Overname areaal Openbare Verlichting

Raadsvoorstel Nummer 1179570 - Overname areaal Openbare Verlichting Aan de commissie: Ruimte Portefeuillehouder: W. de Jong Beleidskader: Verlichtingsbeleid 2014 – 2023 Opmerkingen griffie: Team: Beheer en Realisatie Openbare Ruimte Ambtenaar: Patrick de Bourgraaf en Bart Tolboom Telefoonnummer: 033 - 299 1411 E-mailadres: b.tolboom@bunschoten.nl Datum raadsvergadering: 28 september 2023 Aanvullende stukken 1. Titel: Waardebepaling openbare verlichting, juli 2022 (Spectrum Advies & Design B.V. uit Putten) (geheim) Bijlagen digitaal beschikbaar: Nee Ter inzage: Ja 2. Titel: Waardeberekening apparatuur, d.d. 23 mei 2023 vanuit CityTec (geheim) Bijlagen digitaal beschikbaar: Nee Ter inzage: Ja 3. Titel: Offerte verledden conventionele armaturen, d.d. 6 april 2023 (geheim) Bijlagen digitaal beschikbaar: Nee Ter inzage: Ja 4. Titel: Financiële onderbouwing (geheim) Bijlagen digitaal beschikbaar: Ja Ter inzage: Nee Voorstel 1. Stem in met het volledig in eigendom krijgen van het complete areaal openbare verlichting per 1 januari 2024 en stel het hiervoor benodigde krediet beschikbaar; 2. Vervang de resterende conventionele armaturen voor ledarmaturen en stel het hiervoor benodigde krediet beschikbaar; Inleiding Huidige situatie en aanleiding De gemeente Bunschoten heeft sinds 2003 met CityTec (als rechtsopvolger van Lumineus B.V.) een leaseovereenkomst afgesloten.

De overeenkomst houdt in dat CityTec de energielevering, het beheer en de uitvoering van het onderhoud aan de openbare verlichting (OVL) verzorgd. Daarmee is CityTec eigenaar van de OVL. Sinds 2015 heeft de gemeente de lichtmasten en armaturen die vervangen worden of nieuw zijn geplaatst zelf aangeschaft. Contractueel worden deze lichtmasten en armaturen door CityTec onderhouden. Van deze "nieuwe objecten” is de gemeente eigenaar. Momenteel is de gemeente voor circa 30 procent eigendom van het totale areaal. Toekomstige wijze van beheer In de commissie ruimte van 8 september 2021 is in een opiniërende bespreking het keuzetraject Openbare Verlichting (zaaknummer 1159721) besproken. Door de commissie is de voorkeur uitgesproken voor eigen beheer. Naast het overnemen van het OVL-areaal van CityTec moet hiervoor een aanbesteding plaatsvinden voor het beheer- en onderhoud van de openbare verlichting. De aanbesteding kan pas starten nadat afspraken met CityTec zijn gemaakt over de overname van het areaal dat niet in gemeentelijk eigendom is. Waardebepaling Samen met een materiedeskundige derde partij is stap voor stap toegewerkt naar het in eigen beheer krijgen van het OVL-areaal. Hierbij is het areaal geïnventariseerd, een kwaliteitsbeoordeling in het veld uitgevoerd en op basis hiervan een waardebepaling (bijlage 1) opgesteld.

Deze waardebepaling vormde het uitgangspunt bij de onderhandelingen met CityTec.

Verledden armaturen Om een toekomstbestendig areaal openbare verlichting te hebben vanaf het moment dat het beheer en onderhoud van het areaal wordt aanbesteed, wordt voorgesteld de resterende conventionele armaturen te vervangen door ledarmaturen (verledden). Argumenten 1.1. Eigendom van het areaal ligt bij één partij Momenteel ligt het eigendom van OVL bij twee partijen (CityTec en gemeente). In de praktijk is dit soms lastig. Door alles bij één partij onder te brengen is het areaal beter beheerbaar en krijgt de gemeente meer zeggenschap over het areaal OVL, waarmee bijvoorbeeld ook de eigen energie ingekocht kan worden. 1.2. Hiermee wordt voldaan aan de wet- en regelgeving Volgens de huidige wet- en regelgeving mogen kapitaalgoederen niet meer zonder tijdsbeperking worden geleased door een overheidsinstantie. Daarnaast moeten leveringen en diensten periodiek worden aanbesteed volgens de Aanbestedingswet 2012. Door het areaal OVL in eigendom te verkrijgen dan weer worden voldoen. 1.3. De overnamesom is in de lijn van redelijk en billijk in relatie tot de waardebepaling van de materiedeskundige partij De gemeente heeft een waardebepaling laten uitvoeren door een materiedeskundige derde partij. De waarde van het areaal is bepaald volgens 3 methoden (zie bijlage 1). Het onderhandelde overnamebod (zie bijlage 2) ligt dicht bij de methode met laagste waarde.

Daarnaast valt de overnamesom binnen het bedrag dat is genoemd in het voorstel bij de opiniërende bespreking. 2.1. Ledarmaturen dragen bij aan minder CO2-uitstoot Voor het laten branden van de conventionele armaturen binnen het OVL is meer energieverbruik noodzakelijk dan de armaturen die zijn uitgevoerd in led. De besparing van energie bedraagt circa 50% per armatuur. Led zorgt voor minder CO2 en draagt bij aan de doelstelling om in 2030 minder broeikasgassen uitstoten. 2.2. Zonder opdracht voor verledden wordt overnamesom hoger CityTec heeft in het voorstel voor overname gesteld dat men geen commerciële waarde doorberekent indien deze opdracht wordt verstrekt. Niet verledden betekent dat het overnamebedrag hoger uitkomt.

