06.03 - Plan van aanpak aanbevelingen rekenkameronderzoek
Tekst van het document
Plan van Aanpak aanbevelingen uit Rekenkameronderzoek “gebiedsontwikkeling het Nieuwe Rivium”
Plan van aanpak
Onderzoeksresultaten rapport gebiedsontwikkeling het Nieuwe Rivium 2 september 2021 Conceptversie 3,
1
Plan van Aanpak aanbevelingen uit Rekenkameronderzoek “gebiedsontwikkeling het Nieuwe Rivium”
Inhoudsopgave 1
2
Inleiding ...........................................................................................................................................3 1.1
Aanleiding voor Plan van Aanpak ............................................................................................3
1.2
Tijdlijn ......................................................................................................................................3
1.3
Leeswijzer ................................................................................................................................3
Het onderzoek .................................................................................................................................3 2.1
De onderzoeksvragen ..............................................................................................................3
2.2
Proces ......................................................................................................................................4
2.3
Raadsbesluit ............................................................................................................................4
3
Plan van Aanpak raadsbesluit..........................................................................................................4
4
Planning...........................................................................................................................................7
2
Plan van Aanpak aanbevelingen uit Rekenkameronderzoek “gebiedsontwikkeling het Nieuwe Rivium”
1 Inleiding 1.1
Aanleiding voor Plan van Aanpak
De Rekenkamer van Capelle aan den IJssel heeft onderzoek gedaan naar de governance van de gebiedsontwikkeling in het project “Rivium” en dit aangeboden aan de gemeenteraad in de onderzoeksbrief “gebiedsontwikkeling het Nieuwe Rivium”. Met dit onderzoek beoogt de Rekenkamer de gemeenteraad en burgers van Capelle aan den IJssel te informeren of een omvangrijk project als het “Rivium” een adequate aansturingsstructuur kent. De Rekenkamer heeft de volgende centrale onderzoeksvragen geformuleerd: - is het project- en risicomanagement in opzet toereikend om de “gebiedsontwikkeling het Nieuwe Rivium” binnen de gestelde kaders uit te kunnen voeren?; - wordt de raad voldoende in staat gesteld zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen? In de raadsvergadering van 12 juli 2021 heeft de raad besloten het overgrote deel van de aanbevelingen over te nemen. Ook heeft de raad aan het college opgedragen om, conform de Verordening rekenkamer Capelle aan den IJssel 2021, een Plan van Aanpak voor de implementatie van het raadsbesluit op te stellen. Dit Plan van Aanpak is een resultante van de opdracht van de raad.
1.2
Tijdlijn
Op 17 maart 2021 heeft de Rekenkamer het concept rapport van bevindingen aan de gemeente aangeboden waarop het ambtelijk wederhoor heeft plaatsgevonden. De gemeente heeft bij brief van de gemeentesecretaris d.d. 30 maart 2021 gereageerd op het conceptrapport. Op 7 mei 2021 heeft de Rekenkamer het concept rapport voor bestuurlijk wederhoor aangeboden aan het College van B&W. Het College heeft per brief d.d. 25 mei 2021 gereageerd op het conceptrapport. Het definitieve rapport is vervolgens besproken in de Commissie SOB van 21 juni en de raad van 12 juli 2021.
1.3
De onderzoeksvragen
In het onderzoek beoogt de rekenkamer te beoordelen of: - het project- en risicomanagement in opzet toereikend is om de “gebiedsontwikkeling het Nieuwe Rivium” binnen de gestelde kaders uit te kunnen voeren; - de raad voldoende in staat wordt gesteld zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen. Bij deze doelstelling zijn drie deelvragen geformuleerd, te weten: - Is de governance van het project dusdanig ingericht dat de organisatie in staat is (zal zijn) het project binnen de gestelde kaders uit te voeren?; - Borgt het gehanteerde systeem van risicomanagement dat de (huidige en toekomstige) risico’s van het project voldoende inzichtelijk zijn, worden ze voldoende beheerst en wat is op hoofdlijnen het risicoprofiel van het project?; - Stelt het college de raad voldoende in staat zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen?
