05F.06 - Bijlage 5 Vastgesteld raadsvoorstel en -besluit Commissie Verbonden Partijen

Capelle aan den IJssel gemeente

Zaaknr•.ll 5474

Raadsvoorst el Nummer raadsvoorstel

Portefeuillehouder college griffier I initiatiefnemer raad

I

burgemeester

115473

Werkgroep commissie Verbonden Partijen

Raadsvergadering

Programma I product I collegewerkplan

16 december 2019

ONDERWERP Commissie Verbonden Partijen.

GEVRAAGDE BESLISSING In te stemmen met de instelling van een commissie Verbonden Partijen op basis van de voorliggende verordening.

WETTELIJKE BASIS / AANLEIDING RAADSVOORSTEL In de raadsvergadering van 15 april 2019 heeft de gemeenteraad in zeer ruime meerderheid ingestemd met de motie Commissie Verbonden Partijen. In de motie is uitgesproken, dat: • het in het licht van zowel de inhoud van de Nota verbonden Partijen 2019 als de aanbevelingen uit het rekenkamerrapport "Verbinden is vooruitzien" wenselijk is te komen tot een Commissie Verbonden Partijen, met wie het college de uitkomsten van de periodieke evaluatie bespreekt, maar die daarnaast ook vanuit de gemeenteraad het aanspreekpunt is voor de Verbonden Partijen en de overige gerelateerde partijen in het kader van het houden van toezicht c.q. gesprekspartner is in het kader van de inrichting/aanpassing van de governance etc. als dat aan de orde is en deze rol ook vervult bij de oprichting van mogelijke nieuwe Verbonden Partijen dan wel nieuwe overige gerelateerde partijen; • deze op te richten Commissie Verbonden Partijen niet een (politieke) raadscommissie zal zijn, zoals bedoeld in de Verordening op de raadscommissies, maar een commissie vergelijkbaar met bijvoorbeeld de werkgeverscommissie, en dat deze commissie verslag van haar werkzaamheden zal doen in de raadscommissie Bestuur, Veiligheid en Middelen (BVM); • een

1

gemeente

Capelle aan d

afvaardiging vanuit de raad de opdracht krijgt een voorstel te ontwikkelen met daarin een uitwerking van de taakomschrijving, werkwijze, bemensing etc. en dat voorstel ter bespreking voor te leggen aan de commissie BVM

Op initiatief van de eerste ondertekenaar van de motie is een werkgroep gevormd, waarin 4 (burger)raadsleden zitting hebben genomen. Deze werkgroep is in een aantal zittingen gekomen tot dit voorstel, de voorliggende verordening en bijbehorende toelichting.

BEOOGD DOEL / EFFECT Door in te stemmen met de instelling van een commissie Verbonden Partijen op basis van de voorliggende verordening wordt uitvoering gegeven aan de uitspraak van de motie van 15 april 2019, zoals hier boven beschreven.

Zaaknr:ll 5474 ONDERBOUWING VAN DE GEVRAAGDE BESLISSING Als de raad instemt met de gevraagde beslissing wordt een commissie Verbonden Partijen opgericht, die zich zal gaan bezig houden met de volgende taken: periodieke evaluatie van verbonden partijen, al dan niet op initiatief van het college van burgemeester en wethouders; bespreking van de tweemaal per jaar gepresenteerde update en rapportage over de gewenste bestuurlijke betrokkenheid; het voeren van (periodieke) gesprekken met AB/DB leden van verbonden partijen (portefeuillehouder en/of de raadsleden die daarvan deel uit maken); het voeren van (periodieke) gesprekken met bestuur / Raden van Toezicht, directies van verbonden partijen over wat er in de besturen van de verbonden partijen gebeurt, waarbij ook de rol van de Capelse afvaardiging in het bestuur van de verbonden partij aan de orde komt alsmede hoe men de betrokkenheid/inbreng van de raad ervaart en beoordeelt; het bezien of het verschil in rolverdeling tussen de portefeuillehouder die met de inhoud is belast en de portefeuillehouder die met het toezicht is belast in voldoende mate tot uiting komt; het adviseren over de inrichting van statuten en de governancestructuur en daarover zo nodig voeren van overleg met de verbonden partij; het schenken van specifieke aandacht aan verbonden partijen die in de praktijk geen (of weinig) aandacht krijgen van de raad, omdat

