Schriftelijke mededeling Voortgang Nota Sportaccommodaties en Beheer/Exploitatie

Schriftelijke mededeling Nummer 1176457 - Schriftelijke mededeling nota sportaccommodaties en beheer sportaccommodaties Aan de commissie: Samenleving Portefeuillehouder: P. van Asselt Beleidskader: Sportaccommodaties Opmerkingen griffie: Team: Samenleving Ambtenaar: Frank Knoppers Telefoonnummer: 033 - 299 1411 E-mailadres: f.knoppers@bunschoten.nl Datum: 21-2-2023 Aanvullende stukken 1. Titel: Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage: 2. Titel: Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage: 3. Titel: Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage: Mededeling Via deze schriftelijke mededeling informeren wij u over 1) Het plan van aanpak om uiteindelijk tot een nota sportaccommodaties te komen. De onderzoeker presenteert zijn eerste bevindingen in de commissie samenleving van 23 maart aan u. 2) Het beheer van de gemeentelijke sportaccommodaties per 1 januari 2024. In de commissie samenleving van 20 april presenteert de onderzoeken zijn bevindingen aan u.

Plan van aanpak om uiteindelijk tot een nota sportaccommodaties te komen Sportaccommodaties In de nota komen tenminste de volgende sportaccommodaties aan de orde.    

Sporthallen De Kuil, De Toekomst, De Stormvogel en Sportcentrum Agilitas Sportpark De Vinken (atletiek, voetbal, rugby, handbal, jeu de boules, paardensport, hondensport) Sportpark Westmaat (voetbal) Zwembad De Duker

Voor het beoordelen van de spreiding van binnensportaccommodaties worden ook de locaties van onderwijsinstellingen behandeld. Werkwijzeschets Om een beeld te geven van de volgorde van werkzaamheden en de in te zetten “instrumenten van onderzoek en advies” is de beoogde werkwijze als volgt:

Plan van aanpak 1. Inventarisatie en analyse

Inmiddels zijn de eerste ambtelijke gesprekken gevoerd en heeft informatieoverdracht plaatsgevonden met betrekking tot sportbeleid, vastgoed, openbare ruimte en financiën. Ook heeft een kennismakingsgesprek plaatsgevonden met het sportplatform. Begin 2023 worden er, in overleg met SRO, accommodatiebezoeken afgelegd en analyses gemaakt van de beschikbare benuttings- en exploitatiegegevens. Dit resulteert in een definitie van de opgaven waar de gemeente in het sportaccommodatiebeleid voor gesteld staat. De eerste voorlopige bevindingen duiden in de buitensport vooral op capaciteitsopgaven en in de binnensport op zowel capaciteits-, als vervangings-/verduurzamingsopgaven. Daarnaast zal de eventuele behoefte aan openlucht zwemwater in de nota geagendeerd worden; onderzoek hiernaar zal in een later stadium plaatsvinden. Met het definiëren van de opgaven per accommodatie en/of vereniging wordt de eerste fase afgesloten. 2. Kaderstelling

De context waarbinnen de opgaven al dan niet vervuld kunnen worden, wordt omschreven in termen van:  



de wijze waarop de gemeente haar sportaccommodatiebeleid in de afgelopen jaren heeft gevoerd en welke beleidsuitgangspunten er voor de komende jaren gelden; de invloed die er op de lokale sportbehoeften wordt verwacht van ontwikkelingen in de bevolkingsomvang en -samenstelling, leerlingenaantallen, onderwijslocaties, sportparticipatie, et cetera; de noden en wensen die er bij vooral de sportverenigingen leven om in de toekomst hun leden en eventuele gemeentelijke doelgroepen zoals onderwijsinstellingen te kunnen bedienen.

Het schetsen van de context en het stellen van de kaders gebeurt vooral op basis van bureaustudie en overleg met de ambtelijke organisatie. De noden en wensen van de sportverenigingen zullen geïnventariseerd worden op basis van gesprekken op locatie en via beeldschermbijeenkomsten. Vooral voor de binnensport geldt dat met meerdere verenigingen tegelijkertijd wordt gesproken. Naast de voorzieningen, capaciteit, programmering, onderhoudsstaat en behoeften vormen ook het beheer en de gebruiksvoorwaarden onderwerp van gesprek. Over de noden en wensen die vanuit de exploitatie en het beheer worden ervaren, wordt ook met SRO een gesprek gevoerd. Voor de ontwikkeling van de sportbehoeften tot medio 2040 wordt een prognose opgesteld. 3. Strategieën en interventies