Kanttekening Overdracht- en startperiode nieuwe partij beheer en onderhoud OVL Het selecteren van een nieuwe partij kost tijd in de werkvoorbereiding. Daarnaast komt er een overdrachtsmoment tussen de huidige partij CityTec en nieuwe partij. Afstemming wordt cruciaal en de gemeentelijke organisatie moet zich gaan voorbereiden en het aanpassen aan de nieuwe situatie. Na jaren werken met CityTec kan het zijn dat de organisatie voor nieuwe werkzaamheden of werkmethode komt te staan. Dit kan impact hebben op het reguliere werk en de projecten waarbij openbare verlichting moet worden geleverd en geplaatst. Ook kan de aanbesteding vertraging oplopen. Dat kan betekenen dat we langer van de diensten van CityTec gebruik moeten blijven maken. Aanbesteden is marktwerking Bij een aanbesteding is de markt aan zet. Nu zijn de jaarlijkse kosten bekend. Bij een aanbesteding kan de jaarlijkse aanneemsom lager of hoger worden dan het huidige bedrag. Dit is een marktrisico. Financiën Voor 2024 is de verwachting dat, vanwege de eenmalige afboeking van de conventionele armaturen en de kosten voor onderhoud, storingen en beheer en energie via CityTec, de kosten ongeveer gelijk blijven. Vanaf 2025 is dan een voordeel te verwachten van € 89.000,- (onder voorbehoud van de uitkomst van de aanbesteding).

Voor de overnamesom en vervanging van de conventionele armaturen door led wordt krediet aangevraagd, waarna deze kosten worden geactiveerd en afgeschreven over de (rest)levensduur.

Voor een toelichting wordt verwezen naar bijlage 4. Geheimhouding Het college heeft op de bijlagen bij dit raadsvoorstel geheimhouding opgelegd. De grondslag voor het opleggen van geheimhouding is te vinden in artikel 87 van de Gemeentewet. Dit artikel verwijst naar artikel 5.1 van de Wet open overheid. In artikel 5.1. lid 2 onder b is opgenomen dat het openbaar maken van informatie achterwege blijft voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de economische en financiële belangen van de gemeente. Het college is van oordeel dat geheimhouding gerechtvaardigd is vanwege deze economische en financiële belangen van de gemeente. Immers in de bijlagen bij dit raadsvoorstel staan bedragen genoemd. Het gaat hierbij om informatie die de privaatrechtelijke verhouding met een onderneming kan beïnvloeden, zoals aanbestedingen of andere handelingen tussen de gemeente en derden. In artikel 5.1. lid 2 onder f is opgenomen dat het openbaar maken van informatie achterwege blijft voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de bescherming van andere dan in het eerste lid, onderdeel c, genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens. Informatie over bedrijfs- en fabricagegegevens die niet vertrouwelijk is verstrekt, wordt niet geopenbaard als het belang van het beschermen van de gegevens zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid.

Uitgebrachte offertes, bedrijfseconomische gegevens en andere concurrentiegevoelige gegevens kunnen onder deze uitzonderingsgrond vallen. In de bijlage is een uitgebrachte offerte opgenomen. Ook bevat de bijlage bedrijfseconomische gegevens en concurrentiegevoelige gegevens. Geheimhouding is daarom gerechtvaardigd. Aangezien het college geheimhouding heeft opgelegd en de stukken waarop geheimhouding rust aan de raad is verstrekt, is artikel 89 van de Gemeentewet van toepassing. Dit houdt in dat de gemeenteraad gaat over de opheffing van de geheimhouding.

Uitvoering Opzegging en overname CityTec De overeenkomst met CityTec kan door partijen worden beëindigd door middel van opzegging per aangetekend schrijven tegen het einde van elk kwartaal met inachtneming van een opzegtermijn van 1 jaar. Bij instemming door de raad wordt de overeenkomst met CityTec per 31 december 2023 opgezegd. Het volledige OVL-areaal komt op 1 januari 2024 in eigendom bij de gemeente. Om voldoende tijd te hebben voor de aanbesteding (zie hierna) blijft het beheer en onderhoud van de openbare verlichting tot 1 januari 2025 bij CityTec. Voorbereiding aanbesteding beheer en onderhoud openbare verlichting Na het opzeggen van de overeenkomst met CityTec, kan na de werkvoorbereiding de aanbesteding voor het beheer, leveren en plaatsen van openbare verlichting plaatsvinden. De werkvoorbereiding vindt plaats met ondersteuning van materiedeskundige derde partij. Deze partij wordt dezelfde partij die ook de inventarisatie, inspectie en waardebepaling heeft uitgevoerd. Bij de voorbereiding van de aanbesteding wordt ook met (buur)gemeenten afgestemd welke aandachtspunten zij hebben bij het beheer en onderhoud van de openbare verlichting en overstap naar een andere partij. Tijdens de werkvoorbereiding worden ook bepaalde beleidskeuzes gemaakt. Dit is noodzakelijk voor de uitgangspunten en voorwaarden in de contractdocumenten.

Communicatie Met een aangetekende brief wordt de overeenkomst met CityTec per 31 december 2023 opgezegd.

De raad van de gemeente Bunschoten, Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 22 augustus 2023, nummer 1179570; Gelet op de Gemeentewet: Besluit 1. In te stemmen met het volledig in eigendom krijgen van het complete areaal openbare verlichting per 1 januari 2024 en het hiervoor benodigde krediet beschikbaar te stellen; 2. De resterende conventionele armaturen te vervangen voor ledarmaturen en het hiervoor benodigde krediet beschikbaar te stellen; Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bunschoten van 28 september 2023, Griffier Drs. E. Hoogstraten Voorzitter M. van de Groep