Wijziging regeling zonder meer samenwerking BLNP

Raadsvoorstel Nummer 1172137 - Wijziging Regeling Zonder Meer samenwerking BLNP Aan de commissie: Bestuur en Financiën Portefeuillehouder: M. van de Groep Beleidskader: Opmerkingen griffie: Team: Ambtenaar: Monique Huijbregts Telefoonnummer: 033 - 299 1411 E-mailadres: Datum raadsvergadering: 15 december 2022 Aanvullende stukken 1. Titel: overzicht wijzigingen Regeling Zonder Meer Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage: 2. Titel: Regeling Zonder Meer met wijzigingen bijhouden Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage: 3. Titel: Regeling Zonder Meer Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage: Voorstel 1. Het college van burgemeester en wethouders toestemming te geven om de Regeling Zonder Meer samenwerking BLNP aan te passen, conform artikel 11, lid 2. 2. Het college van burgemeester en wethouders toestemming te geven om de technische aanpassingen door te voeren en de beschrijving van de taken/omschrijvingen in bijlage 1 van de Regeling Zonder Meer te wijzigen. Inleiding Voor de samenwerking op het gebied van Bedrijfsvoering zijn de colleges van de gemeenten Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten bij besluit van 12 april 2016 een Gemeenschappelijke Regeling Zonder Meer (RZM) aangegaan. Op basis van deze regeling is op 1 januari 2017 de samenwerking bedrijfsvoering BLNP gestart.

In de RZM is vastgelegd welke taken BLNP uitvoert voor de vier gemeenten (bijlage 1 van de RZM) en welke formatie de vier gemeenten voor uitvoering van de taken beschikbaar stellen (bijlage 2 van de RZM). In de afgelopen jaren heeft de BLNP samenwerking zich ontwikkeld. De RZM is daarop tegen het licht gehouden. Om de RZM actueel te houden moet een aantal technische aanpassingen en beschrijvingen worden doorgevoerd. Tijdens de raadsledenbijeenkomst BLNP op 17 mei 2022 bent u hier kort over geïnformeerd en is aangegeven dat het raadsvoorstel ter besluitvorming wordt aangeboden. Argumenten 1. De gemeenteraad moet toestemming geven voor het aanpassen van de RZM In artikel 11 lid 2 van de RZM is opgenomen dat voor wijziging van de regeling een goedkeurend besluit noodzakelijk is van alle deelnemende gemeenten en toestemming van de gemeenteraden. In bijlage 1 bij dit raadsvoorstel is aangegeven welke wijzigingen worden doorgevoerd in de RZM. Daarin is te zien dat het gaat om technische aanpassingen (in de regeling zelf), het wijzigen van de taakbeschrijvingen in bijlage 1 van de RZM (zie ook argument 2) en een actualisatie van bijlage 2 van de RZM (zie ook argument 2).

2. De taken die vanuit de vier taakvelden voor de gemeenten worden uitgevoerd zijn gewijzigd. De RZM dient hierop aangepast te worden. Naast de technische wijzigingen in de RZM zelf, worden ook wijzigingen voorgesteld in bijlage 1 en 2 van de RZM. De taken die door de gemeenten worden overgedragen naar BLNP zijn vastgelegd in bijlage 1 van de RZM. Deze taken zijn begin 2016 beschreven. Vanuit de vier taakvelden (Financiën, ICT, JZ en HRM) is in het kader van de overdracht van aansturing van medewerkers nog eens kritisch gekeken naar de taakbeschrijvingen. Dit heeft op onderdelen geleid tot aanpassing van de beschrijvingen. De grootste wijziging betreft de taakbeschrijving van taakveld financiën. Het teamhoofd heeft vastgesteld dat de taakbeschrijving niet accuraat is. Het is niet zo dat er andere taken worden overgedragen dan in de RZM beschreven maar de taakbeschrijving dekt niet goed de lading van de werkzaamheden die door BLNP worden uitgevoerd. De beschrijving is onevenwichtig. Van de 14 taken die worden genoemd betreffen het 8 beschrijvingen van de taken verzekeringen en AO/IC. Andere (belangrijkere) taken worden (te) summier beschreven. In overleg met de vier gemeenten is daarom een nieuwe taakbeschrijving opgesteld. Voor het taakveld ICT is de taakbeschrijving nagenoeg ongewijzigd.