De behoeftenprognose wordt uitgewerkt in een overzicht van de voorzieningen die medio 2040 benodigd en/of gewenst zijn. Per accommodatie en/of vereniging worden maatregelen geschetst die overwogen kunnen worden om daaraan tegemoet te komen. Dit betreft maatregelen als uitbreiding, sloop, renovatie, (vervangende) nieuwbouw en verduurzaming maar ook de mogelijke overdracht van beheertaken en de wijziging van tarieven. De maatregelen worden geprioriteerd in belang en tijd. Tussenrapportage

Van de bevindingen tot op dat moment wordt verslag gedaan in de vorm van een tussenrapportage die eerst ambtelijk wordt besproken en na eventuele aanpassingen ook bestuurlijk en met het sportplatform en SRO. De tussenrapportage wordt bovendien met de commissie samenleving gedeeld. 4. Advies en marsroute

Voor de geschetste maatregelen wordt omschreven onder welke voorwaarden deze getroffen kunnen worden en wat hiervan de gevolgen zijn op het gebied van onder andere financiën (investeringen en exploitatie) en ruimte (locaties en stedenbouwkundige inpassing). Ook worden de maatregelen geprioriteerd in belang en tijd. Voor de implementatie van de aanbevolen maatregelen wordt een marsroute geschetst waarin wordt ingegaan op:  welke acties moeten worden ondernomen (prioritering);  binnen welk tijdpad een en ander gestalte kan krijgen (planning);  wie hiervoor als “trekker” dient te fungeren (verantwoordelijken). Eindrapportage

Van de bevindingen tot op dat moment wordt verslag gedaan in de vorm van een concept eindrapportage die eerst ambtelijk wordt besproken en na eventuele aanpassingen ook bestuurlijk en met de gezamenlijke stakeholders (verenigingen, sportplatform). Vervolgens wordt de eindrapportage opgesteld die als onderligger / bijlage fungeert voor het beslisdocument op basis waarvan de vaststelling / besluitvorming door het college van B&W en de gemeenteraad kan plaatsvinden.

Planning

De doorlooptijd van de voorgaand omschreven werkzaamheden is indicatief als volgt geraamd. Nota sportaccommodaties

doorlooptijd

inventarisatie en analyse -

accommodatiebezoeken en informatieoverdracht SRO

januari

-

definitie opgaven

februari

Kaderstelling -

bureaustudie ontwikkelingen

februari

-

consultatie verenigingen en sro

maart

-

behoeftenprognose

maart

strategieën en interventies -

sportvoorzieningenplan, maatregelen en prioritering

april

tussenrapportage en besprekingen -

ambtelijk, bestuurlijk, sportplatform, sro

april

-

eventueel raadsinformatieavond commissie samenleving

1 juni

advies en marsroute eindrapportage en besprekingen

juni juli

B&W

15 augustus

raadcommissie samenleving

7 september

Plan van aanpak beheer gemeentelijke sportaccommodaties Op 1 januari 2024 lopen de contracten voor het beheer en de exploitatie van sporthal de Kuil en zwembad de Duker af. SRO Bunschoten exploiteert sinds 1997 beide accommodaties in opdracht van de gemeente Bunschoten. Hoe we het beheer vanaf 1 januari 2024 het beste kunnen onderbrengen wordt momenteel als volgt onderzocht: Plan van aanpak 1. Inventarisatie en analyse Inmiddels zijn de eerste ambtelijke gesprekken gevoerd en heeft informatieoverdracht plaatsgevonden met betrekking tot sportbeleid, vastgoed en financiën. Ook is er een kennismakingsgesprek geweest met het sportplatform. Naast overleg met de directie van NV SRO Amersfoort en SRO Bunschoten bv over de huidige huur- en exploitatieovereenkomsten tussen de gemeente Bunschoten en SRO zijn ook recente ontwikkelingen met betrekking tot het instrument Joint Venture besproken. Vervolgens zijn er werkbezoeken afgelegd aan de gemeenten Zeist, Huizen en De Bilt. Deze gemeenten hebben in het recente verleden, met verschillen in omvang, beheer en exploitatie van sportvoorzieningen vorm en inhoud gegeven middels een Joint Venture tussen de gemeente en SRO. Omdat een aantal jaren geleden in de gemeente Nijkerk het beheer en exploitatie van SRO naar Optisport is overgegaan, is ook een bezoek gebracht aan Nijkerk om deze ervaring mee te nemen in het onderzoek.

De komende weken worden er, gezamenlijk met overleg over het onderzoek nota sportaccommodaties, in bijeenkomsten met verenigingen de ervaringen opgehaald met beheer en exploitatie in de huidige situatie. Ook worden verbeterpunten en wensen voor de toekomst geïnventariseerd. In een wegingsmatrix worden drie vormen van beheer met elkaar vergeleken: 1. 2. 3.

