SM 1161645 bijlage Accountantsverslag 2020 - BBS

26 april 2021

ACCOUNTANTSVERSLAG 2020

Gemeenschappelijke Regeling samenwerking Baarn, Bunschoten en Soest 26 aprilt 2021

Aanbiedingsbrief

Aan: het bestuur en de directie van Gemeenschappelijke Regeling samenwerking Baarn, Bunschoten en Soest T.a.v. de heer B. van der Schelde, directeur Postbus 2000 3760 CA SOEST

Geachte leden van het bestuur en heer Van der Schelde,

Utrecht, 26 april 2021 Kenmerk: 1.075.170/EdG/TV/797

Het opstellen en controleren van de jaarrekening vraagt elk jaar weer een aanzienlijke inspanning. Dit jaar kwamen daar nog de gevolgen van het coronavirus bij, waardoor wij niet bij u op locatie konden langskomen en alle informatie en vragen digitaal hebben moeten afstemmen. Het gevolg hiervan was een iets minder efficiënt proces vanwege de inherente beperkingen aan de digitale middelen. Desondanks denken wij dat het proces goed is verlopen. Bij deze willen wij alle betrokken medewerkers van BBS bedanken voor de constructieve en plezierige samenwerking tijdens de controle.

Wij hebben de jaarrekening 2020 van Gemeenschappelijke Regeling samenwerking Baarn, Bunschoten en Soest (hierna te noemen ‘BBS’) gecontroleerd. Zoals afgesproken in onze opdrachtbevestiging d.d. 14 december 2020, ontvangt u hierbij ons accountantsverslag 2020. In dit verslag hebben we de belangrijkste bevindingen en conclusies van de jaarrekeningcontrole opgenomen. Onze bevindingen en aanbevelingen hebben wij afgestemd met de betrokkenen in de organisatie.

Wij hopen u met dit verslag van dienst te zijn. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid om een nadere toelichting op de inhoud te geven. Met vriendelijke groet, BDO Audit & Assurance B.V. namens deze,

Ter informatie De digitale versie van dit document is vanaf de inhoudsopgave interactief. Aan de hand van de navigatiebalk onderaan de pagina en/of de menustructuur bovenaan de pagina kan door het document genavigeerd worden. VORIGE PAGINA

VOLGENDE PAGINA

INHOUDSOPGAVE

DASHBOARD

drs. G.J. Verwoert RA Partner en extern accountant BBS

Inhoudsopgave

1. DASHBOARD

2. UITKOMSTEN JAARREKENINGCONTROLE

4. BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

BIJLAGEN

3. RESULTAAT & FINANCIËLE POSITIE

4

1. Dashboard

1.1 Dashboard accountantscontrole

1.1 Dashboard accountantscontrole STREKKING CONTROLEVERKLARING

5

RESULTAAT 2020



De jaarrekening 2020 is getrouw.



De baten en lasten als ook de balansmutaties in de jaarrekening 2020 zijn in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen.



2020

Begroting (na wijziging)

Saldo van baten en lasten

0

0

Ongecorrigeerde controleverschillen blijven onder de goedkeuringstolerantie.

Mutatie reserves

0

0



Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening.

Resultaat

0

0



De grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar en het BBV wordt nageleefd.



De WNT is nageleefd.



Wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de SiSa-bijlage.



De samenwerking is constructief en plezierig verlopen.



BELANGRIJKSTE BEVINDINGEN

De inhuur van automatiseringsdiensten is ten onrechte niet Europees aanbesteed



Uit de controle van de SiSa G2B ,G3B-en G4Bbestedingen blijken geen bevindingen.



Uit de toerekening van de lasten naar de drie gemeenten blijken geen bevindingen.



Bij de inhuur van externen zijn niet altijd getekende urenbriefjes aanwezig in de administratie. De controle op de juistheid van de in rekening gebrachte lasten vindt alleen plaats aan de hand van de factuur, waarmee de prestatielevering niet altijd aantoonbaar is. Voor 2020 is nog geen formeel besluit genomen over de verwerking van de activiteiten van BBS in mandaat of delegatie. Wij adviseren het algemeen bestuur op korte termijn een besluit te nemen hieromtrent en dit formeel te bekrachtigen.