er bijvoorbeeld geen sprake is van een zienswijzeprocedure. Verder is de commissie het aanspreekpunt voor verbonden partijen (zeker ook voor die verbonden partijen waarin de gemeente niet direct vertegenwoordigd is), fungeert ten aanzien van de verbonden partijen in algemene zin als antenne (ten behoeve van de raad) en maakt de commissie de afweging of en wanneer onderwerpen met een vakcommissie dan wel de raad als geheel besproken moeten worden Waar gesproken wordt over de taken t.o.v. verbonden partijen worden daaronder ook de overige gerelateerde partijen verstaan.

FINANCIELE CONSEQUENTIES 1 WIJZE VAN DEKKING n.v.t.

REACTIES VAN DERDE 1 FORMELE INSPRAAK EN ZIENSWIJZEN 1 COMMUNICATIE

gemeente n.v.t.

Capelle aan d

VOORTRAJECT Het voortraject is beschreven in het onderdeel "wettelijke basis / aanleiding raadsvoorstel".

VERVOLGTRAJECT Na vaststelling door uw raad kan de commissie Verbonden Partijen worden ingesteld. Daarvoor is het nodig dat door de gemeenteraad maximaal vijf leden worden benoemd. Dat kunnen zowel raads- als burgerraadsleden zijn. In de toelichting bij de verordening worden daarbij de volgende richtlijnen gegeven: de meerderheid van de commissie bestaat uit raadsleden ten opzichte van burgerraadsleden; maximaal - maar ook zeker - 1 lid is ook lid van de auditcommissie; de voorzitter van de auditcommissie is uitgesloten van lidmaatschap van de commissie Verbonden Partijen, zoals ook de voorzitter van de Commissie Verbonden Partijen geen lid kan zijn van de auditcommissie.

Zaaknr:115474

RAADSCOMMISSIE Het voorstel komt aan de orde tijdens de commissie Bestuur, Veiligheid en Middelen van 2 december 2019.

BIJLAGE(N) WELKE TER KENNIS VAN DE RAAD WORDEN GEBRACHT Motie Commissie Verbonden Partijen.

NADERE INFORMATIE 1 TECHNISCHE VRAGEN BIJ Gerrit Venis; g.p.venis@capelleaandeniissel.nl. tel. 06 46438257

De griffier,

De burgemeester,

DRS. TA DE MIK

MR P. OSKAM

gemeente

Capelle aan d

Zaaknr:115474

Raadsbesluit De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel; gelezen het voorstel van de werkgroep Verbonden Partijen, gehoord de commissie Bestuur, Veiligheid en Middelen gelet op artikel 84 van de Gemeentewet besluit van te stellen;

VERORDENING COMMISSIE VERBONDEN PARTIJEN. Artikel 1 Begripsbepaling In deze verordening wordt verstaan onder: a. commissie: de commissie Verbonden Partijen b. verbonden partijen: privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisaties waarin de gemeente een bestuurlijk•en financieel belang heeft, alsmede de overige gerelateerde partijen als bedoeld in de Nota Verbonden Partijen 2019. c. de raad: de gemeenteraad.

Artikel 2 Instelling Er is een commissie verbonden partijen. 2. De commissie verbonden partijen is een adviescommissie van de raad ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. 3. De commissie behartigt een algemene (advies)functie voor de raad met betrekking tot de sturing van en het toezicht houden op de verbonden partijen. 4. De commissie neemt geen (politieke) besluiten. 5. De commissie wordt ondersteund door de griffie.

Artikel 3 Leden De commissie bestaat uit raadsleden. 2. Ook burgerraadsleden kunnen deel uitmaken van de commissie. 3. Het aantal leden van de commissie bedraagt maximaal vijf waarvan de meerderheid raadslid is. 4. De raad benoemt de leden op voordracht van de fracties. 5. Er wordt gestreefd naar een evenwichtige afspiegeling van de raad. 6. Het lidmaatschap van de commissie eindigt: op eigen verzoek; het lid doet daarvan schriftelijk mededeling aan de raad; indien het lid aftreedt als lid van de raad, dan wel ontslag neemt als burgerraadslid; indien de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de commissie te vervullen.

