06.02 - bijlage - concept Auditplan gemeente Capelle aan den IJssel 2022
Tekst van het document
CONCEPT Auditplan 2022 Gemeente Capelle aan den IJssel | 30 augustus 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Uw controleteam
Aan de gemeenteraad van de gemeente Capelle aan den IJssel T.a.v. mevrouw drs. T.A. de Mik (griffier) Postbus 70 2900 AB CAPELLE AAN DEN IJSSEL Datum
30 augustus 2022 Onderwerp
Auditplan 2022 Ons kenmerk
CONCEPT
Geachte leden van de raad, Wij hebben het genoegen u hierbij ons auditplan aan te bieden wat betreft de controle van de gemeente Capelle aan den IJssel voor het boekjaar eindigend op 31 december 2022. Het doel van dit document is u een samenvatting te geven van de wijze waarop wij de controle van de jaarrekening over 2022 verrichten. Dit is het eerste auditplan van de nieuwe gemeenteraad. Tijdens onze kennismaking hebben wij u, als onderdeel van het introductieprogramma voor de nieuwe gemeenteraad, geïnformeerd over wie uw accountant is, wat onze rol is, en hoe de samenwerking met de gemeenteraad plaatsvindt. Daarnaast brengen wij graag nogmaals onder uw aandacht dat wij samen met de Vereniging voor Raadsleden een boekwerk hebben uitgebracht voor nieuwe raadsleden: Goede raad voor een sterke gemeenteraad | Deloitte Nederland. Dit raadsledenboek bevat een meer uitgebreide en algemene beschrijving van de onderwerpen uit de door ons gehouden presentatie(s). Ons auditplan is mede gebaseerd op onze kennis en ervaring vanuit voorgaande jaren, en op onze offerte voor de accountantscontrole van de boekjaren 2021-2024. Graag bespreken wij het auditplan op 7 september 2022 met de auditcommissie. De input uit die bespreking zal verwerkt worden in de definitieve versie van dit auditplan.
Het auditplan is een dynamisch document, dat wij zonodig in overleg met u tussentijds bijwerken als actuele ontwikkelingen bij/voor de gemeente Capelle aan den IJssel hiertoe aanleiding geven. Wij onderhouden hierover nauw contact met zowel de gemeenteraad c.q. de auditcommissie, uw college, als de ambtelijke organisatie.
Communicatie neemt, zoals u van ons gewend bent, sowieso een prominente plaats in binnen ons auditplan 2022. Dat stelt ons immers in staat continu op de hoogte te zijn én te blijven van de voor u relevante ontwikkelingen. Zo vullen wij onze certificerende rol én de natuurlijke adviesfunctie voor uw gemeente optimaal in. Wij zijn, indien gewenst, uiteraard graag bereid u een nadere toelichting te geven.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: J. van Koert MSc. RA
Auditbudget 2022
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Blz. 2
2
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Uw controleteam
Uw controleteam
De accountantscontrole over het boekjaar 2022 voeren wij uit onder leiding van Jesper van Koert. Zoals u van ons gewend bent, zetten wij een voor en met uw gemeente bekend, ervaren en gedreven controleteam in (waar nodig aangevuld met specialisten, zoals IT-auditors). De sleutelposities in het controleteam zijn ongewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren, zodat het behouden van kennis en een consistente aanpak en werkwijze zijn geborgd.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
drs. R.M.J. (Rein-Aart) van Vugt RA
J. (Jesper) van Koert MSc. RA
Advisory Partner
Audit Partner
+31 6 110 023 52
+31 6 120 107 79
RvanVugt@Deloitte.nl
JvanKoert@Deloitte.nl
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Auditbudget 2022
J.M. (Anne-Margriet) de Winter MSc. RA
M.F.B. (Maurice) Heuer MSc.
