SM 1166704 bijlage 1 Rapportage onderzoek samenwerking SR Wmo-vervoer

Bij toedeling van de vervoerstromen op basis van de Wmo-regio’s blijkt dat het grootste deel van de vervoerstromen zich binnen die regio’s afspeelt. Daarnaast spelen bij de regio’s Utrecht West, Lekstroom en ZOU de vervoerstromen naar Utrecht een belangrijke rol.

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 23 van 37

De huidige perceelindeling van de gemeenten in de vervoersystemen is als volgt: Perceel/vervoersysteem Perceel 1 Regiotaxi Utrecht Perceel 2 Regiotaxi Utrecht Perceel 3 Regiotaxi Utrecht Perceel 4 Regiotaxi Utrecht Regiotaxi Eemland Heuvelrug Valleihopper

Gemeenten Bunnik, De Bilt, Zeist Houten, IJsselstein, Lopik, Nieuwegein, Vijfheerenlanden Utrecht De Ronde Venen, Montfoort, Oudewater, Woerden Wijk bij Duurstede, Utrechtse Heuvelrug, Amersfoort, Baarn, Bunschoten Spakenburg, Leusden, Soest, Woudenberg Renswoude, Rhenen, Veenendaal

6.3 Conclusie De huidige indeling van de vervoerpercelen sluit grotendeels aan bij de gevonden vervoerstromen. Uitzondering hierop is de gemeente Stichtse Vecht (deel van de kern Maarssen), onderdeel van de Wmo-regio Utrecht West, die een sterke relatie heeft met Utrecht. Ten opzichte van de huidige indeling van de Regiotaxi projecten en percelen is de conclusie dat de gemeenten Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede beter ondergebracht zouden kunnen worden in perceel 1 van Regiotaxi Utrecht (deze gemeenten maken nu deel uit van Regiotaxi Eemland Heuvelrug). De gemeente Stichtse Vecht kan op basis van de vervoerskundige gegevens beter ondergebracht worden in perceel 3 van Regiotaxi Utrecht (bestaat nu uit de gemeente Utrecht). De gemeente heeft bij de aanbesteding van Regiotaxi Utrecht besloten om dat juist niet te doen. Renswoude, Rhenen en Veenendaal blijven onderdeel uitmaken van Valleihopper.

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 24 van 37

7 VORMEN VAN SAMENWERKING Er zijn verschillende samenwerkingsvormen zowel publiekrechtelijke als ook privaatrechtelijke. Genoemd kunnen worden:  publiekrechtelijke vormen van samenwerking: o openbaar lichaam; o gemeenschappelijk orgaan; o bedrijfsvoeringsorganisatie; o centrumgemeente constructie; o convenant.  Privaatrechtelijke vormen van samenwerking: o samenwerkingsovereenkomst; o stichting; o coöperatie; o besloten vennootschap. Onderstaand kort ingegaan worden op de, voor het onderhavige onderzoek, relevante vormen van samenwerking. Daarbij zullen de voor en nadelen per samenwerkingsvorm kort worden toegelicht. Een uitgebreide toelichting op de verschillende vormen van samenwerking is in bijlage F weergegeven. Voor de uitwerking van dit onderdeel is de vaste juridische partner AKD van Trafficon ingeschakeld.

7.1 Publiekrechtelijke samenwerking 7.1.1 Openbaar lichaam Bij gemeenschappelijke regeling kan een openbaar lichaam worden ingesteld. Dit is de meest vergaande vorm van samenwerking waarin de Wet gemeenschappelijke regelingen voorziet en het is tevens de in de praktijk meest gebruikte vorm van samenwerking. Een openbaar lichaam is een rechtspersoon en kan dus o.a. overeenkomsten aangaan of personeel in dienst nemen. De deelnemende gemeenten dragen taken en bevoegdheden over aan het openbaar lichaam. Het bestuur bestaat uit een Dagelijks bestuur met een voorzitter en het Algemeen Bestuur (dit heet een geleed bestuur). De belangrijkste voordelen van een openbaar lichaam zijn:  grote mate van zelfstandigheid;  weinig bemoeienis vanuit de gemeenten nodig. De belangrijkste nadelen zijn:  relatief grote afstand tot de gemeentebesturen;  minder slagvaardig als marktpartij (bestuurlijke “logheid” i.v.m. besluitvorming) 7.1.2 Gemeenschappelijk orgaan In het kader van de Wgr is het mogelijk een gemeenschappelijk orgaan in te stellen. Dat is een zeer lichte vorm van samenwerking. Een gemeenschappelijk orgaan beschikt niet over rechtspersoonlijkheid en het bestuur bestaat alleen uit een Dagelijks Bestuur. In de praktijk wordt deze vorm van samenwerking vaker gebruikt bij overlegfora.

De belangrijkste voordelen zijn:  gemeenten geven maar zeer beperkt zeggenschap uit handen;  samenwerking is niet vrijblijvend. De belangrijkste nadelen zijn:  kan moeizaam als zelfstandige organisatie functioneren;  sterke betrokkenheid van gemeentebesturen nodig ook voor de feitelijke uitvoerende taken.

