijk” in de meerjarenraming.

Het college heeft de volgende principebesluiten genomen en zal deze voorleggen aan de auditcommissie: − de concept Financiële Verordening Capelle aan den IJssel 2022 vast te stellen; − de nota Planning & Control 2017 in te trekken; − de voorgestelde aanpassingen in de planning & controldocumenten vast te stellen; − in te stemmen het Bedrijfsvoeringsconvenant in te trekken. ADVIES OM TE BESLISSEN 1. In principe de concept Financiële Verordening Capelle aan den IJssel 2022, ter vervanging van de Financiële Verordening Capelle aan den IJssel 2020, vast te stellen; 2. In principe de nota Planning & Control 2017 in te trekken; 3. In principe de voorgestelde aanpassingen in de planning & controldocumenten vast te stellen; 4. In principe het Bedrijfsvoeringsconvenant in te trekken; 5. De beslispunten 1 t/m 3 ter consultatie voor te leggen aan de auditcommissie van de gemeenteraad; 6. Na consultatie van de auditcommissie van de gemeenteraad, een definitief besluit te nemen over de beslispunten 1 t/m 4. BESLUIT: 21 december 2021 Het college besluit conform het voorstel.

1

INHOUD/STREKKING De Financiële Verordening betreft het financiële kader voor de gemeente, op basis van artikel 212 van de Gemeentewet. Hierin is geregeld dat de raad bij verordening de uitgangspunten voor het financiële beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie, vaststelt. Hieronder wordt ten eerste een toelichting gegeven van de belangrijkste inhoudelijke wijzigingen van de verordening. Ten tweede wordt het intrekken van de nota planning & control 2017 toegelicht en ten derde stellen wij een aantal aanpassingen in de planning & controldocumenten voor. Er is gewerkt vanuit de bestaande Financiële verordening 2020, welke gebaseerd is op de modelverordening 2016 van de VNG. Er is op dit moment geen recentere modelverordening van de VNG beschikbaar. 1. Overzicht inhoudelijke wijzigingen financiële verordening Ten opzichte van de huidige Financiële Verordening worden er vijf inhoudelijke wijzigingen voorgesteld. Hieronder worden deze toegelicht. Wijziging 1: Toevoeging normenkader voor rechtmatigheidsverantwoording Vanaf 2022 is het college zelf expliciet verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en legt hierover in de jaarstukken via de paragraaf bedrijfsvoering verantwoording af aan de gemeenteraad.

De accountant toetst in de nieuwe situatie alleen nog de getrouwheid van de lasten en baten en balansmutaties en het college de rechtmatigheid. Het college geeft een rechtmatigheidsverklaring af die de accountant meeneemt in zijn totale accountantsverklaring. Deze nieuwe werkwijze vergroot de kaderstellende en controlerende taak van de gemeenteraad op de financiële rechtmatigheid van transacties. In de verordening leggen wij in artikel 20.f vast dat wij in de jaarrekening (in de paragraaf Bedrijfsvoering) een overzicht opnemen met het totaal aan afwijkingen m.b.t. het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Daarnaast zijn in artikel 3 lid 4 regels opgenomen rondom de begrotingsrechtmatigheid. Dit is ook een advies uit de kadernota rechtmatigheid van de Commissie BBV. Wijziging 2: Opheffen reserve bedrijfsvoering Sinds 2000 beschikken wij over een reserve bedrijfsvoering. De reserve is bedoeld om schommelingen in de kosten van de bedrijfsvoering over meerdere jaren te verrekenen en zo knelpunten in de bedrijfsvoering op te lossen. Bij de Voorjaarsnota 2020 heeft de gemeenteraad een motie (“Grip op de bedrijfsvoering”) ingebracht die uiteindelijk niet in stemming is gekomen door toezeggingen vanuit uw college de inhoud van de motie uit te voeren.

De strekking van de motie was de positie van de Raad in haar kaderstellende en controlerende taak op de bedrijfsvoering te versterken. Hiermee in lijn wordt voorgesteld tot het opheffen van de reserve bedrijfsvoering wat leidt tot het vergroten van transparantie m.b.t. mutaties in de bedrijfsvoering in de p&c documenten. Het opheffen van de reserve wordt financieel verwerkt bij de Voorjaarsnota 2022. Ten tijde van Najaarsnota 2021 bedraagt het verwachte saldo van de reserve per 31-12-2021 € 46.000,--. In artikel 11.6 van de huidig geldende verordening is opgenomen: ‘Het college is gemandateerd tot het nemen van een besluit over dotaties en onttrekkingen aan de reserve egalisatie bedrijfsvoering’. Met het verwijderen van dit artikel in de nieuwe verordening stellen wij impliciet voor de reserve bedrijfsvoering op te heffen. De Financiële Verordening 2020 spreekt ook over de aanwezigheid van een bedrijfsvoeringconvenant. Met deze voorgestane keuze is ook het voorstel om het bedrijfsvoeringsconvenant (zie bijlage) in te trekken. In 2004 heeft het college een bedrijfsvoeringconvenant gesloten met de gemeentesecretaris, waarin de verantwoordelijkheden van het college en de secretaris voor de bedrijfsvoering zijn gedefinieerd. 2

