Bestuurlijk protocol CUSD, versie colleges 07.11.2024.pdf

BESTUURLIJK PROTOCOL SAMENWERKING SOCIAAL DOMEIN IN REGIO AMERSFOORT [Versie 07.11.2024]

Overwegingen •

De gemeenten [hierna: ook deelnemers] werken sinds 2015 in het verband van de Regio Amersfoort intensief samen in het sociaal domein, zowel op het terrein van beleidsvoorbereiding en – afstemming als op de uitvoering van inkoop en daaraan verbonden ondersteunende taken;

•

Deze samenwerking kenmerkt zich als een succesvolle netwerksamenwerking binnen het verband van de Regio Amersfoort, waarin alle gemeenten bestuurlijk (via het BOSD) en ambtelijk (via de SSD en opgaventeams) naar vermogen een bijdrage leveren, en gebruik gemaakt wordt van een gezamenlijke inkooporganisatie, welke organisatorisch onderbracht is bij de gemeente Amersfoort;

•

Wijziging van wetgeving, met als consequentie dat de regionale samenwerking op inkoop van jeugdhulp en daaraan verbonden ondersteunende taken vorm moet krijgen in een van de varianten uit de Wgr, maakt het noodzakelijk de juridische vormgeving van de regionale samenwerking te veranderen;

•

Van deze gelegenheid wordt gebruikt gemaakt om ook de centrumgemeentetaken Beschermd Wonen & Maatschappelijke Opvang en Vrouwenopvang & Veilig Thuis in de nieuwe juridische vorm onder te brengen;

•

De raden van de gemeenten hebben toestemming gegeven hiervoor de Centrumregeling Uitvoering Sociaal Domein (hierna: CUSD) te treffen, waarbij de gemeente Amersfoort is aangewezen als gastheergemeente;

•

De colleges willen tegelijkertijd hun in de praktijk gegroeide samenwerking in het sociaal domein continueren en qua werkwijze in stand houden en doorzetten en leggen in dit protocol afspraken vast om dat te bewerkstellingen en te waarborgen.

Samenwerkingsfilosofie en generieke omgangsvormen 1. De gemeenten werken in het verband van de centrumregeling samen als gelijkwaardige partners vanuit een gedeeld handelingsperspectief, gericht op het belang van hun inwoners, en op basis van het consensusmodel. Dat betekent dat zij over zaken die hen gezamenlijk aangaan werken op basis op overeenstemming gericht overleg, waarbij het bereiken van draagvlak en acceptatie voor het besluit leidraad van handelen is.

Bestuurlijk protocol samenwerking Sociaal Domein Regio Amersfoort

Pagina 1 van 5

2. Daar waar de besluitvorming over de organisatorische en bedrijfsvoerings-aspecten van de Centrumregeling voorbehouden is aan het college van de gemeente Amersfoort -in de hoedanigheid van formele eigenaar van de Centrumregeling of als werkgever van de gezamenlijke inkooporganisatie, besluit dat college niet dan nadat er over het te nemen besluit overeenstemming is bereikt met de andere gemeenten. 3. De gemeenten respecteren elkaars autonomie als het gaat om de politiek-bestuurlijke keuzes in het kader van de beleidsvaststelling en monitoren gezamenlijk de mogelijke consequenties ervan voor de samenwerking. In de fase van de beleidsvoorbereiding overleggen zij met elkaar over de mogelijke gevolgen van eigen beleidskeuzes van gemeenten voor de samenwerking in de uitvoeringspraktijk en laten zij, bij een vermoeden van wezenlijke impact daarop, door de gezamenlijke inkooporganisatie een uitvoeringstoets uitvoeren. De conclusies van de uitvoeringstoets en de daaraan te verbinden gevolgen worden besproken en van een standpunt of advies voorzien in de SSD en het BOSD en daarna aangeboden aan de betreffende gemeente die deze informatie betrekt bij de besluitvorming in het college en de raad. 4. De gemeenten zijn transparant naar elkaar en verrassen elkaar niet.