DASHBOARD

Het saldo van baten en lasten, zowel in de begroting als in de realisatie, loopt op € 0. Dit komt doordat de lasten jaarlijks volledig in rekening worden gebracht bij de drie deelnemende gemeenten. Dit heeft ook tot gevolg dat geen sprake is van eigen vermogen bij BBS en mutaties in reserves daarmee eveneens niet van toepassing zijn. De begrote lasten bedroegen € 42.166.000. De realisatie over 2020 komt uit op € 43.602.000.

ONZE CONTROLE





(x €1.000)

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE



Onze controleaanpak is risicogericht, wat betekent dat wij op basis van de activiteiten en cijfermatige ontwikkelingen een risicoanalyse opstellen die bepalend is voor de richting en diepgang van de controle.



De goedkeuringstolerantie voor de getrouwheid van de jaarrekening bedraagt overeenkomstige het BADO 1% van de lasten en bedraagt € 436.020.



Onze rapporteringsgrens bedraagt € 21.801, wat inhoudt dat alle controleverschillen boven dit bedrag aan u worden gerapporteerd.



Wij zijn onafhankelijk van de Gemeenschappelijke Regeling samenwerking Baarn, Bunschoten en Soest en voeren uitsluitend controlewerkzaamheden uit.



Wij hebben vanuit de controle geen indicaties voor materiële fraude of materiële noncompliance.



Er sprake van belangrijke aanbevelingen qua continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking voor de in gebruik zijnde applicaties. Hiervoor verwijzen wij u naar onze management letter.

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

6

2. Uitkomsten jaarrekeningcontrole

2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole 2.2 De jaarrekening is getrouw & rechtmatig 2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening

2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (1)

COVID-19 enorme impact op boekjaar 2020. Zie hiervoor onze managementletter en de BADO-notitie.

7

Inleiding: COVID-19 en de jaarrekening 2020 De situatie en ontwikkelingen rond het coronavirus hebben een grote impact gehad op het afgelopen jaar en dus ook op de jaarrekening van BBS over het boekjaar 2020. Ook voor 2021 zal dit naar verwachting nog in belangrijke mate het geval zijn. Wij hebben in onze managementletter u hierover ook al geïnformeerd en zijn de afgelopen periode meerdere keren in overleg geweest met uw organisatie. Eind februari is de BADO-notitie met betrekking COVID-19 “effecten en risico's voor decentrale overheden” uitgekomen. In deze notitie is een groot aantal aandachtspunten beschreven voor het opstellen en controleren van de jaarrekening 2020. Deze notitie is behandeld in de Sectorcommissie Decentrale Overheden van de NBA en is daarmee ook richtinggevend geweest bij onze controle van de jaarrekening 2020. Wij verwijzen voor deze aandachtspunten, de impact op getrouwheid en rechtmatigheid, de controleaanpak en de specifieke attentiepunten ten aanzien van de posten in de jaarrekening naar deze notitie (zie: notitie-effecten-en-risicos-corona-voor-jaarrekening2020-decentrale-overheden.pdf (nba.nl)). In deze paragraaf informeren wij u over het proces van onze controle in relatie tot COVID-19 en onze specifieke bevindingen die impact hebben op onze controle, de verslaggeving en onze controleverklaring.

Voor een analyse van het resultaat verwijzen wij naar de jaarrekening en naar paragraaf 3.1 van dit verslag.

Het proces van de totstandkoming en controle van de jaarrekening is goed verlopen.

De totstandkoming van de jaarrekening en het proces van de controle i.r.t. COVID-19 Zowel het samenstellen van de jaarrekening als onze controle heeft grotendeels digitaal en op afstand plaatsgevonden. Naar aanleiding van dit proces hebben wij de volgende opmerkingen: • Ook al zijn we het digitale werken al meer dan een jaar gewend, het blijft mooi om te constateren dat het mogelijk is geweest de jaarrekening tijdig op te stellen en te controleren. De samenwerking was, ondanks alle COVID-19 maatregelen, plezierig en constructief. • Het proces heeft enige vertraging opgelopen, omdat de norm voor de controle van de Tozo gedurende de controle is aangepast vanuit het ministerie van BZK. Vanzelfsprekend zijn wij graag bereid dit proces met u te evalueren.