Een onderdeel daarvan is het mandaat van de gemeentesecretaris om een Reserve Bedrijfsvoering te beheren, met een maximale hoogte van 5% van de loonkosten. Met het opheffen van de reserve bedrijfsvoering is het voorstel om het bedrijfsvoeringsconvenant in te trekken en separate afspraken tussen college en gemeentesecretaris te maken ten aanzien van de bedrijfsvoering. Het gesprek met de gemeenteraad over de bedrijfsvoering in brede zin staat gepland voor januari 2022. Wijziging 3: Verhogen rapportagegrens In de huidig geldende verordening geldt een rapportagegrens voor afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen (exploitatie en investeringen) van € 25.000,-- met als gevolg een groot aantal wijzigingen in de Begroting, Voor- en Najaarsnota. Met het verhogen van deze grens naar € 100.000,-- voor exploitatie (artikel 5.7) is het college van mening dat de raad meer op hoofdlijnen kan sturen. Een bijkomend voordeel is dat de rapportages compacter zullen worden. De verwachting is dat door de stukken te beperken in omvang, er een betere inhoudelijke discussie gevoerd kan worden, zoals ook aangegeven door de accountant in de presentatie van 22 november 2021 aan de gemeenteraad. Voor investeringen stelt het college voor de grens gelijk te houden, omdat iedere euro overschrijding onrechtmatig is.

Voor de exploitatie is een overschrijding van het totaal van een (deel) programma onrechtmatig. Het verhogen van de rapportagegrens is afgestemd met de accountant en in lijn met de presentatie van de accountant van maandag 22 november 2021 aan de gemeenteraad, waarbij ook de accountant heeft geconstateerd dat de verantwoordingsgrens laag is en we een omvangrijke P&C-cyclus kennen. Neutrale wijzigingen binnen een (deel)programma en binnen bestaand beleid ligt binnen het mandaat van het college om door te voeren. Concreet betekent dit als er binnen een (deel)programma zich een voordeel en een nadeel van bijvoorbeeld € 100.000,-- voordoet dit binnen het genoemde mandaat valt. Over deze neutrale wijzigingen wordt in een openbaar collegebesluit besloten en zijn daarmee inzichtelijk voor de gemeenteraad. Nieuw beleid moet per definitie worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Bij een overschrijding in de lasten groter dan € 250.000,-- of een onderschrijding in de baten van € 250.000,-- informeert uw college de raad actief tussentijds. Met dit laatste punt wordt ook invulling gegeven aan een bevinding van de rekenkamer in haar rapport “Grip op inkoop”. Ook is n.a.v. de toezegging bij dit rekenkamerrapport een toevoeging gedaan bij art.

5 lid 4 dat het college de raad informeert bij een voorzienbare prijsstijging van nationale en Europese aanbestedingen die groter is dan € 100.000,-- of 25% van het beschikbare budget/krediet. Het voorstel is dat de raad binnen tien werkdagen haar reactie kenbaar kan maken en zo de kans heeft tot bijsturing. Waar er eerder dus sprake was van een (meer) passieve informatievoorziening, zal het college de raad nu (nog) actiever informeren. Wijziging 4: Opnemen “doorkijk” in de meerjarenraming In de huidige begroting beslaat de meerjarenbegroting de jaren t+1 t/m t+3 en de doorkijk de jaren t+4 t/m t+7. Omdat wij in de praktijk geen onderscheid maken tussen de reguliere meerjarenbegroting en de doorkijk is het voorstel de doorkijk niet apart te vermelden maar toe te voegen aan de meerjarenbegroting (t+1 t/m t+7). In de artikelen 3.7, 5.1,15.4d is deze aanpassing doorgevoerd. Wijziging 5: Aanpassing en toevoeging enkele afschrijvingstermijnen De lijst met afschrijvingstermijnen die onderdeel uitmaakt van de verordening is opnieuw tegen het licht gehouden. De raad wordt voorgesteld om een tweetal wijzigingen door te voeren waardoor de afschrijvingstermijnen in overeenstemming zijn met de verwachte levensduur: 1. Ondergrondse containers van 10 naar 15 jaar; 2. Toplagen sportvelden van 20 naar 10 jaar. Deze wijzigingen hebben geen financiële consequenties.

