Bijlage 3 Ingekomen brief TO fase 3

Maurik, 23 november 2021

uw brief van: uw kenmerk: ons kenmerk: behandeld door: c.c.: onderwerp:

Z.036978/D.105121 J.P.M. Meijers College en MT Vervolgtraject Toekomstoriëntatie 3.0

verzonden:

2

NOV. 2ui

Geachte leden van de raad, Met het vaststellen van het profiel van de Toekomstoriëntatie 1.0 heeft u een belangrijke stap gezet voor de gemeente, haar inwoners en ondernemers. De stip op de horizon geeft de gemeente richting. Dat geldt ook voor de gemeentelijke organisatie en het gemeentebestuur. Om dichter bij de spreekwoordelijke stip te komen, zal een koers moeten worden bepaald. Daar is enige haast bij. Het is de ambitie om de vastgestelde toekomstoriëntatie als een overdrachtsdocument voor de nieuwe bestuursperiode gereed te maken. Hiermee bent u, als afzwaaiende raad, in de gelegenheid uw rechtsopvolger, de nieuwe gemeenteraad, van een advies en een warme overdracht te voorzien. Het maakt het mogelijk dat in de nieuwe bestuursperiode snel werk gemaakt kan worden van een continuering van de Toekomstoriëntatie — waarbij de nieuwe raad zijn eigen politieke verantwoordelijkheid behoudt. ln Toekomstoriëntatie 2.0 #hoedan werden al enkele randvoorwaarden geschetst. Met deze brief lichten wij u toe welke koers de stuurgroep voor zich ziet, die we dus ook de titel Toekomstoriëntatie 3.0 mee willen geven. ln de hoop dat deze op uw instemming kan rekenen. De brief begint met een algemene toelichting van drie te onderscheiden sporen, daarna zullen we ingaan op de afzonderlijke delen ervan. Als laatste lichten we toe hoe de samenhang ertussen wordt bewerkstelligd en bewaakt.

Drie soren _____ _____ _____

Een gemeente besturen doe je niet alleen. ln het gemeenbestuur zijn er al drie organen met een eigen verantwoordelijkheid: de raad (als hoogste orgaan), het college en de burgemeester. Daarnaast is er de ambtelijke organisatie voor advies, beleidsvoorbereiding en — uiteraard — uitvoering. ln Toekomstoriëntatie 2.0 #hoedan heeft u kunnen lezen dat het voor een succesvol traject nodig is dat de bestuursorganen en de ambtelijke organisatie goed met elkaar samenwerken — ieder in de eigen rol.

De Wetering 1 • Postbus 23 • 4020 BA Maurik • Tel.: 14 0344 • Fax: (0344) 579200 • E-mail: gemeente©buren.nl • KvK: 30278157 Bank Nederlandsche Gemeente IBAN nummer: NLO5 BNGH 0285 0486 35 • B1W: NL807287684B02

Tijdens de raadsbijeenkomst op 2 november 2021 heeft u zelf besproken hoe u uw rol als politiek opdrachtgever kan versterken. Deze rol ais politiek opdrachtgever is nodig; als volksvertegenwoordiging is het uw taak de maat, toon en politieke kaders aan te geven of goed te keuren voor de uitvoering van de Toekomstoriëntatie. Zeker bij een voor de gemeente belangrijke ontwikkeling zoals deze. In de door ons voorgestelde aanpak willen we ervoor zorgen dat raad, college en ambtelijke organisatie zich kan focussen op een eigen traject en de eigen rol, zonder de samenhang te verliezen. Dit leidt er toe dat er drie trajecten in elkaar gevlochten zullen lopen. 1. Een traject met de raad over het versterken van het politiek opdrachtgeverschap van de raad (l8januari en 1 of2 februari 2022) 2. Een programma voor het college over het opdrachtnemerschap van het college én het opdrachtgeverschap van het college naar de ambtelijke organisatie (medio december 2021) 3. Een bijeenkomst over uitwerking en beleidsvoorbereiding. Over het opdrachtnemerschap van de ambtelijke organisatie, opdrachtgeverschap van het college en in het verlengde daarvan de raad. (medio december 2021) Het spreekt voor zich dat de burgemeester in elk van de drie een rol speelt. Artikel 170 lid 1a van de Gemeentewet vraagt van de burgemeester toezicht te houden op de samenwerking in en met het gemeentebestuur.

Als enerzijds het voorzitterschap van de raad en dat van het college anderzijds is de rol van de burgemeester naar ons idee goed belegd in deze opzet. De raad Op 2 november sprak u onder begeleiding van het Periklesinstituut over het politiek opdrachtgeverschap. U heeft daar te kennen gegeven verder over ¡n gesprek te willen gaan. Daarin zijn twee onderdelen genoemd: 1. Samenwerking binnen de raad; 2. Vormgeven van het opdrachtgeverschap, met waaronder op het gebied van de toekomstoriëntatie Op het gebied van de samenwerking binnen de raad wil de raad op korte termijn wederom in gesprek. Het Periklesinstituut zal u hier een voorstel voor een programma doen toekomen. Door de nieuwe maatregelen om besmettingen van het coronavirus te voorkomen, is het niet mogelijk deze bijeenkomt op hele korte termijn te organiseren. ln het fractievoorzittersoverleg is al afgesproken zo veel mogelijk bijeenkomsten in een virtuele omgeving te voeren; gezien de de aard van de bijeenkomst over de samenwerking in de raad adviseren wij deze juist in een fysieke omgeving te houden. De voorlopige datum is daarom later dan wij zouden willen: woensdag 18 januari 2022. Na het gesprek over de samenwerking in de raad staat het vormgeven van het opdrachtgeverschap op de agenda. ln dit deel bepaalt u de urgentie en volgorde van de onderdelen van het door de raad vastgestelde profiel van de Toekomstoriëntatie.