De gevolgen van COVID-19 zijn nader toegelicht in de jaarrekening

DASHBOARD

Impact op verslaggeving Het BBV kent zoals bekend een aantal verplicht voorgeschreven paragrafen. Het staat BBS vrij om naast de verplichte paragrafen zelf paragrafen aan de begroting of jaarstukken toe te voegen. COVID-19 is een gebeurtenis die niet slechts aan één programma of taakveld is toe te rekenen. Het heeft betrekking op BBS en heeft betrekking op veel programma’s en taakvelden. BBS heeft in de jaarrekening de gevolgen van COVID-19 op BBS beschreven inclusief de door de organisatie getroffen maatregelen.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.1 Corona en impact op de jaarrekeningcontrole (2) Geen bevindingen voor Corona enTozo regeling

8

Tozo-regeling De Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandige ondernemers (Tozo) is een van de steunmaatregelen van het kabinet om zelfstandige ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis en voorziet in een aanvullende uitkering voor levensonderhoud en in een lening voor bedrijfskapitaal om liquiditeitsproblemen op te vangen. De regeling kent verschillende tranches met verschillende rechtmatigheidsvereisten:  Tozo 1: aanvragen tussen 1 maart 2020 tot 1 juni 2020 

Tozo 2: aanvragen vanaf 1 juni 2020 tot 1 oktober 2020



Tozo 3: aanvragen vanaf 1 oktober 2020 tot 1 april 2021

BBS ontvangt in het kader van de Tozo-regeling voorschotten van de drie deelnemers. Via de SiSa-bijlage bij de jaarrekening legt u verantwoording af aan het rijk. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd aan de hand van de aanwijzingen van het ministerie in de nota verwachtingen accountantscontrole en de nadere richtlijnen van de sector commissie decentrale overheden van de NBA. Uit onze controle blijken geen fouten of onzekerheden.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.2 De jaarrekening is getrouw De jaarrekening 2020 is getrouw

9

Wij hebben bij de jaarrekening 2020 van BBS een goedkeurende controleverklaring afgegeven met betrekking tot de getrouwheid en rechtmatigheid. Een goedkeurende verklaring met betrekking tot getrouwheid betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2020 als van de activa en passiva per 31 december 2020 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). In het overzicht hieronder hebben wij de geconstateerde fouten en onzekerheden ten aanzien van getrouwheid opgenomen. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 21.801 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

VERWIJZING

-

65

§ 4.2

Getrouwheid Aansluitverschil uitkeringenadministratie

§ 0

65

Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)

436

1.308

Performance materialiteit (75% van de materialiteit)

327

Door algemeen bestuur vastgestelde rapporteringstolerantie

22

Totaal

Wij hebben het bestuur verzocht om deze controleverschillen te corrigeren. Het bestuur heeft gemotiveerd aangegeven waarom zij deze verschillen niet heeft verwerkt en dat zij van oordeel is dat deze posten zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel. Deze verschillen en de analyse van de impact zijn bevestigd in de bevestiging van het college bij de jaarrekening. Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een goedkeurende verklaring verstrekt met betrekking tot de getrouwheid.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

2.3 Rechtmatigheid van de jaarrekening De baten en lasten als ook de balansmutaties in de jaarrekening 2020 zijn in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving tot stand gekomen.

10

Naast de gecorrigeerde en ongecorrigeerde controleverschillen in het kader van de getrouwheid van de jaarrekening zijn de volgende controleverschillen ten aanzien van het aspect rechtmatigheid geconstateerd. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 21.801 rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. POST/OMSCHRIJVING VAN DE TOELICHTING (x € 1.000)

FOUTEN

ONZEKERHEDEN

VERWIJZING

65

§ 4.2

Rechtmatigheid Ongesaldeerde getrouwheidsfouten en/of onzekerheden Aanbestedingsrechtmatigheid

287

Totaal

287

65

Materialiteit (1% voor fouten, 3% voor onzekerheden)

436

1.308

Performance materialiteit (xx% van de materialiteit)