Vooruitlopend op de voorliggende aanpassing van de afschrijvingstermijn van ondergrondse containers is in de begroting 2021 reeds met een langere afschrijvingstermijn gerekend. Hierover is bij de vaststelling van de begroting expliciet besloten. 3

Daarnaast wordt voorgesteld om de volgende posten toe te voegen aan de lijst met activa : 1. Beschoeiingen 30 jaar; 2. Zonnepanelen 20 jaar; 3. Technische installaties 20 jaar; 4. Software 4 jaar. Behalve de vijf genoemde inhoudelijke wijzigingen zijn er nog meer wijzigingen in de Financiële Verordening doorgevoerd, zoals kleine correcties en het verwijderen van verouderde informatie. In de was-wordt lijst in de bijlage bij dit collegevoorstel zijn deze toegelicht. 2. Het intrekken van de Nota Planning & Control 2017 De huidig geldende Nota Planning & Control (2017) geeft kaders voor planning & controlcyclus in onze gemeente. De inhoud van de nota is deels verplaatst naar de toelichting van de nieuwe verordening (artikel 3) en zal deels worden opgenomen in de leeswijzer van de betreffende toekomstige planning & control documenten. Daarmee is de nota overbodig geworden en is het voorstel de nota in te trekken. 3. Aanpassingen in de planning & control documenten Naast de aanpassingen in de financiële verordening worden een tweetal aanpassingen in de planning & control documenten voorgesteld. Deze aanpassingen hebben als doel de informatie in de documenten meer kaderstellend en controlerend te maken en dubbelingen tussen de onderlinge documenten te voorkomen. Hieronder worden de voorgestelde aanpassingen nader toegelicht. a.

Vervallen taakveldraming- en rekening In de huidige begroting en jaarstukken kennen wij de taakveldraming- en rekening. De taakvelden zijn de vertaling van de bestuurlijke doelen naar de ambtelijke uitvoering en behoren tot het domein van uw college. De taakveldraming- en rekening die door uw college wordt vastgesteld wordt momenteel ter informatie verstrekt aan de gemeenteraad. Het college is van mening dat een taakveldraming en -rekening niet direct bijdraagt aan de kaderstellende functie van de gemeenteraad. Autorisatie door de raad van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van (deel) programma’s en bovendien zijn de lasten en baten op taakveldniveau ook terug te vinden in de Financiële begroting en Financiële verantwoording. Het voorstel is om de taakveldraming (begroting) met ingang van de Begroting 2023 en de taakveldrekening (jaarstukken) met ingang van de Jaarstukken 2022 te laten vervallen. b. Niet meer opnemen indicatoren/risico’s in tussenrapportages In onze huidige planning & controlcyclus nemen wij in ieder document de landelijke en Capelse indicatoren op. De praktijk wijst uit dat er regelmatig dubbelingen in de informatieverstrekking ontstaat. Daarnaast dragen de Capelse indicatoren niet direct bij voor de ondersteunende informatie voor de gemeenteraad om het debat te kunnen voeren en een besluit te kunnen nemen.

Wij stellen voor zowel de landelijke als de Capelse indicatoren met ingang van de Voorjaarsnota 2022 alleen nog in de begroting en jaarrekening op te nemen en niet meer in de tussenrapportages. De landelijke indicatoren zijn voor de raad altijd te raadplegen via de website waarstaatjegemeente.nl. Daarnaast stellen wij voor om in de tussentijdse rapportages niet meer de risico’s op te nemen. Dit omdat de Voorjaarsnota een grote overlap kent met de Jaarstukken (beide in de raad van juli) en de Najaarsnota een maand nadat de Begroting is behandeld wordt behandeld in de raad.

4

De nota Reserves, Voorzieningen, Risicomanagement en Weerstandsvermogen 2017, waarin is opgenomen dat we ook in de tussentijdse rapportage over de risico’s rapporteren, zal hier t.z.t. bij de actualisatie van de nota op aangepast worden. Mocht er aanleiding zijn om de gemeenteraad buiten de momenten van de rapportages om te informeren over (nieuwe) risico’s zal dit gebeuren middels de collegebrief. Planning In onderstaand overzicht staat de behandelplanning. College (principebesluit) Auditcommissie College (definitief besluit) Commissie BVM Gemeenteraad

21 december 2021 13 januari 2022 1 februari 2022 14/15 februari 2022 7 maart 2022

FINANCIEN Dit besluit heeft geen financiële consequenties. Vooruitlopend op de voorliggende aanpassing van de afschrijvingstermijn van ondergrondse containers is in de begroting 2021 reeds met een langere afschrijvingstermijn gerekend. Hierover is bij de vaststelling van de begroting expliciet besloten. JURIDISCH ADVIES De juridisch adviseur heeft ingestemd met de stukken. ONDERNEMINGSRAAD Niet van toepassing. COMMMUNICATIE Niet van toepassing. BIJLAGEN 1. Financiële verordening Capelle aan den IJssel 2022; 2. Was-wordt lijst Financiële Verordening 2022; 3. Bedrijfsvoeringsconvenant 2004.

5