Beeindiging samenwerking BLNP

Raadsvoorstel Nummer 1219850 - Beëindiging samenwerking BLNP Aan de commissie: Bestuur & Financiën Portefeuillehouder: Burgemeester B. Koelewijn Beleidskader: Organisatieontwikkeling Opmerkingen griffie: Team: MT Ambtenaar: Wim Vreeman Telefoonnummer: 033 - 299 1411 E-mailadres: m.vreeman@bunschoten.nl Datum raadsvergadering: 30 januari 2025 Aanvullende stukken 1. Titel: Plan van aanpak Kokx de Voogd Bijlagen digitaal beschikbaar: Ter inzage:

Voorstel: -

Geen zienswijze in te dienen op het voorstel tot beëindiging van de gemeenschappelijke regeling zonder meer BLNP.

Inleiding Op basis van een analyse van de staat van de samenwerking BLNP is in de eerste helft van 2023 door een extern bureau een advies uitgebracht voor de doorontwikkeling van de BLNP-samenwerking. Het advies hield in om ervoor te kiezen de huidige samenwerking door te ontwikkelen tot een volwaardige bedrijfsvoeringsorganisatie, of anders de samenwerking te beëindigen. Een daaruit volgende verkennende periode van 12 maanden maakten duidelijk dat de behoeften met betrekking tot samenwerking bij de vier gemeenten dusdanig verschillen, dat er geen eenduidig gedragen beeld van de gewenste vorm van de toekomstige samenwerking kon ontstaan. De vier gemeenten hebben daarop de opdracht gegeven om een Plan van Aanpak voor het proces van beëindiging op te stellen.

Argumenten 1.1

Duidelijkheid

Met het besluit om per 1 januari 2025 de going-concerntaken van BLNP per 1 januari 2025 niet meer onder de vlag van de BLNP-samenwerking te laten plaatsvinden maar onder eigen verantwoordelijkheid van de vier gemeenten wordt snel duidelijkheid gecreëerd voor de betrokken medewerkers. De medewerker die voor een deel van hun dienstverband vrijgesteld waren voor gezamenlijke BLNP-taken zullen door de werkgevers vervangende gelijkwaardige werkzaamheden krijgen toegewezen.

1.2

Zakelijke afspraken over de uitvoering van de ontmantelingsprojecten

Gemeenten hebben onderling afgesproken de benodigde capaciteit voor de ontmantelingsprojecten ter beschikking te stellen voor zolang dit nodig is. In het eerste halfjaar van 2025 zullen voor specifieke onderdelen van het taakveld HRM (personeels- en salarisadministratie) en het taakveld Financiën (Financieel systeem) en het gebruik van de onderliggende ICT-systemen, die na 1 juli 2025 nog een periode moeten doorlopen, zakelijke afspraken worden gemaakt in de vorm van een

dienstverleningsovereenkomst. Hiermee is voor de betrokken gemeenten helder wie waarvoor verantwoordelijk blijft en dat de continuïteit in de taakuitvoering geborgd is. Kanttekening 1.3 Schaalnadelen Als gevolg van de ontvlechting van de taken zullen schaalnadelen ontstaan en kwetsbaarheden in de taakuitvoering toenemen. 1.4 Incidentele kosten Met het ontvlechtings – en invlechtingsproces gaan incidentele kosten gepaard. Voor de gemeente Bunschoten worden deze kosten geraamd op €11.000,- ten behoeve van de ontvlechting en een bedrag van €15.000,- bedrag aan invlechtingskosten. Het totaal van de met het besluit gepaard gaande kosten komen daarmee uit op € 26.000,- . Risico’s Op deze manier de samenwerking beëindigen kent de volgende risico’s:  De overgangsperiode kunnen onduidelijkheden over de taakuitvoering ontstaan. Dit risico wordt gemitigeerd door het vastleggen van heldere verantwoordelijkheden, taken en werkzaamheden in onderling af te sluiten dienstverleningsovereenkomsten.  In de overgangsperiode kunnen problemen ontstaan op het gebied van het regelen van AVGproof toegang tot de personele en financiële systemen. Dit risico kan administratief en met detacheringsovereenkomsten worden gemitigeerd. 

De afspraken omtrent de functionele aansturing van personeel vervallen in BLNP-verband per 1 januari 2025. Dit maakt het lastiger om de ontmantelingsprojecten (vooral op het gebied van ICT) uit te voeren wegens gebrek aan doorzettingsmacht voor het mobiliseren van de benodigde capaciteit. Dit risico wordt gemitigeerd door de staande governance van BLNP te handhaven als projectgovernance voor het ontmantelingsproject.

Financiën Het aandeel van de kosten voor onze gemeente zijn berekend op € 26.000,-. Deze kosten kunnen worden gedekt uit het budget dat nog beschikbaar is voor de doorontwikkeling BLNP. Uitvoering Samenvattend voorziet het plan van aanpak in de volgende mijlpalen:  



Praktische opheffing van de BLNP-samenwerking op 31 december 2024. Op 1 januari 2025 werken de vier gemeenten in de praktijk op de vier taakvelden weer volledig zelfstandig. Materiële opheffing van de BLNP-samenwerking is bereikt wanneer ofwel alle gezamenlijke taken zijn beëindigd ofwel deze taken in het kader van een nieuwe samenwerkingsafspraak worden gecontinueerd. Het definitieve moment wordt bepaald door de laatste gemeente die alle taken zelfstandig kan uitvoeren, met een richtdatum van uiterlijk 1 juli 2025. Formele opheffing van de BLNP-regeling zonder meer na het doorlopen van de stappen in de opheffingsprocedure. Naar verwachting is deze in het tweede kwartaal van 2025 afgerond. De vier gemeenten zorgen ervoor dat de hierboven beschreven procedure uiterlijk in juni 2025 is afgerond.

Er zijn enkele contracten plus onderliggende voorzieningen (YouForce, Key2FIN), die doorlopen tot 31 december 2026 (met maximaal 3 maanden migratie-uitloop) en waarbij de contractuele frictiekosten bij splitsing te hoog zijn. Deze contracten zullen worden uitgediend, maar niet meer onder BLNP-vlag.

Communicatie Over het besluit tot ontmanteling van de BLNP-samenwerking zullen de vier gemeenten een gezamenlijk persbericht opstellen.

De raad van de gemeente Bunschoten, Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 17 december 2024, nummer 1219727; Gelet op de Gemeentewet: Besluit 1. Geen zienswijze in te dienen tot beëindiging van de gemeenschappelijke regeling zonder meer. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Bunschoten van 3 maart 2025, Griffier drs. E. Hoogstraten Voorzitter mr. drs. B. Koelewijn