327

Door het algemeen bestuur vastgestelde rapporteringstolerantie

22

§ 2.3

Aanbestedingsrechtmatigheid Uit de controle blijkt dat een ICT contract ten onrechte niet is aanbesteed. De rechtmatigheidsfout hiervoor bedraagt € 58.440. Tevens voldoen twee inhuurcontracten niet aan de EU aanbestedingsvoorschriften. De hiermee verband houdende rechtmatigheidsfout bedraagt € 228.210. Wij concluderen dat de resterende niet-verwerkte controleverschillen zowel individueel als gezamenlijk niet materieel zijn voor de jaarrekening als geheel en hebben derhalve een goedkeurende verklaring verstrekt met betrekking tot de rechtmatigheid.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

11

3. Resultaat & financiële positie

3.1 Resultaat 2020

3.1 Resultaat 2020 Resultaat 2020 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt nihil

12

Het resultaat van BBS over het jaar 2020 ten opzichte van de gewijzigde begroting bedraagt € 0. De gerealiseerde lasten worden volledig bijgedragen door de deelnemers waardoor het gerealiseerde resultaat altijd € 0 bedraagt. In het onderstaand overzicht is het resultaat in het kort weergegeven: OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN (x 1.000)

2020

BEGROTING NA WIJZIGINGEN

VERSCHIL

IN %

Totale lasten

43.602

42.166

1.436

3,4%

Saldo van baten en lasten

0

0

0

-

Onttrekkingen reserves

0

0

0

-

Dotatie aan reserves

0

0

0

-

Resultaat

0

0

0

-

Weerstandsvermogen BBS heeft geen eigen vermogen en geen langlopende schulden. De drie deelnemende gemeenten bevoorschotten BBS, zodat geen noodzaak bestaat voor langlopende financiering. Wanneer de begrote lasten worden overschreden, worden deze integraal doorbelast door BBS en is opvangen met eigen middelen niet mogelijk. Begrote lasten versus gerealiseerde lasten De gerealiseerde lasten in 2020 betreffen € 43.602.000. Begroot waren lasten voor € 42.166.000. Daarmee is sprake van hogere lasten ten opzichte van de begroting van € 1.436.000. De overschrijding heeft nagenoeg geheel betrekking op programma 1 Inkomen. Voor een belangrijk deel zijn de hogere lasten het gevolg van hogere kosten voor Tozo levensonderhoud en Tozo uitvoeringskosten. Tegenover de hogere lasten staan lagere dan begroot gerealiseerde lasten voor Inkomensregelingen, IOAW, IOAZ en Bbz. Voor een nadere toelichting voor de verschillen tussen de begroting en de realisatie verwijzen wij naar het jaarverslag.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

13

4. Belangrijkste bevindingen

4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording 4.2 BBV, WNT en SiSa 4.3 Begrotingsrechtmatigheid

4.1 Interne beheersing en rechtmatigheidsverantwoording

14

Fraude De komende jaren zal er vanuit de accountantscontrole nog nadrukkelijker aandacht worden gegeven aan fraudepreventie. Onze beroepsorganisatie de NBA heeft hiertoe een notitie “Best practice maatregelen frauderisicobeheersing voor bestuurders en toezichthouders” onderhanden. In deze notitie komt nadrukkelijk de rol van bestuurders en toezichthoudende organen zoals het algemeen bestuur bij het voorkomen en detecteren van fraude aan de orde. Door de nadruk te leggen op het voorkomen van fraude kunnen de gelegenheden tot fraude afnemen. Dit vraagt om actief toezicht op risico’s en beheersmaatregelen ter voorkoming van fraude. Ook de accountant heeft hierin een belangrijke rol. Landelijk vinden er diverse pilots plaats waar in de controleverklaring 2020 van de accountant uitgebreider wordt gerapporteerd over het thema fraude. De best practice van de NBA is erop gericht het fraudebewustzijn en de frauderisicobeheersing te vergroten. Graag gaan wij met u in overleg over het vergroten van de actieve rol van het algemeen bestuur ten aanzien van frauderisicobeheersing.

