05F.02 - BBV Leerpunten IBOR 2007.02 - BBV Leerpunten IBOR 2016-2020 en Plan van Aanpak aanbevelingen Rekenkamerrapport Openbaar Goed

Collegevoorstel Openbaar Behandelaar: E. Heeringa Afdeling / Unit: Stadsbeheer - unit P&I Portefeuillehouder: P. Oskam

Vergaderdatum: 9 november 2021 Behandelwijze: Bespreekstuk Documentnummer: 625086

ONDERWERP Leerpunten IBOR 2016-2020 en Plan van Aanpak aanbevelingen Rekenkamerrapport “Openbaar Goed”

SAMENVATTING Het IBOR is de leidraad voor het realiseren van groot onderhoud van de openbare ruimte in Capelle. Het huidige IBOR is opgesteld in 2015. Door diverse oorzaken zijn gedurende de planperiode 2016–2020 groot onderhoudsprojecten uitgesteld naar de komende jaren. Tegelijkertijd wordt actief gekeken naar de leerpunten (en instrumenten) uit het IBOR 2016-2020, die bijdragen aan integrale afstemming en wendbaardere planning. Daarnaast zijn de aanbevelingen uit het Rekenkamerrapport “Openbaar Goed” geïmplementeerd in een Plan van Aanpak. Het nieuwe IBOR (2021 – 2025) is in de maak, maar nog niet vastgesteld. De invulling van de nieuwe IBOR-programmering wordt als onderdeel van de realisatieparagraaf gekoppeld aan het Programma Buitenruimte. Zo ontstaat er een totaalaanpak waarmee in de toekomst nieuwe budgetstapelingen en vertragingen worden voorkomen. Dit is een continue proces. Het college heeft kennis genomen van de uitloop van en leerpunten uit de planperiode IBOR 2016-2020 en heeft besloten de gemeenteraad voor te stellen het Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen rekenkamerrapport “Openbaar Goed” vast te stellen.

ADVIES OM TE BESLISSEN 1. Kennis nemen van de uitloop van projecten en leerpunten uit de planperiode IBOR 2016-2020; 2. De gemeenteraad voor te stellen het Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen rekenkamerrapport “Openbaar Goed” vast te stellen; 3. Het conceptraadsvoorstel en -besluit inzake het Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen rekenkamerrapport “Openbaar Goed” vast te stellen; 4. Het conceptraadsvoorstel en -besluit inzake het Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen rekenkamerrapport “Openbaar Goed” ter besluitvorming voor te leggen aan de gemeenteraad; 5. De nieuwe projectenprogrammering IBOR 2021– 2025 onderdeel te laten zijn van de realisatieparagraaf van het Programma Buitenruimte en de ‘vlekkenkaart’ vast te stellen.

BESLUIT: 9 november 2021

Het college besluit conform het voorstel.

1

INHOUD/STREKKING 1. Voornaamste oorzaken van de uitloop in de projectenplanning Het IBOR 2016-2020 is de huidige leidraad voor het realiseren van groot onderhoud in de openbare ruimte van onze gemeente. Dit IBOR is opgesteld in 2015 en zou lopen tot 2020. Door diverse oorzaken is de projectenplanning uitgelopen: 1. Opvang van de uitloop op projecten van de IBOR 2011-2015 periode In de periode 2016-2020 is de uitloop van projecten uit de voorgaande IBOR-periode opgevangen waardoor er druk is komen te staan op de planningen van de IBOR 2016-2020. 2. Veel nieuwe en complexe ruimtelijke projecten Deze projecten hebben een druk gelegd op de voorbereiding en uitvoering die niet voorzien was tijdens het opstellen. 3. Schaarser en duurder personeel Hierdoor was het verloop hoger dan gewenst en is het lastiger om functies kwalitatief in te vullen. 4. Implementatie nieuwe werkvormen (participatie e.d.) Onze omgeving en de werkvormen waar wij voor staan vragen om meer maatwerk (informatie en communicatie) en personele capaciteit dan waar oorspronkelijk rekening mee is gehouden. 5. Coronapandemie De pandemie heeft ons in de afgelopen periode een flinke kans ontnomen om de inhaalslag te doen die we voor ogen hadden. 2. Leerpunten uit de evaluatie IBOR 2016-2020 De uitloop van de groot onderhoudsplanning komt niet uit de lucht vallen.