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 25 van 37

7.1.3 Bedrijfsvoeringsorganisatie In het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is het eveneens mogelijk een bedrijfsvoeringsorganisatie in te stellen. Het is een lichte vorm van een openbaar lichaam en wordt veelal gebruikt als het gaat over uitvoeringstaken. Er is sprake van een Algemeen bestuur dat bestaat uit leden van de colleges van de deelnemende gemeenten. Een bedrijfsvoeringsorganisatie is een rechtspersoon. De belangrijkste voordelen zijn:  slagvaardigheid door ongeleed bestuur (dat betekent een enkelvoudig bestuur, dus zonder uitsplitsing naar algemeen en dagelijks bestuur en voorzitter);  meer rechtstreekse sturing door gemeenteraden. De belangrijkste nadelen zijn:  geen overdracht van regelgevende bevoegdheden mogelijk;  niet geschikt voor beleidsmatige beslissingen. 7.1.4 Centrumgemeente Op grond van de Wgr kan ook een centrumgemeente constructie worden ingesteld. Dat wil zeggen dat besturen van de deelnemende gemeenten hun bevoegdheden mandateren aan de bestuursorganen en ambtenaren van een van de deelnemende gemeenten. Er wordt geen nieuwe rechtspersoon opgericht. Het belangrijkste voordeel is:  relatief eenvoudig te realiseren. Het belangrijkste nadeel is:  niet-centrumgemeenten hebben slechts beperkte zeggenschap. 7.1.5 Regeling zonder meer (convenant) In feite gaat het hierbij om een soort overeenkomst die gemeenten met elkaar afsluiten.

In die overeenkomst worden afspraken vastgelegd maar geen bevoegdheden overgedragen. Het belangrijkste voordeel is:  deelnemers behouden volledig zeggenschap. Het belangrijkste nadeel is:  de gemeentebesturen maken weliswaar afspraken, maar formaliseren deze niet met mechanismen om de gezamenlijke taakuitoefening handen en voeten te geven. Dat brengt met zich mee dat iedere individuele gemeente zelfstandig verantwoordelijk is voor de uitvoering. Deze regeling lijkt sterk op een privaatrechtelijke samenwerking, met als enige verschil dat er “gemeenschappelijke regeling” boven staat en dat er voor oprichting raadstoestemming nodig is. Dit convenant valt onder het civiel recht.

7.2 Privaatrechtelijke samenwerking 7.2.1 Samenwerkingsovereenkomst (Civiel recht van toepassing) Gemeenten kunnen met elkaar bepaalde afspraken maken over de uitvoering van bijvoorbeeld bepaalde werkzaamheden of taken en deze vastleggen in een samenwerkingsovereenkomst. De belangrijkste voordelen zijn:  contractvrijheid in het vastleggen van verplichtingen en verantwoordelijkheden;  laagdrempelige vorm van samenwerking;  weinig procedures en geen extra kosten voor het aangaan van een dergelijke samenwerking. De belangrijkste nadelen zijn:

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

  

VERTROUWELIJK

Pagina 26 van 37

geen formele positie gemeenteraad bij het aangaan van de samenwerking; geen rechtspersoonlijkheid; over het afleggen van rekening en verantwoording moeten nadere afspraken worden gemaakt. Deze liggen niet vast in de wet.

De overige privaatrechtelijke vormen van samenwerking, zoals bijvoorbeeld een Besloten Vennootschap (bv), een coöperatie of een stichting, lijken niet echt geschikt voor het doel van de samenwerking namelijk de uitvoering van het sociaal-recreatief Wmovervoer. Het zijn in verhouding zware instrumenten voor een relatief eenvoudig doel te weten de uitvoering van het vraagafhankelijk Wmo-vervoer.

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 27 van 37

8 ONDERZOEKSVRAAG “Wat is de meest optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht?”

8.1 Werkbare samenwerkingsgrootte 8.1.1 Algemeen Uit de vragenlijsten blijkt de wens tot samenwerken op verschillende vlakken. Samenwerken kun je op verschillende manieren. Het beleidsmatig samenwerken en afstemmen gebeurt op Wmo-regioniveau en tussen Wmo-regio’s. De schaal van Wmoregio is van belang omdat er andere issues spelen in grootstedelijk, Randstedelijk en meer landelijk gebied. Tussen Wmo-regio’s kun je natuurlijk afstemmen over zaken die provincie breed spelen. De opgave van samenwerking die meer geformaliseerd zou moeten worden is die van inkoop en operationeel beheer van het sociaal-recreatieve Wmo-vervoer. Samenwerken met betrekking tot het operationele contractbeheer kan het best op zo groot mogelijke schaal plaatsvinden. Uit de referentieprojecten blijkt dat het niet uitmaakt met hoeveel gemeenten je samenwerkt. Het hangt er veel meer vanaf of er de bereidheid tot samenwerking is. Natuurlijk is het daarbij belangrijk om zoveel als mogelijk te streven naar uniformiteit maar afwijkingen daarvan zijn er en hebben geen effect op de samenwerking. Of het aantal deelnemers aan een samenwerking beperkt is of juist niet, maakt voor de uitvoering van de gezamenlijke taken niet veel uit en uit de referentieprojecten blijkt dat de deelnemen gemeenten uiterst tevreden zijn met de samenwerking en de wijze waarop die geregeld is.

