Schriftelijke mededeling

Schriftelijke mededeling Nummer 1219538 - Schriftelijke mededeling budgetoverschrijding na aanleiding van aanbesteding voor de dienst 'Onderhoud grasvelden gemeente Bunschoten' Aan de commissie: Ruimte Portefeuillehouder: W. de Jong Beleidskader: Groen Opmerkingen griffie: Team: Beheer & Realisatie Openbare Ruimte Ambtenaar: Sjoerd Mulder Telefoonnummer: 033 - 299 1411 E-mailadres: s.mulder@bunschoten.nl Datum: 10 december 2024 Aanvullende stukken 1. Titel: Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage: 2. Titel: Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage: 3. Titel: Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage: Mededeling Middels deze schriftelijke mededeling, wordt de raad geïnformeerd over een aanbestedingsnadeel na aanleiding van een aanbesteding voor de dienst ‘Onderhoud grasvelden Gemeente Bunschoten’. Voor de komende jaren (2025-2030) is een nieuw onderhoudsbestek opgesteld voor het onderhouden van het gemeentelijk grasareaal binnen de bebouwde kom van onze gemeente. Reden hiervoor is omdat de looptijd van het huidige contract met de geselecteerde aannemer na 31 december 2024 afloopt en er geen mogelijkheid meer is om het contract te verlengen. Het onderhoudsbestek betreft een dienst en gezien de waarde van de opdracht dient de Europese aanbestedingsprocedure doorlopen te worden. Het onderhoudsbestek wordt gegund op basis van de ‘Beste Prijs Kwaliteitsverhouding’.

De inhoud van de werkzaamheden van het nieuwe bestek zijn zo goed als hetzelfde gebleven ten aanzien van voorgaande jaren. Op basis van de opgestelde directieraming (€ 250.000,-), zouden we voldoende budget moeten hebben. Op woensdag 30 oktober 2024 is overgegaan tot het openen van de kluis en het beoordelen van het kwaliteitsdeel (Plan van Aanpak). Op maandag 18 november 2024 is overgegaan tot het openen van de financiële inschrijvingen. Er hebben twee partijen ingeschreven voor dit bestek. Beide inschrijvingen vallen hoger uit dan financieel beschikbaar is. De partij met de beste ‘Prijs Kwaliteitsverhouding’ heeft ingeschreven voor een bedrag van € 329.000,- per jaar. Dit houdt in dat er een tekort is van ca. € 79.000,- per jaar. Oorzaken van de hoge inschrijvingen zijn onder andere de gevulde werkportefeuilles van groenaannemers. Dit kan mede verklaren dat er maar twee inschrijvers zijn voor dit bestek ten aanzien van zes inschrijvers tijdens de voorgaande aanbesteding in 2021. Het gevolg hiervan is dat aannemers ruimer gaan inschrijven. Daarnaast is er een groot te kort aan vakbekwaam personeel in de groene sector, wat de prijzen ook doet opdrijven. Als wordt besloten om deze aanbesteding niet te gunnen, komen we vanaf 1 januari 2025 zonder aannemer te zitten die zorgdraagt voor het onderhoud van het gemeentelijk grasareaal.

Het opnieuw uitzetten van de aanbesteding komt te dicht op de start van het groeiseizoen, gezien de doorlooptijden van een Europese aanbestedingsprocedure. Dit kan resulteren in nog hogere inschrijvingen of erger nog, geen inschrijvingen, waarmee we een groter probleem gaan creëren. Doordat voor deze dienst de Europese aanbestedingsprocedure doorlopen wordt, is het college bevoegd een besluit te nemen over de gunning. Op basis van bovenstaande redenen en om enig risico te voorkomen, heeft het college besloten om de dienst te gunnen aan de partij met de Beste Prijs kwaliteitsverhouding. Hiermee hebben we de zekerheid dat het gemeentelijk grasareaal voor 2025 en 2026 onderhouden gaat worden. Voor het jaar 2025 zal de overschrijding van € 79.000,- meegenomen worden met de eerste tussentijdse bestuursrapportage van 2025. Om voor jaargang 2026 het ontbrekende budget zeker te stellen, zal in de kadernota 2026 - 2029 extra geld aangevraagd worden, zodat er structureel meer budget beschikbaar is voor het onderhouden van het gemeentelijk grasareaal. Na 2026 is de eerste mogelijk om het bestek te verlengen of te beëindigen. In 2026 gaan we evalueren en de afweging maken of we gaan verlengen of ervoor kiezen om opnieuw aan te besteden.