Daarom heeft de afdeling Stadsbeheer kritisch en verdiepend gekeken naar het eigen handelen en naar de context waarin de werkzaamheden worden uitgevoerd, bijvoorbeeld de samenwerking met andere afdelingen. Daar zijn enkele inzichten uit voortgekomen waarvan wij de belangrijkste graag met uw college delen. Er is een onderscheid tussen inzichten waar wij zelf invloed op uit kunnen oefenen of verbeteringen kunnen initiëren en inzichten waar wij geen grip op hebben, maar die wel onze volledige aandacht en betrokkenheid hebben. Wij maken hieronder geen onderscheid, omdat wij beiden in het vizier houden. Het gaat in de kern over verwachtingen, afspraken en het delen van informatie en kennis met alle betrokkenen. Kort samengevat: samenwerken. Wat willen wij verbeteren? 1. Projectbeheersing & informeren Zowel de communicatie naar bestuur en omgeving als beheersing (financiën, planning) is gericht geweest op het herstellen van geconstateerde afwijkingen in plaats van anticiperen op mogelijk te verwachten afwijkingen en ontwikkelingen. Dat gaan wij beter (met meer regelmaat en op verschillende plekken in de organisatie) doen. Bijvoorbeeld door niet alleen projectgebonden te monitoren, maar ook jaarlijks over de voortgang van de IBOR-programmering te rapporteren. 2.

Meerjarenplanning & bandbreedte De IBOR-programmering, waarin is vastgelegd hoe het groot onderhoud voor vijf jaar is gepland, blijkt in de praktijk na een paar jaar al (sterk) te wijzigen. Door externe en interne ontwikkelingen is behoefte aan flexibeler plannen en begroten. Wij zoeken intern meer en betere afstemming door op vaste momenten binnen een project te rapporteren aan elkaar en afwijkingen te delen. Dat doen we bijvoorbeeld al middels de P&C cyclus (drie keer per jaar). 3. Complexiteit & nieuwe opgaven De drukte in de ondergrond en andere claims op ruimte nemen toe. Als gemeente je eigen project uitvoeren is verleden tijd. De openbare ruimte moet vaker multifunctioneel worden ingericht. In het Programma Buitenruimte wordt een nieuwe werkwijze uitgewerkt, waarbij rekening is gehouden met meer afstemming met de omgeving en voorbereidingstijd in het ontwerptraject. Zo voorkomen wij dat planningen onder druk komen te staan door vooraf niet afgestemde werkzaamheden.

2

4. Participatie & communicatie Het vergroten van de betrokkenheid van de Capellenaar wint aan belang om een project succesvol te realiseren. Het leidt tot meer begrip voor onze werkzaamheden en het beter invullen van gemeenschappelijke doelen. Het kost tijd en middelen om dit gesprek goed te faciliteren. Wij werken actief samen met Communicatie om hier planmatiger mee om te gaan en doorlooptijden voor de gewenste participatie beter te managen. 5. Professionaliteit & personele capaciteit De arbeidsmarkt is grillig. Eigentijdse arbeidsvoorwaarden en vaste medewerkers binden en boeien is belangrijk. Personele wisselingen hebben grote invloed op de voortgang en kwaliteit van het op te leveren groot onderhoud. Door de toegenomen complexiteit veranderen ook de benodigde vaardigheden van zittend en nieuw personeel. Daarom zullen we collega’s in vaste dienst actief gaan begeleiden op de benodigde competenties. 3. Consequenties Inmiddels hebben wij goed zicht op de consequenties. Hieronder worden de projecten IBOR 2016-2020 in de definitie fase, de voorbereidingsfase en de uitvoeringsfase aangegeven. Definitie fase IP3.06 Rivierweg-Noord IP3.28 Wiekslag IP3.34 Mient IP3.36 Hoven fase II IP3.37 Riviaduct IP3.41 Hollandsch Diep

Voorbereidingsfase IP3.13 Aida-Norma IP3.18 Librije-Nabucco IP3.25 Schildersvormenbuurt fase 2 IP3.26 Meerkoetstraat-Sternenhof IP3.30 Wisselspoor IP3.31 Filosofentuin-Burg. Schalijlaan IP3.33 Rubenssingel Zaanse Schans IP3.38 Dansenbuurt-Noord fase 2 IP3.39 Bonnefanten e.o. IP3.40 Ringspoor IP3.44 Vrijheidsdans-Filomeentje erf

