Ib.02. Bijlage 5 - Adviesmemo Jaarstukken 2023

Adviesmemo Onderwerp Jaarstukken 2023 Van het volgende kennis te nemen: Het resultaat over 2023 bedraagt € 746.522 met als belangrijkste verschillen: Een bedrag van € 587.727 aan ontvangen rentebaten over de belastinggelden. een bedrag van € 387.000 als extra inkomsten uit pluspakket Utrecht een bedrag van € 846.250 als extra kosten personeel op materiële lasten is € 537.336 minder uitgegeven waarvan € 371.000 door niet bestede projectgelden ICT-transitie.

1.

2. 3.

4.

Te besluiten om: De jaarstukken 2023 BghU vast te stellen, onder voorbehoud van eventueel later door te voeren benodigde aanpassingen in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023. Belangrijk is hierbij te vermelden dat het enkel om toelichtende teksten gaat. Het resultaat 2023 en de vermogenspositie zal niet worden aangepast; Het bedrag dat ontvangen is aan rentebaten niet te verrekenen met de deelnemers maar dit bedrag anders in te zetten. Het resultaat inclusief de hiervoor genoemde rente als volgt te bestemmen: a. € 371.000 niet bestede middelen ICT-transitie toe te voegen aan de bestemmingsreserve ICT-transitie zodat de werkzaamheden alsnog in 2024 kunnen worden verricht. b. Het restant netto rekeningresultaat à € 375.522 toe te voegen aan de bestemmingsreserve Verbeterplan. Het jaarverslag en de jaarrekening 2023 inclusief de concept controleverklaring ter informatie aan de deelnemers van BghU te verzenden. Inleiding/ probleemstelling Aan het bestuur van BghU ligt voor het jaarverslag en de jaarrekening 2023 van BghU. In het jaarverslag legt BghU verantwoording af over haar activiteiten en de mate waarin zij haar doelen heeft weten te realiseren in 2023. De jaarrekening behandelt de financiële resultaten en geeft een toelichting op de staat van baten en lasten 2023 en de balans ultimo 2023.

Ook bevatten de jaarstukken de concept controleverklaring van de onafhankelijke accountant. Het concept controleverslag is als separate bijlage bij dit voorstel beschikbaar. Beoogde effect Met dit voorstel sluit het bestuur het jaar 2023 formeel af, bestemt het rekeningresultaat en besluit het de informatie te delen met de besturen van haar deelnemers.

Argumenten 1.1. Het jaarverslag en de jaarrekening liggen zoals gebruikelijk voor in de eerste bestuursvergadering van het bestuur in het jaar volgend op het controlejaar. Het vaststellen van het jaarverslag en de jaarrekening betekent dat het bestuur het jaar 2023 zowel financieel als inhoudelijk afsluit. Daarmee voldoet het bestuur ook aan de plicht conform artikel 67 lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regeling, die voorschrijft dat het bestuur in het jaar volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft, de jaarrekening vast te stellen. Het getekende accountantsverslag moet nog ontvangen worden. Onze accountant is in afwachting van de Audit Alert van de NBA met betrekking tot de ontstane onduidelijkheid ten aanzien van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording en het accountantsoordeel daarbij. Daardoor kan op dit moment nog geen getekende controleverklaring worden afgegeven door de accountant. Verwacht wordt dat medio april de controleverklaring voor de jaarrekening 2023 alsnog kan worden verstrekt.

2.1. De ontvangen rente op de baten €587.727 hoort terug te vloeien aan de deelnemers. Afgelopen jaren waren er bijna geen inkomsten uit rentebaten en speelde dit onderwerp niet. Het voorstel is dit bedrag niet terug te storten aan de deelnemers maar dit te doteren aan de bestemmingreserve ICT-Transitie SaaS en bestemmingsreserve Verbeterplan. Zodat dit ingezet kan worden voor de verbetering van de dienstverlening, inclusief de verbeterpunten vanuit het toezicht van de Waarderingskamer. 2.2. BghU kent over 2023 een positief rekeningresultaat. De toelichting bij het positieve rekeningresultaat is te lezen onder de toelichting bij de staat van baten en lasten in paragraaf 2.4 van de jaarrekening. Het betreft een resultaat vóór bestemming, dat het bestuur in haar vergadering dient te bestemmen voor specifieke doeleinden. De beschikbare middelen voor bestemming bedragen € 746.522. 3.1. Het voorstel is om € 371.000 te storten in de alreeds bestaande bestemmingsreserve Transitie SaaS. De ICT-transitie en uitrol hardware loopt in 2024 verder door. De middelen die in 2023 daarvoor bestemd waren (€ 473.000 + 565.023) zijn niet ten volle in 2023 besteed omdat een groot deel van het werk nog in 2024 plaats zal vinden. Door dit bedrag toe te voegen aan de bestemmingsreserve kunnen de werkzaamheden afgewikkeld worden. 3.2.

Het resterende deel van het resultaat zijnde € 375.522 toe te voegen aan de Bestemmingsreserve Verbeterplan dienstverlening BghU. Zodat dit ingezet kan worden voor de verbetering van de dienstverlening, inclusief de verbeterpunten vanuit het toezicht van de Waarderingskamer. 4.1. Hoewel het jaarverslag en de jaarrekening niet voor een zienswijze aan de raden van de deelnemers worden voorgelegd, wordt voorgesteld om de drie onderdelen van de jaarstukken (jaarverslag, jaarrekening en concept controleverklaring) naar de deelnemers te verzenden. Dit kan als achtergrondinformatie dienen bij de behandeling van de (ontwerp)begroting BghU 2025 en het meerjarenperspectief 2026-2028. Financiën Aan het jaarverslag en de jaarrekening zelf zijn geen kosten verbonden. De accountantscontrole is onderdeel van de reguliere budgetten. Risico’s Niet specifiek van toepassing Communicatie Niet van toepassing, betreft een onderdeel van de P&C-cyclus Vervolg Het jaarverslag en de jaarrekening verzendt BghU na vaststelling aan de diverse deelnemers gezamenlijk met de (ontwerp)begroting 2025 en het meerjarenperspectief 2026-2028. Ook zal BghU binnen 2 weken na vaststelling en ondertekening de stukken verzenden aan de provinciaal toezichthouder conform artikel 67 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regeling. Bijlagen • Jaarverslag en jaarrekening 2023 • concept controleverslag onafhankelijke accountant

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering van 3 april 2024,

De voorzitter, J.C.H. Haan

De secretaris, M. Vrisou van Eck