Ongeacht of het een samenwerking betreft van 9 gemeenten of van 30. Dat betekent dat, voor wat betreft de samenwerking voor het sociaal-recreatief Wmovervoer in de provincie Utrecht, het aantal gemeenten geen beletsel is. 8.1.2 Afwegingen bij een indeling Een samenwerkingsschaal van alle gemeenten in de provincie Utrecht valt af. De Valleihopper gemeenten zitten nog in een samenwerking met de Gelderse Foodvalley gemeenten in De Valleihopper. Ook wanneer die samenwerking stopgezet zou worden hebben zij aangegeven dat zij met de drie gemeenten onderling samen willen blijven werken. Factoren die verder een rol spelen bij een afweging wat betreft de schaalgrootte zijn:  bereidheid om samen te werken;  inkoop vergelijkbaar product;  zoveel als mogelijk eenzelfde visie;  beleidsvrijheid;  ontwikkelingen zoals keuzes om doelgroepenvervoer te bundelen;  kosten. Uit de inventarisatie in hoofdstuk 4 blijkt dat alle gemeenten wel bereid zijn samen te werken. Met name vanuit de regio Eemland wordt aangegeven dat het liefst met de gemeenten uit de eigen Wmo regio te doen maar een grotere samenwerking wordt niet uitgesloten. Het is noodzakelijk dat de gemeenten overeenstemming hebben over wat er ingekocht wordt en hoe er ingekocht en beheerd gaat worden.

Is er overeenstemming over het gewenste model (bijvoorbeeld regiemodel versus traditioneel inkopen)? Is er eenzelfde wens over de methode van inkopen (bijvoorbeeld concurrentiegerichte dialoog versus

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 28 van 37

traditionele aanbesteding)? Is er overeenstemming over hoe het beheer ingericht gaat worden (bijvoorbeeld centraal regelen versus zelf doen). Het is wenselijk maar niet noodzakelijk dat gemeenten over alle spelregels dezelfde visie hebben. Wat duidelijk is, is dat alle gemeenten op dit moment deelnemen in een vergelijkbaar vraagafhankelijk vervoersysteem en qua spelregels dezelfde uitgangspunten delen. Met betrekking tot de beleidsvrijheid kan gesteld worden dat bij een gezamenlijke inkoop van het sociaal-recreatief Wmo-vervoer er maximale vrijheid is eigen beleid in te brengen. Dat kan op het niveau van een Wmo regio maar zelfs op het niveau van de eigen gemeente. Of het dan gaat om tarieven, andere doelgroepen, vrijwilligersvervoer, omrijdtijd, indicaties, volumeontwikkelingen of andere aspecten. Dat allemaal kan in één gezamenlijke aanbesteding ingeregeld worden. Maximale beleidsvrijheid dus. Consensus is niet nodig. Aandachtspunt is hierbij wel dat hoe meer verschillen er zijn, hoe ondoorzichtiger het voor de reiziger wordt en hoe gecompliceerder het de communicatie naar de reiziger en met de vervoerder maakt. Per af te spreken onderdeel van de dienstverlening kunnen gewenste afwijkingen ook nadelen hebben. In dat opzicht is het raadzaam om in ieder geval per vervoersperceel de specificaties zo veel mogelijk gelijk te houden.

Ontwikkelingen zoals die bij sommige gemeenten plaatsvinden, zoals het eventueel integreren van leerlingenvervoer en het sociaal-recreatief Wmo-vervoer in één aanbesteding, betekenen niet dat er niet op grote schaal kan worden samengewerkt. Als voorbeeld kan Avan genoemd worden. Daar is het leerlingenvervoer en het sociaalrecreatieve Wmo-vervoer en zelfs nog het dagbestedingsvervoer in één aanbesteding op de markt gezet. Daarbij heeft slechts een deel van de gemeenten die aan de samenwerking deelnemen hun dagbestedingsvervoer en hun leerlingenvervoer bij Avan ondergebracht. Kosten en kostenefficiency zijn belangrijke thema’s. Onderstaand zal wat nader op een aantal kosten worden ingegaan te weten van:  inkoop;  vervoer;  beheer;  ambtelijke ondersteuning. Inkoop De kosten van de inkoop hangen direct samen met de omvang van de samenwerking. Indien elke gemeente of elke Wmo regio zelf het Wmo-vervoer inkoopt kost dat per regio minimaal ca. € 10.000,00 tot € 12.500,00 ex btw. Op het moment dat voor alle regio’s in één keer het vervoer wordt ingekocht kost dat ca. € 25.000,00. Het moge duidelijk zijn dat centraal het Wmo-vervoer inkopen vele malen goedkoper is dat dat elke regio dat zelf doet. Om maar te zwijgen van het per gemeente zelf inkopen. Kosten vervoer Het gezamenlijk inkopen van het vervoer zal zeker schaalvoordelen opleveren.