Uitvoeringsfase IP3.04 Doelen-Bouvigne IP3.12 Spoorberm IP3.17 Dalenbuurt-West IP3.24 Dansenbuurt-Noord fase 4 IP3.29 Elegastburg IP3.32 Merellaan West IP3.35 Silkeborg IP3.42 Radebuurt

De eerste vijf projecten in de definitie fase zijn gekoppeld aan ontwikkelprojecten. Daardoor zijn wij afhankelijk van de planning van derden. Het laatste project (Hollandsch Diep) zal gereed zijn om in voorbereiding te worden genomen en zal onderdeel zijn van de nieuwe IBOR-programmering. De doorgeschoven projecten in de definitie fase zullen overigens niet het benodigde onderhoud op het (vanuit planningsoogpunt) gewenste moment krijgen. Daarom gaan wij deze projecten zorgvuldig monitoren en er, waar nodig, onderhoud plegen. Voor de lange termijn geldt dat de projectenvoorraad niet is afgenomen. In het Programma Buitenruimte zal bij het uitwerken van de realisatieparagraaf een financiële doorkijk worden gegeven naar wat de financiële consequenties zijn van aangepast beleid. Mogelijk dat de uitstel van het groot onderhoud opgevangen kan worden door meer klein onderhoud uit te voeren. Deze en andere mogelijkheden gaan wij onderzoeken in de nabije toekomst. 4. Rekenkamerrapport “Openbaar Goed” De gemeenteraad heeft op 29 september 2020 het Rekenkamerrapport “Openbaar Goed”, het onderzoek naar groen, wegen en openbare verlichting voor kennisgeving aangenomen. Eveneens heeft de gemeenteraad de aanbevelingen uit het rapport overgenomen. Het rapport geeft een perspectief van buitenaf. Wij hebben het perspectief van binnenuit uitgewerkt in een Plan van Aanpak (zie bijlage 1).

In het Plan van Aanpak wordt ingegaan op de status en/of implementatie van de gedane aanbevelingen en waar wij het zelfs verder door pakken. Uw college wordt voorgesteld het Plan van Aanpak ter besluitvorming voor te leggen aan de gemeenteraad.

3

Onderstaand is het totaaloverzicht van de voorgestelde planning per aanbeveling weergegeven. Aanbeveling 1

2

Onderwerp Zorg dat de gesignaleerde onderhouds- en vervangingsachterstanden worden weggewerkt, in het bijzonder ten aanzien van het verwijderen van onkruid. Breng de kwaliteitsbeleving door bewoners meer in lijn met de overwegend goede technische kwaliteit van de drie disciplines. Betrek bewoners bij de vormgeving van het beheer, bijvoorbeeld door samen te schouwen, en let bij het vormgeven van het beheer op onderdelen die voor burgers belangrijk zijn.

3

Stel ook streefwaarden voor de kwaliteitsbeleving door burgers ten aanzien van openbare verlichting en overweeg om de gemeentelijke streefwaarden voor groen te verhogen, aangezien het kwaliteitsniveau in woon- en centrumgebieden is verhoogd naar kwaliteitsniveau A.

4

Zie er op toe dat de monitoring van de onderhouds- en vervangingsbehoefte adequaat en doelmatig wordt ingericht: a. Ontwikkel een adequate periodieke inspectie voor het bepalen van de vervangingsbehoefte van groenvoorzieningen; b. Maak bij het bepalen van de onderhoudsbehoefte van de openbare verlichting gebruik van de inspectieresultaten van de kwaliteitsmetingen en stem hier het uit te voeren onderhoud op af. Bied, om de kaderstellende rol van de gemeenteraad te versterken, het Programma Buitenruimte en het IBOR ter vaststelling aan de gemeenteraad aan.

5

6

7

8

9

Verwerk gevolgen van innovatieve toepassingen, zoals minder onderhoudskosten als gevolg van het inzetten van energiezuinige lampen, tijdig in de begroting zodat de gemeenteraad een accuraat beeld heeft van de te verwachte onderhoudskosten. Bied de gemeenteraad, aanvullend op de documenten uit de P&C-cyclus, een jaarlijkse voortgangsrapportage aan waarin zij zowel inhoudelijk als financieel wordt geïnformeerd over de voortgang van projecten en andere relevante ontwikkelingen. Geef de aanbevelingen uit dit rapport een plek in het programma Buitenruimte en in de nieuwe beheerplannen.