Bijvoorbeeld door jaarlijks één of meerdere onderkende frauderisico’s (en indien van toepassing de interne beheersingsmaatregelen die zijn genomen om deze frauderisico’s te mitigeren) nader te laten onderzoeken door de verbijzonderde interne controle functie, een accountant of een gespecialiseerde (fraude)onderzoeker. Update Invoering rechtmatigheidsverantwoording door het college met ingang van 2021 In onze eerdere rapportages zijn wij uitgebreid ingegaan op de ontwikkeling van de rechtmatigheidscontrole door de externe accountant naar de rechtmatigheidsverantwoording door het college. De commissie BBV heeft in december 2020 de concept notitie rechtmatigheidsverantwoording met de nadere spelregels voor de rechtmatigheidsverantwoording ter consultatie openbaar gemaakt. Wij hebben vernomen dat op deze consultatie veel reacties zijn binnengekomen die door de commissie BBV worden verwerkt. Gelijktijdig vindt de wetsbehandeling in de Tweede Kamer plaats. Daarna volgen nog de nodige aanpassingen van het BBV en andere wetgeving. Desalniettemin is de verwachting dat de rechtmatigheidsverantwoording alsnog met terugwerkende kracht voor boekjaar 2021 wordt ingevoerd. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gevolgen voor de (interne) beheersing van de organisatie en ook de rol van de accountant verandert hierdoor.

Wij verwachten dat dit voor de meeste gemeenschappelijke regelingen een uitdaging is, maar naar onze mening ook een kans voor uw organisatie en interne beheersing. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording met terugwerkende kracht wordt ingevoerd, wordt BBS met ingang van verslagjaar 2021 immers zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording en moet het bestuur een (onderbouwde) mededeling doen omtrent de naleving van de rechtmatigheid. De wetswijziging is niet alleen een technische verandering maar ook een cultuurverandering die effect heeft op de bedrijfsvoering van de organisatie. Stand van zaken binnen BBS BBS heeft reeds diverse stappen genomen ter voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Er is door de organisatie een start gemaakt met een plan van aanpak voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording en er vindt periodiek overleg plaats met collega’s van deelnemende gemeenten en gemeenschappelijke regelingen waarin ideeën worden uitgewisseld.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.2 BBV, WNT en SiSa

BBV wordt nageleefd WNT-verantwoording voldoet aan de vereisten Geen bevindingen SiSa-bijlage (ex Tozo) Aansluitverschil uitkeringenadministratie € 65.000

DASHBOARD

15

Bevindingen ten aanzien van naleving van de wettelijke verslaggevingsregels (BBV) Wij hebben vastgesteld dat BBS de wettelijke verslagleggingsregels (BBV) heeft nageleefd. Naleving van de (publicatieverplichtingen) WNT Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2020 van BBS niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2020 van BBS voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT, inclusief de opgenomen WNT toelichting voor de voormalig directeur. SiSa-bijlage Wij hebben de in de SiSa-bijlage van de jaarrekening genoemde specifieke uitkeringen gecontroleerd met inachtneming van de Nota verwachting accountantscontrole SiSa 2020. Op grond van ons onderzoek hebben wij bij uw specifieke uitkeringen geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd die de voor SiSa geldende rapporteringstolerantie overschrijden. Zie tevens Bijlage B. Aansluitverschil uitkeringenadministratie Bij het opstellen van de jaarrekening kon een verschil tussen de saldilijst en de jaarrekening van 65.000 niet verklaard worden. Gezien het mogelijke resultaat en verrekening met deelnemers is dit bedrag als onzeker aangemerkt.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

4.3 Begrotingsrechtmatigheid

Overschrijding baten/lasten € 1,4 miljoen

16

Lastenoverschrijdingen in het kader van begrotingsrechtmatigheid In totaal heeft BBS circa € 42,2 miljoen aan lasten begroot na wijziging, tegenover circa € 43,6 miljoen aan werkelijke lasten in 2020. Dit is in totaal een overschrijding van € 1,4 miljoen (3,4%). Aan baten had BBS een bedrag van € 42,2 miljoen begroot na wijziging, tegenover € 43,6 miljoen aan werkelijke baten in 2020. In totaal gaat het om een hogere realisatie van baten van € 1,4 miljoen (3,4%). Doordat de deelnemers de lasten volledig bijdragen, is geen sprake van een verschil tussen baten en lasten. Het algemeen bestuur autoriseert de begroting en stelt de kaders voor de directie vast. De directie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid binnen de gestelde begroting. Begrotingsafwijkingen dienen tijdig gesignaleerde en gerapporteerd te worden aan het algemeen bestuur. Bij begrotingsoverschrijdingen die niet gedurende het jaar zijn voorgelegd aan het algemeen bestuur is formeel sprake van een onrechtmatigheid. Echter hoeven deze overschrijdingen niet altijd te worden meegewogen in het accountantsoordeel bijvoorbeeld indien de overschrijdingen geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerd opbrengsten of overschrijdingen bij openeinde regelingen. In de toelichting op het overzicht van baten en lasten zijn de begrotingsoverschrijdingen nader weergegeven en geanalyseerd.

