I.14. Bijlage 3 - Programmabegroting 2022-2025.pdf

Ontwerp

Programmabegroting 2022 - 2025

21 april 2021

Inhoud 3

Voorwoord

4

1. Algemeen 1.1 Het RAZU 1.2 Beleid en nieuwe taken 1.3 Het e-depot 1.4 Uitbreiding met Vijfheerenlanden 1.5 Zienswijzen en bezuinigingen

4 4 4 4 5

6 6 6 7

8 8 8

9 10 12 12

13

Afbeelding voorzijde: Een van de acht nog aanwezige zegelfragmenten aan een charter uit 1557 in het Weeskamerarchief Wijk bij Duurstede, gefotografeerd door vrijwilliger Winfried Leeman. RAZU - Archief 076, inventarisnr. 19-9

2. Programmaplan 2.1 Beheer en behoud in 2022 2.2 Toezicht en advisering in 2022 2.3 Dienstverlening en cultuureducatie in 2022 3. Programmabegroting 3.1 Financiële uitgangspunten 3.2 Toelichting op de lasten Personeelslasten Bedrijfskosten Kosten archiefbewaarplaatsen 3.3 Staat van lasten en baten 2022 - 2025 3.4 Specificatie van de lasten en baten en mutaties reserves 2022 - 2025 3.5 Tabel bijdragen gemeenten 3.6 Tabel verdeelsleutel 2021 - 2026

13 13 13 14 14 14

4. Paragrafen 4.1 Weerstandsvermogen en risico’s 4.2 Financiering en treasury 4.3 Bedrijfsvoering 4.4 Onderhoud kapitaalgoederen 4.5 Verbonden partijen 4.6 Grondbeleid

15

5. Vaststellingsbesluit

16 17

Bijlage 1: Overzicht van het verloop van de reserves Bijlage 2: Verdeling van de lasten en baten per taakveld

Bezoekadres Karel de Grotestraat 30 3962 CL in Wijk bij Duurstede Postadres Regionaal Archief Zuid-Utrecht Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede Telefoon: 088 5300 170 E-mail: info@razu.nl

2

Voorwoord Voor u ligt de Ontwerp-Programmabegroting 2022-2025 van het Regionaal Archief ZuidUtrecht (RAZU), die op 21 april 2021 aan het bestuur ter vaststelling wordt aangeboden en daarna ter goedkeuring naar de besturen van de deelnemende gemeenten gaat. Deze begroting sluit aan op de Kadernota 2022, die op 10 maart 2021 bestuurlijk is vastgesteld, en op de begrotingsprognose 2022 uit de Programmabegroting 2021-2024 die in juni 2020 is goedgekeurd. De begrote gemeentelijke bijdragen vanaf 2022 zijn ongewijzigd ten opzichte van die in de laatste kadernota. Per saldo daalt de totale bijdrage van de deelnemers voor 2022 ten opzichte van de prognose uit de Programmabegroting 2021-2024 licht met 0,8% (€ 7.600) door iets lagere personeelsen huurkosten. In reactie op het 5% bezuinigingsverzoek dat de gemeente Wijk bij Duurstede op 16 februari 2021 indiende over de ontwerpkadernota, besloot het bestuur van het RAZU op 10 maart om hiervan in elk geval melding te maken in de kadernota en begroting. In de bestuursvergadering van 21 april 2021 zijn het draagvlak en de mogelijkheden en gevolgen van een dergelijke maatregel voor de organisatie en de werkzaamheden besproken. Op basis van een notitie heeft het bestuur besloten om niet te bezuinigen vanaf 2022.

3

Hoofdstuk 1: Algemeen

aanstelling voor twee jaar met uitzicht op een vast dienstverband te geven, lopen in deze Ontwerpbegroting voor 2022 de salariskosten ook na 1 mei 2022 door. Het bestuur besluit hierover eind 2021.

1.1 Het RAZU Dankzij de recente investeringen staat het RAZU er organisatorisch en financieel goed voor. Door het nieuwe beleid op het gebied van de digitale informatie en de uitbreiding met Vijfheerenlanden steeg het jaarbudget vanaf 2020 flink. De schaalvergroting zorgde daarbij voor een gunstig effect op de onvermijdelijke stijging van de deelnemersbijdragen.