Maak de feitelijke vervangingstermijnen van groenvoorzieningen, verharding en openbare verlichting inzichtelijk en gebruik deze voor het opstellen van financiële prognoses voor benodigde investeringen voor de openbare ruimte op de middellange en lange termijn.

Planning Onderdeel van het regulier beheerproces Eind Q1 2022 (onderdeel van realisatieparagraaf Programma Buitenruimte) Eind Q1 2022 (onderdeel van realisatieparagraaf Programma Buitenruimte) Wordt meegenomen in de beheerplannen groen en openbare verlichting in 2022 Q4 2022 (onderdeel van realisatieparagraaf Programma Buitenruimte) Gereed

Gereed

Q4 2022 (onderdeel van realisatieparagraaf Programma Buitenruimte) Onderzoeksopga af in 2022 (Q4 resultaat)

4

5. Volgende stappen: Wat kan uw college nog meer aan plannen verwachten? Momenteel stellen wij het Programma Buitenruimte op met diverse belangengroepen in Capelle. Dit resulteert eerst in een koersdocument dat later dit jaar voorgelegd wordt aan uw college en de raad. Het koersdocument geeft richting aan de te voeren gesprekken met de wijk tijdens de live-touren. Op basis van de live-wijktouren stellen wij de realisatieparagraaf op, waarna college en raad definitief kunnen instemmen met het Programma Buitenruimte. Wij stellen uw college voor de nieuwe projectenprogrammering IBOR 2021– 2025 onderdeel te laten zijn van de realisatieparagraaf van het Programma Buitenruimte en de ‘vlekkenkaart’ vast te stellen. Separaat is het Beleidsplan Water en Riolering opgesteld met het Hoogheemraadschap. Hierin zijn de gemeenschappelijke doelen voor het riool en waterbeheer vastgelegd ter vervanging van de Visie Stedelijk Water (2010) en Verbreed Gemeentelijk Rioleringsplan (2016-2020). Planning van de bestuurlijke vaststellingen op hoofdlijnen Plannen

Bestuurlijke vaststelling (ontwerp)

Programma Buitenruimte Projectenplanning IBOR (ontwerp) Realisatieparagraaf (definitief) Beheerplannen (8)

Q4 2022 Q4 2021 Q4 2022 Q4 2022 (©)

Beleidsplan Water en Riolering (ontwerp) Beheerplan Water en Beheerplan Riolering

Q4 2022 Q4 2022 (©)

Uitloop IBOR © is mandaat college

Oktober 2021

Hiermee rekening houdend worden de beheerplannen vormgegeven voor wegen, groen, spelen, kunstwerken, openbare verlichting, verkeersvoorzieningen, water en riolering. Vanuit deze beheerplannen wordt de integrale projectenprogrammering (IBOR) opgesteld voor de komende jaren. De beheerplannen willen we, gelijktijdig met de realisatieparagraaf van het Programma Buitenruimte en het Beleidsplan Water en Riolering, aan het college ter instemming voorleggen. Evenals de concept planning voor de integrale projecten. 6. Advies Gelet op het voorgaande stellen wij uw college voor: 1. kennis nemen van de uitloop van projecten en leerpunten uit de planperiode IBOR 2016-2020; 2. de gemeenteraad voor te stellen het Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen rekenkamerrapport “Openbaar Goed” vast te stellen; 3. het conceptraadsvoorstel en -besluit inzake het Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen rekenkamerrapport “Openbaar Goed” vast te stellen; 4. het conceptraadsvoorstel en -besluit inzake het Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen rekenkamerrapport “Openbaar Goed” ter besluitvorming voor te leggen aan de gemeenteraad; 5. De nieuwe projectenprogrammering IBOR 2021– 2025 onderdeel te laten zijn van de realisatieparagraaf van het Programma Buitenruimte en de ‘vlekkenkaart’ vast te stellen.

FINANCIEN N.v.t.

JURIDISCH ADVIES N.v.t.

5

ONDERNEMINGSRAAD N.v.t.

COMMMUNICATIE N.v.t.

BIJLAGEN 1. Conceptraadsvoorstel en -besluit Plan van Aanpak uitvoering aanbevelingen Rekenkamerrapport “Openbaar Goed”; 2. Plan van aanpak: Onderzoeksresultaten rapport “Openbaar Goed”; 3. Vlekkenkaart IBOR 2021 – 2025.

6