Aangezien bij BBS de overschrijdingen van de lasten volledig worden gecompenseerd door hogere baten is geen sprake van begrotingsonrechtmatigheden. Controle begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor dit begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door het algemeen bestuur nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Belangrijk hierbij is dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma. Zie hierna voor een overzicht van de lastenoverschrijdingen per programma en de overschrijdingen van investeringskredieten. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per programma.

Binnen programma 1 Inkomen, programma 2 Participatie, Programma 3 Zorgadministratie en sociale / lokale teams en Programma 4 Ondersteuning is sprake van hogere gerealiseerde lasten dan begroot. Deze hogere lasten worden volledig gecompenseerd door hogere baten waardoor geen sprake is van een onrechtmatigheid. BBS heeft geen materiële vaste activa, waardoor geen sprake is van overschrijding van de lasten van investeringskredieten.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

17

Bijlagen

A

Onze controle

B

Bevindingen SiSa-bijlagen

18

A. Onze controle

A. Onze controle (1/4)

19

Doel en object van de controle Het doel van de controle is het geven van een onafhankelijk oordeel of de financiële overzichten van BBS, in alle van materieel belang zijnde opzichten, zijn opgesteld in overeenstemming met het BBV. Voor een uitgebreide beschrijving van onze aanpak verwijzen wij naar onze opdrachtbevestiging d.d. 14 december 2020 met kenmerk ‘1.075.170/EdG/TV/1912’. Materialiteit Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fouten of fraude en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Bij onze controlewerkzaamheden hebben wij als uitgangspunt de door de raad vastgestelde toleranties gehanteerd. De raad heeft ons daarbij opgedragen om bij onze oordeelsvorming en rapportering uit te gaan van de hierna vermelde goedkeurings- en rapporteringstolerantie. Op basis van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) en onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 436.020.

Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn. Wij zijn met u overeengekomen dat wij tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 21.801 te rapporteren, alsmede afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen relevant zijn. Onze controle richt zich tevens op de getrouwheid en rechtmatigheid van de informatie in de WNT-verantwoording en de SiSa-bijlage van de jaarrekening. Voor de WNT en SiSa gelden specifiek voorgeschreven rapporteringstoleranties die veelal lager zijn dan uw rapporteringstolerantie. Wij passen deze voorgeschreven WNT- en SiSa-toleranties eveneens op correcte wijze toe. Onafhankelijkheid Nederlands recht en overige beroepsregels, zoals de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO), vereisen dat wij onafhankelijk zijn ten opzichte van onze controle cliënten. Wij zijn van mening dat door ons is voldaan aan deze eisen. Wij bevestigen dat we geen giften hebben gegeven aan dan wel aangenomen van de organisatie of haar personeel. Wij hebben de overige dienstverlening naast de controle van de jaarrekening beoordeeld aan de hand van onze beroepsregels en hebben geconcludeerd dat het type dienstverlening en de vergoeding onze onafhankelijkheid niet beïnvloeden.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (2/4)

20

Opdracht en controleaanpak Wij hebben de jaarrekening gecontroleerd conform de Nederlandse controlestandaarden en de met u gemaakte afspraken in de opdrachtbevestiging van 14 december 2020. Tevens beoordeelden wij de verenigbaarheid van de andere informatie, inclusief de overige gegevens en het jaarverslag met de jaarrekening en of deze geen materiële afwijkingen bevatten op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins. Voor een accountantscontrole gelden inherente beperkingen, die zijn uiteengezet in de opdrachtbevestiging. Onze controleaanpak is gebaseerd op een systeemgerichte en risicogerichte benadering, waarbij gesteund wordt op de opzet, het bestaan en de werking van de aanwezige administratieve organisatie en de daarin opgenomen beheersingssystemen. Deze aanpak gaat uit van een risicoanalyse op transactiestromen, zoals verkoopactiviteiten en personeelszaken. Daarnaast worden bedrijfsrisico’s beoordeeld die voortvloeien uit de strategie en operaties van BBS. In de risicoanalyse hebben wij beoordeeld in hoeverre de onderkende risico’s van invloed kunnen zijn op de jaarrekening. De risico’s met een hoge waarschijnlijkheid van het zich voordoen en mogelijk materiële impact hebben in onze controle meer aandacht gehad.