Over omstandigheden en ontwikkelingen in de gemeente die van invloed kunnen zijn op de samenwerking worden de andere gemeenten tijdig geïnformeerd. Zo nodig wordt gezamenlijk een besluit genomen over hoe met deze omstandigheden en ontwikkelingen in het verband van de samenwerking om te gaan. 5. De deelnemende gemeenten stemmen planbare (pers)communicatie die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht van deze regeling onderling vooraf af, zo nodig in het BOSD indien sprake is van bestuurlijke impact. In individuele crisissituaties waarin meteen reageren op (inwoners- of pers-)vragen door de betreffende gemeente onontkoombaar is, worden de andere gemeenten zo spoedig mogelijk geïnformeerd. 6. Overleg in het kader van de beleidsvoorbereiding en -afstemming en de uitvoering van de taken die opgedragen zijn aan deze regeling blijft plaatsvinden in de bestaande gremia SSD (ambtelijk) en BOSD (bestuurlijk) van de Regio Amersfoort. Deze gremia werken op basis van op overeenstemming gericht overleg. 7. De bestaande gremia SSD (ambtelijk) en BOSD (bestuurlijk) van de Regio Amersfoort worden ook gebruikt als overleggremia over het verloop van de samenwerking en het functioneren van de Centrumregeling als samenwerkingsvorm in de praktijk. 8. De deelnemende gemeenten dragen er zorg voor dat zij vertegenwoordigd zijn in de SSD en het BOSD.

Indien de vaste vertegenwoordiger van een deelnemende gemeente niet aanwezig kan zijn, draagt de gemeente zorg voor een vervanger. 9. Het is de verantwoordelijkheid van iedere vertegenwoordiger in de SSD en het BOSD om haar eigen college en betrokken ambtenaren te informeren.

Bestuurlijk protocol samenwerking Sociaal Domein Regio Amersfoort

Pagina 2 van 5

Specifieke omgangsvormen t.a.v. vrijstelling van taken 1. Een gemeente aan wie de vrijstelling is verleend om een specifieke taak niet af te nemen van de Centrumregeling neemt niet deel aan de bespreking in de SSD en het BOSD over de beleidsvoorbereiding en -afstemming en uitvoering van de betreffende taak door de centrumregeling. 2. Een gemeente aan wie de vrijstelling is verleend om een specifieke taak niet af te nemen van de Centrumregeling is geen bijdrage verschuldigd in de kosten van de uitvoering van de betreffende taak en deelt ook niet mee in de revenuen en risico’s. Indien de vrijstelling betrekking heeft een (deel van de) centrumgemeentetaken kan de betreffende gemeente geen aanspraak maken op de rijksbijdrage die aan de gemeente Amersfoort als Centrumgemeente wordt uitgekeerd en wordt ingebracht in de Centrumregeling. 3. Een gemeente aan wie de vrijstelling is verleend om een specifieke taak niet af te nemen van de Centrumregeling te allen tijde besluiten de vrijstelling op te geven en de betreffende taak alsnog van de Centrumregeling af te nemen. Daarbij wordt een redelijke termijn in acht genomen om de Centrumregeling in staat te stellen de noodzakelijke maatregelen te treffen om die taak ook daadwerkelijk voor de betreffende gemeente te kunnen gaan uitvoeren.

Ook kan de Centrumgemeente voorwaarden verbinden aan het gaan uitvoeren van de betreffende taak voor de betreffende gemeente. Hierover vindt met de betreffende gemeente overleg plaats.

Overleg over het verloop van de samenwerking 1. Twee maal per jaar wordt in het BOSD expliciet gesproken over het verloop van de samenwerking en het functioneren van de Centrumregeling in de praktijk, gericht op de bestuurlijk strategische aspecten vanuit het perspectief van het gezamenlijk eigenaarschap. De conclusies worden vastgelegd en als daar aanleiding voor is gedeeld met de colleges. 2. Twee maal per jaar wordt in de SSD expliciet gesproken over het verloop van de samenwerking en het functioneren van de Centrumregeling in de praktijk, gericht op de bestuurlijk strategische aspecten vanuit het perspectief van de taakuitvoering en de bedrijfsvoering. De conclusies worden vastgelegd en gedeeld met het BOSD en als daar aanleiding voor is met de directies van de gemeenten. 3. Om de werking van de Centrumregeling en het verloop van het proces van samenwerken in de praktijk op bestuurlijk niveau te monitoren en tijdig leer- en verbeterpunten te signaleren wordt vanuit het BOSD een bestuurlijk duo aangewezen van twee leden, waarvan de vertegenwoordiger van Amersfoort een constante is en de tweede vertegenwoordiger naar behoefte wisselt tussen de andere gemeenten.

Het duo kiest zelf de werkwijze en rapporteert twee maal per jaar de bevindingen aan het BOSD, op een zodanig moment dat de rapportage telkens beschikbaar is voor het overleg in het BOSD, bedoeld in punt 1 van dit onderdeel.