Senior Manager
Manager
+31 6 120 109 12
+31 6 833 301 92
AMdeWinter@Deloitte.nl
MaHeuer@Deloitte.nl
© 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 3
3
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
De planning-en-controlcyclus
Uw controleteam
Coalitieakkoord , begroting en jaarrekening horen bij elkaar De gemeenteraad legt in het coalitieakkoord de beleidsdoelstellingen vast, wat vervolgens een uitwerking krijgt in de begroting voor de komende jaren. De begroting bevat de financiële kaders waarmee het college aan de slag gaat. Hiermee geeft u invulling aan uw kaderstellende rol. Het is van belang om na te gaan of de realisatie van de afgesproken doelstellingen plaatsvindt binnen de in de begroting opgenomen financiële afspraken. Het college legt hierover tussentijd verantwoording af aan de hand van tussentijdse rapportages, en na afloop van het jaar in de jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening). Deze (tussentijdse) verantwoordingsstukken zijn van belang voor uw controlerende taak. De jaarstukken volgen daarin de begroting.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022 Coalitieakkoord
Jaarstukken
Voorjaarsnota
Begroting
Najaarsnota
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Auditbudget 2022
© 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 4
4
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Uw controleteam
Relevante aspecten bij onze accountantscontrole zijn onder andere: • De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant.
De planning-encontrolcyclus
• De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt de volgende rapportages: – Auditplan
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
– Managementletter (ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders) – Verslag van bevindingen – Controleverklaring.
Doelstelling van de accountantscontrole
• De controleverklaring bevat een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. • Nieuw met ingang van het boekjaar 2022 is dat wij – mede ingegeven door de maatschappelijke aandacht voor en impact van fraude – in de controleverklaring in een aparte sectie, ‘Controleaanpak frauderisico’s’, aangeven op welke wijze wij tijdens de controle hebben ingespeeld op frauderisico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang. In deze beschrijving kan het gaan om: de frauderisico’s die aandacht vereisten tijdens de controle, een verwijzing naar eventuele toelichtingen in de jaarstukken, een kort overzicht van de uitgevoerde werkzaamheden, een indicatie van de uitkomst van onze werkzaamheden, belangrijke waarnemingen met betrekking tot een fraudeaangelegenheid, of een combinatie van deze elementen.
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
• De uitgangspunten voor de accountantscontrole zijn: het Besluit begroting en verantwoording (Bbv), het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), en het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol, d.d. 14-03-2016. • De accountantscontrole is op grond van de Wet toezicht accountantscontrole (Wta) een wettelijke controle. Dit betekent een stevig toezichtregime van de Autoriteit Financiële markten (AFM) op de naleving van de voor accountants geldende ‘Nadere voorschriften controle- en overige standaarden’ (NV COS). • De verbinding tussen gemeenteraad, auditcommissie en accountant: – De auditcommissie is ‘linking pin’ tussen de gemeenteraad als opdrachtgever en de accountant als opdrachtnemer.
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Auditbudget 2022
– De auditcommissie en de accountant overleggen in ieder geval over: de inrichting van de controle, de uitkomsten van de interim- en de jaarrekeningcontrole, en actuele ontwikkelingen.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 5
5
Doelstelling van de accountantscontrole
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Uw controleteam
Doelstelling De primaire doelstelling van de accountantscontrole is het verstrekken van een onafhankelijke controleverklaring over de getrouwheid van de jaarrekening over het boekjaar eindigend op 31 december 2022 en over de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de financiële rechtmatigheid. Daarbij rapporteren wij aan het college en de gemeenteraad over onze controlebevindingen.
Het college is primair verantwoordelijk voor het voeren van een goede financiële administratie en voor betrouwbare en tijdige (tussentijdse) financiële rapportages aan de gemeenteraad. De verantwoordelijkheid voor het toezicht op de bedrijfsvoering en de handelingen van de gemeente ligt bij de gemeenteraad. De rol en de verantwoordelijkheden van het college en de gemeenteraad zijn van groot belang. Onze controlewerkzaamheden geven een onafhankelijke kijk op de financiële verslagleggingsrisico’s en -processen, en op andere gebieden en ontwikkelingen die voor hen relevant zijn.
Overige rapportagedoelstellingen
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Onze rapportagedoelstellingen zijn de volgende:
• Het college en de gemeenteraad informeren over significante aangelegenheden. Dit is gericht op bijvoorbeeld belangrijke schattingen, grondslagen voor financiële verslaggeving, nieuwe rapportagevereisten en significante tekortkomingen in de interne beheersing.
