Schriftelijke mededeling

Schriftelijke mededeling Nummer 1214365 Aan de commissie: Samenleving Portefeuillehouder: Peter van Asselt Beleidskader: Sociaal Domein (Leerlingenvervoer) Opmerkingen griffie: Team: Samenleving Ambtenaar: Monique Sloots Telefoonnummer: 033 - 299 1480 E-mailadres: m.sloots@bunschoten.nl Datum: 12 maart 2024 Aanvullende stukken Geen Mededeling Geachte raadsleden, Inleiding Wij informeren u over de definitieve gunning van het leerlingenvervoer die voor alle 4 de percelen naar Willemsen de Koning is gegaan (voor 4 jaar vast en de mogelijkheid op 3 maal 1 jaar verlenging, ingaande schooljaar 2024-2025). Er heeft een Europese aanbesteding plaatsgevonden van het leerlingenvervoer – gezamenlijk met de gemeenten van de regio Amersfoort (Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Leusden, Soest en Woudenberg) vanaf het schooljaar 2024 – 2025. Het college van Bunschoten had aan de burgemeester en wethouders van de gemeente Amersfoort mandaat gegeven voor deze Europese aanbesteding. Daarnaast verleende de burgemeester volmacht aan de gemeentesecretaris van Amersfoort voor het ondertekenen van de overeenkomsten ter uitvoering van het besluit van het college. We informeren u dat op 08-03-2024 de definitieve gunning voor alle 4 de percelen van het leerlingenvervoer is gegaan naar Willemsen De Koning.

Looptijd overeenkomst van de overeenkomst is voor 4 jaar vast en de mogelijkheid op 3 maal 1 jaar verlenging. Perceel 1 Perceel 2 Perceel 3 Perceel 4

Leerlingen vanuit de gemeente Amersfoort en Leusden naar locaties buiten de gemeentegrenzen Leerlingen vanuit de gemeente Baarn en Bunschoten naar locaties binnen en buiten de gemeentegrenzen Leerlingen vanuit de gemeente Soest en Woudenberg naar locaties binnen en buiten de gemeentegrenzen Leerlingen vanuit de gemeente Amersfoort en Leusden naar locaties binnen de gemeentegrenzen van Amersfoort en Leusden.

In november 2023 hebben de gemeenten Amersfoort, Bunschoten, Baarn, Soest, Leusden en Woudenberg middels een collegebesluit ingestemd met de aanbesteding op basis van een collegevoorstel en de inkoopstrategie. Tegelijkertijd hebben zij de gemeente Amersfoort gemandateerd voor het uitvoeren van de aanbesteding. Op 31 januari 2024 waren er bij het sluiten van de inschrijving vier inschrijvers welke vervolgens allen op basis van de vooraf gestelde criteria in twee ronden zijn beoordeeld:  Zelfstandig beoordeling door iedere deelnemende gemeente op kwaliteit, gevolgd door een consensus meeting met alle gemeenten tezamen om de komen tot een breed gedragen score.



Deze score en de score op duurzaamheid zijn vervolgens in het gunningsmodel aangevuld met de aangeboden tarieven, welke niet bekend waren bij het vaststellen van de scores op kwaliteit en duurzaamheid.

Op alle percelen bleek de inschrijving van Willemsen de Koning het beste op prijskwaliteitsverhouding. Toelichting: Kwaliteit stond centraal in de aanbesteding  Weging in de aanbesteding: 70% Kwaliteit en 30% Prijs 

Bij kwaliteit hebben is de focus gelegd op de kwaliteit van dienstverlening, communicatie en laagdrempelig meldingen en klachten kunnen indienen waarbij het volgende met name is beoordeeld: o

o

o

de noodzaak en onderkenning van het belang dat leerlingen en hun ouders kunnen vertrouwen en rekenen op goed opgeleide en dienstverlenende medewerkers (chauffeurs, vervoerscoördinatoren en klantcontact medewerkers) met kennis (empathie/ affiniteit) van zaken over de diversiteit van de doelgroep (beperkingen) en dat zij een passende dienstverlening leveren die hierop aansluit. de gemeenten, ouders en scholen vinden het erg belangrijk dat de communicatie meten de bejegening van de leerlingen en ouders correct is en dat alle communicatiekanalen (digitaal en persoonlijk) laagdrempelig toegankelijk zijn. De ouders/leerlingen moeten op een laagdrempelige manier hun Meldingen en Klachten kunnen indienen. Ook is het belangrijk dat Meldingen en Klachten adequaat en empathisch worden opgepakt en afgehandeld.

