05.01 - raadsvoorstel en -besluit Rekenkamerrapport ‘Grip op inkoop’

Raadsvoorstel Nummer

Raadsvergadering

Datum

396671

8 februari 2021

6 januari 2021

Programma / product / collegewerkplan

Portefeuillehouder college / burgemeester griffier / initiatiefnemer raad

O. Bestuur Voorzitter / griffier Onderwerp Rekenkamerrapport ‘Grip op inkoop. Onderzoek naar inkoop en aanbestedingen’. Gevraagde beslissing 1. Het Rekenkamerrapport ‘Grip op inkoop. Onderzoek naar inkoop en aanbestedingen’ voor kennisgeving aan te nemen. 2. De aanbevelingen aan het college van burgemeester en wethouders uit het rapport als volgt over te nemen: 1. Besteed bij aanbestedingen aandacht aan de kwaliteit van de opdrachtnemers, onder andere door: - passende geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden op te stellen; - de opgegeven referenties en tevredenheidsverklaringen inhoudelijk te controleren maar ook bij andere opdrachtgevers na te gaan of de informatie klopt. 2. Voorzie aanbestedingsdocumenten van passende verantwoordingsafspraken en sancties. Houd na gunning toezicht op de opdrachten en pas sancties zo nodig toe. 3. Zorg dat aanbestedingen altijd geëvalueerd worden en neem dit ook als verplichting op in het beleid en protocol rondom aanbestedingen. 4. Ontwikkel een procesbeschrijving voor de gemeentelijke taken rondom grote bouwprojecten die onder andere: - de projectbeheersing op het kwaliteitsmanagement, de kostenbeheersing maar ook de andere GROTICK -aspecten borgt; - de informatievoorziening aan de raad regelt. 5.

Zorg dat ook bij quasi-inbestedingen afspraken worden gemaakt met betrekking tot de doelstellingen in het beleid en de kosten, zodat ook hier op deze kernzaken gestuurd kan worden. Wettelijke basis / aanleiding raadsvoorstel Op basis van de Gemeentewet is in de gemeente Capelle aan den IJssel een Rekenkamer ingesteld. De Rekenkamer Capelle aan den IJssel speelt een rol bij de versterking van de controle van de raad op het college. Tot de taak van de Rekenkamer behoort in het bijzonder het onderzoeken van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beheer van de organisatie en van het gevoerde bestuur van het college.

1

Behorende bij raadsvoorstel, nummer 947133

Onlangs heeft de Rekenkamer de raad een onderzoek naar inkoop en aanbestedingen met als titel ‘Grip op inkoop’ aangeboden. In het rapport trekt de Rekenkamer Capelle aan den IJssel een aantal conclusies en doet aan de raad een aantal aanbevelingen. Beoogd doel / effect Als gemeenteraad vast te stellen welke gevolgen de conclusies en aanbevelingen van het rekenkamerrapport moeten hebben. Onderbouwing van de gevraagde beslissing De conclusies en aanbevelingen, inclusief de reactie van het college op het rapport van de Rekenkamer Capelle aan den IJssel, zijn besproken tijdens de commissievergadering van de commissie Bestuur, Veiligheid en Middelen op 25 januari 2021. Het college zegt in zijn reactie dat er waardevolle aanbevelingen in het rapport zijn opgenomen en kondigt aan deze te zullen betrekken bij de eerstvolgende herziening van het inkoopbeleid en het aanbestedingsprotocol. De Rekenkamer zegt dat nadere beschouwing van de reactie van het college leert dat slechts aanbeveling 4 (ontwikkel een procesbeschrijving voor grote projecten) volledig wordt overgenomen. Het college stelt dat aanbeveling 1 (opstellen geschiktheidseisen, uitsluitingsgronden en controle op referenties) en aanbeveling 2 (opstellen verantwoordingsafspraken, sancties en toepassing ervan) worden gezien als ondersteuning van het beleid.

