SM 1166821 bijlage Opdrachtkader Rapport Stip aan de horizon 14 december 2021

Opdrachtkader Rapport Stip aan de horizon, doorontwikkeling van de samenwerking in het sociaal domein Onderdeel van het collegevoorstel rapport Stip aan de horizon

Aanleiding De gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest werken in de uitvoering van het Sociaal Domein met elkaar samen in de Gemeenschappelijke Regeling BBS. In maart 2021 is in navolging op de eerste twee aanbevelingen van de evaluatie van de gemeenschappelijke regeling BBS, opdracht gegeven aan TwynstraGudde om de stip op de horizon voor de samenwerking op de uitvoering van het Sociaal Domein verder uit te werken. Het rapport Stip aan de horizon, doorontwikkeling van de samenwerking in het sociaal domein’ TwynstraGudde 2021 is bedoeld om als drie gemeenten te komen tot een al dan niet gedeeld toekomstbeeld over de uitvoering van taken in het Sociaal Domein.

Doelstellingen De doelstellingen voor BBS zijn in de businesscase van Seinstra Van de Laar uit 2016 als volgt beschreven: • Versterken integraliteit in de uitvoering van taken in het sociaal domein • Ondersteuning en maatwerk bieden aan inwoners die minder zelfredzaam zijn, op een toekomstbestendige manier • Organiseren van het sociaal domein in nabijheid ‘van, voor en door’ de gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest, op een toekomstbestendige manier • Garanderen van continuïteit en kwaliteit van dienstverlening (mensen, systemen en kostenbeheersing) • Zo efficiënt en effectief mogelijk inzetten van expertise benodigd voor een goede uitvoering • Een krachtige partner zijn richting andere spelers in het veld • Reduceren van kwetsbaarheden t.a.v. de eigen organisatie (m.n. op de taken in de backoffice). Doelstellingen voor de doorontwikkeling De ambities en doelstellingen die bij de oprichting van de Gemeenschappelijke Regeling zijn geformuleerd staan 5 jaar later nog steeds overeind. Uit de gesprekken blijkt dat een drietal doelstellingen anno 2021 nog niet (volledig) zijn gerealiseerd. Deze doelstellingen vormen tezamen de stip aan de horizon voor de verdere doorontwikkeling van het samenwerkingsverband.

Doelstelling 1: De inwoners van Baarn, Bunschoten en Soest staan centraal Doelstelling 2: In het Sociaal Domein wordt integraal gewerkt Doelstelling 3: De continuïteit van de dienstverlening aan inwoners is in het samenwerkingsverband geborgd Opdrachtkader: Dit opdrachtkader is geformuleerd door de drie samenwerkende gemeenten en uitvoeringsorganisatie BBS als partner in dit project. Om de uitwerking vorm te geven adviseren we een onafhankelijke projectleider aan te stellen voor 16 uur per week voor de duur van circa 6 maanden. De projectleider wordt de volgende opdracht meegegeven: Beoogd resultaat: 1. de huidige informele samenwerking versterkt; 2. een uitgewerkt advies met betrekking tot een passende inrichting van BBS voor de toekomst. 1. Versterking van de huidige samenwerking De huidige samenwerking wordt versterkt. Lopende opdrachten ter versterking van de samenwerking worden gemonitord en waar nodig gestimuleerd. Kansen op verdere versterking binnen de huidige structuur worden gesignaleerd en waar mogelijk direct in gang gezet. 1

In de ontwikkeling en onderzoeken tot nu toe zijn onder andere onderstaande aandachtspunten naar voren gekomen, waarvan er al een aantal (deels) zijn opgepakt. I. II. III.

IV.

V. VI. VII. VIII. IX. X.

Integraliteit en samenwerking verder versterken door in te zetten op de huidige samenwerkingsrelatie tussen BBS en de drie gemeenten. De projectleider moet ophalen, inventariseren, de vinger op de zere plek leggen en adviseren. Sociale-lokale teams worden gestimuleerd om regelmatiger en nauwer met elkaar samen te werken en de benodigde ontwikkeling van de teams in het kader van de transformatie 1 gezamenlijke vorm te geven. Medewerkers van de uitvoerende teams (jeugd/Wmo/W&I) werken regelmatig samen op de werkplek van de gemeente waar zij voor werken om zodat de lijnen tussen BBS en de gemeentelijke organisaties verkleind worden en integraliteit en zichtbaarheid voor de inwoners wordt bevorderd. Inzetten op het delen van kennis, bijvoorbeeld door roulatie te stimuleren, gezamenlijke intervisie of specifieke specialismen breed in te zetten. Optimaliseren van de samenwerking rondom nieuwe Inburgeringswet Samen leren, door de BBS academy verder vorm te geven Gezamenlijk optrekken in het werven en behouden van voldoende kwalitatief geschoold personeel (HRM en werving en selectie) Harmoniseren van de uitvoeringstaken zorgadministratie Waar mogelijk uniformeren van (werk)processen zodat de efficiëntie in de uitvoering kan worden geoptimaliseerd. Gemeenten behouden hun beleidsvrijheid, maar stemmen hun beleid wel onderling af.

2.

Het opstellen van een uitgewerkt advies met betrekking tot een passende inrichting van BBS voor de toekomst Op basis van de ervaring met het versterken van de samenwerking in de huidige structuur, wordt helder waar de structuur al dan niet helpend is om de doelstellingen van de samenwerking te bereiken. Daarnaast stelt de projectleider een uitgewerkt advies op welke taken Bunschoten, Baarn en Soest in samenwerking zouden moeten blijven en/of gaan uitvoeren en welke taken we als gemeenten zelf uitvoeren. De keuze is eenduidig, past bij de in 2016 gestelde doelen voor de samenwerking en is tot stand gekomen in afstemming met de drie gemeenten en de BBS. Daarbij wordt op hoofdlijnen aangegeven welke consequenties deze keuze heeft voor: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

De Gemeenschappelijke Regeling (Uitvoeringsorganisatie BBS), met daarbij de governancestructuur De hiërarchische en functionele aansturing van uitvoerende teams in het Sociaal Domein Duidelijke onderscheid in rollen bijvoorbeeld in samenwerking zorgadministratie en de gemeenten Een explicit mandaat aan de projectleider door de stuurgroep voor de implementatiefase Financiën Huisvesting Lopende processen Organisatie van de bedrijfsvoeringtaken (in de huidige situatie worden een aantal taken afgenomen van Soest).

Dit advies wordt voorgelegd aan het college waarbij tevens akkoord wordt gevraagd voor de vervolgstap. Het vervolg vraagt een volledige uitwerking en doorrekening van dit advies, op basis waarvan het college en indien nodig de raad een definitieve keuze kan maken. 1 Transformatie in verband met; meer eigen begeleiding door de leden van het sociaal team en de

samenwerking met gebiedsteams vanwege de inkoop 2023, hervormingsagenda jeugd, actieplan in de veiligheidsketen. 2