Er is een Bonus-malusregeling op klanttevredenheid en duurzaamheid  Er is een regeling waarbij wordt bepaald op basis van de hoeveelheid ingezette duurzame kilometers bepaalt of er een malus van toepassing is. Dit wordt ieder kwartaal gedaan.  Er is een regeling waarbij de ervaring van de gebruiker bepaalt of er een bonus/malus van toepassing is. Dit wordt ieder jaar gedaan door een onafhankelijk klanttevredenheidsonderzoek.  De bonus voor klanttevredenheid moet ten goede moet komen aan het contract. Inzet touringcars Naast de verplichting om in perceel 2 een touringcar in te zetten bood de aanbesteding ook de mogelijke inzet van touringcars/midibussen bij de overige routes wat bij draagt bij aan zelfredzaamheid en chauffeurstekorten waardoor de tijdigheid beter geborgd kan worden. De markt was uitgedaagd om te komen met alternatieve mobiliteitsoplossingen Het is belangrijk dat ouders zo vroeg mogelijk op de hoogte zijn van knelpunten in het vervoer en welke oplossingen de vervoerder dan biedt. Hier is door Willemsen de Koning in het verleden al een mooi aanbod gedaan van oplossingen.

Highlights aanbod Willemsen de Koning  Willemsen de Koning geeft in zijn aanbod een concreet en realistisch beeld van de benodigde personeelsleden, de situatie op de arbeidsmarkt en benut meerdere en innovatieve kanalen voor de personeelswerving en heeft oog van pedagogische en empathische aspecten van de chauffeurs. 

Willemsen de Koning besteedt veel aandacht aan proactieve communicatie met de relevante stakeholders (bijvoorbeeld scholen) inclusief de leerling zelf. Er is ruimte voor maatwerk, zoals de keuze voor ouders over hoe zij willen communiceren.



De wijze waarop Willemsen de Koning voorstelt hoe zij willen gaan met meldingen, het lerend vermogen waarbij meldingen en klachten worden opgeplakt als separate processen en het vormgeven van de klachtenprocedure wordt als positief ervaren.



Willemsen de Koning gaat 98% van de ritten uitvoeren met zero-emissie voertuigen. Willemsen de Koning heeft een zeer uitgebreid specifiek op het leerlingenvervoer gericht opleidingsprogramma voor het personeel en maakt hierin ook concreet wat dit betekent voor de kwaliteitsbeleving van de leerlingen.



Willemsen de Koning heeft goed zicht op de verschillende situaties en calamiteiten die zich (kunnen) voordoen bij het leerlingenvervoer en daarbij passende protocollen opgesteld.

Argumenten Het mededelen van de definitieve gunning aan het college is een verplichting vanuit regels van het aanbesteden. Gemeenten zijn verplicht om het leerlingenvervoer uit te voeren. Door deze Europese aanbesteding wordt voldaan aan deze wettelijke verplichting. Het gezamenlijk aanbesteden heeft schaalvoordelen (meer ‘volume’). Het is belangrijk om het voor het leerlingenvervoer zorgvuldig vervoerders te selecteren voor de uitvoering van deze wettelijke taak; temeer omdat het om een zeer kwetsbare doelgroep gaat. De aanvragen leerlingenvervoer worden getoetst aan de Verordening Leerlingenvervoer gemeente Bunschoten 2021. De verordeningen leerlingenvervoer zijn in de regio Amersfoort afgestemd. Momenteel wordt aan actualisatie van de VNG-modelverordening leerlingenvervoer gewerkt. Zodra deze beschikbaar is, willen we hierbij in regionaal verband aansluiten. Kanttekening Geen Toetsing aan gemeentelijk inkoop en aanbestedingsbeleid De financiële middelen die met de uitvoering van het leerlingenvervoer zijn gemoeid vallen onder de Europese aanbesteding regels. Financiën De financiële middelen voor het leerlingenvervoer zijn reeds begroot. Uitvoering Bij deze aanbesteding is de inbreng van de scholen, de ouders, gemeenten, de huidige vervoerders en het door het bestuurlijke OOGO vastgestelde document met uitgangspunten voor het leerlingenvervoer meegenomen.

Daarnaast zijn de ‘overall’ ervaringen met het leerlingenvervoer van afgelopen jaren meegenomen. Er volgt nog een implementatietraject. Communicatie Zie uitvoering.