Schriftelijke mededeling

Schriftelijke mededeling Nummer 1233882 Aan de commissie: Bestuur & Financiën Namens de Werkgeverscommissie Team: Ambtenaar: Esther Hoogstraten Telefoonnummer: 033 - 299 1423 E-mailadres: e.hoogstraten@bunschoten.nl Datum: 5 juni 2026 Aanvullende stukken 1. Titel: Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage: 2. Titel: Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage: 3. Titel: Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage: Mededeling Overdrachtsdocument Werkgeverscommissie 2022-2026 Leden: Wiebe de Boer (2022-2026) Jochen-Hein Dijkhuizen (2022-2026) Jan Bert Heinen (2022-2024) Alma Broekmaat (2024-2026) Inleiding De werkgeverscommissie vindt het belangrijk om aan het eind van de raadsperiode dit overdrachtsdocument aan te bieden aan de nieuwe raad. Niet alleen om verantwoording af te leggen over de afgelopen jaren, zoals de verordening vraagt, maar ook om de nieuwe gemeenteraad inzicht te bieden in de werkzaamheden en ontwikkelingen die in gang gezet zijn. Het eerste hoofdstuk gaat in op de formele aspecten en geeft een beeld van de behandelde onderwerpen. Hoofdstuk 2 geeft de ontwikkelingen op de griffie weer en de huidige bezetting van de griffie. Hoofstuk 3 gaat in op toekomst van de griffie en de geeft aandachtspunten voor de nieuwe gemeenteraad en werkgeverscommissie.

Hoofdstuk 1 – Werkgeverscommissie 2022-2026 Formele aspecten De werkgeverscommissie is ingesteld door de gemeenteraad en voert namens de gemeenteraad het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren. De taken zijn vastgelegd in de verordening op de werkgeverscommissie 2020. De griffie vormt het eigen ambtelijk apparaat van de gemeenteraad. Artikel 107a, eerste

lid, van de Gemeentewet zegt: “De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde”. Deze wettelijke bepaling is de basis voor de griffie. In artikel 107e, lid 1, Gemeentewet wordt bepaald dat de raad regels kan opstellen over de organisatie van de griffie. Daarnaast is op de medewerkers van de griffie de Ambtenarenwet van toepasing. Op de griffier is het functieprofiel griffier 2026 van toepassing. De werkgeverscommissie heeft de aan haar verleende volmacht dan wel gedelegeerde bevoegdheid doorgegeven aan de griffier voor wat betreft het griffiepersoneel. Samenstelling en leden Op grond van de verordening heeft de raad op 30 juni 2022 de raadsleden Jan-Bert Heinen (voorzitter), Wiebe de Boer en Jochen-Hein Dijkhuizen benoemd als leden van de werkgeverscommissie. In maart 2024 is Jan-Bert Heinen gestopt als lid van de werkgeverscommissie en is in zijn plaats Alma Broekmaat benoemd als lid. Vanaf dat moment was het voorzitterschap in handen van Wiebe de Boer. De commissie wordt ondersteund door de griffier. De werkgeverscommissie vergaderde zo vaak als nodig is, maar tenminste twee keer per jaar.

De vergaderingen van de werkgeverscommissie werden in beslotenheid gehouden, gelet op het belang van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer en het belang dat dat griffiepersoneel erbij heeft als eerste kennis te kunnen nemen van informatie (artikel 10, tweede lid onder e of f van de Wet openbaarheid van bestuur). Behandelde onderwerpen De afgelopen periode zijn diverse onderwerpen de revue gepasseerd. In goed overleg tussen griffie en werkgeverscommissie is besloten welke onderwerpen aandacht verdienden en opgepakt moesten worden. Hieronder volgt een opsomming van de belangrijkste onderwerpen die aan bod zijn gekomen. Werkwijze werkgeverscommissie De werkwijze van de werkgeverscommissie had een professionaliseringsslag nodig. Om kennis op te doen heeft een afvaardiging van de werkgeverscommissie samen met de griffier deelgenomen aan een informatiebijeenkomst over werkgeverscommissies, georganiseerd door de Vereniging van Raadsleden. Hieruit kwamen een aantal aandachtspunten waar aan gewerkt is: -

Opstellen griffieplan Structuur aangebracht in frequentie overleggen werkgeverscommissie met griffie Vernieuwing functieprofiel griffier Jaarverslag griffie Overdrachtsdocument werkgeverscommissie

Daarnaast is consequent gestart met het vergaderen op basis van een agenda en het vastleggen van besluiten en actiepunten. Op basis hiervan is er een archief voor de volgende periodes. Vaste agendapunten zijn: -

Terugblik op achterliggende periode Waar staan we in het jaarplan en zijn er acties noodzakelijk? Verloopt e.e.a. conform budget? De zaken/projecten waar we mee bezig zijn zoals b.v. verkiezingen, functieprofiel, raadsrapporteurs, etc. Opleidingsbehoeftes Wat verder ter tafel komt.