De kosten van het vervoer zelf, dus de kosten van de auto, de chauffeur en daaraan gerelateerde kosten zullen niet veel van elkaar verschillen in het geval er per regio of gezamenlijk wordt ingekocht. Wat wel verschilt zijn de kosten van de centrale en de interne regiefunctie. Bij gezamenlijk inkopen zullen die kosten lager zijn dat dat elke regio of gemeente dat zelf doet. In dat laatste geval zal elke vervoerder die kosten in het tarief doorrekenen. De besparing bij gezamenlijke inkoop op de totale vervoerskosten zal ca. 7% tot max. 12% bedragen.

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 29 van 37

Contractmanagement/beheer Voor het bepalen van de kosten van het contractbeheer is het van belang om te bepalen wat de uit te voeren werkzaamheden zijn. Onderstaand zijn de normale werkzaamheden van contractbeheer weergegeven:  aanspreekpunt voor opdrachtnemers, opdrachtgevers en stakeholders;  monitoring prestaties opdrachtnemer(s);  structureel overleg met opdrachtnemer(s);  klachtenlijn: klachten aannemen en afhandeling monitoren;  ondersteunen klachtencommissie (bezwaren n.a.v. afgehandelde klacht);  klanttevredenheidsonderzoek: input vragenlijst, opdracht uitzetten en uitkomsten bespreken;  consumentenplatform: input verzorgen en bijwonen;  data-analyse en rapportages, individuele vragen van opdrachtgevers beantwoorden;  financieel beheer: facturen opstellen, bonusmalus bepalen;  communicatie: contactpersoon websitebouwer, coördineren drukwerk;  input voor inhoud communicatie van website, folder, nieuwsbrief, persberichten;  opstellen van de (jaar)rapportages, begroting en jaarrekening/jaarverslag;  vergaderingen: vergaderschema, agenda en bijlagen voorbereiden, deelname;  voorstellen voor besluitvorming opstellen, advisering bij concept collegevoorstellen;  signaal en adviesfunctie.

Uitgaande van het gegeven dat deze werkzaamheden moeten worden uitgevoerd of er met betrekking tot het contractbeheer wordt samengewerkt met alle regio’s of elke regio de werkzaamheden apart uitvoert, is een inschatting gemaakt van het aantal fte. Daarbij is uitgegaan van het aantal ritten in 2019 per regio. Per regio is dan gemiddeld ca. 1 á 1,5 fte nodig. Bij 5 regio’s betekent dat dus minimaal 5 tot 7,5 fte’s. Bij een samenwerking zijn daar normaal gesproken 3 fte’s (ca. € 350.000,00) voor nodig (basis 40-urige werkweek). Daarnaast zullen een aantal out of pocket kosten zoals bijvoorbeeld de aanschaf van een rapportagetool of een klachtenapplicatie maar één keer nodig zijn indien alle gemeenten samenwerken in plaats van dat elke regio die apart aanschaft. Ter vergelijk: in de huidige situatie is voor het beheer van Regiotaxi Utrecht en Regiotaxi Eemland Heuvelrug samen theoretisch 2 fte nodig, in de praktijk is dat 4 fte. Op basis van historie zijn de kosten voor het contractbeheer van Regiotaxi Utrecht (14 gemeenten) jaarlijks ongeveer € 275.000,00 en voor Regiotaxi Eemland Heuvelrug (8 gemeenten) € 150.000,00. Dat is inclusief de kosten voor de klachtenlijn en de management rapportage tool (bron: contractbeheer). Kosten ambtelijke ondersteuning De kosten van de ambtelijke ondersteuning bestaan vooral uit de uren benodigd voor overleg.

Ongeacht of nu elke regio apart de contractbeheer werkzaamheden uitvoert of dat het gezamenlijk gebeurt, voor het aantal uren overleg zal dat weinig verschil uitmaken. In alle gevallen is er minimaal één keer per drie maanden overleg nodig. Dat geldt eveneens voor de bestuurlijke overleggen. Mogelijk dat bij een samenwerking gewerkt wordt met een soort ambtelijk kernteam en een breed ambtelijk overleg. In dat geval zal het breed ambtelijk overleg minimaal 2 keer per jaar worden gehouden terwijl de ambtelijk kerngroep ongeveer 6 keer per jaar bij elkaar komt. Natuurlijk zal veel afhangen van de kwaliteit van de dienstverlening door de vervoerder en de thema’s die in beleidsmatige zin een rol spelen. Kostenverdeling De verdeling van het gezamenlijke contractbeheer kan op verschillende manieren geschieden. Onderstaand een aantal methoden:

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 30 van 37

 basis inwoneraantal;  basis pashouders;  basis declarabele kilometers;  combinatie van pashouders en declarabele kilometers;  basis inwoners en declarabele kilometers. De kosten van het contractbeheer zijn voor een deel afhankelijk van het vervoersvolume en voor een ander deel vast en niet afhankelijk van de volumes. Dat betekent dat een verdeelsleutel eigenlijk opgebouwd zou moeten zijn uit een vast deel en een variabel deel. Het vaste deel zouden de pashouders kunnen zijn of het inwoneraantal en het variabele deel de volumes in casu het aantal declarabele kilometers. De verhouding tussen de beide elementen van de verdeelsleutel kan op 50%-50% gesteld worden. Afweging Het bovenstaande afwegende is de conclusie dat de optimale schaalgrootte voor de samenwerking op het gebied van het sociaal-recreatief Wmo-vervoer, alle gemeenten omvat. Dus de U16 gemeenten inclusief Eemland. De op één na optimale schaalgrootte betreft de U16 gemeenten en dan Eemland apart. Andere opties of samenwerkingsverbanden leiden alleen maar tot hogere kosten en zijn derhalve minder efficiënt. Dat de optie U16 en Eemland apart als optie naar voren komt heeft vooral te maken met een aantal zaken die in Eemland op dit moment nog niet duidelijk zijn. Zo heeft Royal Haskoning een onderzoek gedaan naar hoe het vervoer efficiënt ingericht kan worden in Eemland.

Een van de scenario’s is om vervoersvormen te combineren door de contracten te integreren. De haalbaarheid hiervan wordt uitgewerkt middels een businesscase, daarna volgt besluitvorming. De onzekerheid over de uitkomst daarvan in combinatie met het feit dat de regio heeft aangegeven het liefst als regio te willen samenwerken, maakt dat het een alternatief kan zijn voor de samenwerking met alle gemeenten. Dat betekent dat er in principe sprake is van twee scenario’s te weten:  U16 gemeenten en Eemland samen;  U16 gemeenten en Eemland apart. 8.1.3 Scenario 1: U16 en Eemland samen De voordelen van een dergelijke samenwerking met betrekking tot inkoop en beheer van het sociaal-recreatieve Wmo-vervoer zijn in het voorgaande reeds beschreven. De ervaring bij de referentieprojecten leert dat de kennis die je professioneel neerzet in het beheer leidt tot een verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening zowel wat de uitvoering van het vervoer betreft als ook wat betreft de dienstverlening aan de samenwerkende gemeenten. Aandachtspunt is wel dat als een grote samenwerking regiotaxi als geheel aanbesteedt, vooral de grote landelijke vervoerders in zullen schrijven. Dat zullen dan nog steeds wel 4 of 5 partijen zijn. Als lokale of kleinere partijen een kans moeten krijgen geven dan is het een overweging waard om de aanbesteding in een aantal kleinere percelen te verdelen.

Bij een verdeling in percelen moet echter ook in het oog gehouden worden dat hoe meer contractpartijen er zijn, het effect kan hebben op de te behalen kostenvoordelen. Die zullen mogelijk iets kleiner zijn. Dat geldt zowel voor de kosten van het vervoer als ook voor de beheerskosten. Overigens is het in een dergelijke samenwerking best mogelijk dat een bepaalde gemeente aangeeft dat zij een aantal beheertaken zelf willen uitvoeren. Hoe groter een samenwerking, hoe minder daadkracht en langere besluitvormingstrajecten zou de gedachte kunnen zijn. Dat speelt vooral bij het oprichten van de samenwerking en bij het inkoopproces, omdat dan wezenlijke keuzes gemaakt moeten worden waarbij ambitie en visie een rol spelen. Tijdens de beheerfase speelt dat minder een rol, omdat de keuzes dan grotendeels gemaakt zijn en het beheer is geregeld. Vooropgesteld dat gekozen wordt voor een samenwerkingsvorm waar

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 31 van 37

slagvaardig geopereerd kan worden. Hiervoor zijn meerdere vormen geschikt. Ook een samenwerkingsovereenkomst kan zo werken. Daarvoor is het nodig om afspraken vast te leggen wat de mandaten en bevoegdheden zijn van de stuurgroep en beheersorganisatie. Wanneer gekozen wordt voor een samenwerkingsvorm waarbij elk besluit in de eigen colleges genomen moet worden levert een grotere samenwerking mogelijk wel vertraging op omdat het lastiger is tot eensluidende besluiten te komen. 8.1.4 Scenario 2: U16 en Eemland apart Een indeling in Eemland, Valleihoppergemeenten en U16 sluit aan bij de uitkomsten van de vervoerkundige analyse en uit de wensen die blijken uit de vragenlijsten. U16 is al een bestaande samenwerking, op twee gemeenten na maken deze allemaal op dit moment deel uit van Regiotaxi Utrecht. Het aansluiten van de gemeenten Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede bij de Wmo regio Utrecht ZOU is een logische. Ten opzichte van scenario 1 zullen de kosten voor Eemland hoger worden. Het effect op de kosten van de U16 gemeenten is relatief klein.