1.3 Het e-depot De voor het e-depot gevormde bestemmingsreserve bedroeg op 1 januari van dit jaar nog € 56.071. Voor het tweede uitvoeringsjaar van de pilot in 2021 is een onttrekking van € 13.620 voorzien, zodat begin 2022 nog € 42.451 resteert. Binnen de begroting van de e-depotpilot, zoals opgenomen in het projectinitiatiedocument, is rekening gehouden met een flexibele post voor ondersteuning en consultancy en een eventuele tegemoetkoming aan de gemeentelijke participanten van de pilot.

Aan het eind van dit hoofdstuk wordt kort ingegaan op mogelijke bezuinigingen vanaf 2022.

1.2 Beleid en nieuwe taken Het jaar 2022 is het laatste van de vierjarige beleidsperiode, waarvoor het bestuur in december 2018 het plan Vooruit met het verleden vaststelde. In dit plan wordt gewerkt met 17 actielijnen en met acties die concretiseren wat we moeten doen om onze missie als moderne archiefdienst waar te maken. Al in de tweede helft van 2021 zal begonnen moeten worden met de evaluatie van het algemene beleidsplan en de voorbereiding van een nieuw plan dat in 2023 in werking treedt.

Het bestuur heeft de wens uitgesproken om de pilot in 2021 eerst volledig te evalueren alvorens over een toekomstig pad voor het e-depot te besluiten. Gezien de financiële cyclus van het RAZU zal een definitieve oplossing voor het e-depot daarom pas worden opgenomen in de kadernota voor 2023, die in december 2021 ter vaststelling aan het bestuur wordt aangeboden. Op dat moment kan ook een besluit worden genomen over het overgebleven bedrag in de bestemmingsreserve voor het e-depot. Voorzichtigheidshalve wordt vanaf 2022 de PMpost voor het e-depot gehandhaafd.

Of het RAZU zich in 2022, conform de toekomstvisie, heeft ontwikkeld tot de “wendbare organisatie die goed weet in te spelen op de veranderende vragen en behoeften van partners en publiek”, moet dan duidelijk worden.

1.4 Uitbreiding met Vijfheerenlanden

Drie belangrijke actielijnen uit het beleidsplan zijn daarbij die voor het e-depot (actielijn 3, waarbij de uitvoering voorloopt op de planning) en die voor de dienstverlening op afstand en op locatie (actielijnen 5 en 6, waarbij met name de kwaliteit en juridische aspecten van gedigitaliseerde bronnen en de publieke dienstverlening centraal staan). Vooralsnog is hiervoor in 2022 geen extra geld nodig.

Naast de reguliere jaarlijkse bijdrage als deelnemer aan de GR is met Vijfheerenlanden in augustus 2020 een prestatieovereenkomst gesloten voor het wegwerken van achterstanden in het bewerken van de archieven van de drie voormalige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik. De overeenkomst heeft een maximale looptijd van tien jaar, met een aanvang op 1 maart 2020 en een formeel einde op 31 december 2030. Binnen die periode moet het RAZU voor een bedrag van maximaal € 632.000 exclusief BTW de in een bijlage bij de prestatieovereenkomst omschreven inventarisatiewerkzaamheden verrichten en de archiefstukken goed verpakken en zo nodig laten restaureren.

Voor het uitvoeren van de twee wettelijke taken die het RAZU er sinds 2019 bij heeft gekregen, het adviseren en ondersteunen van de gemeenten op het gebied van het lange termijnbeheer van digitale archieven en het digitaal beheren van de overgebrachte informatie, is de personeelsformatie gefaseerd met 2 fte (1,5 fte informatieadviseur en 0,5 fte informatiemanager) uitgebreid. De aanstelling van de tweede informatieadviseur per 1 mei 2020 is gekoppeld aan de duur en het succes van de e-depotpilot en heeft daarom in beginsel een tijdelijk karakter gekregen, tot 1 mei 2022. Vooruitlopend op een positieve eindevaluatie van de pilot in 2021 en rekening houdende met het bestuursbesluit van december 2019 om de tweede informatieadviseur een tijdelijke