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
• Het tijdig verstrekken van een constructieve managementletter aan het college en de gemeenteraad. Hierin nemen wij onze belangrijkste aanbevelingen op ten aanzien van mogelijke en/of noodzakelijke verbeteringen in de bedrijfsprocessen, en - indien van toepassing - geconstateerde significante tekortkomingen in de interne beheersing die wij tijdens de controle hebben geïdentificeerd.
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Aansluiting met uw ontwikkelingen
Auditbudget 2022
Onze controleaanpak voor uw gemeente is gebaseerd op ons inzicht in de strategische prioriteiten van uw gemeente. Hiertoe verkrijgen wij inzicht in de (significante) ontwikkelingen, voor zover deze relevant zijn voor de controleaanpak van de jaarrekening. Ook leggen wij, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie, de focus op actuele ontwikkelingen voor en bij de gemeente die zich vertalen in onze risicoanalyse en in specifieke aandachtsgebieden tijdens onze werkzaamheden en in onze rapportages.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 6
6
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Uw controleteam
Wij brengen bij de start van de controle een auditplan uit met de belangrijkste onderwerpen voor de accountantscontrole. Hierbij onderkennen wij voor uw gemeente wat betreft de controle van boekjaar 2022 de volgende aandachtsgebieden in onze controle: •
Interne beheersing | De waardering van de voorraad bouwgronden in exploitatie (actief grondbeleid), alsmede de juistheid en de volledigheid van de verantwoorde opbrengsten inzake het faciliterend grondbeleid: specifiek de verwerking van het Rivium.
•
Interne beheersing | Betrouwbaarheid en continuïteit geautomatiseerde gegevensverwerking.
•
Interne beheersing | Begrotingsrechtmatigheid.
•
Interne beheersing | Het naleven van de EU-aanbestedingsrichtlijnen.
•
Interne beheersing | Beheersing en verantwoording sociaal domein.
•
Interne beheersing | Beheersing en verantwoording groeiend aantal inkomende subsidies (SiSa-regelingen).
•
Interne beheersing | Meerjarige financiering onderhoudsuitgaven en actualisering meerjarenonderhoudsplannen (lees onderhoudsvoorzieningen).
•
Interne beheersing | Verlofsparen (wel of geen voorziening vormen).
•
Interne beheersing | Opvolging (overige) aanbevelingen uit managementletter en accountantsverslag 2021.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Speerpunten auditcommissie De auditcommissie kan – als vertegenwoordiging van de gemeenteraad – ter ondersteuning van de controlerende rol specifiek aandacht vragen voor bepaalde posten van de programma’s, gemeentelijke producten, specifieke projecten en/of organisatieonderdelen. Voor de controle van het boekjaar 2022 stellen wij het volgende speerpunt voor: •
Speerpunt auditcommissie | De interne beheersing van het proces omgevingsvergunningen ultimo 2022, alsmede de wijze waarop de organisatie haar interne beheersing voorbereidt op de invoering van de Omgevingswet per 1 januari 2023.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Auditbudget 2022
Blz. 7
7
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Uw controleteam
Bij de risicoanalyse en bij het bepalen van de benodigde aard, omvang en diepgang van onze controlewerkzaamheden hanteren wij een materialiteit (‘foutmarge’). De materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022 bepalen wij, in overeenstemming met het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol d.d. 14 maart 2016, op basis van 1% van de lasten, inclusief toevoegingen aan reserves. Voor de jaarrekeningcontrole 2022 gaan wij vooralsnog uit van de (primaire) begroting 2022 en komen wij tot de volgende (afgeronde) bedragen:
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Goedkeuringstoleranties Fouten
1% van het totaal van de lasten ad € 248.608.000=
€ 2.486.080
Onzekerheden
3% van het totaal van de lasten ad € 248.608.000 =
€ 7.458.240
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Rapporteringstolerantie Fouten en onzekerheden
€ 2.486.080
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Auditbudget 2022
