Oprichting één omgevingsdienst in de Provincie Utrecht

Raadsvoorstel Nummer 1218875 - Oprichting één omgevingsdienst in de provincie Utrecht Aan de commissie: Ruimte Portefeuillehouder: W. de Jong Beleidskader: Wet gemeenschappelijke regelingen/Omgevingswet Opmerkingen griffie: Team: Omgevingsontwikkeling Ambtenaar: Judith Stijger Telefoonnummer: 033 - 299 1457 E-mailadres: j.stijger@bunschoten.nl Datum raadsvergadering: 30 januari 2025 Aanvullende stukken 1. Titel: Ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling (GR) Omgevingsdienst Utrecht Bijlagen: digitaal beschikbaar Ter inzage: 2. Titel: Artikelsgewijze toelichting bij GR Bijlagen: digitaal beschikbaar Ter inzage: 3. Titel: Richtingsplan Bijlagen: digitaal beschikbaar Ter inzage: 4. Titel:Routekaart fase 2 Bijlagen: digitaal beschikbaar Ter inzage: 5. Titel: Rudimentaire begroting Bijlagen: digitaal beschikbaar Ter inzage:6. Titel: Addendum 17 oktober 2024 Bijlagen: digitaal beschikbaar Ter inzage:7. Titel: Stroomschema besluitvorming GR Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage:

Voorstel 1. Geef het college uiterlijk 1 februari 2025 als zienswijze op de ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling (GR) voor de voorgenomen oprichting van één Omgevingsdienst aan, dat inzicht in de kosten noodzakelijk is voordat toestemming voor deze definitieve GR gegeven kan worden. Voorgenoemde met kennis van de opdracht tot uitvoering van de fase 2 ‘inrichten’, met de intentie per 1 januari 2026 één Omgevingsdienst in de provincie Utrecht te vormen.

Inleiding In afgelopen periode hebben de omgevingsdiensten in onze provincie, RUD Utrecht en Omgevingsdienst regio Utrecht, het initiatief genomen om de oprichting van één omgevingsdienst in de provincie Utrecht voor te leggen. Gedurende de verkenning naar de meerwaarde van één omgevingsdienst in de provincie bent u hier eerder over geïnformeerd. Op 7 december 2023 hebben de gezamenlijke algemeen besturen van de ODRU en RUD Utrecht besloten om te starten met het traject om één robuuste omgevingsdienst voor de hele provincie Utrecht op te richten. De route om tot één omgevingsdienst voor Utrecht te komen, is beschreven in de ‘Routekaart naar één Omgevingsdienst in Utrecht’ (december 2023). De route bestaat uit drie fasen: richten, inrichten en verrichten. Voor het opstellen van de producten voor de nieuwe omgevingsdienst en voor een goede samenhang tussen deze producten is begin 2024 een programmaorganisatie ingericht met mensen van zowel de ODRU als de RUD Utrecht. Aan het begin van het traject (voorjaar 2024) zijn er twee webinars voor

raads- en statenleden en collegeleden georganiseerd om hen te informeren over het beoogde proces. Half juni volgden er twee bijeenkomsten voor raads- en statenleden over hun rol in het proces en in de nieuwe omgevingsdienst in Utrecht. De Routekaart fase 2 is op 17 oktober 2024 tenslotte vastgesteld door de gezamenlijke Algemeen Besturen van de RUD Utrecht en de ODRU.

Argumenten 1.1 Eén robuuste omgevingsdienst in de provincie heeft voordelen. Het werken met één omgevingsdienst binnen de provincie beoogt: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

1.2

Duidelijkheid en een gelijk speelveld op voor inwoners en bedrijven in de hele provincie. Verhoging en waarborging van de kwaliteit van de taakuitvoering. Vergroting kennis en specialisme ten behoeve van bestuurlijke besluitvorming. Stijgende kosten beter beheersen. Meer ruimte voor specialistisch experts voor complexe vraagstukken. Binden van goed personeel in krappe arbeidsmarkt. Voldoen aan de robuustheidcriteria. Twee afzonderlijke diensten in Utrecht kunnen niet voldoen aan de (landelijk gestelde) robuustheidscriteria voor de omgevingsdiensten. Richtingsplan, ontwerp-gemeenschappelijke regeling, routekaart fase 2, rudimentaire begroting en addendum vormen gezamenlijk het kader voor de nieuwe omgevingsdienst.