Deze risico’s betreffen:  Management override  Ongebruikelijke memoriaalboekingen in de laatste maand van het boekjaar dan wel bij het opstellen van de jaarstukken  Niet voldoen aan de EU aanbestedingsvoorschriften Strekking van de controleverklaring Aangezien de jaarrekening 2020 van BBS aan de daaraan te stellen eisen voldoet, hebben wij een goedkeurende controleverklaring, gedateerd op 26 april 2021, afgegeven bij deze jaarrekening. Alle bevindingen voortvloeiend uit onze controle van de jaarrekening 2020 zijn afdoende behandeld en onze controle is afgerond. Continuïteit De waarderingen in de jaarrekening van BBS zijn gebaseerd op de veronderstelling dat BBS als geheel in continuïteit zal worden voortgezet. De inschatting of een duurzame voorzetting mogelijk is, inclusief de eventueel in de jaarrekening op te nemen toelichting, is de wettelijke verantwoordelijkheid van het bestuur. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van de door het bestuur ingeschatte mogelijkheden tot een duurzame voortzetting. Wij vinden deze inschatting aanvaardbaar.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (3/4) Het jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening en bevat geen materiële afwijkingen

De grondslagen van de jaarrekening 2020 zijn aanvaardbaar

DASHBOARD

21

De jaarstukken 2020 van BBS bestaan uit: het jaarverslag 2020 (programmaverantwoording en verplichte paragrafen); de jaarrekening 2020 (balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting inclusief SiSa-bijlage en taakvelden).

 

In het onderdeel ‘programmaverantwoording’ van het jaarverslag dient informatie opgenomen te worden over: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen, bedrijfsvoering etc.) het jaarverslag. Beide onderdelen vallen niet (expliciet) onder de controle van de jaarrekening. Het primaire object van de accountantscontrole (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening (de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting). De inhoud van het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen) hebben wij getoetst. Bij onze controle hebben wij geen materiële afwijkingen tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn met elkaar verenigbaar. De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeenschappelijke regeling zijn uiteengezet in de grondslagen van de jaarrekening 2020. In 2020 zijn er geen wijzigingen geweest in toegepaste verslaggevingsgrondslagen die een aanzienlijke invloed hebben op de baten en lasten of de financiële positie van BBS. Significante verslaggevingsgrondslagen en toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie van BBS en de baten en lasten in de jaarrekening.

Daarnaast vereisen zij van het bestuur en het management dat zij een oordeel vormen ten aanzien van soms moeilijke, subjectieve en complexe posities vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. Wij hebben het door het bestuur en het management toegepaste proces met betrekking tot significante verslaggevingsaspecten geëvalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd.

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

A. Onze controle (4/4)

22

Fraude en non-compliance Onze controle is niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude. Bij de planning voor de jaarrekeningcontrole, houden wij rekening met het risico dat de jaarrekening als gevolg van fraude en onregelmatigheden onjuistheden van materieel belang zou kunnen bevatten. Daarnaast hebben wij beoordeeld in hoeverre sprake kan zijn van een risico omtrent corruptie. Eén van de door ons uitgevoerde maatregelen is het bespreken van de mogelijke frauderisico’s en mogelijke fraudesituaties op verschillende niveaus binnen de organisatie Hiertoe hebben wij de mogelijke frauderisico’s en de mogelijke fraudesituaties besproken met de directie en de controller en met het bestuur. Deze besprekingen en onze controlewerkzaamheden hebben geen aanwijzingen voor materiële fraude opgeleverd. Wij hebben aandacht besteed aan de compliance met de voor u van toepassing zijnde wet- en regelgeving en overige bepalingen voor zover wij die van belang achten in het kader van onze controle van de jaarrekening. Bij die werkzaamheden hebben wij geen materiële non-compliance geconstateerd. Geautomatiseerde gegevensverwerking De accountant dient op basis van artikel 2:393, lid 4 BW, melding te maken van zijn bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Tijdens de interim-controle hebben wij ook relevante processen met betrekking tot de geautomatiseerde gegevensverwerking getoetst. Voor onze bevindingen verwijzen wij naar onze managementletter. Wij hebben de automatiseringsorganisatie van de organisatie uitsluitend in het kader van de jaarrekeningcontrole beoordeeld. De interimcontrole heeft meerdere tekortkomingen in de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking aan het licht gebracht. Op hoofdlijnen betreft dit:  Een vastgestelde normpositie en periodieke review daarop ontbreekt  Onvoldoende volledig geïmplementeerd wachtwoordbeleid (Decade, ADP)  Administrator- en superuser- accounts toegekend aan eindgebruikers (Decade, ADP)  Binnen BBS zijn relatief veel generieke accounts in gebruik voor Decade (niet naar personen herleidbaar) BBS gaat in overleg met de gemeente Soest om dit te borgen voor BBS.

