05B.01 - Vastgesteld raadsvoorstel en -besluit Uitbreiding formatie griffie

Capelle aan den IJssel

Zaaknr: 698744

gemeente

Raadsvoorstel Nummer raadsvoorstel

Werkgeverscommissie Griffier

950911 Raadsvergadering

Programma / product/ collegewerkplan

14 november 2022

0

ONDERWERP Uitbreiding formatie griffie

GEVRAAGDE BESLISSING

1. 2.

De formatie van de griffie per 1 januari 2023 uit te breiden met 1 fte raadsadviseur (schaal 11) Het besluit van de werkgeverscommissie, besproken in het presidium van 19 september 2022 om de formatie van de griffie met terugwerkende kracht van 8 september 2022 tot 8 september 2023 uit te breiden met 0.5 fte junior raadsadviseur (indicatief schaal 7) met een optie op verlenging van deze uitbreiding tot 8 september 2024 te bekrachtigen

WETTELIJKE BASIS/ AANLEIDING RAADSVOORSTEL De aanleiding voor het voorstel is het feit dat de huidige formatie van de griffie onvoldoende is om de wettelijke en de door de raad gewenste taken uit te voeren. Daarnaast is het voor een deel van de medewerkers onmogelijk om te kunnen voldoen aan de Arbeidstijdenwet uitgewerkt in de werktijdenregeling. BEOOGD DOEL/ EFFECT Het doel van dit voorstel is de formatie van de griffie in overeenstemming te brengen met de taken waardoor alle wettelijke taken en de door en voor de raad gewenste taken kunnen worden verricht, de werkdruk bij de griffie weer tot reële proporties teruggebracht wordt en de Arbeidstijdenwet op een acceptabele wijze kan worden gerespecteerd voor alle medewerkers. ONDERBOUWING VAN DE GEVRAAGDE BESLISSING Binnen de werkgeverscommissie 2018-2022 is regelmatig gesproken over de taken en de formatie van de griffie. De werkgeverscommissie had in haar overdrachtsdocument voor de periode 2022-2026 al aangegeven dat de nieuwe commissie dit onderwerp weer en blijvend ter hand moest nemen Nadat in 2019 het takenpakket is vastgesteld zijn er nieuwe (wettelijke) taken toegevoegd en zijn bestaande taken verzwaard.

Voor de huidige bezetting op de griffie zijn er meer taken dan kunnen worden uitgevoerd Zonder permanent gebruik van een flexibele schil van oproepkrachten kan de griffie niet Toepassing van de werktijdenregeling en het werken naar de Arbeidstijdenwet laat zien dat met de huidige bezetting wettelijke rusttijden niet gerespecteerd kunnen worden De werkdruk is te hoog. Actie is dan ook nodig voor het oplossen van deze situatie.

Zaaknr: 698744

Capelle aan den IJssel gemeente

Met het vertrek van de raadsadviseur per 1 september 2022 is deze discussie in een stroomversnelling gekomen. De vacature die is ontstaan zal per 1 november 2022 worden opgevuld. De nieuwe raadsadviseur krijgt ten opzichte van de oude raadsadviseur een iets aangepast takenpakket waarbij taken en kwaliteiten van medewerkers zo optimaal mogelijk worden ingezet. Uitbreiding van formatie op korte en iets langere termijn Om het functioneren van de griffie te borgen en op basis van de taken, op basis van de werktijdenregeling en op basis van een reële taakinvulling stelt de werkgeverscommissie het volgende voor:

• Projectassistente detacheren vanuit SO in de functie van junior raadsadviseur De stagiaire van voor het reces is inmiddels afgestudeerd en heeft een functie binnen SO voor twee jaar. De mogelijkheid deed zich voor haar voor 50% te detacheren naar de griffie. Haar inzet maakt het mogelijk per direct ondersteuning voor verschillende taken binnen de griffie te realiseren. Denk hierbij onder meer aan het helpen bij het weekbericht, uitzoekwerk voor vragen en werkzaamheden van raadsleden en het maken van verslagen. Zij is ingewerkt op de griffie. De afdeling SO staat positief tegenover deze kruisbestuiving van een vak afdeling en de politiek. Op jaarbasis zou dit een bedrag van N 29 vergen. Om efficiënter te kunnen werken binnen de griffie is dit een zeer waardevolle investering. De werkgeverscommissie heeft besloten, vooruitlopend op besluitvorming in de raad de detachering aan te gaan en het presidium hierover te informeren. • Uitbreiding van formatie Kijkend naar de huidige taken en een reële werkdruk is het wenselijk en nodig om 1 fte raadsadviseur aan de formatie van de griffie toe te voegen.

