Bijlage 2 - Beantwoording technische vragen AV middelen

Toezegging technische beantwoording: - Portefeuillehouder Ostendorp zegt toe uit te zoeken hoe het zit met de afschrijving van de huidige AV-middelen in het kader van de begrotingssystematiek betreffende de vervangingsinvestering voor de nieuwe AV-middelen. Beantwoorde technische beantwoording: 1. De huidige AV middelen voldeden nog ten tijden van het raadsbesluit ‘nieuwbouw gemeentehuis’. Vanwege het uitgangspunt ‘sober en doelmatig’ was het plan deze mee te verhuizen naar de nieuwbouw. Zie onderstaande toelichting voor de keuzes die in het verleden zijn gemaakt inzake de AV middelen: 2. Er zijn in het verleden geen kapitaallasten begroot voor een vervangingsinvestering omdat er in 2017 is gekozen voor een lease constructie ter vervanging en uitbreiding op de destijds bestaande AV middelen. Zie onderstaande toelichting: Toelichting: De oorspronkelijke ‘AV middelen’ dateerde uit 2005 bij ingebruikname van het huidige gemeentehuis. Deze waren al volledig afgeschreven toen er in 2017, tegemoet komend aan de wens van het bestuur om de raadsvergaderingen live te kunnen streamen, een aanbesteding is gedaan voor de levering en installatie van de benodigde apparatuur. Vervolgens is er per 1 juni 2018 een ‘managed service overeenkomst’ (lease) afgesloten met NFGD voor het leasen van de apparatuur van 48 maanden ter vervanging van de destijds bestaande AV middelen.

Daardoor is er geen vervangingsinvestering gedaan. De apparatuur is bij een lease contract namelijk niet ons eigendom. Per 2022 is de restwaarde van deze apparatuur overgenomen van NFGD. Op dat moment is de apparatuur wel ons eigendom. Echter, het overname bedrag was te laag om als investering op te nemen. Deze voldeed dus niet aan de voorwaarden om als investering opgenomen te worden. Dat is destijds conform onze nota waarderen en afschrijven besloten.

Toezegging technische beantwoording: - Portefeuillehouder Ostendorp zegt toe om voor de besluitvormende vergadering een kwantificering te geven van de meerkosten als gevolg van de extra ureninzet in de twee andere variantie t.o.v. de voorkeursvariant. Beantwoorde technische beantwoording: Ten opzichte van de voorkeursvariant betekent de keuze voor de onderstaande varianten een extra inzet van medewerkers. Hieronder een kwantificering van de meerkosten van de extra ureninzet. 1. Een alternatief is te kiezen voor een meer eenvoudige variant - 1 facilitair medewerker - € 33,71 x 4 uur per vergadering, 38 vergaderingen per jaar = € 5.123,92 - 1 ICT medewerker - € 42,64 x 4 uur per vergadering, 12 vergaderingen per jaar = € 2.046,72 - griffiemedewerker - € 37,97 x 5 uren per vergadering, 38 vergaderingen per jaar = € 7.214,30 Totaal aan meerkosten v.w.b. ureninzet personeel: € 14.384,94 2. Een alternatief is het kiezen voor een toereikende variant - 1 facilitair medewerker - € 33,71 x 4 uur per vergadering, 38 vergaderingen per jaar = € 5.123,92 - 1 ICT medewerker - € 42,64 x 4 uur per vergadering, 12 vergaderingen per jaar = € 2.046,72 - griffiemedewerker - € 37,97 x 3 uren per vergadering, 38 vergaderingen per jaar = € 4.328,58 Totaal aan meerkosten v.w.b. ureninzet personeel: € 11.499,22 Bovenstaande salariskosten zijn inclusief werkgeverslasten.

In het raadsvoorstel staat ook, onderaan blz. 5, dat de inzet van deze medewerkers ook in de huidige situatie wordt gepleegd. Echter, wanneer de raad kiest voor de voorgestelde variant betekent dat niet dat deze kosten worden bezuinigd, het betekent dat deze medewerkers hun focus op andere taken kunnen leggen.