Behoefteonderzoek onder fracties/raadsleden Aan het begin van deze raadsperiode is een enquête gehouden onder de verschillende fracties m.b.t. de kennis van de griffie onder de fracties en de verwachtingen.

Opvallend was dat de kennis van de rol van de griffie beperkt was en daarom de behoefte laag. Er was nauwelijks een beeld welke rol de griffie nog meer kon spelen om de raadsleden met hun werk te ondersteunen. Toch was men niet ontevreden. De verleiding was dan ook groot om hierin te berusten. Hier is niet voor gekozen omdat de werkdruk van de raad ook steeds groter wordt. Er is voor gekozen om de griffie prominenter neer te zetten en de samenwerking met de raad te intensiveren. Dit bleek achteraf een goed vertrekpunt om met het functieprofiel van de griffier aan de slag te gaan. Functieprofiel griffier In 2025 en 2026 heeft de werkgeverscommissie samen met de griffier gewerkt aan een nieuw functieprofiel. De vorige functiebeschrijving was vastgesteld in 2012 en kwam niet meer overeen met de huidige werkwijze van de griffier. Voor het nieuwe functieprofiel is gebruik gemaakt van het model wat door de VNG [1], de VvG[2] en de NVvR[3] ontwikkeld is. Dit profiel is, na input van alle fracties en de griffier aangepast aan de situatie en werkwijze in Bunschoten. In de raadsvergadering van 12 februari 2026 is het nieuwe functieprofiel vastgesteld door de gemeenteraad. Bezetting griffie Vanwege de benoemingsprocedure voor een nieuwe burgemeester kwam er veel extra werk op de griffie af.

In overleg met de werkgeverscommissie is besproken een raadsvoorstel te maken voor tijdelijke uitbreiding van het aantal uren van de griffie. Dit besluit is door de raad genomen. Deze uitbreiding heeft, vanwege het stopzetten en opnieuw opstarten van de procedure extra lang geduurd. Daarnaast is het gesprek gevoerd dat de griffie structureel uitbreiding van uren nodig heeft. Diverse werkzaamheden worden door één persoon gedaan, waarbij specialistische kennis en vaardigheden ook door één persoon opgedaan wordt. Vervanging van die taken is daardoor nauwelijks mogelijk en maakt de griffie extra kwetsbaar. Daarbij zijn er ook extra ambities m.b.t. het verder ondersteunen van de raad en het inrichten van de functie, mede door het nieuw opgestelde functieprofiel. De volgende werkgeverscommissie is aan zet om dit verder vorm te geven. Jaarverslag griffie Om de raad meer inzicht te geven in de werkzaamheden van de griffie is besloten om jaarlijks een jaarverslag te delen met de raad. Dit verslag bevat een overzicht van de werkzaamheden van de griffie in dat jaar aangevuld met bijzonderheden. Raadsadviseur gemeenschappelijke regelingen Vanuit de griffierskring[4] is het initiatief gekomen om als gemeenten binnen de provincie Utrecht gezamenlijk een raadadviseur aan te stellen die alle raden ondersteunt bij de grip op de gemeenschappelijke regelingen.

De werkgeverscommissie was sparringpartner van de griffier bij dit initiatief. Ook heeft de werkgeverscommissie een rol gespeeld in het creëren van draagvlak bij alle fracties voor deelname aan deze pilot. Sinds april 2025is ook voor de gemeente Bunschoten deze raadsadviseur gemeenschappelijke regelingen beschikbaar. Griffiebudget De werkgeverscommissie heeft verschillende malen gesproken over het griffiebudget. Dit blijkt niet toereikend te zijn voor de werkzaamheden die worden uitgevoerd of die wenselijk zijn om uit te voeren. Ook had de raad extra wensen voor het introductieweekend van de nieuwe raad. De werkgeverscommissie heeft akkoord gegeven op overschrijding van het budget m.b.t. het introductieweekend. Daarnaast heeft de griffier in overleg met de werkgeverscommissie aangekaart dat de screening van nieuwe wethouders niet uit het griffiebudget bekostigd hoort te worden.

