20251021 KDV Bestuurlijke Samenvatting Fit-Gap analyse v4def
Tekst van het document
Samenvatting van de fit-gap analyse 1.1
Aanleiding van het onderzoek
De gemeenten Baarn, Bunschoten en Soest werken al geruime tijd samen binnen het sociaal domein en zien mogelijkheden om deze samenwerking verder te uit te breiden en te professionaliseren. Met een gezamenlijk inwonersaantal van ongeveer 95.000 wordt toegewerkt naar een robuuste uitvoeringsorganisatie die in staat is om integraal en effectief diensten te verlenen. Er gaat veel geld om in de nieuwe uitvoeringsorganisatie. Een substantieel deel van de gemeentelijke begrotingen wordt straks door de nieuwe uitvoeringsorganisatie afgehandeld. Het is daarom belangrijk dat de bedrijfsvoering van de nieuwe organisatie blijvend goed is georganiseerd en voldoende is toegerust om de complexe geld- en informatiestromen goed af te handelen. Het is niet voldoende om de nu verspreid aanwezige bedrijfsvoeringscapaciteit zonder meer bij elkaar te zetten. In de rapportage van de fit-gapanalyse is dan ook beschreven, op welke onderdelen versterking nodig is.
1.2 Kernvraag De kernvraag van dit onderzoek luidt: welke veranderingen in de bedrijfsvoering zijn nodig om een goed functionerende gezamenlijke uitvoeringsorganisatie te realiseren? In dit kader is gekeken naar de huidige situatie, de gewenste nieuwe situatie en de verschillen daartussen, de zogenaamde gap. Daarnaast zijn de financiële consequenties in kaart gebracht, zowel op het gebied van de structurele als de incidentele kosten.
1.3 Werkwijze Om de fit-gap analyse uit te voeren, is allereerst samen met verantwoordelijken voor de bedrijfsvoering van de vier betrokken organisaties een inventarisatie gemaakt van de bedrijfsvoeringstaken binnen de drie gemeenten en de bestaande uitvoeringsorganisatie BBS. Vervolgens is gezamenlijk beoordeeld welke aanpassingen nodig zijn om de bedrijfsvoering optimaal in te richten in de nieuwe situatie.
1.4 Structurele intensivering op sommige bedrijfsvoeringsfuncties Als we alle huidige bedrijfsvoeringscapaciteit voor de taken bij elkaar optellen bij Baarn, Bunschoten, Soest en de huidige uitvoeringsorganisatie BBS komen we op afgerond 33
Datum: 24 april 2025
formatieplaatsen uit. Dit is in relatie tot de totale omvang van de toekomstige organisatie best krap. Om de gewenste stevigheid in de bedrijfsvoering te bereiken, is vooral op het gebied van Financiën en Control, ICT en Informatievoorziening capaciteit toegevoegd, maar ook op het gebied van Inkoop en Bestuursondersteuning wordt structureel geïntensiveerd. In totaal komen er afgerond 6 formatieplaatsen voor bedrijfsvoering bij, waarmee het totaal uitkomt op afgerond 39 formatieplaatsen. Met die extra 6 formatieplaatsen: a. Wordt op het gebied van Finance and Control (F&C) extra capaciteit gereserveerd omdat in de huidige situatie een capaciteits- en kwaliteitsknelpunt wordt gesignaleerd in relatie tot de toegenomen eisen en wensen van de deelnemers. b. Ook op het gebied van ICT wordt een toename van de structurele werkzaamheden voorzien. Het betreft hier vooral de werkzaamheden op het gebied van ICT-infrastructuur, applicatiebeheer en het ontwikkelen van nieuwe ICT-oplossingen en projecten. Ook de kosten die door de Regionale ICT-dienst (RID Utrecht) worden doorbelast zullen groeien. c. Het taakveld informatievoorziening (IV) staat in de nieuwe uitvoeringsorganisatie voor de complexe uitdaging om de werkprocessen zo goed mogelijk te laten ondersteunen met een robuuste en veilige informatiehuishouding en om data zo inwonersvriendelijk mogelijk beschikbaar te stellen.