1.4
Proces
Dit Plan van Aanpak bevat per aanbeveling een procesbeschrijving om tot opvolging te komen. Eventuele financiële en of organisatorische consequenties komen in de uitwerking naar voren en zijn daarom nog geen onderdeel van dit Plan van Aanpak. Het Plan van Aanpak wordt ter vaststelling aan de raad aangeboden door het college. De gemeenteraad wordt vervolgens op de hoogte gehouden van de opvolging van het Plan van aanpak; een half jaar na het vaststellen van het Plan van aanpak wordt de voortgang aan de raad gerapporteerd.
1.5
Raadsbesluit
In zijn vergadering van 12 juli 2021 heeft de gemeenteraad het Rekenkamerrapport over “Rivium” besproken en voor kennisgeving aangenomen. Van de 11 aanbevelingen die de Rekenkamer heeft
3
Plan van Aanpak aanbevelingen uit Rekenkameronderzoek “gebiedsontwikkeling het Nieuwe Rivium”
gedaan heeft de raad er 10 overgenomen en aan het College van B&W als opdracht meegegeven om met een Plan van Aanpak te komen.
2 Plan van Aanpak raadsbesluit In dit hoofdstuk wordt per aanbeveling aangegeven wat de reactie van het college hierop is en hoe de opvolging ervan organisatiebreed wordt opgepakt. Aanbeveling 1 Werk de projectopdracht uit tot een integraal projectplan en neem hierin onder andere duidelijke spelregels op ten aanzien van het (frequent) toepassen van risicomanagement en het doorontwikkelen van een periodieke voortgangsrapportage. Aanpak De aanbeveling sluit aan bij de reeds ingezette lijn. Het projectplan zal worden geactualiseerd in de richting die de Rekenkamer aanbeveelt, namelijk met aanscherpingen op het vlak van risicomanagement en voortgangsrapportage. Het doel is een meer integrale monitoring van de voortgang van het project alsmede de risicobeheersing, dit geldt zowel ambtelijk als bestuurlijk. Het projectplan zal worden vastgesteld in het college. Aanbeveling 2 Geef de projectcontroller een leidende rol in het faciliteren van het risicomanagement en het monitoren van de (effectiviteit van de) beheersmaatregelen. Aanpak Er zal een projectcontroller aan de formatie worden toegevoegd. Deze persoon zal in zijn taakomschrijving expliciet het faciliteren van het risicomanagement krijgen.
Wel hechten wij eraan dat de ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor risicomanagement en de follow up ervan in de vorm van het implementeren van beheersmaatregelen op ambtelijk niveau bij de projectmanager blijft liggen. Alleen dan kan sturen op risico’s een centrale rol in het projectmanagement behouden. Aanbeveling 3 Draag zorg voor een duidelijke afbakening van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de deelprojectmanagers privaat spoor en publiek spoor en borg hiermee dat er met de rol van de projectmanager geen overlap in verantwoordelijkheden en bevoegdheden ontstaat. Aanpak De aanbeveling sluit aan bij de reeds ingezette lijn: de organisatie- en vergaderstructuur is intussen vastgesteld door de Stuurgroep Rivium, de verantwoordelijkheden en de rollen van de projectmanagers zijn duidelijk verdeeld. De rolverdeling zal ook worden vastgelegd in een aangepaste versie van het projectplan. Aanbeveling 4 Leg de overleggremia, te maken afspraken en communicatiekanalen met de direct betrokken marktpartijen vast in het projectplan en maak ook inzichtelijk hoe en met welke frequentie de gemeente om wil gaan met de overige stakeholders, zoals de marktpartijen die niet in fase 1 betrokken zijn. Aanpak Er zijn expliciete afspraken tussen gemeente en de direct betrokken marktpartijen (“coalitie”) over de soorten overleg, frequentie, agenda’s e.d.