8.2 Passende organisatievorm 8.2.1 Welke taken in de samenwerking Er is beleidsmatige vrijheid nodig voor de individuele gemeenten. Die wens blijkt ook uit de vragenlijsten. Beleidsontwikkeling, het vaststellen van verordeningen, het indiceren en beschikken blijven allemaal liggen bij de individuele gemeenten. De aanbesteding kan plaatsvinden door de nieuwe samenwerking als deze rechtspersoonlijkheid heeft, door een inkooporganisatie of individuele gemeente als penvoerder voor het collectief wanneer dat niet het geval is. Alle andere functies vallen onder de noemer “contractbeheer” en kunnen als zodanig door de samenwerking geregeld dan wel uitgevoerd worden. Het verdient aanbeveling om hiervoor expertise in te zetten of aan te trekken, of deze taken geheel of gedeeltelijk extern in te kopen. Onderstaand zijn de normale werkzaamheden van contractbeheer weergegeven:  aanspreekpunt voor opdrachtnemers, opdrachtgevers en stakeholders;  monitoring prestaties opdrachtnemer(s);  structureel overleg met opdrachtnemer(s);  klachtenlijn: klachten aannemen en afhandeling monitoren;  ondersteunen klachtencommissie (bezwaren n.a.v.

afgehandelde klacht);  klanttevredenheidsonderzoek: input vragenlijst, opdracht uitzetten en uitkomsten bespreken;  consumentenplatform: input verzorgen en bijwonen;  data-analyse en rapportages, individuele vragen van opdrachtgevers beantwoorden;  financieel beheer: facturen opstellen, bonusmalus bepalen;  communicatie: contactpersoon websitebouwer, coördineren drukwerk;  input voor inhoud communicatie van website, folder, nieuwsbrief, persberichten;  opstellen van de (jaar)rapportages, begroting en jaarrekening/jaarverslag;  vergaderingen: vergaderschema, agenda en bijlagen voorbereiden, deelname;  voorstellen voor besluitvorming opstellen, advisering bij concept collegevoorstellen;  signaal en adviesfunctie.

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 32 van 37

8.2.2 Juridische entiteit In Eemland is voorkeur voor een openbaar lichaam of centrumgemeenteconstructie, terwijl in de andere regio’s bij de gemeenten die hier al een mening over hebben een sterke voorkeur is voor een zo licht mogelijke vorm. Utrecht Stad heeft de wens uitgesproken om de regiotaxi opgave op dezelfde manier te benaderen en samen te werken zoals dat met andere opgaven in de regio ook al gebeurt. Onduidelijk is hoe dat precies in zijn werk gaat, in 4.2.1 is al wel iets gezegd over de strekking. In het algemeen leeft er in U16 de wens voor een zo licht mogelijke samenwerking. Belangrijk om te vermelden is dat bij een centrumconstructie er bevoegdheden overgedragen worden aan de centrumgemeente. Dat willen de meeste gemeenten nou juist niet. Bij een groter samenwerkingsverband is een BVO een geschikte vorm. Een BVO kan zelfstandig aanbesteden en contracten afsluiten maar beleidsbeslissingen liggen bij de individuele gemeenten. Bij de referentieprojecten is Avan een voorbeeld van een BVO. Ook een privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst is een praktische mogelijkheid die heel eenvoudig in te stellen is (besluitvorming door de colleges). Zowel bij Taxbus als in de regio Haaglanden wordt samengewerkt op basis van zo’n samenwerkingsovereenkomst. Bij Taxbus gaat het om een grotere samenwerking waar in de overeenkomst ook afspraken gemaakt zijn over besluitvorming.

Bij een samenwerkingsovereenkomst is geen sprake van een eigen rechtspersoonlijkheid. De samenwerking kan een gemeente gebruiken als penvoerder om namens alle gemeenten in te kopen, of een gemeentelijke of regionale inkooporganisatie. Elke gemeente sluit zelf het (eensluidende) contract met de vervoerder voor regiotaxi. Wanneer personeel ingehuurd of aangesteld wordt voor het beheer kan dat bij een van de gemeenten ondergebracht worden. Ofwel een gemeente sluit namens de samenwerking het contract met een beheersorganisatie wanneer het contractbeheer extern ingekocht wordt Het huidige convenant met de provincie is een publiekrechtelijke overeenkomst. Als gemeenten de voorkeur hebben voor een samenwerking op publiekrechtelijke grondslag, kunnen alle afspraken die genoemde privaatrechtelijke samenwerkingen maken in hun overeenkomst om de gezamenlijke taakuitvoering te regelen, ook vastgelegd worden in een regeling zonder meer (publiekrechtelijk convenant). Omgekeerd kan er ook voor gekozen worden om voor het oprichten van een privaatrechtelijke samenwerking raadstoestemming te vragen. Met uitzondering van de vereiste raadstoestemming voor oprichting van een convenant is er verder geen verschil tussen een convenant en een privaatrechtelijke samenwerkingsovereenkomst.

AKD wijst erop dat met de Wet gemeenschappelijke regelingen “juist is voorzien in een specifiek wettelijk kader voor de instelling van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden”. In een gesprek heeft AKD aangegeven dat als er niet voor een vehikel gekozen wordt binnen de Wet gemeenschappelijke regeling, dat het dan niet uitmaakt of je kiest voor een publiek- of privaatrechtelijke samenwerking. AKD zegt over een privaatrechtelijke samenwerking: “Indien de bestuurlijke voorkeuren toch duidelijk naar een samenwerking zonder publiekrechtelijk vehikel uitgaan, is het van belang om weloverwogen te werk te gaan en geen “open einden” te laten bestaan. Met heldere afspraken over de inhoudelijke werkwijze en democratische betrokkenheid kan op privaatrechtelijke grondslag een goed functionerend samenwerkingsverband worden opgetuigd”. Dit zien we ook in de praktijk bij zowel Taxbus als regiotaxi Haaglanden. 8.2.3 Wijze van besturen De wijze van besturen volgt uit de keuze voor de juridische vorm.

