Schriftelijke mededeling

Schriftelijke mededeling Nummer 1228054 - Evaluatie aanbesteding vervoerdiensten regio Utrecht 2024-2028 Aan de commissie: Samenleving Portefeuillehouder: A. Van de Groep Beleidskader: Wmo Opmerkingen griffie: Team: Samenleving Ambtenaar: Amely Overeem Telefoonnummer: 033 - 299 1411 E-mailadres: a.overeem@bunschoten.nl Datum: 19 november 2025 Aanvullende stukken 1. Titel: Evaluatierapport Significant Public: Aanbesteding Vervoersdiensten Regio Utrecht, oktober 2025 Bijlagen digitaal beschikbaar:ja Ter inzage: Mededeling Samenvatting In 2023 zijn 22 Utrechtse gemeenten (waaronder de gemeente Bunschoten) en de provincie Utrecht een nieuw bestuurlijk samenwerkingsverband gestart om gezamenlijk het Wmo vervoer en OV vangnet vervoer (Regiotaxi Utrecht) te organiseren. De aanbesteding en start van het traject verliepen moeizaam. Om hiervan te leren, hebben de gemeenten en de provincie Utrecht een onafhankelijke evaluatie laten uitvoeren door Significant Public. Het rapport is als bijlage toegevoegd. Uit de evaluatie blijkt dat onduidelijke verantwoordelijkheden, beperkte risicobeheersing en tijdsdruk belangrijke factoren waren die bijdroegen aan de problemen. Significant Public is gevraagd de aanbevelingen verder uit te werken – onder meer over mogelijke aanpassingen in de huidige governance en de toepassing van risicoanalyses - zodat gemeenten dit zo snel mogelijk kunnen toepassen.

De aanbevelingen vormen ook een belangrijke basis voor de strategische keuzes na afloop van de huidige contractperiode in 2028. Op basis hiervan kan de regio tijdig richting bepalen over het vervolg van de contracten, zoals mogelijke verlenging van de huidige contracten, een nieuwe aanbesteding, of een (gedeeltelijke) inbesteding van het vervoer. Aanleiding In 2023 zijn 22 Utrechtse gemeenten (waaronder de gemeente Bunschoten) en de provincie Utrecht een nieuw bestuurlijk samenwerkingsverband gestart om gezamenlijk het Wmo-vervoer en OVvangnet vervoer (Regiotaxi Utrecht) te organiseren. In drie andere subregio’s is hier ook het leerlingenvervoer en het jeugdwetvervoer aan toegevoegd. Dit geldt niet voor regio Eemland, waar gemeente Bunschoten onder valt. Het is voor het eerst in Nederland dat 22 gemeenten en de provincie op doelgroepenvervoer een aanbesteding van dit formaat zijn aangegaan. De bestuurlijke trekkers van de vijf subregio's hebben opdracht gegeven om het aanbestedingsproces te evalueren. De reikwijdte van deze evaluatie gaat van start aanbestedingsproces tot en met de overbruggingsperiode (van toepassing op het leerlingenvervoer in andere regio’s). Het geeft niet aan of de gestelde doelen voor gemeenten en provincie binnen de huidige aanbestede vervoerscontracten behaald zijn of gaan worden. De evaluatie is inmiddels afgerond.

Met deze schriftelijke mededeling informeren wij u over de uitkomsten en het vervolg van deze evaluatie. Het rapport is als bijlage toegevoegd. Context evaluatie Regiotaxi Utrecht Aanleiding voor dit inkooptraject waren de aflopende contracten in de regio’s en de overdracht van het contractmanagement Wmo-vervoer van de provincie naar de gemeenten. De 22 gemeenten werken samen in vijf subregio’s, waaronder Eemland. Eemland heeft – anders dan enkele andere subregio’s – alleen het regiotaxivervoer aanbesteed. Door gezamenlijk in te kopen met de U16-gemeenten hebben wij ingezet op effectiviteitswinst door bundeling van kennis, capaciteit en middelen en een uniforme regiotaxi-dienstverlening.

Het aanbestedingsproces kende veel vertraging en de start van de uitvoering van het vervoer verliep moeizaam. In enkele regio’s moest tijdelijk een overbruggingscontract worden afgesloten voor het leerlingen- en jeugdwetvervoer. Dit gold niet voor regio Eemland. Deze overbruggingsperiode had grote impact voor Wmo reizigers, betrokken organisaties en in de andere regio’s ook voor ouders, kinderen en scholen. Om herhaling te voorkomen, hebben de gemeenten en provincie een evaluatie laten uitvoeren door Significant Public. Doel hiervan is lessen te trekken voor de huidige contractperiode, toekomstige aanbestedingen en grote bestuurlijke samenwerkingsverbanden. De evaluatie is gebaseerd op een documentstudie en 28 interviews met 35 betrokkenen, waaronder bestuurders, beleidsadviseurs, consulenten, het contractmanagementbureau, consultants, vervoerders en ouders (leerlingenvervoer).