Die opvatting van het college wordt door de Rekenkamer niet gedeeld, omdat (bij aanbeveling 1) de kwaliteit van de opdrachtnemers bij de bouw van het zwembad, de verbouwing van het gemeentehuis en de dienstverlening rondom de Wmo-hulpmiddelen niet volledig geborgd was en (bij aanbeveling 2) het college in het midden laat of de aanbeveling ook gevolgd wordt waar het gaat om (in het rapport geconstateerde) tekortkomingen in de verantwoording en toezicht. Met betrekking tot aanbeveling 3 (verplichtingen alle aanbestedingen te evalueren) neemt het college op zich alle EU-aanbestedingen te evalueren. De Rekenkamer stelt dat hiermee slechts deels invulling wordt gegeven aan de aanbeveling om alle aanbestedingen (dus ook die van niet EU-aanbestedingen) te evalueren. Aanbeveling 5 (afspraken over kosten en doelen bij quasi-inbestedingen) wordt door het college ‘voor zover relevant’ overgenomen. De Rekenkamer stelt vast dat niet duidelijk wordt gemaakt wanneer deze afspraken wel of niet relevant zijn, zodat in het midden blijft of het college deze aanbeveling daadwerkelijk overneemt. Verder zegt het college deze aanbeveling te zullen toepassen bij volgende quasi-inbestedingen. De Rekenkamer hecht er aan dat ook alsnog met Irado afspraken worden gemaakt over de doelstellingen van het afvalbeleid en de verwerkingskosten.

De volledige inhoudelijke reactie van het college op de aanbevelingen vindt u op de pagina’s 30 en 31 van het rapport van de Rekenkamer. Financiële consequenties / wijze van dekking n.v.t. Voortraject n.v.t.

2

Behorende bij raadsvoorstel, nummer 947133

Vervolgtraject n.v.t. Raadscommissie Commissievergadering Bestuur, Veiligheid en Middelen op 25 januari 2021. BIJLAGE(N) WELKE TER KENNIS VAN DE RAAD WORDEN GEBRACHT Rekenkamerrapport ‘Grip op inkoop. Onderzoek naar inkoop en aanbestedingen’. Nadere informatie / technische vragen bij: Gerrit Venis, plaatsvervangend griffier a.i. g.p.venis@capelleaandenijssel.nl . Tel. 010-284 84 91.

2

Raadsbesluit Nummer 396671 De raad van de gemeente Capelle aan den IJssel; gelezen het voorstel van de voorzitter en de griffier; besluit: 1. Het Rekenkamerrapport ‘Grip op inkoop. Onderzoek naar inkoop en aanbestedingen’ voor kennisgeving aan te nemen. 2. De aanbevelingen aan het college van burgemeester en wethouders uit het rapport als volgt over te nemen: 1. Besteed bij aanbestedingen aandacht aan de kwaliteit van de opdrachtnemers, onder andere door: - passende geschiktheidseisen en uitsluitingsgronden op te stellen; - de opgegeven referenties en tevredenheidsverklaringen inhoudelijk te controleren maar ook bij andere opdrachtgevers na te gaan of de informatie klopt. 2. Voorzie aanbestedingsdocumenten van passende verantwoordingsafspraken en sancties. Houd na gunning toezicht op de opdrachten en pas sancties zo nodig toe. 3. Zorg dat aanbestedingen altijd geëvalueerd worden en neem dit ook als verplichting op in het beleid en protocol rondom aanbestedingen. 4. Ontwikkel een procesbeschrijving voor de gemeentelijke taken rondom grote bouwprojecten die onder andere: - de projectbeheersing op het kwaliteitsmanagement, de kostenbeheersing maar ook de andere GROTICK -aspecten borgt; - de informatievoorziening aan de raad regelt. 5.

Zorg dat ook bij quasi-inbestedingen afspraken worden gemaakt met betrekking tot de doelstellingen in het beleid en de kosten, zodat ook hier op deze kernzaken gestuurd kan worden. Vastgesteld in de openbare vergadering van 8 februari 2021 de griffier, de voorzitter,

1