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 33 van 37

Bij een BVO is sprake van een ongeleed bestuur, het bestaat uit de collegeleden die door de deelnemende gemeenten zijn aangewezen. Voor de gemeenteraad heeft dit als voordeel dat een wethouder als bestuurslid rechtstreeks aangesproken kan worden, dit hoeft niet indirect via een algemeen bestuur. Controle en bijsturing door de gemeenteraad is eenvoudig waardoor er minder verlies van controle ervaren wordt. Bij een grote samenwerking als bijvoorbeeld U16 betekent dit dat er 16 wethouders in het bestuur plaatsnemen. Het ongelede bestuur van een BVO heeft, juist bij een groot samenwerkingsverband, het nadeel dat alleen overlegd kan worden in de volledige samenstelling. Voor een beheerorganisatie is het qua snelheid en diepgang soms prettig om in een kleiner comité te kunnen sparren of met een afvaardiging (kleinere) besluiten te nemen. Dat kan in een BVO niet. In de praktijk kan dat betekenen dat het bestuur vaker bij elkaar moet komen dan nu het geval is. Enkele gemeenten hebben aangegeven dat ze zo min mogelijk (extra) “bestuurlijke drukte” willen. In dat opzicht lijkt deze vorm minder geschikt. Bij een privaatrechtelijke samenwerkingsvorm is de samenwerking vrij in het regelen van het bestuur.

Bij Taxbus, een samenwerking van 18 gemeenten en de provincie Brabant, is gekozen voor een algemeen bestuur (alle portefeuillehouders) en een dagelijks bestuur (een bestuurlijke afvaardiging per vervoersperceel). Dezelfde indeling is ambtelijk aangehouden. In de samenwerkingsovereenkomst is gedetailleerd vastgelegd hoe de kosten verdeeld worden, hoe besluitvorming plaatsvindt etc. Dit werkt goed. Wanneer er een probleem is dat maar in een van de vervoerspercelen speelt en dat frequenter overleg vraagt (bijvoorbeeld een faillissement van een vervoerder) vindt overleg en besluitvorming op het niveau van dat perceel plaats door de betrokken portefeuillehouders. 8.2.4 Inrichting contractmanagement De ervaring van Trafficon is: professioneel vervoer vraagt om professioneel contractbeheer. Professioneel contractbeheer is beheer waarin gestreefd wordt naar en uiting gegeven wordt aan partnerschap met de contractpartij. Een beheerorganisatie is een uitvoerende organisatie die daarnaast input kan leveren aan de samenwerking en individuele gemeenten voor het maken van beleidsmatige keuzes. Het is de taak van de beheerorganisatie om de gemeenten die zij bedient zo goed mogelijk te informeren. Daar hoort communicatie bij om beleidsmedewerkers en bestuurders mee te nemen in afwegingen zodat zij de voor hen optimale keuzes kunnen maken.

Vanuit kostenoptiek maar ook vanuit kwaliteitsoogpunt geldt dat contractbeheer het beste centraal en op zo groot mogelijke schaal georganiseerd kan worden. Het operationeel beheren van regiotaxi is een vak. Een professionele beheerorganisatie is nodig met voldoende capaciteit, kennis en kunde. De wens van de gemeenten is om dichter op het contractbeheer te zitten. Het gaat dan bijvoorbeeld om voeling krijgen met wat er speelt in het vervoer en bij de vervoerders. Maar ook om directer invloed uit te oefenen en om desgewenst maatwerk afspraken te maken. Er is een behoefte aan open, duidelijke en snelle communicatie. Goede informatievoorziening is belangrijk om aangehaakt te blijven, om lokaal te kunnen sturen en om besluiten voor te bereiden. Transparantie in kosten en facturen is ook een aandachtspunt. Dit is allemaal goed te regelen in een beheersorganisatie van en voor de gemeenten. Trafficon voert op deze manier al meer dan 20 jaar contractbeheer uit en ziet ook andere voorbeelden in het land waar dit op deze manier goed werkt. Er hoeft geen overdracht van bevoegdheden plaats te vinden. Het is mogelijk om contractbeheer onder te brengen bij een gemeente (voor het arbeidsrechtelijk onderbrengen van het personeel), maar met een stem voor elke gemeente (dus geen