De evaluatie richt zich op drie thema’s: ü Het aanbestedingsproces (inrichting, gemaakte keuzes, ervaringen en lessen) ü De governance (organisatie, samenwerking en besluitvorming tussen gemeenten en provincie) ü De start van het vervoer (problemen, oorzaken, overbruggingsperiode en aanbevelingen voor de toekomst) Uitkomsten evaluatie Het rapport geeft de oorzaken weer van ontstane vertraging en problematiek bij het uitzetten en het uitvoeren van de aanbesteding met als gevolg een overbruggingsperiode (voor het leerlingenvervoer in andere regio’s). Onderzoeksbureau Significant Public heeft in de evaluatie inzichtelijk gemaakt welke beweegredenen er waren voor bepaalde keuzes, besluiten en uiteindelijke (soms ongewenste) effecten. Uit de interviews en de documentstudie blijkt onder meer dat: · De samenwerkingsovereenkomst onvoldoende was uitgewerkt waardoor verantwoordelijkheden niet duidelijk waren belegd. · Inhoudelijke keuzes zijn vooruitgeschoven als gevolg van de keuze voor een licht samenwerkingsmodel. · Er vooraf niet afdoende in risicoscenario’s is voorzien en uitgewerkt (zoals het uitvallen van de programmamanager). · Door de ervaren tijdsdruk en de overtuiging dat contracten tijdig moesten worden afgerond, een ‘rijdende trein’-mentaliteit overheerste waarbij juridische risico’s en deadlines zwaarder wogen dan kwaliteit, kritische reflectie en alternatieve oplossingen.

Uitwerking Het opnemen van de aanbevelingen uit het rapport bevordert continu leren en verbeteren bij toekomstige aanbestedingen en samenwerkingsvormen Het aanbestedingsproces en de start van de uitvoering van alle aanbestede vormen van doelgroepenvervoer verliep moeizaam1. Met deze evaluatie zetten wij actief in op het leren van lessen voor de uitvoering van huidige contracten én voor toekomstige (vergelijkbare) inkooptrajecten en grote bestuurlijke samenwerkingsverbanden. De aanbevelingen helpen bij het maken van strategische keuzes De aanbevelingen vormen een belangrijke basis voor de strategische keuzes na afloop van de huidige contractperiode in 2028. Op basis hiervan kan de regio tijdig richting bepalen over het vervolg van de contracten, zoals verlenging van het huidige contract, een nieuwe aanbesteding, of (gedeeltelijke) inbesteding van het vervoer. De evaluatie geeft transparantie van het aanbestedingsproces en –uitvoering aan alle betrokkenen De bevindingen uit de evaluatie worden niet alleen intern gedeeld om als organisaties te leren en processen te verbeteren, maar ook extern, om transparantie te bieden en kennis te delen met geïnteresseerde partijen. Hiervoor wordt een presentatie ontwikkeld die inzicht geeft in de belangrijkste leerpunten en aanbevelingen. De evaluatie is uitgevoerd op basis van (groeps)interviews en een documentstudie.

Hiertoe zijn een grootaantal documenten verzameld en bestudeerd waarmee het aanbestedingsproces, de voorbereiding erop en de samenwerking zoveel mogelijk is gereconstrueerd. Ook heeft het onderzoeksbureau Significant Public de documenten gebruikt als input voor het formuleren van vragen voor de interviews. 1

De aanbestedingsprocedure duurde langer dan verwacht, mede door juridische procedures die door inschrijvende partijen zijn aangespannen. Regiotaxi Utrecht is vervolgens in het gelijk gesteld door de rechter dat de aanbesteding rechtmatig is verlopen.

Verbeterde governance en risicoanalyses voorkomt bestuurlijke onduidelijkheid en biedt vroegtijdig inzicht en handelingsperspectief De aanbevelingen van Significant Public geven aan dat de destijds gekozen organisatiestructuur en het ontbreken van risicoanalyse de aansturing van de aanbesteding kwetsbaar maakte. Gemeenten en provincie wensen dit zo snel mogelijk te verbeteren. Significant Public wordt gevraagd de aanbevelingen verder uit te werken. Het advies over aanpassingen in de huidige governance en werkwijze wordt door gemeenten zo snel mogelijk toegepast. Dit geeft meer slagkracht om risico’s te signaleren, erop voor te bereiden, tijdig te beslissen en te handelen. Met het implementeren van de aanbevelingen kunnen we tussentijds beter sturen op het behalen van de gestelde doelen in de vervoerscontracten. Het is voor het eerst in Nederland dat 22 gemeenten en de provincie op doelgroepenvervoer een aanbesteding van dit formaat zijn aangegaan. Dit brengt kansen en risico’s met zich mee voor zowel de voorbereiding, de inrichting, het proces en de huidige uitvoering. De contractuitvoering is nog niet ver genoeg om te bepalen of de gestelde doelstellingen van gemeenten en provincie ten aanzien van deze inkoop zijn behaald. Met het implementeren van de aanbevelingen kunnen we beter sturen op het halen van de gestelde doelstellingen.

Financiën Door vertraging in de gunning ontstonden onvoorziene juridische procedures en een overbruggingsperiode (ten aanzien van het leerlingenvervoer in andere regio's), wat leidde tot hogere kosten voor gemeenten. De evaluatie richtte zich niet op het in kaart brengen van deze kosten. Vervolgstappen  De colleges van de 22 gemeenten en Gedeputeerde Staten nemen alle aanbevelingen zoals beschreven in het evaluatierapport ter lering over om mee te nemen in (vergelijkbare) inkooptrajecten en bestuurlijke samenwerkingsverbanden, en als basis voor de keuzes over de periode na 2028.  Onderzoeksbureau Significant Public wordt gevraagd de aanbevelingen verder uit te werken. De aanbevelingen worden niet alleen toegepast bij toekomstige trajecten, maar ook ingezet om de huidige uitvoering te verbeteren. De focus ligt hierbij onder meer op de bestaande governance en het toepassen van risicoanalyses, zodat gemeenten deze verbeteringen zo snel mogelijk kunnen toepassen.  Regio Zuidoost Utrecht start dit jaar met een verkenning om het scenario rondom inbesteding te onderzoeken. De resultaten zullen met alle gemeenten en de provincie worden gedeeld en samen met de aanbevelingen als input worden gebruikt voor het tijdig vaststellen van een gezamenlijk besluitvormingstraject.