Wij zullen deze afspraken opnemen in de volgende versie van het projectplan. Daarbij moet overigens wel worden bedacht dat afhankelijk van de fase van het project, actualiteit van de ontwikkeling en voortschrijdende inzichten de interactie tussen gemeente en
4
Plan van Aanpak aanbevelingen uit Rekenkameronderzoek “gebiedsontwikkeling het Nieuwe Rivium”
marktpartijen regelmatig en in goed overleg wordt aangepast. Vastleggen van de genoemde zaken in het projectplan mag er niet toe leiden dat deze flexibiliteit verdwijnt. Tussen de projectorganisatie “Rivium” en bedrijven gevestigd in “Rivium” vindt ook geregeld overleg plaats; ook dit zullen we opnemen in het projectplan. Met ontwikkelende partijen die (nog) niet bij de herontwikkeling zijn betrokken vindt overleg plaats als de ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Ook worden deze partijen betrokken in de reguliere informatiestromen en -momenten rondom de herontwikkeling van Rivium. Op het moment dat zij een actieve rol in de herontwikkeling krijgen, zal overleg met hen ook op meer geregelde basis plaatsvinden. Dit zal dan worden omschreven in het projectplan. Aanbeveling 5 Intensiveer de toepassing van het risicomanagement als onderdeel van het projectmanagement door onder meer te borgen dat risico’s in relatie tot te nemen beheersmaatregelen periodiek en actief worden geactualiseerd en dat de uitkomsten hiervan worden besproken in de diverse overlegorganen. Aanpak Risicoanalyse en beheersmaatregelen worden nadrukkelijker vastgelegd in de projectorganisatie als vast onderdeel van de vergadercyclus op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau. Zoals al gebruikelijk zullen geactualiseerde risicoanalyses en beheersmaatregelen ook vertrouwelijk met de raad worden gedeeld.
Aanbeveling 6 Betrek alle voor het project relevante vakdisciplines binnen de gemeente bij het opstellen en periodiek actualiseren van de interne risicoanalyse en organiseer daarnaast ook een gezamenlijke risicoanalyse met de marktpartijen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de herontwikkeling. Aanpak Bij het opstellen en actualiseren van de risicoanalyse zijn alle relevante disciplines al vertegenwoordigd. Uitgangspunt zijn daarbij de zeven ‘brillen’1 om naar risico’s te kijken vanuit de RISMAN-methodiek. Wij heroverwegen bij elke actualisatie of de juiste mensen/afdelingen deelnemen gezien de ontwikkeling van het project. Het risicomanagement ziet uitdrukkelijk toe op risico’s die de gemeente loopt. Dit kunnen ook risico’s zijn die gevoelig of vertrouwelijk zijn, of die te maken hebben met de relatie tussen gemeente en ontwikkelaars. De gemeente hecht dan ook zeer aan een eigen risicoanalyse en eigen risicomanagement. Dat neemt niet weg dat wij de aanbeveling van de Rekenkamer ter harte willen nemen om met de marktpartijen een gezamenlijk risicomanagement op te zetten met het oog op risico’s die zowel gemeente als ontwikkelaars raken en die alleen door inzet van beide kanten beheerst kunnen worden. Wij zullen dit voor het einde van het jaar opstarten.
Aanbeveling 7 Actualiseer de risico’s met meer regelmaat dan nu het geval is (bijvoorbeeld op kwartaalbasis) en leg hierbij duidelijk vast welke beheersmaatregelen zijn getroffen en getoetst op werking. Maak tevens inzichtelijk welke consequenties dit heeft op de hoogte van het risico. Aanpak Analyse van risico’s is een continu proces in het project. De risicoanalyses zullen in rapportagevorm met bijbehorende weging en beheersmaatregelen twee keer per jaar ter kennisname aan de raad worden gebracht, of zoveel vaker als nodig is gegeven de ontwikkeling van het project. Daarmee 1 Te weten: technisch, financieel, juridisch, politiek/bestuurlijk, maatschappelijk, organisatorisch,
geografisch/ruimtelijk 5
Plan van Aanpak aanbevelingen uit Rekenkameronderzoek “gebiedsontwikkeling het Nieuwe Rivium”
treffen we een redelijke balans tussen goed sturen op risico’s aan de ene kant, en effectieve inzet van de beperkte menskracht aan de andere. In de risicorapportage zal meer aandacht besteed worden aan de getroffen beheersmaatregelen en wat hun effect is geweest – in het bijzonder of uitgevoerde beheersmaatregelen een dempend effect hebben gehad op de hoogte of de impact van risico’s. Aanbeveling 8 Stel een dashboard of overzicht op, waarop snel en eenvoudig te zien is welke risico’s zijn toe- of afgenomen en welke risico’s nieuw zijn of juist uit de top-10 zijn verdwenen. Neem dit dashboard op in de (periodieke) projectvoortgangsrapportage. Aanpak Wij zullen een dergelijk overzicht opnemen in de eerstvolgende risicorapportage en in de projectvoortgangsrapportage. Aanbeveling 9 Zorg dat het toegezegde digitale dashboard op korte termijn beschikbaar komt voor de raad, zodat de raad de voortgang goed kan monitoren. Aanpak De projectorganisatie is in overleg met een afvaardiging van de raad om te overleggen hoe de raad “aangehaakt” kan blijven bij de ontwikkeling van “Rivium” op een wijze die past bij zijn kaderstellende en controlerende rol. In dat overleg wordt ook aandacht besteed aan de wijze waarop een digitaal dashboard bij kan dragen aan goede en overzichtelijke informatie.