Deze bijeenkomst zai door het Periklesinstituut en Berenschot, de opstellers van de Toekomstoriëntatie worden voorbereid. Om tot een overdrachtsdocument voor de nieuwe bestuursperiode te komen, moet ook deze bijeenkomst spoedig worden gepland. Ons voorstel daartoe is 1 of 2 februari 2022.

Het college Terwijl de gemeenteraad ziin rol als politiek opdrachtgever versterkt. gaat het college in gesprek over opdrachtnemerschap Zoals u weet. heeft het coliege als dagelijks bestuur van de gemeente zowel de verantwoordelijkheid u te ondersteunen in een kaderstellende rol als een eigen verantwoordelijkheid voor te voeren beleid Die verantwoordelijkheid mondt uit in het opdrachtgeverschap naar de ambtelijke organisatie. Dat vraagt om goed samenspel tussen raad college en organisatie — de essentie van duaal gemeentebestuur is samenwerking tussen raad en college. ieder met een eigen en wederzijds aanspreekbare verantwoordelijkheid Als u uw rol versterkt, is het van belang dat het college ook kijkt hoe zij de raad hierbij beter kan ondersteunen en wat deze veranderende samenwerking voor haar betekent. Het college bespreekt dit met een externe begeleider. Het college bespreekt hier ook over wat zii kan doen om de Toekomstoriëntatie verder te brengen. Dit gesprek was gepland op 17 november 2021, maar kon door de nieuwe corona-maatregelen geen doorgang vinden. Een nieuwe datum wordt snel gevonden De Toekomstoriëntatie in samenhana trialooa Het houdt niet op bij het gemeentebestuur. Zoals u heeft kunnen lezen in Toekomstoriëntatie concludeert Berenschot meer elementen als succesfactoren voor de uitwerking en uitvoering. Bijvoorbeeld schaalkracht.

ofwel de mate waarin de gemeente kan voldoen aan de opgaven en (boven)regionale uitdagingen die uit het profiel voortvloeien. Ook programmasturing zal verder moeten worden ontwikkeld. Het geeft beter de mogelijkheid om de visie van het Toekomstprofiel te vertalen naar missie en strategie Voor deze ontwikkeling zijn twee dingen nodig. Ten eerste zal het MT van de ambtelijke organisatie zelf in gesprek gaan over de Toekomstoriëntatie Ook bij het plannen van die bijeenkomst moeten we rekening houden met de geldende maatregelen. De bedoeling is deze bijeenkomst nog dit kalenderjaar plaats te laten vinden. Daarnaast beleggen we een bijeenkomst met raad, college en MT van de ambtelijke organisatie gezamenlijk. Hier kan gesproken worden over onderlinge samenwerking, wederzijdse verwachtingen (wat heeft u van elkaar nodig?), en de strategische doelen Deze trialoog kan uiteraard plaatsvinden na de bijeenkomsten van raad, college en MT zelf. Een planning ervoor wordt gemaakt. rekening houdend met de beperkingen en vertragingen die de maatregelen naar aanleiding van het coronavirus ons opleggen. Coördinatie en afwerking Hoewel het logisch is dat elk van de delen zichzelf versterkt in een eigen traject is afstemming natuurlijk onontbeerlijk. De Stuurgroep zal daarom een coördinerende rol in het geheel nemen. ln de stuurgroep zitten de vertegenwoordigers van de drie trajecten.

Uw griffier en uw voorzitter zal met John Bijl van het Periklesinstituut het traject met uw raad begeleiden. De burgemeester zal ook, daarin bijgestaan door extern begeleider van de collegesessie(s) Wouter Dekker, oog houden op het traject met het college Wethouder Neven vult hen daarin aan. De gemeentesecretaris verzorgt met Philip Veller van Berenschot en Wouter Dekker de verdere ontwikkeling met het MT en de ambtelijke organisatie. Deze drie lijnen komen bijeen in de Stuurgroep, die hiermee een coördinerende rol in het gehele traject houdt Op deze wijze zijn naar ons idee alle gremia van gemeentebestuur en gemeentelijke organisatie goed vertegenwoordigd. De gemeentesecretaris namens de

ambtetijke organisatie en wethouder Neven namens het college. Burgemeester Meijers ais voorzitter van de raad, voorzitter van de stuurgroep.

¡s

fl

Bij de planning houden we natuurlijk rekening met de mogelijkheden die maatregeten om besmettingen te voorkomen ons bieden. De planning van nu geeft ons de mogelijkheid om in week 7 of 8 van 2022 een bijeenkomst te beleggen waar deze drie trajecten letterlijk samenkomen. de al eerder genoemde trialoog. Naar ons idee moet deze laatste bijeenkomst leiden tot een ontwerp-overdrachtsdocument waar u uw rechtsopvolgers en het nieuwe college adviseert over een spoedige en voorspoedige uitwerking van de Toekomstoriëntatie. Zodat ook in de nieuwe bestuursperiode Buren klaar is om de toekomst met vertrouwen tegemoet te treden! Wij komen naar u toe met onderstaand voorgesteld raadsbesluit: 1 2

3.

ln te stemmen met het vervolgtraject Toekomstoriëntatie 3.0. De Stuurgroep de opdracht te geven een ontwerp-overdrachtsdocument op te stellen met input uit de bijeenkomst van de raad. het college en de ambtelijke organisatie afzonderlijk en gezamenlijk. En de Stuurgroep de opdracht te geven tot coördinatie van deze trajecten

Met vriendelijke groet, Als . íoorzitter van de stuurgroep.

J.P.M. Meijers