Voor het in oktober 2020 door Vijfheerenlanden aan het RAZU betaalde totaalbedrag van € 764.720 inclusief 21% BTW is een geoormerkte bestemmingsreserve gevormd ter grootte van € 632.000. Voorafgaand aan elk kalenderjaar worden een werkplanning en begroting gemaakt en na afloop een financieel en operationeel verslag. Omdat voor deze extra werkzaamheden een van de twee vaste archiefmedewerkers van het RAZU volledig wordt ingezet, zal 4

tenminste een deel van de extra inkomsten worden gebruikt voor de tijdelijke inhuur van personeel. Tot dusver is dat, mede door de coronabeperkingen, niet gebeurd.

partijen van 5% vanaf 2022. In de, na de bestuursvergadering van 10 maart j.l. in verband hiermee gewijzigde, Kadernota 2022 wordt beschreven hoe het RAZU-bestuur hiermee omgaat. Op de bestuursvergadering van 21 april zijn, op basis van een notitie, de mogelijkheden en gevolgen van een dergelijke bezuinigingsmaatregel besproken. Besloten is om niet te bezuinigen omdat dit de ontwikkeling en taakuitvoering van de relatief goedkope, efficiënte en sobere organisatie te zeer zou schaden.

Als het bestuur in 2021 zou besluiten om de, uit deze extra inkomsten gevormde, bestemmingsreserve personeel vanaf 2022 geheel of deels in te zetten voor het behalen van de 5% bezuinigingstaakstelling, vervalt deze mogelijkheid en zullen de reguliere inventarisatie-werkzaamheden van het papieren archief hieronder lijden. Aangezien de werkelijke onttrekking van jaar tot jaar zal verschillen, worden bij de raming de drie componenten waaruit de bestemmingsreserve bestaat (€ 532.000 salariskosten, € 50.000 materiaalkosten en € 50.000 restauratiekosten) vanaf 2020 gelijkelijk verdeeld over de looptijd van tien jaar. In deze ontwerp-Programmabegroting 2022-2025 zijn vanaf 2021 jaarlijks drie begrotingsposten (tijdelijke personeelskosten, tijdelijke materiaalkosten en tijdelijke restauratiekosten) ter grootte van € 63.200 (= 10% van de bestemmingsreserve) opgenomen voor de specifieke werkzaamheden voor Vijfheerenlanden. Deze kosten worden gedekt uit de bestemmingsreserve en hebben geen effect op de gemeentelijke bijdragen. Omdat de betreffende, zeer ervaren, archiefmedewerker in oktober 2022 met pensioen gaat, is het zaak om tijdig te investeren in een goede opvolger. Onze inschatting is dat voor het inventariseren van papieren archieven van de gemeenten en van particulieren nog tenminste tien jaar lang goed opgeleide en ervaren medewerkers bij het RAZU nodig zijn.

De sinds 2019 bestaande vacatureruimte en de extra salarisinkomsten uit de achterstandswerkzaamheden voor Vijfheerenlanden, zijn vanaf 2020-2021 deels ingezet voor het in dienst nemen van twee jonge medewerkers als archiefassistent en studiezaalmedewerker.

1.5 Zienswijzen en bezuinigingen Twee van de zes gemeenten dienden in februari 2021 een zienswijze in over de Ontwerpkadernota 2022. Utrechtse Heuvelrug vroeg om bij de ontwikkeling van het e-depot rekening te houden met het Common Groundprincipe. Deze zienswijze is in financiële zin voor kennis aangenomen en keert inhoudelijk terug in de besprekingen over de e-depotpilot. Wijk bij Duurstede vroeg aandacht voor kostenbesparingen vanuit efficiency en liet weten in haar begroting 2021-2024 uit te gaan van een taakstelling voor de verbonden 5

Hoofdstuk 2: Programmaplan Het RAZU heeft een tweeledig doel: het uitvoeren van de Archiefwet 1995 voor de gemeenten en het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op historisch gebied door het opbouwen, beheren en voor het publiek beschikbaar stellen van een brede collectie historische bronnen.

van de jaarrekening, het publieksbericht en in zes verslagen over de taak toezicht en advisering voor de colleges van burgemeester en wethouders. Daar is sinds 2021 de aparte verslaglegging aan de gemeente Vijfheerenlanden over de uitvoering van de prestatieovereenkomst bijgekomen.