Bij het onderdeel informatie beveiliging is ‘voldoen aan de BIG standaarden’ gewijzigd in ‘voldoen aan de BIO standaarden’. De taakbeschrijving voor het taakveld HRM is ongewijzigd. Wel is de benaming team P&O gewijzigd in team HRM. De taakbeschrijving voor het taakveld JZ is aangevuld met de nieuwe taken vanuit de AVG. Het gaat om privacy en functionaris gegevensbeheer.

3. De formatie die door de gemeenten wordt geleverd is ten opzichte van de uitgangspunten in 2017 gewijzigd De afgelopen vier jaar is de formatie bij de vier gemeenten gewijzigd, al dan niet door lokale omstandigheden. De wereld staat in vier jaar niet stil. Door natuurlijk verloop worden functies anders ingevuld, taken verschuiven en inzichten in welke taken we goed samen kunnen uitvoeren en welke niet wijzigen. Als we nu de samenwerking op de genoemde taken aan zouden gaan zou de formatie zijn zoals opgenomen in bijlage 2 bij de Regeling Zonder Meer. In bijlage 2 van de RZM is deze herijking doorgevoerd. Het blijven kosten die door de gemeenten afzonderlijk worden gedragen. De overdracht die heeft plaatsgevonden naar BLNP betreft de overdracht van de aansturing, er is geen sprake van een financiële overdracht (de formatiekosten gaan niet over naar een BLNP begroting). Er is ook geen sprake van verrekeningen anders dan de verrekeningen van gezamenlijke formatie zoals bijvoorbeeld Functionaris Gegevensbescherming en Ciso. Dit betekent dat het accepteren van deze nieuwe aantallen fte’s voor de vier taakvelden en de vier gemeenten een besluit is zonder verdere financiële consequenties en gevolgen voor de afzonderlijke gemeenten. Conform de RZM vergt een wijziging van de formatie geen besluit van de raad zolang hier geen financiële consequenties aan zijn verbonden.

De bijlage maakt onderdeel uit van de RZM.

Kanttekening De RZM en de bijbehorende bijlagen worden in overeenstemming gebracht met de huidige werkelijkheid. We kunnen de RZM ook houden zoals deze is. Dan blijft de situatie van vijf jaar terug het uitgangspunt. Het is echter goed om de RZM regelmatig te herijken, zodat de gemeenschappelijke regeling op orde is Financiën nvt

Uitvoering Gelijktijdig met het actueel maken van de Regeling Zonder Meer wordt door WagenaarHoes onderzoek gedaan. De samenwerking bedrijfsvoering BLNP heeft de Regeling Zonder Meer als grondslag. Deze regeling heeft ons erg geholpen om te komen in de samenwerking waar we nu staan. We hebben mooie resultaten geboekt. In het afgelopen jaar is geconstateerd dat we nu tegen de grenzen van de Regeling Zonder Meer aanlopen. Dat merken we ten aanzien van de AVG, fiscaliteit en aansturing. Daarom wordt de volgende stap onderzocht: een verkenning naar een toekomstige samenwerkingsvorm voor de BLNP. Daarbij wordt gekeken naar de ontwikkeling van de samenwerking voor de middellange termijn (3 jaar) en de daarbij passende juridische vorm. Tijdens de raadsledenbijeenkomst BLNP op 17 mei 2022 bent u hierover geïnformeerd. Communicatie nvt

De raad van de gemeente Bunschoten, Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 8 november 2022 nummer 1172179; Gelet op de Gemeentewet: Besluit

1. Het college toestemming te geven om de Regeling Zonder Meer aan te passen, conform artikel 11 lid 2 van de Regeling Zonder Meer samenwerking bedrijfsvoering BLNP

2. Het college toestemming te geven om de technische aanpassingen door te voeren en de beschrijving van de taken/omschrijvingen in bijlage 1 van de Regeling Zonder Meer te wijzigen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bunschoten van 15 december 2022 Griffier Drs. E. Hoogstraten Voorzitter M. van de Groep