Een structurele uitbreiding van het budget, ook vanwege de nieuwe ambities vanuit het functieprofiel en verdere wensen voor ondersteuning vanuit de raad is een taak voor een volgende werkgeverscommissie. Sociale aspect De werkgeverscommissie heeft aandacht besteed aan de verjaardagen van de medewerkers van de griffie. Standaard werd er gezorgd voor een cadeau en taartmoment. Daarnaast tonen de leden van de werkgeverscommissie belangstelling voor persoonlijke omstandigheden van de medewerkers en leven zij mee met hoogte- en dieptepunten. Het met regelmaat hebben van informele contacten vormt hier een belangrijk onderdeel in. Ook bij ziekte is de werkgeverscommissie aan zet en heeft zij contact met de medewerkers. Daarbij is specifiek aandacht voor waarneming van taken en werkbelasting. Inwerktraject nieuwe raad De griffier heeft tijdens het rondje langs de fracties opgehaald dat er behoefte was aan een gewijzigde invulling van het inwerktraject van de nieuwe raad. De werkgeverscommissie heeft hierover met de griffie meegedacht. Overdrachtsdocument werkgeverscommissie Tot op heden werd er in Bunschoten geen overdrachtsdocument opgeleverd voor de nieuwe werkgeverscommissie. Besloten is om dat met het einde van de raadsperiode 2022-2026 wel te doen.

In het overdrachtsdocument wordt op hoofdlijnen beschreven wat er in de afgelopen periode gedaan is, welke dossiers er liggen en worden er aanbevelingen gedaan voor de nieuwe werkgeverscommissie. Zo vindt er een formele overdracht plaats, naast de informele overdracht die wel gebruikelijk was. De overdracht van het archief maakt hier deel van uit.

Hoofdstuk 2 Doorontwikkeling griffie De griffie heeft in de periode 2022-2026 een ontwikkeling doorgemaakt om meer te verschuiven van een procesgriffie naar een strategische griffie; een griffie die de raad niet alleen procesmatig faciliteert, maar ook optimaal wil positioneren. Zo vormt het nieuwe functieprofiel van de griffier een goede omschrijving van de meer strategische aspecten van de functie. In de toekomst kunnen deze aspecten verder ontwikkeld worden. Hierbij zijn de wensen van de raad leidend. De griffier kan, in samenwerking met de werkgeverscommissie, inzichtelijk maken op welke wijze de strategische ondersteuning van de raad nog verder vorm kan krijgen. Indien de raad die vorm van ondersteuning wenst, is er, afhankelijk van de invulling, ook verhoging van het budget nodig. Daarbij dient ook gekeken te worden naar de werkbelasting en de mogelijkheid tot vervanging om zo de kwetsbaarheid van de griffie te verkleinen (zie hoofdstuk 1). Daarnaast is er een uitbreiding gekomen in de ondersteuning van de raad met betrekking tot de gemeenschappelijke regelingen, in de vorm van een gezamenlijke raadsadviseur. De pilot hiervan is inmiddels afgerond en omgezet in een definitieve ondersteuning. Om deze ondersteuning optimaal tot haar recht te laten komen, is het nodig om te werken met raadsrapporteurs.

Zo nemen de raadsleden actiever deel aan de raadsplatforms die zijn opgericht met als doel meer samenwerking in de regio te zoeken en zo grip te krijgen op samenwerkingsverbanden. In de nieuwe periode zal dit verder onderzocht en vormgegeven moeten worden.