In het beleidsplan, Vooruit met het verleden, voor de jaren 2019-2022 wordt gewerkt met 17 actielijnen en met acties die concretiseren wat we moeten doen om onze missie waar te maken.

Behalve in de programmabegroting (hoofdstuk 4) zijn de lasten en baten zoals die zijn verdeeld over de drie taakvelden ook te vinden in bijlage 2.

Vooruit met het verleden beschrijft onze missie als volgt:

2.1 Beheer en behoud in 2022 De eerste taak - Beheer en behoud - kost nog altijd het meeste geld1 en heeft betrekking op de oudere, openbare archieven en collecties van de gemeenten en van particulieren die naar de archiefbewaarplaats in Wijk bij Duurstede zijn overgebracht. Eind 2020 ging het om 626 verschillende archieven en verzamelingen vanaf 1300 tot heden met een omvang van 4,4 strekkende kilometer.

Het RAZU maakt kennis van informatie. Voor de aangesloten gemeenten is het RAZU zowel een strategische als een uitvoerende partner op het gebied van de kwaliteit en rechtmatigheid van het informatiebeheer. Samen zorgen gemeenten en RAZU dat de gemeentelijke archieven houdbaar, bruikbaar en betrouwbaar blijven, ook op lange termijn. Voor de burgers in het verzorgingsgebied is het RAZU een publieksgerichte erfgoedinstelling die met en voor hen historische informatie veiligstelt, verrijkt en laagdrempelig toegankelijk maakt en zo bijdraagt aan het vergroten van de regionaalhistorische kennis.

In vervolg op het grote Privacy Programma dat in 2021 wordt uitgevoerd ter bescherming van de persoonsgegevens in de collectie van het RAZU, zullen in 2022 nog projecten plaatsvinden voor het beleid inzake auteursrechten en de juridische status van particuliere archieven en collecties.

De activiteiten van het RAZU die voortvloeien uit dit doel of deze missie laten zich in drie hoofdtaken of programma’s onderbrengen: •

Beheer en behoud (B&B: de actielijnen 9-12);

•

Toezicht en advisering (T&A: de actielijnen 1-4);

•

Dienstverlening en cultuureducatie (D&C: de actielijnen 5-8).

In hoeverre de coronacrisis en de gemeentelijke bezuinigingen de eerder vanaf 2021 verwachte, vervroegde overbrenging van de laatste papieren archieven van de deelnemers naar de depots in Wijk bij Duurstede vertraagt, blijkt hoogstwaarschijnlijk in de loop van dit jaar. In elk geval gaat het om een jarenlange maar forse influx waardoor de totale omvang van de collectie van het RAZU groeit tot ruim 7 strekkende kilometer. Dit brengt voor alle betrokkenen extra werk, zowel incidenteel als structureel, met zich mee. Het nieuwe beleidsplan besteedt hier zeker aandacht aan.

Vanwege de extra werkzaamheden voor Vijfheerenlanden, de coronapandemie, het datalek en de uitvoering van het Privacy Programma in 2020 en 2021 zijn en worden er geen deelplannen gemaakt voor een aantal taakgebieden/actielijnen, zoals eerder wel was voorzien. Omdat pas in de tweede helft van 2021 wordt besloten over het e-depot en over eventuele bezuinigingen, wordt daar in dit programmaplan voor 2022 nog geen rekening mee gehouden. Naar verwachting treedt op 1 juli 2021 een nieuwe directeur-archivaris in dienst en kan deze starten met de evaluatie van het beleidsplan voor de jaren 2019-2022 en de voorbereiding voor het nieuwe beleidsplan vanaf 2023.

