SM 1166142 bijlage Vrijdagmiddagopenstelling gemeentehuis scenario's

Vrijdagmiddagopenstelling gemeentehuis Huidige situatie De huidige situatie is dat het gemeentehuis om 12.00 uur sluit. Als er gebeld wordt krijgt men een automatische beantwoording, voor calamiteiten is er iemand bereikbaar. Er wordt wel gewerkt op vrijdagmiddag in het gemeentehuis, alhoewel ook veel ambtenaren vrijdagmiddag vrij zijn. Als er gasten komen, dan worden die binnengelaten door degene waarmee er een afspraak is. Vraag: De gemeenteraad heeft via een motie gevraagd om de mogelijkheden voor vrijdagmiddagopenstelling te onderzoeken, Motie Vrijdagmiddag (M04 dd. 01-012021). In onderstaand schema worden drie scenario’s uitgewerkt. Eerste uitwerking: Dit is een eerste uitwerking van scenario’s met daarbij de kosten die daarvoor gemaakt dienen te worden. Bij verdere uitwerking is de kostendekkendheid van de leges van burgerzaken voor de formatie van burgerzaken een aandachtspunt, aangezien er minder leges binnenkomen in verband met de verlenging van de geldigheidsduur van reisdocumenten en de ruimere openingstijden meer kosten vragen. Daarnaast is er nog niet uitgebreid met het personeel gesproken over de mogelijke opties en wat dat voor hun werk/ werktijden betekent. Daarbij valt weerstand te verwachten omdat er veel medewerkers van het KCC en burgerzaken al lang bij de gemeente werken en de vrijdagmiddag altijd vrij was omdat het gemeentehuis dan gesloten was.

Vanwege de lange duur van de situatie en de vastgelegde werktijden hebben zij ook recht opgebouwd, bovendien is er instemmingsrecht van de ondernemingsraad van toepassing.

Scenario’s Scenario 1 Alleen receptie open van 12.00-17.00 uur

Formatie/ kosten 0,25 Fte € 15.000,-

Voordelen • Gasten kunnen naar binnen en worden ontvangen. • Rijbewijzen en Identiteitsdocumenten kunnen worden afgehaald. Mits de receptionist, iemand anders is dan degene die de aanvraag in behandeling heeft genomen (in verband met de verplichte functiescheiding)

1

Kanttekeningen • Er zullen ook burgers binnenlopen met vragen waarmee zij dan niet geholpen kunnen worden. • Omdat er maar beperkte dienstverlening is, is het voor inwoners onduidelijk, terwijl vorig jaar alle openingstijden gelijkgetrokken zijn om juist meer helderheid te geven. • Inwoners kunnen wel binnenlopen, maar telefonisch zijn we niet bereikbaar (tenzij er sprake is van een calamiteit) • Belangrijk dat een andere collega die op vrijdagmiddag al werkt, op het KCC werkt voor de veiligheid van degene die bij de receptie werkt.

• • Scenario 2 Receptie, Telefoon/Post open van 12.00-17.00 uur

0,5 Fte € 30.000,-

• • • •

Gasten kunnen naar binnen en worden ontvangen. Rijbewijzen en Identiteitsdocumenten kunnen worden afgehaald. Het gemeentehuis is telefonisch bereikbaar tot 17.00 uur De telefoondienst voor calamiteiten kan vanaf vrijdagmiddag 17.00 uur ingaan in plaats vanaf 12.00 uur.

• •

• • • •

Scenario 3 Volledige openstelling Receptie, Telefoon/Post en Balie Burgerzaken en backoffice (voor specialistische aanvragen)

1,0 Fte € 60.000,-

•

Volledige openstelling. Zie voorgaande, waarbij ook aanvragen bij burgerzaken kunnen plaatsvinden.

• • • •

2

Dit betekent voor diegene tot 17.00 uur op die plek werken Het is het beste uitvoerbaar als er bij bouwen ook een aanspreekpunt aanwezig is. Er moet iemand aanwezig zijn die de kluis kan sluiten Er zullen ook burgers binnenlopen met vragen waarmee zij dan niet geholpen kunnen worden. Omdat er maar beperkte dienstverlening is, is het voor inwoners onduidelijk, terwijl vorig jaar alle openingstijden gelijkgetrokken zijn om juist meer helderheid te geven. Het is het beste uitvoerbaar als er bij bouwen ook een aanspreekpunt aanwezig is. Op vrijdagmiddag zijn er relatief meer mensen vrij dus zullen er wat meer terugbelnotities moeten worden gemaakt. Vanuit elk team moet een aanspreekpunt bereikbaar zijn In de middag moet er wel iemand van snel herstel bereikbaar zijn voor het oplossen van een calamiteit Het is het beste uitvoerbaar als er bij bouwen ook een aanspreekpunt aanwezig is. Op vrijdagmiddag zijn er relatief meer mensen vrij dus zullen er wat meer terugbelnotities moeten worden gemaakt. Vanuit elk team moet een aanspreekpunt bereikbaar zijn In de middag moet er wel iemand van snel herstel bereikbaar zijn voor het oplossen van een calamiteit

Openingstijden in de regio op 22 september 2021 : Gemeente Baarn: Openingstijden burgerzaken – werken op afspraak: Dinsdag, donderdag en vrijdag van 8.00 uur tot 12.00 uur Maandag en woensdag van 8.00 uur tot 12.00 uur en van 13.00 uur tot 16.00 uur Telefonische bereikbaarheid – Maandag t/m donderdag van 8.00 uur - 12.00 uur en van 13.00 uur - 16.00 uur Vrijdag van 8.00 uur tot 12.00 uur Gemeente Nijkerk:

Werken op afspraak. Maandag t/m vrijdag van 9.00 uur – 17.00 uur (balies bouwen/ Wmo gesloten)

Gemeente Leusden:

Werken op afspraak. Telefonisch bereikbaar op werkdagen van 8.30 uur – 17.00 uur.

Gemeente Putten

Vanwege Corona op afspraak. Maandag t/m woensdag van 8.30 uur – 17.00 uur en donderdag van 17.00 uur – 20.00 uur en vrijdag van 8.30 uur – 12.30 uur.

Gemeente Soest

Werken standaard alleen op afspraak. Telefonisch bereikbaar van 8.30 uur – 12.30 uur,

Gemeente Woudenberg

Werken op dit moment alleen op afspraak. Telefonisch bereikbaar van 8.30 uur – 16.30 uur.

Gemeente Eemnes

Werken alleen op afspraak. Telefonisch bereikbaar ma t/m do 08.30 uur - 17.00 uur, vrijdag 08.30 - 13.00 uur.

Gemeente Amersfoort

Werken alleen op afspraak. Op maandag tot en met vrijdag van 9.00 tot 16.30 uur.

3