© 2022 Deloitte The Netherlands
Blz. 8
8
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
Uw controleteam
Voor de jaarrekeningcontrole 2022 hanteren wij een vooraf met uw gemeente afgestemde planning, die naadloos aansluit op de agenda van de auditcommissie/gemeenteraad en op de planning-en-controlcyclus van de gemeente Capelle aan den IJssel. De planning-encontrolcyclus
Augustus – September 2022 Evaluatie 2021 Auditplan 2022
Mei 2023 Afronding jaarrekeningcontrole Concep-accountantsverslag Bespreken bevindingen en aanbevelingen
Juni 2023
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Accountantsverslag en controleverklaring 2022 Bespreken bevindingen en aanbevelingen
Doelstelling van de accountantscontrole
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Oktober 2022
April 2023
Interim-controle 2022
Start jaarrekening(controle)
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
November 2022 Managementletter 2022
© 2022 Deloitte The Netherlands
Januari 2023
Auditbudget 2022
Roll-forward
Gegevensgerichte controlewerkzaamheden
Blz. 9
9
Aanbiedingsbrief auditplan 2022
Auditbudget 2022
Uw controleteam
Het basis auditbudget voor 2022 is overeenkomstig de ‘Overeenkomst Accountantsdiensten d.d. 22 juli 2021, met kenmerk 457974/553991’. Ten opzichte van deze inschrijving is er echter sprake van een nieuwe ontwikkeling. Het verantwoordingsjaar 2021 kenmerkte zich namelijk door een substantiële uitbreiding van het aantal te verantwoorden regelingen die gemeenten op macroniveau, via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening, moesten verantwoorden aan het Rijk. Deze uitbreiding neemt in 2022/2023 naar verwachting verder toe. Over 2021 heeft de gemeente Capelle aan den IJssel over 20 regelingen verantwoording afgelegd. Het basishonorarium is bij de aanbesteding van de accountantsdiensten voor de jaren 2021-2024 echter gebaseerd op het aantal SiSa-regelingen zoals opgenomen in de jaarrekening 2019, te weten: 4 stuks. Dit betekent dat er, uitgaande van de jaarrekening 2021, sprake is van een toename van 16 regelingen. Deze aanzienlijke uitbreiding van het aantal SiSa-regelingen betekent concreet dat de scope van de accountantscontrole fors is uitgebreids. Immers, deze nieuwe regelingen met hun eigen set aan te controleren wet- en regelgeving, waren nog niet in scope ten tijde van de aanbesteding van de accountantsdiensten en zorgen logischerwijs voor extra benodigde controle-uren.
Wij hebben de impact van deze uitbreiding geanalyseerd en doen de gemeente Capelle aan den IJssel separaat een voorstel voor het ophogen van het honorarium 2022.
De planning-encontrolcyclus
Relevante aspecten bij de accountantscontrole
Doelstelling van de accountantscontrole
Wij doen op basis van de hiervoor geschetste ontwikkeling het volgende voorstel voor de auditfee van 2022: Opbouw auditfee Basis auditbudget 2022 conform de ‘Overeenkomst Accountantsdiensten d.d. 22 juli 2021, met kenmerk 457974/553991’ Extra honorarium SiSa-regelingen ingaande 2022 t.o.v. 2020 (nader overeen te komen) 6,24% indexering o.b.v. CBS-index “CAO lonen voor personeel bij financiële instellingen en in de zakelijke dienstverlening”, conform artikel 10 lid 3 van de overeenkomst accountantsdiensten Auditfee 2022
Auditfee 2022 in €
135.300 PM 8.442
Materialiteit voor de jaarrekeningcontrole 2022
Tijdpad jaarrekeningcontrole 2022
143.742 + PM
Mochten zich andere belangrijke ontwikkelingen of wijzigingen voordoen in de wet- en regelgeving (waaronder het BBV), de reikwijdte van de accountantscontrole, het bestaan of de effectieve werking van de in opzet aanwezige interne-beheersingsmaatregelen en/of afwijkingen in de financiële overzichten die in de huidige en voorgaande periode zijn vastgesteld, en die naar verwachting impact (kunnen) hebben op de auditfee 2022, dan treden wij hierover tijdig met u in overleg.
© 2022 Deloitte The Netherlands
Aandachtsgebieden voor de jaarrekeningcontrole 2022
Auditbudget 2022
Blz. 10 10
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms, and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 264,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2022 Deloitte The Netherlands