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

23

B. Bevindingen SiSa-bijlagen

B. Bevindingen SiSa-bijlage (1)

24

Inleiding Bij de jaarrekening wordt als bijlage de SiSa-verantwoording toegevoegd. BBS heeft de rechtmatige totstandkoming van de SiSa-bijlage getoetst. In onderstaande tabel zijn de te rapporteren bevindingen opgenomen: Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2020 in het kader van SiSa worden verantwoord. Per regeling is aangegeven of, en zo ja welke financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd.

Strekking controleverklaring getrouwheid (jaarrekening)

GOEDKEUREND

Strekking controleverklaring rechtmatigheid (jaarrekening)

GOEDKEUREND

NR.

SPECIFIEKE UITKERING OF OVERIG

G2B

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69_deel openbaar lichaam 2020

FOUT OF ONZEKERHEID

G3B

Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_deel openbaar lichaam 2020

G4B

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) _ deel openbaar lichaam 2020

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

FINANCIËLE OMVANG IN €

BEVINDINGEN

TOELICHTING FOUT/ONZEKERHEID

BIJLAGEN

B. Bevindingen SiSa-bijlage (2) - Tozo

25

Tozo NR.

SPECIFIEKE UITKERING OF OVERIG

G4B

Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen

Fout

FOUT OF ONZEKERHEID

G4B

identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen

Onzekerheid

G4B

identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 1_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen

Formele onrechtmatigheid

G4B

identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief

Fout

G4B

identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 1_fundamentele rechtmatigheidseisen exclusief

Onzekerheid

G4B

identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing

Fout

G4B

artikel 21, lid 3 Besluit 17 april) Tozo 1_belangrijke rechtmatigheidseisen (toepassing

Onzekerheid

G4B

artikel 21, lid 3 Besluit 17 april) Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3

Fout

FINANCIËLE OMVANG IN €

TOELICHTING FOUT/ONZEKERHEID

Participatiewet en geen identificatie DigiD in G4B

combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3

Onzekerheid

Participatiewet en geen identificatie DigiD in G4B

combinatie met BRP of Suwinet Tozo 2_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3

Formele onrechtmatigheid

Participatiewet en geen identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

B. Bevindingen SiSa-bijlage (3) - Tozo

26

Tozo (vervolg) NR.

SPECIFIEKE UITKERING OF OVERIG

FOUT OF ONZEKERHEID

G4B

Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

Fout

G4B

Tozo 2, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

Onzekerheid

G4B

Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen

Fout

G4B

identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen

Onzekerheid

G4B

identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 3_geen identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet en geen

Formele onrechtmatigheid

G4B

identificatie DigiD in combinatie met BRP of Suwinet Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

Fout

G4B

Tozo 3, exclusief identificatie volgens artikel 17, lid 3 Participatiewet

Onzekerheid

G4B

Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte

Fout

FINANCIËLE OMVANG IN €

TOELICHTING FOUT/ONZEKERHEID

voorschotten op Tozo-aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 G4B

april 2020) Omvang vorderingen levensonderhoud (jaar T) Tozo 1 (i.v.m. verstrekte

Onzekerheid

voorschotten op Tozo-aanvragen levensonderhoud welke zijn ingediend vóór 22 april 2020)

DASHBOARD

JAARREKENING

FINANCIËLE POSITIE

BEVINDINGEN

BIJLAGEN

27

bdo.nl