Ook hier wordt een uitbreiding van de personele capaciteit voorzien. d. De capaciteit op het gebied van inkoop wordt niet alleen gebundeld maar ook geprofessionaliseerd, de formatie hiervoor wordt verhoogd. e. Ook het werkveld DIV (archief) moet worden geprofessionaliseerd. De capaciteit wordt daarbij verhoogd gelet op de toename in de omvang van de werkzaamheden. f.
De
nieuwe
uitvoeringsorganisatie
heeft
voor
de
taken
op
het
gebied
van
bestuursondersteuning zelfstandig capaciteit nodig, die meer is dan de opgetelde capaciteit voor deze taak bij de huidige organisaties. Met de extra inzet voor de bedrijfsvoeringsfuncties stijgen de totale kosten voor bedrijfsvoering van € 4,74 miljoen met € 0,21 miljoen naar € 4,95 miljoen.
1.5 Incidentele kosten en verdeling Naast de structurele kosten brengt de transitie incidentele kosten met zich mee. Deze worden geraamd op 1,73 miljoen euro, waarvan 1,38 miljoen euro direct gerelateerd is aan frictie- en desintegratiekosten. Dit zijn geen ‘zekere’ kosten, maar betreffen een risico. Er zijn maatregelen
Datum: 24 april 2025
Pagina 2 van 3
mogelijk om deze incidentele kosten te verminderen. Een deel van de incidentele kosten (€ 350.000) kan worden gedekt uit het reeds beschikbare werkbudget 2025. Stel dat het niet lukt om de komende periode de incidentele financiële gevolgen te verminderen, dan blijft er afgerond € 1,4 miljoen over aan incidentele kosten. Hoe dit wordt verdeeld en verrekend over de drie gemeenten is in onderstaande tabel samengevat.
Gemeente
Aandeel in %
Aandeel in €
Berekening kosten
Verschil
Baarn
26,73%
€
369
€
156
€
-213
Bunschoten
19,62%
€
271
€
85
€
-186
Soest
53,65%
€
741
€
1.141
€
400
TOT
100,00%
€
1.382
€
1.382
€
0
Het bedrag wordt met de reguliere verdeelsleutel over de drie gemeenten verdeeld (zie kolommen aandeel in % en €). De berekende incidentele kosten per gemeente verschillen in werkelijkheid (kolom berekening kosten), waardoor er verrekening moet plaatsvinden (kolom verschil). Het restant van de incidentele kosten en de verdeling over de drie gemeenten is samengevat in de onderstaande tabel (bedragen x € 1.000). De verdeling van de incidentele kosten over de drie gemeenten laat zien dat Soest het grootste aandeel draagt, omdat deze gemeente veel bedrijfsvoeringstaken uitvoert voor de huidige samenwerkingsorganisatie en niet al het personeel dat deze taken uitvoert mee kan verhuizen naar de nieuwe samenwerkingsorganisatie. Dit levert voor Soest de meeste frictie- en desintegratiekosten op. Uit de tabel blijkt verder, dat de gemeenten Baarn en Bunschoten op pre-calculatie respectievelijk € 213 duizend en € 186 duizend aan de gemeente Soest moeten overmaken ter verrekening van de incidentele transitiekosten die met de vorming van de bedrijfsvoeringsfuncties bij de nieuwe uitvoeringsorganisatie gepaard gaan. In werkelijkheid zullen deze bedragen mogelijk nog dalen, omdat nog niet is nagedacht over maatregelen om deze kosten te verminderen bij de betrokken organisaties. Dit zal moeten gebeuren nadat het besluit wordt geïmplementeerd.
1.6 Implicaties en aanbevelingen In de volgende fase van de transitie naar de nieuwe organisatie is het belangrijk om de personele frictie en financiële impact verder te detailleren. Mogelijk leiden de inzichten die hieruit volgen tot beperking van de incidentele kosten. Dit zorgt er tevens voor dat er bij de oprichting van de nieuwe uitvoeringsorganisatie geen onvoorziene knelpunten ontstaan en de overgang zo efficiënt mogelijk verloopt.
Datum: 24 april 2025
Pagina 3 van 3