Bestuurlijk protocol samenwerking Sociaal Domein Regio Amersfoort

Pagina 3 van 5

4. Om de taakuitvoering en bedrijfsvoering van de Centrumregeling en het verloop van het proces van samenwerken in de praktijk op ambtelijk niveau te monitoren en tijdig leer- en verbeterpunten te signaleren wordt vanuit de SSD een ambtelijk duo aangewezen van twee leden, waarvan de vertegenwoordiger van Amersfoort een constante is en de tweede vertegenwoordiger naar behoefte wisselt tussen de andere gemeenten. Het duo kiest zelf de werkwijze en rapporteert twee maal per jaar de bevindingen aan de SSD, op een zodanig moment dat de rapportage telkens beschikbaar is voor het overleg in de SSD, bedoeld in punt 2 van dit onderdeel. Het duo fungeert door het jaar heen ook als sparringpartner voor de leiding van de gezamenlijke inkooporganisatie over generieke uitvoerings- en samenwerkingsvragen, welke de relatie raken met de gemeenten; beiden kunnen om afstemming en overleg vragen.

Evaluatie van de samenwerking 1. Elke vier jaar, uiterlijk in de maand september van het vierde jaar, of zoveel eerder als nodig geoordeeld door het BOSD, wordt een evaluatie uitgevoerd van de werking van de Centrumregeling en het verloop van het proces van samenwerken in het verband van de Centrumregeling in de praktijk, gericht op doorontwikkeling. 2. Deze evaluatie wordt gezamenlijk voorbereid door de bestuurlijk en ambtelijk duo’s als bedoeld in punt 3 en 4 van het vorige onderdeel. Bij deze evaluatie worden alle deelnemende gemeenten betrokken. De uitkomst wordt in een gezamenlijk beraad van de leden van het BOSD en de SSD besproken en kan aanleiding zijn de samenwerkingsafspraken op onderdelen aan te vullen of aan te passen. De deelnemers maken in het BOSD samen afspraken over de gevolgen die zij verbinden aan deze evaluatie en leggen deze afspraken zo nodig ter besluitvorming voor aan de colleges. De uitkomst van deze evaluatie wordt met de deelnemende gemeenten gedeeld, mede ten behoeve van het informeren met hun raden.

Geschilbeslechting 1. Ingeval er in het kader van de centrumregeling een geschil ontstaat tussen het college van Amersfoort als gastheergemeente en (één van) de andere deelnemende gemeenten geldt de volgende escalatieafspraak: 1. Afvaardigingen van de betrokken colleges voeren overleg in een poging het geschil, al dan niet via mediation, op te lossen; 2. Wanneer dit overleg resp. de mediation niet slaagt wordt het geschil onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies, waarvoor een commissie van 3 leden wordt ingesteld; 1 lid aan te wijzen door de centrumgemeente. 1 lid aan te wijzen door de belanghebbende gemeente(n) en 1 lid aan te zoeken door de beide andere leden samen; 3. Na het uitkomen van het niet-bindend advies van de commissie overleggen de afvaardigingen van de betrokken gemeenten opnieuw om aan de hand van dit advies tot een oplossing van het geschil te komen;

Bestuurlijk protocol samenwerking Sociaal Domein Regio Amersfoort

Pagina 4 van 5

4. Indien ook dat overleg niet tot een oplossing leidt kan het college van elk van de deelnemende gemeenten die belanghebbende is het geschil voorleggen aan Gedeputeerde Staten van Utrecht. Slotbepalingen 1. Dit bestuurlijk protocol is onlosmakelijk verbonden met de Centrumregeling is daarvan een nadere uitwerkingen en geldt zolang de Centrumregeling functioneert. 2. Wijziging van dit protocol is mogelijk binnen de kaders van de Centrumregeling, ingeval de colleges daarover overeenstemming bereiken. Het BOSD bereidt op voorstel van de SSD een wijzigingsvoorstel voor en biedt het aan de colleges aan. De overeengekomen wijziging wordt schriftelijk vastgelegd in een addendum dat door de colleges wordt ondertekend. 3. Opzegging van dit protocol door een gemeente is alleen mogelijk als per gelijke datum ook uit de Centrumgemeente wordt getreden.

Ondertekening Colleges van alle gemeenten

Bestuurlijk protocol samenwerking Sociaal Domein Regio Amersfoort

Pagina 5 van 5