Gezamenlijk geven richtingsplan, ontwerp-gemeenschappelijke regeling, routekaart fase 2, rudimentaire begroting en addendum het kader voor de nieuwe omgevingsdienst. Dit is daarmee de richting waarin de RUD Utrecht, de ODRU en de 27 beoogd deelnemers willen gaan bij de oprichting van de nieuwe omgevingsdienst in Utrecht. Het richtingsplan heeft als doel de kaders te scheppen waarbinnen de nieuwe omgevingsdienst wordt opgericht. Deze kaders - in de vorm van missie, visie en bestuurlijke, organisatorische en financiële uitgangspunten - vormen de basis voor de inrichting en de verdere doorontwikkeling van de Omgevingsdienst Utrecht. Elementen uit het richtingsplan komen terug in de gemeenschappelijke regeling, de rudimentaire begroting en de routekaart voor fase 2 ‘inrichten’. Het doel van de rudimentaire begroting is een beeld te schetsen van de betaalbaarheid van de nieuwe organisatie, zonder dat alle gegevens van de nieuwe dienst al zijn bepaald. Ook is er een vergelijking gemaakt van de nieuwe bijdrage versus de huidige bijdrage van de deelnemers. Basis voor de rudimentaire begroting waren de laatst vastgestelde begrotingen (2024) van beide huidige omgevingsdiensten. De daadwerkelijke hoogte van de bijdrage per deelnemer voor 2026 wordt berekend in de programmabegroting 2026 die in fase 2 zal worden opgesteld.

In fase 2 ‘inrichten’ wordt ook de keuze voor de nieuwe financieringssystematiek uitgewerkt. De begroting 2026 die in fase 2 wordt opgesteld komt voor zienswijze bij alle deelnemers langs. De routekaart voor fase 2 ’inrichten’ schetst de contouren van de stappen en activiteiten voor de verdere inrichting van de nieuwe omgevingsdienst en beschrijft hoe deze gedekt worden. Tijdens fase 2 van het traject maken we keuzes over hoe de primaire processen en bedrijfsvoering worden ingericht. Dit gebeurt op basis van de inhoudelijke uitgangspunten die in fase 1 zijn geformuleerd in het richtingsplan. In het addendum zijn de toezeggingen en afspraken die gemaakt zijn in het AB van 17 oktober 2024 ter verduidelijking opgenomen.

1.3

Gemeenschappelijke Regeling is gezamenlijke rechtspersoon voor bereiken doelen.

Steeds meer opgaven voor gemeenten en provincie zijn complex en overstijgen de eigen organisatie. Voor het aanpakken van de (toekomstige) opgaven is goed personeel, geschikte data en een netwerk

nodig. Eén omgevingsdienst op basis van één gezamenlijke rechtspersoon (GR) kan hierin beter voorzien dan twee afzonderlijke niet congruente omgevingsdiensten in de provincie. De nieuwe gemeenschappelijke regeling vormt de juridische basis voor de samenwerking en creëert één rechtspersoon voor de uitvoering van taken. In de bijlage vindt u de ontwerpgemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht en een artikelsgewijze toelichting. Om flexibiliteit te behouden worden alleen de wettelijke vereisten opgenomen in de gemeenschappelijke regeling en overige bepalingen in “uitwerkingsregelingen”. De juridische uitgangspunten zijn: -

De Omgevingsdienst Utrecht bestaat uit gelijkwaardige deelnemers.

-

Het quorum in het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur is de helft plus 1 van het aantal zittende leden.

-

Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur beslissen bij meerderheid.

-

In het algemeen bestuur geldt een gekwalificeerde meerderheid van drie vierde van de stemmen voor de vaststelling van de: bijdrageverordening, kadernota, begroting(swijziging), wijziging/opheffing/toetreding/uittreding van de GR

Wij kunnen ons vinden in de gekozen uitgangspunten en de ontwerp GR. Het is de bedoeling om een nieuwe gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht op te richten en na juridische en financiële afhandeling de beide bestaande gemeenschappelijke regelingen (RUD Utrecht en ODRU) op te heffen.

1.4

Proces moet aan bepalingen Wet gemeenschappelijke regelingen voldoen.

De voorgestelde gemeenschappelijke regeling voldoet aan alle eisen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen. De gemeenteraad heeft het recht op zienswijze op de ontwerp-gemeenschappelijke regeling. De oprichting van een gemeenschappelijke regeling waarin de colleges van burgemeester en wethouders en/of colleges van gedeputeerde staten deelnemen, vergt op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen een besluitvormingsproces met twee rondes waarin zowel colleges als raden/staten betrokken zijn (artikel 51 WGR). 1. Ronde 1: De colleges van burgemeester en wethouders en het college van gedeputeerde staten zenden het ontwerp van de regeling toe aan hun raad respectievelijk provinciale staten, met het verzoek een zienswijze over het ontwerp in te dienen bij het college. De wetgever geeft de raad/staten daarvoor een termijn van acht weken. De wetgever schrijft bovendien voor dat de raad/staten, indien deze geen zienswijze wil indienen, het college daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte brengt. Het college maakt vervolgens zijn standpunt met de zienswijze van de raad kenbaar aan het gezamenlijk algemeen bestuur van RUD Utrecht en ODRU (uiterlijk 3 maart 2025). 2. Ronde 2: Het gezamenlijk algemeen bestuur van RUD Utrecht en ODRU bepaalt op basis van de zienswijzen welke wensen breed gedragen zijn.