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 34 van 37

centrumgemeente die mandaat krijgt). Dit kan een grote gemeente zijn wanneer daar al expertise aanwezig is. Het kan ook om een kleinere gemeente gaan wanneer expertise aangetrokken wordt of het contractbeheer extern ingekocht wordt. Bij U16 heeft Utrecht Stad de bereidheid aangegeven om deze rol op zich te willen nemen, als na verkenning blijkt dat dit wenselijk zou zijn. Daarbij zou zij dan vooral de monitoring en aansturing van de vervoerder(s) zelf willen oppakken en andere functies zoals rapportage, klachtenlijn etc. uitbesteden. In de regio Eemland wordt vaak genoemd dat het beheer mogelijk ondergebracht kan worden bij de regionale inkooporganisatie RISB Amersfoort. Er wordt aangegeven door Soest dat het mogelijk van belang is om het neer te leggen daar waar ook Wmo inkoop gebeurt. Echter: het beheren van inkoop van bijvoorbeeld dagbesteding en het beheren van een regiotaxi contract dat zijn totaal verschillende processen. Contractbeheer regiotaxi vraagt specifieke kennis, die moet geborgd worden, waar het ook belegd wordt.

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 35 van 37

9 CONCLUSIE EN AANBEVELINGEN “Wat is de meest optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht?”

9.1 Schaal van samenwerking Vanuit het oogpunt van efficiency, kostenbesparing en inzet van expertise is een zo groot mogelijke schaal aan te raden (U16 plus Eemland). Daarbij is niet het aantal gemeenten van belang voor de werkbaarheid van de samenwerking zoals blijkt uit de referentieprojecten. Belangrijk is de bereidheid om samen te werken, de wens tot inkoop van een vergelijkbaar product en eenzelfde visie ten aanzien van model, inkoop en beheer. In Eemland wordt binnenkort besloten of bij de nieuwe inkoop gekozen gaat worden voor integratie van doelgroepenvervoer. Afhankelijk van de gemaakte keuze kan het zijn dat Eemland besluit om zelf het Wmo-vervoer te gaan aanbesteden en beheer. Mocht dat het geval zijn dan is samenwerking met de U16 gemeenten het meest voor de hand liggend. De Valleihoppergemeenten hebben aangegeven in de huidige samenwerking door te willen gaan. Ook vervoerkundig is dat een logische keuze.

9.2 Vorm van samenwerking De voorkeur bij de gemeenten gaat uit naar een lichte vorm van samenwerking maar wel een vorm waar duidelijke afspraken gemaakt kunnen en moeten worden wat betreft de uit te voeren taken en de bevoegdheden. Vooralsnog hebben gemeenten niet de wens om bevoegdheden over te dragen. Beleidsvrijheid, rechtstreeks sturingsmogelijkheid en democratische verantwoording en besluitvorming worden belangrijk gevonden. Rechtspersoonlijkheid is niet per se nodig voor de samenwerking zelf. Een samenwerkingsvorm die het beste bij deze uitgangspunten past is de privaatrechtelijke of publiekrechtelijke samenwerkingsovereenkomst. Ook de BVO behoort tot de mogelijkheden indien een eigen rechtspersoonlijkheid voor de samenwerking belangrijk gevonden wordt. Deze laatste heeft in een groot samenwerkingsverband een nadeel in de afstemming met bijvoorbeeld contractbeheer omdat dit altijd met alle partners samen moet. Trafficon adviseert daarom een privaat- of publiekrechtelijke samenwerking.

9.3 Contractmanagement/beheer Vanuit kostenoptiek maar ook vanuit kwaliteitsoogpunt geldt dat contractbeheer het beste centraal en op zo groot mogelijke schaal georganiseerd kan worden. Een professionele beheerorganisatie is nodig met voldoende capaciteit, kennis en kunde. Breng deze onder bij een deelnemende gemeente, inkooporganisatie of huur deze extern in. Het principe hier is kiezen voor (inkoop/inhuur van) deskundigheid. De verantwoordelijkheid daarvoor kan overal ondergebracht worden.

9.4 Algemeen Tenslotte is het aan te raden om te zorgen dat alle gemeenten, bestuurders en beleidsmedewerkers goed aangehaakt blijven tijdens elk proces. Dit geldt voor het oprichten van de samenwerking, bij de aanbesteding, tijdens de samenwerking en bij het contractbeheer. Neem mensen mee in de gedachtegang en zorg voor een goede

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

Pagina 36 van 37

communicatie. Zorg dat iedereen weet wat de afwegingen zijn, de voor- en nadelen, wat de redenen zijn voor een bepaalde keuze en wat de gevolgen zijn als je het anders doet.

Optimale samenwerking voor sociaal-recreatief Wmo-vervoer in de provincie Utrecht Gemeente Stichtse Vecht Versie: 1.1 Definitief

VERTROUWELIJK

10 BIJLAGEN Bij deze rapportage horen de volgende bijlagen: A. Opdrachtformulering B. Vragenlijst gemeenten C. Vragenlijst referentieproject beheersorganisatie D. Vragenlijst referentieproject gemeente E. Vervoersanalyse “Indeling gemeenten” F. Rapport AKD over samenwerkingsvormen (d.d. 4 mei 2021) Verder zijn bij de opdrachtgever beschikbaar: 

alle ingekomen ingevulde vragenlijsten;



gespreksnotities van de interviews;



werkdocument met een samenvatting van de standpunten.

Pagina 37 van 37