Aanbeveling 10 Maak duidelijke afspraken met de raad over de wijze waarop en de frequentie waarmee de raad geïnformeerd wil worden over de ontwikkelingen van risico’s en voortgang over belangrijke projectmijlpalen. Aanpak In het overleg met de raad dat onder aanbeveling 9 aan de orde kwam, worden precies deze onderwerpen besproken. Naar verwachting leidt dit tot aangescherpte afspraken.
3 Planning Onderstaand het totaaloverzicht van de voorgestelde planning per aanbeveling weergegeven. Aanbeveling Onderwerp Planning 1 Werk de projectopdracht uit tot een integraal projectplan en neem Q1 2022 hierin onder andere duidelijke spelregels op ten aanzien van het (frequent) toepassen van risicomanagement en het doorontwikkelen van een periodieke voortgangsrapportage. 2 Geef de projectcontroller een leidende rol in het faciliteren van het Q1 2022 risicomanagement en het monitoren van de (effectiviteit van de) beheersmaatregelen. 3 Draag zorg voor een duidelijke afbakening van de Q4 2021 verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de
6
Plan van Aanpak aanbevelingen uit Rekenkameronderzoek “gebiedsontwikkeling het Nieuwe Rivium”
4
5
deelprojectmanagers privaat spoor en publiek spoor en borg hiermee dat er met de rol van de projectmanager geen overlap in verantwoordelijkheden en bevoegdheden ontstaat. Leg de overleggremia, te maken afspraken en communicatiekanalen met de direct betrokken marktpartijen vast in het projectplan en maak ook inzichtelijk hoe en met welke frequentie de gemeente om wil gaan met de overige stakeholders, zoals de marktpartijen die niet in fase 1 betrokken zijn. Intensiveer de toepassing van het risicomanagement als onderdeel van het projectmanagement door onder meer te borgen dat risico’s in relatie tot te nemen beheersmaatregelen periodiek en actief worden geactualiseerd en dat de uitkomsten hiervan worden besproken in de diverse overlegorganen.
Q1 2022
Q1 2022
6
Betrek alle voor het project relevante vakdisciplines binnen de gemeente bij het opstellen en periodiek actualiseren van de interne risicoanalyse en organiseer daarnaast ook een gezamenlijke risicoanalyse met de marktpartijen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van de herontwikkeling.
Q1 2022
7
Actualiseer de risico’s met meer regelmaat dan nu het geval is (bijvoorbeeld op kwartaalbasis) en leg hierbij duidelijk vast welke beheersmaatregelen zijn getroffen en getoetst op werking. Maak ook inzichtelijk welke consequenties dit heeft op de hoogte van het risico. Stel een dashboard of overzicht op, waarop snel en eenvoudig te zien is welke risico’s zijn toe- of afgenomen en welke risico’s nieuw zijn of juist uit de top-10 zijn verdwenen. Neem dit dashboard op in de (periodieke) projectvoortgangsrapportage. Zorg dat het toegezegde digitale dashboard op korte termijn beschikbaar komt voor de raad, zodat de raad de voortgang goed kan monitoren. Maak duidelijke afspraken met de raad over de wijze waarop en de frequentie waarmee de raad geïnformeerd wil worden over de ontwikkelingen van risico’s en voortgang over belangrijke projectmijlpalen.
Q1 2022
8
9 10
Q1 2022
Q1 2022 Q1 2022
7