Vervolgens wordt een (eventueel aangepaste) concept gemeenschappelijke regeling aan de colleges van burgemeester en wethouders en het college van gedeputeerde staten gezonden, met het verzoek de regeling te treffen (instemming met deelneming). Het college vraagt daarvoor toestemming aan de raad respectievelijk provinciale staten. De raden respectievelijk provinciale staten mogen deze toestemming alleen weigeren wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Zodra de colleges hebben ingestemd (uiterlijk 6 oktober 2025), wordt de gemeenschappelijke regeling bekendgemaakt.

Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (art 1, lid 3 en 4) zijn de bevoegdheden van de gemeenteraad: 3. “De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van hun gemeente binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp hun zienswijze over het ontwerp van de regeling naar voren brengen. Indien de raden geen zienswijze naar voren wensen te brengen stellen zij de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte”. 4. “De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters gaan niet over tot het treffen van een regeling dan na verkregen toestemming van de gemeenteraden. De toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang”. Zie hiervoor ook het stroomschema in de bijlage.

1.5

Cruciale (financiële) aspecten van de nieuwe dienst nu nog onduidelijk terwijl proces al wel gestart is, maken zienswijze noodzakelijk.

Ons college dient in ronde 1 uiterlijk 3 maart 2025 zijn standpunt inzake deze nieuwe gemeenschappelijke regeling met inachtneming van de eventuele zienswijze van de raad kenbaar te maken. Vervolgens dient uw college in ronde 2 met toestemming van de gemeenteraad uiterlijk 6 oktober 2025 in te stemmen met de (eventueel aangepaste) gemeenschappelijke regeling. Uw raad mag deze toestemming alleen weigeren wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Pas in fase 2 (zie routekaart fase 2) vindt de daadwerkelijke uitwerking van de organisatorische, procesmatige en financiële aspecten van de nieuwe dienst plaats. De rudimentaire begroting geeft op dit moment een beeld over de betaalbaarheid van de nieuwe dienst als geheel. De bijdragen van de deelnemers afzonderlijk staan nog niet vast. Een bijkomend punt van zorg is dat geen duidelijkheid is over de financiële gevolgen van de “fusie”. De planning geeft aan dat de gemeenteraad na het gezamenlijk Algemeen Bestuur van 18 april 2025 om toestemming wordt gevraagd toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling. Toestemming geven kan tot medio september 2025. De Ontwerpbegroting 2026 ODU wordt echter pas na het zomerreces 2025 voor zienswijzen aangeboden aan de raden en staten. Dit kan betekenen dat wij nog geen duidelijkheid hebben over de financiële gevolgen van de fusie op het moment dat we toestemming moeten geven.

Het is van belang tijdig een reële raming van de bijdrage per 2026 en verder te ontvangen. Deze financiële risico’s zijn wat ons betreft onderdeel van het de genoemde “strijdigheid met het recht of het algemeen belang”. Het plaatsen van deze opmerking als zienswijze is van belang om grip te behouden.

1.6

Strakke planning vanwege beoogde oprichting Omgevingsdienst Utrecht op 1 januari 2026

Het is nodig om binnen een termijn van acht weken een zienswijze in te dienen. Het behalen van deze termijn is van belang voor de voortgang als beschreven in het vervolgproces en het halen van de beoogde startdatum van 1 januari 2026. Met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 hebben de huidige leden van het algemeen bestuur besluitvorming voor die datum gevraagd. Daarnaast zorgt uitstel van dit besluit ook voor mogelijk hogere fusiekosten. Bovendien is het voor medewerkers van de omgevingsdiensten prettig om niet langer in onzekerheid te zitten over de toekomst van de nieuwe dienst.