Hoofdstuk 3 Toekomst De griffie van vandaag is niet de griffie die we morgen nodig hebben. De afgelopen jaren is veel bereikt. Alle lof daarvoor. Maar de griffie zou graag meer willen leveren om de raad optimaal in rol en positie te brengen en de lokale democratie te versterken. De raad en werkgeverscommissie moeten samen met de griffier blijvend in gesprek over wat de griffie allemaal zou kunnen doen en betekenen voor het lokaal openbaar bestuur, de gemeentepolitiek en de lokale democratie. Raadsleden hebben recht op een eerste adviseur die doorlopend duwt en trekt. Die raadsleden steeds dingen aanbiedt en aanreikt waarvan ze niet wisten dat het kon, mocht en bestond. Het is de taak van de griffie om diensten en producten te ontwikkelen waar niemand om vroeg en die spoedig door niemand gemist kunnen worden. Tegelijk vraagt dit een open houding van de raad; open staan voor nieuwe ontwikkelingen en initiatieven die aangereikt worden vanuit de griffie teneinde de kwaliteit van het raadswerk te vergroten. Ook het goede wederzijdse gesprek tussen raad en griffie over visie en wensen is hiervoor noodzakelijk. Aanbevelingen In samenspraak met de griffie komt de werkgeverscommissie 2022-2026 met een aantal aanbevelingen voor de werkgeverscommissie van 2026-2030: 1. Sociale aspect Voor de griffie is de sociale rol van de werkgeverscommissie belangrijk.

Meeleven met bijzonderheden, informeren naar de werkzaamheden en gang van zaken en persoonlijk informeel contact vormen hierin de basis. Beleg dit als werkgeverscommissie goed, zodat het niet iets wordt wat er vaak bij in schiet. De griffie heeft recht op een goede werkgever. 2. Werkwijze werkgeverscommissie Het is belangrijk dat leden van de werkgeverscommissie hun taak serieus nemen en met toewijding uitvoeren. Raadsleden hebben logischerwijs vaak weinig kennis van de invulling van deze rol. Het verder bekwamen in de rol is van belang en kan gedaan worden via informatie vanuit de VNG, de vereniging voor raadsleden en de griffie. Spreek af hoe er periodiek overleg plaatsvindt tussen werkgeverscommissie en griffie, hoe verslaglegging plaatsvindt en hoe taken onderling verdeeld worden. Aangezien niet alle fracties vertegenwoordigd zijn in de werkgeverscommissie is het van belang alle fracties te betrekken bij het werk van de commissie. Spreek hierover vooraf een werkwijze af. 3. Doorontwikkeling samenwerking gemeenschappelijke regelingen Zet in op een beter gebruik van de raadsadviseur voor gemeenschappelijke regelingen. Maak je als werkgeverscommissie hard voor de ontwikkeling van een werkwijze, bijvoorbeeld met raadsrapporteurs, om beter gebruik te kunnen maken van raadsplatforms. 4.

Jaarplan als basis Zorg dat het jaarplan de basis is van de werkzaamheden van de griffie en ook de samenwerking met de werkgeverscommissie. In gezamenlijk overleg kan gestuurd worden op inhoud en prioritering. Dit is niet iets van de griffie alleen, maar juist iets gezamenlijks. Bespreek in de periodieke overleggen altijd de actualisatie van het jaarplan en zorg dat dit plan ook bij de raad bekend is.

5. Griffiebudget In samenwerking met griffie en raad dient duidelijk te worden hoe uitvoering gegeven moet worden aan ambities van raad en griffie. Het meegroeien van het griffiebudget met de ambities die gesteld worden maakt hier onderdeel vanuit. Daarnaast is het goed ontwikkelingen in de organisatie in de gaten te houden en indien deze ook van toepassing zijn op de griffie, hierin gelijk op te trekken met de organisatie. 6. Informeel overleg Vanuit de griffie is behoefte om periodiek een benen-op-tafelsessie te organiseren met het presidium of de raad. Doel van deze sessies is om te kijken op welke manier de raad ondersteund wil worden, welke uitdagingen en ontwikkelmogelijkheden er voor de toekomst liggen en hoe optimale samenwerking plaats kan vinden. 7. Formatie In de huidige bezetting van de raad hebben we flinke verschuivingen gehad waardoor er relatief veel minder ervaren raadslieden zijn. Dit valt samen met de trend van toenemende werkdruk van de raadslieden en de behoefte om meer grip te krijgen om de samenwerkingen. Dit is waar de griffie haar toegevoegde waarde kan en wil bieden. We adviseren dan ook de griffie nog beter te positioneren voor deze taak en invulling te geven aan de strategische component. Voor deze doorontwikkeling zien we een uitbreiding van de formatie als een voorwaarde.

Vereniging van Nederlandse Gemeenten Vereniging van Griffiers [3] Nederlandse Vereniging voor Raadsleden [4] Samenstelling van griffiers in regionaal verband [1] [2]