Artikel 4 Voorzitter

gemeente De commissie benoemt uit haar midden een raadslid tot voorzitter.

Capelle aan d

Artikel 5 Taakomschrijving De commissie is belast met de advisering van de raad ten aanzien van de sturing van en het toezicht op de verbonden partijen, daarbij rekening houdend met de daarover in de Nota Verbonden Partijen geschetste kaders,

Zaaknr:ll 5474

2.

Ter uitvoering van haar taak hanteert de commissie onder meer de volgende instrumenten: periodieke evaluatie van verbonden partijen, al dan niet op initiatief van het college van Burgemeester en Wethouders; bespreking van de tweemaal per jaar gepresenteerde update rapportage gewenste bestuurlijke betrokkenheid; het voeren van (periodieke) gesprekken met ab-/db leden van verbonden partijen (portefeuillehouder en/of de raadsleden die daarvan deel uit maken); het voeren van (periodieke) gesprekken met bestuur / Raden van Toezicht, directies van verbonden partijen over wat er in de besturen van de verbonden partijen gebeurt, waarbij ook de rol van de Capelse afvaardiging in het bestuur van de verbonden partij aan de orde komt alsmede hoe men de betrokkenheid/inbreng van de raad ervaart en beoordeelt; het bezien of het verschil in rolverdeling tussen de portefeuillehouder die met de inhoud is belast en de portefeuillehouder die met het toezicht is belast in voldoende mate tot uiting komt; het adviseren over de inrichting van statuten en de governancestructuur en daarover zo nodig voeren van overleg met de verbonden partij, het schenken van specifieke aandacht aan verbonden partijen die in de praktijk geen (of weinig) aandacht krijgen van de raad, omdat er bijvoorbeeld geen sprake is van een zienswijzeprocedure; 3.

De commissie is het aanspreekpunt voor verbonden partijen; zeker ook voor die verbonden partijen waarin de gemeente niet direct vertegenwoordigd is. 4. De commissie fungeert ten aanzien van de verbonden partijen in algemene zin als antenne (ten behoeve van de raad) en maakt de afweging of en wanneer onderwerpen met de raad als geheel, de commissie Bestuur, Veiligheid en Middelen of een andere vakcommissie als dat meer voor de hand liggend is, besproken moeten worden.

Artikel 6 Vergaderingen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

De commissie vergadert zo dikwijls er zaken aan de orde zijn waarover zij op grond van artikel 5 adviseert, overlegt of de bespreking voorbereidt. Afhankelijk van het onderwerp nodigt de commissie collegeleden, behandelend ambtenaren of vertegenwoordigers van de verbonden partij uit voor de vergadering. De vergaderingen van de commissie vinden in beslotenheid plaats. Raadsleden, burgerraadsleden, collegeleden, de gemeentesecretaris, bij het onderwerp betrokken ambtenaren en medewerkers van de griffie kunnen op hun verzoek als toehoorders bij de vergadering aanwezig zijn. De adviezen en verslagen van de vergaderingen van de commissie zijn openbaar. De adviezen en verslagen worden ter kennis van de gemeenteraad gebracht en kunnen worden besproken in de commissie Bestuur, Veiligheid en Middelen. Indien nodig kan in een voorkomend geval de voorzitter van de commissie zaken mondeling terugkoppelen aan de raad.

gemeente Artikel 7 Geheimhouding

Capelle aan d

De commissie kan omtrent de inhoud van de stukken, die aan haar worden voorgelegd en over hetgeen besproken is in de commissievergadering geheimhouding opleggen. 2. De geheimhouding wordt door allen die van de stukken en van het besprokene in de commissie kennis dragen, in acht genomen totdat de commissie haar opheft.

Artikel 8 Onvoorziene omstandigheden In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.

Zaaknr•.115474

Artikel 9 Inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.