Huidige situatie van privatisering (huur- en exploitatieovereenkomsten met SRO Bunschoten bv) Externe verzelfstandiging middels het oprichten van een gemeentelijk sportbedrijf. Externe verzelfstandiging middels een Joint Venture gemeente Bunschoten en NV SROAmersoort.

Met het vaststellen van de wegingsmatrix vormen van beheer wordt de eerste fase afgesloten. In onderstaande afbeelding is de nog niet ingevulde matrix als analyse instrument weergegeven.

Wegingsmatrix vorm van beheer sport Bunschoten Gemeente Gemeentelijke invloed Beleid Effectiviteit Exploitant Ondernemerschap Synergie Efficiëntie Inwoner Invloed Betrokkenheid Kwaliteit Toekomstbestendigheid Organisatie / beheer Financiën Kwetsbaarheid

Huidige situatie

Variant 1

Variant 2

Variant 3

privatisering

privatisering

externe verzelfst.

externe verzelfst.

SRO Bunschoten bv

optimalisering

sportbedrijf

joint venture

2. Kaderstelling: advies en beluit vorm van beheer en context vervolg. In stap 2 wordt de hierboven weergegeven wegingsmatrix uitgewerkt op basis van de gehouden gesprekken en ervaringen met beheer en exploitatievraagstukken in Nederland. Dit leidt tot een advies aan college en raad, op basis waarvan een besluit kan worden genomen over de best passende vorm van beheer voor de sportvoorzieningen in de gemeente Bunschoten. Dit besluit vormt direct de basis voor het vervolg van het onderzoeks- en adviestraject. In het plan van aanpak is de joint venture ‘onder voorbehoud’ opgenomen. Onder voorbehoud, omdat een ander besluit kan worden genomen. Omdat eerder het voornemen is geuit om de Joint Venture als best passende vorm van beheer te kiezen is als voorbeeld het vervolgtraject richting een Joint Venture opgenomen. Bij een andere keuze wordt het vervolgtraject bijgesteld. Gelet op de doorlooptijd van het traject en de looptijd van de huidige overeenkomsten rond beheer en exploitatie met SRO tot 1 januari 2024 is besluitvorming rond de vorm van beheer in maart/april 2023 van belang om voldoende ruimte te houden voor de te nemen vervolgstappen/implementatie tot 1 januari 2024.

3. Strategieën en interventies (bij keuze Joint Venture)

Bij een keuze voor een Joint Venture tussen de gemeente Bunschoten en SRO Bunschoten bv zal bij deze stap het accent leggen op de te maken afspraken rond governance, bestuur en toezicht en regievoering c.q. zeggenschap van de gemeente Bunschoten. Ook wordt geadviseerd over de demarcatie van exploitatietaken en te maken afspraken rond informatievoorziening en financiën. Beschikbare documenten vanuit de NV SRO organisatie als huur- en exploitatieovereenkomst, een samenwerkingsovereenkomst en dienstverleningsovereenkomst zullen worden gescreend vanuit het belang van de gemeente Bunschoten en de gebruikers van zwembad, binnensport- en buitensportvoorzieningen.

4. Advies en marsroute (bij keuze Joint Venture) In een tussenrapportage wordt het vervolgtraject geschetst met te namen stappen tussen september 2023 en december 2023. De tussenrapportage wordt eerst ambtelijk besproken en na eventuele aanpassingen ook bestuurlijk en met het sportplatform en SRO. Desgewenst kan de tussenrapportage ook via een informatiebrief of -avond aan de gemeenteraad worden gepresenteerd. Voor de implementatie van de aanbevolen maatregelen wordt een marsroute geschetst waarin wordt ingegaan op:  welke acties moeten worden ondernomen (prioritering);  binnen welk tijdpad een en ander gestalte kan krijgen (planning);  wie hiervoor als “trekker” dient te fungeren (verantwoordelijken). Eindrapportage

Vervolgens wordt de eindrapportage opgesteld die als onderligger / bijlage fungeert voor het beslisdocument op basis waarvan de vaststelling / besluitvorming door het college van B&W en de gemeenteraad kan plaatsvinden. Planning

De doorlooptijd van de voorgaand omschreven werkzaamheden is indicatief als volgt geraamd. Advies en implementatie vorm van beheer / JV

doorlooptijd

1. inventarisatie en analyse -

documentenanalyse, overleg gemeente, sportplatform

januari

-

overleg SRO en werkbezoeken regiogemeenten

januari

2. Kaderstelling -

vaststelling wegingsmatrix en uitwerking

-

overleg verenigingen, SRO Amersfoort/Bunschoten

-

tussenadvies vorm van beheer

februari februari/maart maart/april

3. Strategieën en interventies (bij keuze JV) 4. Advies en marsroute

juni

eindrapportage en besprekingen

juli

B&W

augustus

raadcommissie samenleving / gemeenteraad

september