Kanttekening Precieze kosten nog niet in beeld Kosten per deelnemer binnen de toekomstige dienst onbekend: De raden/staten worden gevraagd om een zienswijze te geven over de gemeenschappelijke regeling voor de oprichting van de Omgevingsdienst Utrecht. De precieze kosten per deelnemer zijn op dat moment nog niet in beeld. Of onze gemeente bijvoorbeeld een nadeel- of voordeelgemeente is, is niet in te schatten zonder bekostigingssystematiek. In de volgende fase, inrichten, wordt de financieringssystematiek voor de nieuwe dienst pas bepaald en wordt dit wel duidelijk. De raden/staten worden dan zoals gebruikelijk gevraagd om een zienswijze op de begroting, maar ook op de bijdrageverordening te geven. Kostenplafond niet aanwezig De voorgenomen fusie is niet ontstaan vanuit een bezuinigingsopgaaf. Dit neemt niet weg dat een kostenstijging als gevolg van de nieuwe omgevingsdienst onwenselijk is, mede in het licht van het Ravijnjaar 2026. Met voorbehoud dient rekening te gehouden te worden bij het opstellen van de Ontwerpbegroting 2026 ODU. Financiering voorbereiding oprichting deels onbekend De nog te maken kosten voor de oprichting en ontwikkeling van een nieuwe omgevingsdienst zijn bijna €5 miljoen (fase 2). Vanuit de provincie en het ministerie van IenW zijn alle bedragen ter dekking van deze eenmalige kosten ruim €2,6 miljoen.

Daarnaast zijn verantwoorde besparingen doorgevoerd voor fase 2 (ruim €1,5 miljoen). Dat betekent dat een klein deel (€ 789.000) zal worden gedekt uit het beschikbare vermogen van de ODRU en de RUD Utrecht. Eventueel zou ook één of beide diensten kunnen besluiten niet de vermogens van de omgevingsdienst in te zetten, maar deelnemers te laten bijdragen via een eenmalige (project)factuur/bijdrage. Met deze dekking ontstaat een groot beslag op de bestaande organisaties, doordat de ruimte voor vervangende inhuur beperkt is en doordat het bestaande weerstandsvermogen moet worden aangesproken dan wel de deelnemers een projectfactuur ontvangen. Om dit beslag te verminderen is het ministerie van IenW met een positieve grondhouding aan het onderzoeken of het mogelijk is meer middelen ter beschikking te stellen dan de huidige toegezegde middelen van 1 miljoen euro. Voorwaarden voor de middelen zijn bestuurlijke toezegging tot fusie en het bereiken van robuustheid in het traject vóór 1 april 2026, volgens de vastgestelde KPI's en randvoorwaarden voor robuustheid. Risico’s benoemd maar niet uitgewerkt In het kader van het traject ‘Naar één omgevingsdienst in Utrecht’ zijn de risico’s in kaart gebracht. De Routekaart fase 2 (hoofdstuk 5) bevat de tot nu toe onderkende risico’s en de mogelijke beheersmaatregelen.

Hierbij is onderscheid gemaakt in de risico’s voor het programma als geheel en dus voor de nieuwe omgevingsdienst (fase 3 van het traject) en risico’s voor de uitvoering van fase 2 ‘inrichten’. Het programmateam zal de risico’s tijdens de uitvoering van fase 2 continu monitoren en waar nodig bijsturen.

Toetsing aan gemeentelijk inkoop en aanbestedingsbeleid n.v.t.

Financiën

De Routekaart fase 2 is op 17 oktober 2024 vastgesteld door de gezamenlijke Algemeen Besturen van de RUD Utrecht en de ODRU. Het traject “Naar één omgevingsdienst in Utrecht” brengt eenmalige kosten met zich mee van € 5 miljoen. Zie ook de kanttekeningen in dit voorstel en hoofdstuk 4 van de Routekaart fase 2 voor de verwachte kosten en mogelijke dekking. De structurele financiële effecten van de oprichting van de Omgevingsdienst Utrecht komen aan de orde in fase 2 bij het opstellen van de begroting. Inzicht in de kosten noodzakelijk is voordat toestemming voor deze definitieve GR gegeven kan worden, daarom is het voorstel dit mee te nemen in de zienswijze.

Uitvoering De procesbeschrijving vindt u onder argument 2.2 (inclusief stroomschema in de bijlage).

Communicatie Er vindt geen externe communicatie plaats in deze fase.

De raad van de gemeente Bunschoten,

Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 december 2024, nummer 1218874; Gelet op de Gemeentewet: Besluit 1. Het college uiterlijk 1 februari 2025 een zienswijze te geven op de ontwerpgemeenschappelijke regeling voor de voorgenomen oprichting van één Omgevingsdienst met daarin het voorbehoud, dat inzicht in de kosten noodzakelijk is, voordat toestemming voor de definitieve GR gegeven kan worden. Voorgenoemde met kennis van de opdracht tot uitvoering van de fase 2 ‘inrichten’, met de intentie per 1 januari 2026 één Omgevingsdienst in de provincie Utrecht te vormen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bunschoten van 30 januari 2025, Griffier drs. E. Hoogstraten Voorzitter mr. drs. B. Koelewijn