De taakvelden waar deze functionaris op moet worden ingezet zijn in ieder geval AVG Geheimhouding Wet Open Overheid Publicatie en het maken van verordeningen (rekening houdend met het feit dat deze nu extern worden verzorgd) Integriteit Refere n du mcom mi ssi e/vero rd ening/rec h tszaken Commissie Verbonden Partijen Wet Gemeenschappelijke Regelingen Algemene ondersteuning Secretariaat BVM (op termijn) Verordening burgerinitiatief (coalitieakkoord) Juridische kennis/affiniteit met juridische zaken is voor deze functie vereist Huidige flexibele schil in relatie tot de vaste formatie. Op dit moment zijn er nog twee personen actief in de flexibele schil rond de griffie, te weten een commissiesecretaris en een raadsadviseur ai. Deze personen zullen gezien hun leeftijd in de loop van deze raadsperiode terugtreden. Op dit moment worden zij feitelijk structureel ingezet. Feit is dat de werkgeverscommissie van mening is dat het wenselijk is de formatie van de griffie zo in te richten dat binnen de griffie de taken die nu (permanent) door de flexibele schil worden verricht, binnen de eigen formatie vallen. Er is in de werkgeverscommissie ook gesproken over het afstoten van taken, maar de realiteit gebied te stellen dat er niet veel valt af te stoten. Daarnaast zorgt het grote aantal nieuwe raadsleden en het aantal fracties voor rneer werk.

De werkgeverscommissie is van mening dat het noodzakelijk is de raad een besluit te vragen de formatie griffie met 1 fte raadsadviseur (schaal 11) uit te breiden.

2

Zaaknr: 698744

Capelle aan den IJssel gemeente

FINANCIELE CONSEQUENTIES/ WIJZE VAN DEKKING De financiële consequenties van dit voorstel worden verwerkt in de begroting voor 2023 en latere jaren. Het betreft voor 2023 N 123, voor 2024 N119 en voor latere jaren N 99. De financiële consequenties voor de inzet van de junior raadsadviseur voor het Jaar 2022 vallen formeel onder het regime van de najaarsnota. Gegeven het feit dat de financiële consequenties onder de N 100 vallen wordt hiervan geen melding gemaakt in de najaarsnota.

REACTIES VAN DERDEN/ FORMELE INSPRAAK EN ZIENSWIJZEN/ COMMUNICATIE Niet van toepassing

VOORTRAJECT 1 n 2019 is door de toenmalige werkgeverscommissie het toen geldende takenpakket van de griffie vastgesteld en op basis daarvan is toen de formatie van de griffie vastgesteld op 5.1 fte. In 2022 heeft deze zelfde werkgeverscommissie een overdrachtsdossier gemaakt voor hun opvolgers in de raadsperiode 2022-2026 waarin werd aangegeven dat de nieuw aan te treden commissie zich opnieuw zou moeten buigen over het takenpakket en de formatie van de griffie. Een en ander in relatie tot de wensen van de raad. Dit omdat inmiddels duidelijk was dat er in de periode 2018-2022 een aantal wettelijke en door de raad gewenste taken voor de griffie was bij gekomen. Ook heeft het aantal uren dat door de medewerkers werd gemaakt een onacceptabele omvang aangenomen waardoor ook de Arbeidstijdenwet niet kon worden nageleefd.

De huidige werkgeverscommissie heeft in het kader van goed werkgeverschap besloten de junior raadsadviseur al op 8 september 2022 te laten starten vanwege de noodzaak voor een ondersteunende medewerker. Hiervan is het presidium op de hoogte gesteld.

VERVOLGTRAJECT Na het besluit van de raad op 14 november zal direct gestart worden met de werving van een nieuwe raadsadviseur. Bij de voorjaarsnota van 2023 zal uw raad een besluit worden voorgelegd om al dan niet het tweede optionele jaar met de junior raadsadviseur in te gaan.

RAADSCOMMISSIE Commissie Bestuur Veiligheid en Middelen van 17 oktober 2022

BIJLAGE(N) WELKE TER KENNIS VAN DE RAAD WORDEN GEBRACHT De 'beslisboom ideale omvang raadsgriffie' van de Nederlandse Raadsleden Vereniging en de vertaling voor Capelle daarvan.

3

Zaaknr: 698744

Capelle aan den IJssel gemeente

NADERE INFORMATIE/ TECHNISCHE VRAGEN BIJ De griffier, mevrouw drs. T.A. de Mik, ta.de mik@capelleaandenijssel nl, 06-51714434 0f De voorzitter van de werkgeverscommissie, de heer prof. dr. MW. van Buuren. m.w.van. buuren@capelleaandenijssel.nl

De werkgeverscommissie de secretaris,

de voorzitter,

DRS. TA. DE MIK

PROF. DR. M.W. VAN BUUREN

4

Zaaknr: 698744

Capelle aan den IJssel gemeente

Raadsbesluit De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel; gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie:

besluit:

1.

De formatie van de griffie per 1 januari 2023 uit te breiden met 1 fte raadsadviseur (schaal 11)

2.

Het besluit van de werkgeverscommissie. besproken in het presidium van 19 september 2022 om de formatie van de griffie met terugwerkende kracht van 8 september 2022 tot 8 september 2023 uit te breiden met 0.5 fte junior raadsadviseur (indicatief schaal 7), met een optie op verlenging van deze uitbreiding tot 8 september 2024 te bekrachtigen.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 14 november2 022, / de griffier, « de voorzitter,

/

5