Artikel 10 Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening commissie Verbonden Partijen.

gemeente

Capelle aan d

Zaaknr:115474 TOELICHTING Art. 2 Instelling Deze commissie is een nieuwe commissie in Capelle aan den IJssel. Aan het eind van de raadsperiode (2018-2022) zal de commissie Verbonden Partijen worden geëvalueerd. Daarbij zal dan uiteraard ook de geldende verordening worden betrokken. In het overleg, leidend tot deze verordening, is de vraag aan de orde geweest of de commissie Verbonden Partijen een bijzondere commissie is zoals bedoeld in art. 4 in de Verordening rechtspositie raadsleden en commissieleden Capelle aan den IJssel 2019. Daarin is (lid 3.1) is bepaald dat "Aan een raadslid dat lid is van een door de gemeenteraad ingestelde bijzondere commissie waarvan de gemeenteraad vaststelt dat deze commissie een zodanig belang dient dat de belasting en tijdsbeslag redelijkerwijs niet geacht kunnen worden te behoren tot het reguliere werk van een raadslid, wordt ten laste van de gemeente een toelage € 120 per maand toegekend voor de duur van de activiteiten van de commissie". Daarbij is aanvullend bepaald dat voor de toepassing van dit lid de raad de duur van de activiteiten vast stelt. De commissie Verbonden Partijen kan (nog) niet als zodanig worden aangemerkt. Of dit in de toekomst wel zo zou kunnen zijn, hangt af van bijvoorbeeld de (hoeveelheid en intensiteit van de activiteiten (buiten de deur) die door de commissie zullen worden ontwikkeld.

Als dat aan de orde zou zijn, zal het in eerste aanzet aan het presidium zijn om die afweging (ook in relatie tot andere commissies) te maken.

Art. 3 Leden Aanvullend aan art. 3, lid 1 t/m 3, verdient het aanbeveling bij de samenstelling de volgende uitgangspunten te hanteren:

• •

een meerderheid van raadsleden t.o.v. burgerraadsleden;

•

de voorzitter van de auditcommissie uitsluiten van lidmaatschap van de commissie Verbonden Partijen, zoals ook de voorzitter van de commissie Verbonden Partijen geen lid kan zijn van de auditcommissie.

maximaal, maar ook zeker 1 lid (linking pin) dat ook lid is van de auditcommissie;

Art. 5 Taakomschrijving De commissie stelt een jaarplan op dat zal worden afgestemd met de activiteiten van het college, zoals die voortvloeien uit de Nota Verbonden Partijen. In de Nota Verbonden Partijen is opgenomen dat de bestaande verbonden partijen zijn ingedeeld in enkele groepen, al naar gelang de risico's zijn. Het gaat daarbij niet alleen over de 20 verbonden partijen, maar ook 11 overige gerelateerde partijen. Dit betreft partijen die strikt genomen niet aan de definitie van verbonden partijen voldoen, maar waarmee de gemeente Capelle wel een relatie heeft in de vorm van bijvoorbeeld benoemingsrechts of wanneer sprake is van substantiële financiële belangen. Twee keer per jaar vindt een actualisatie plaats van de hierboven bedoelde risico's. De uitkomsten hiervan worden gepresenteerd in de paragraaf verbonden partijen van respectievelijk de begroting en jaarrekening. De formats zelf (vervat in de 'Rapportage gewenste bestuurlijke betrokkenheid verbonden partijen en overige gerelateerde partijen') zijn bedoeld voor

gemeente

Capelle aan d

interne sturing (management en college) en maken geen deel uit van de openbare boekwerken. De commissie Verbonden Partijen hecht er aan ook deze rapportages met het college te bespreken.

Hoewel niet expliciet benoemd in het takenpakket is niet uitgesloten dat (in de toekomst) ook afstemmingsoverleg plaats zal vinden met andere gemeenteraden over ontwikkelingen bij verbonden partijen. De commissie ziet dit als een aanvulling op haar taakomschrijving. Van belang is dat de taken van de commissie ten aanzien van de verboden partijen en de overige gerelateerde partijen zijn gericht op de sturing van en het toezicht op deze partijen. Dat betekent dat de commissie — hoewel primair aanspreekpunt voor de verbonden en overige gerelateerde partijen zich niet met inhoudelijke onderwerpen van deze partijen zal bezighouden. Dat is en blijft voorbehouden aan de betreffende vakcommissie.