SM 1164524 Evaluatie organisatieontwikkeling

Schriftelijke mededeling Nummer 1164524 - Memo Evaluatie organisatieontwikkeling Aan de commissie: Bestuur en financiën Portefeuillehouder: Melis van de Groep Beleidskader: Opmerkingen griffie: Team: Leidinggevenden Ambtenaar: Erica ter Haar Telefoonnummer: 033 - 299 1411 E-mailadres: e.terhaar@bunschoten.nl Datum: 5 oktober 2021 Mededeling Dit najaar wordt de evaluatie van de organisatieontwikkeling gehouden. Op 1 juli 2021 hebt u de motie ‘Evaluatie zelfsturing’ (M02) aangenomen. Graag informeren wij u over de wijze waarop invulling wordt gegeven aan deze motie. Aanleiding Bij de start van de organisatieontwikkeling in het najaar van 2015 is samen met de organisatie de strategie ontwikkeld: ‘We willen toewerken naar een flexibele organisatie met medewerkers die proactief zijn, verantwoordelijkheid nemen en samen met andere partners en met de maatschappij werken aan oplossingen. Dit is van groot belang voor de toekomst van de gemeente Bunschoten’ (Klaar voor de toekomst, klaar voor morgen, 2016). In onderstaande illustratie (‘pizza’) is de gewenste ontwikkeling verbeeld.

De afgelopen jaren zijn er wijzigingen doorgevoerd in structuur en managementstijl. We zijn in 2017 overgestapt van vijf afdelingen met een inhoudelijk manager, naar tien zelfsturende teams met daarboven naast de gemeentesecretaris twee leidinggevenden met een coachende stijl van leidinggeven. Zij geven integraal leiding waar dat nodig is, stimuleren de organisatieontwikkeling en de ontwikkeling van het personeel en bepalen mede de strategische koers. Na anderhalf jaar werken in deze nieuwe opzet is in 2018 de stijl en wijze van leidinggeven geëvalueerd. Deze evaluatie vond plaats onder leiding van een externe partij en in dialoog met de gehele organisatie. Op basis van deze evaluatie zijn er aanpassingen doorgevoerd en is het leidinggeven op het gebied van zichtbaarheid,

communicatie en het uitdragen van de organisatievisie en het creëren van verbinding in de organisatie doorontwikkeld. Wij vinden dat effectief ontwikkelen van onze organisatie een permanent proces is. Via trainingen, inspiratiesessies en coaching is gestimuleerd dat de organisatie/ medewerkers gaan werken volgens de leidende principes zoals die beschreven zijn en worden weergegeven in bovenstaande ‘pizza’. Het was de oorspronkelijke planning om in 2020 samen met de organisatie een evaluatie te houden over het functioneren van de organisatie. De evaluatie is in verband met Corona een jaar uitgesteld, omdat het voor de kwaliteit van de evaluatie van belang is om ‘live’ met elkaar in gesprek te gaan. Opdracht In onze organisatie is er een begeleidingsgroep van de organisatieontwikkeling. Deze bestaat naast de leidinggevenden en een HRM-adviseur, uit een afvaardiging van de organisatie. Met hen is de opdracht tot evaluatie geformuleerd, welke opdracht ook is afgestemd en akkoord bevonden door de ondernemingsraad. Om echt te ontdekken hoe er naar de organisatieontwikkeling gekeken wordt, zal de evaluatie worden vormgegeven door onze ervaringen met elkaar te delen en te bespreken, het zogenaamd narratief evalueren. Het voeren van het gesprek past ook bij de wijze waarop we de organisatieontwikkeling met elkaar hebben vormgegeven.

Per team wordt een evaluatiesessie georganiseerd, geleid door een onafhankelijke en objectieve gespreksleider. In de woordwolk zijn belangrijke gespreksthema’s aangegeven. In de evaluatiesessies komt naar voren hoe de ontwikkeling is verlopen en wat nodig is om volgende stappen te kunnen zetten. Het doel is om als organisatie goed toegerust te zijn voor de van ons gevraagde dienstverlening en de advisering betreffende brede maatschappelijke vraagstukken. Daarbij is het van belang om een aantrekkelijke werkgever te zijn om ook personeel met voldoende kwaliteit te kunnen werven. De opdracht is uitgezet naar drie onafhankelijke partijen, die hun aanpak aan de begeleidingsgroep en een afvaardiging van de ondernemingsraad hebben gepresenteerd. Vervolgens is er door de begeleidingsgroep en de afvaardiging van de ondernemingsraad een keuze gemaakt voor één van de drie partijen. Josien van Bommel is gekozen, om de evaluatie te gaan uitvoeren. Planning Op 9 september 2021 is er een eerste sessie met het college en het leidinggevende team geweest, waarin het college aan de externe gespreksleider heeft meegegeven wat voor het bestuur relevant is in het kader van een doorontwikkeling van de organisatie. Vervolgens zullen de komende maanden de teamsessies met alle medewerkers worden uitgevoerd. Het is niet mogelijk om deze grondige evaluatie af te ronden voor de begroting van 2022.

De verwachting is dat begin 2022 de rapportage zal worden opgeleverd. De uitkomsten worden zoals gevraagd gedeeld in de commissie bestuur en financiën. Op dat moment zal ook, conform de bespreking van de kadernota 2022-2025, een besluit worden gevraagd over de benodigde investering in de organisatie voor uitbreiding van de formatie.