Met het oog op deze groei wordt in beginsel vanaf 2021 extra archiefruimte gehuurd bij de gemeente Wijk bij Duurstede. Voor zover geld en tijd dat toelaten, worden veel geraadpleegde delen van de collectie gedigitaliseerd en via de website beschikbaar gesteld aan het publiek.

2.2 Toezicht en advisering in 2022 De archiefinspecteur voert ook in 2022 de toezichtstaak namens de gemeentearchivaris 1 Ongeveer 49% van het jaarbudget gaat naar deze primaire

Het RAZU rapporteert jaarlijks over de behaalde resultaten in de programmaverantwoording

taak, 25% gaat naar de tweede taak Toezicht en advisering en 26% naar de derde hoofdtaak Dienstverlening en cultuureducatie.

6

uit. Zij zal verder gaan met het uitvoeren van inspecties, zoals dat in 2021 is afgesproken met de gemeenten. De onderzoeken op basis van het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) en de bijbehorende verbeterplannen staan daarbij centraal. Een aantal gemeenten is voornemens in 2021 een besluit tot vervanging te nemen. Met die gemeenten worden afspraken gemaakt om dit besluit jaarlijks te auditen.

vooral bezighouden met de organisatie van activiteiten rond de viering van 900 jaar afdamming van de Kromme Rijn in Wijk bij Duurstede. De voorbereiding van dit samenwerkingsproject is al eind 2016 gestart en omvat een publieksspoor en een meer inhoudelijk-wetenschappelijk spoor die in 2022 hun bekroning moeten vinden. Daarnaast participeert het RAZU in activiteiten in de regio die te maken hebben met de herdenking van de historische rampjaren 1672-1674.

De beide informatieadviseurs ondersteunen de zes gemeenten in 2022 bij het verbeteren van hun informatiehuishouding en bij de voorbereidingen op, en de implementatie van de (verwachte) nieuwe Archiefwet, de Wet Open Overheid en het Digitaal Stelsel Omgevingswet.

Op deze en op andere wijzen vergroot het RAZU zijn maatschappelijk draagvlak, versterkt het de banden met zijn erfgoedpartners en verlaagt het de drempel voor het gebruik van de collectie.

De experimentele werkvormen waarmee in 2021 is gestart, worden hierbij ingezet om in groepen te werken aan de verbetering van de basis van het gemeentelijk informatiebeheer. Hierbij speelt KIDO een hoofdrol. In 2022 is het vijf jaar geleden dat de meeste van onze gemeenten deze belangrijke audit hebben ondergaan en behoren de gemeentelijke verbeterplannen voor een aanzienlijk deel te zijn uitgevoerd. De tweejarige pilot e-depot is in 2021 afgerond en heeft op basis van de evaluatie geleid tot een visie en meerjarenplan waarmee het RAZU samen met de gemeenten vanaf 2022 aan de slag moet.

2.2 Dienstverlening en cultuureducatie in 2022 Voor de dienstverlening op afstand is de website www.razu.nl de belangrijkste publieksvoorziening. De verdere ontwikkeling en het onderhouden van de site zullen ook in 2022 een belangrijke rol spelen. Waar mogelijk wordt informatie digitaal aangeboden. Tijdens de coronacrisis is gebleken hoe essentieel een goede website is. In samenwerking met de Vriendenstichting zal in 2021-2022 worden onderzocht of een experiment met crowdsourcing mogelijk is. Hierbij wordt het onlinepubliek ingeschakeld bij het toegankelijk maken van belangrijke historische bronnen, waarbij met name gedacht wordt aan de eerst nog te scannen notariële archieven. De dienstverlening op locatie (via de studiezaal) blijft onmisbaar. Zeker gezien de sterk toegenomen vraag van inwoners naar bouwvergunningen, waarvan onze gemeenten er steeds meer in papieren, dus niet-gedigitaliseerde, vorm naar het RAZU overbrengen. De in mei 2021 in dienst getreden nieuwe medewerker cultuurhistorie zal zich in 2022 7

Hoofdstuk 3: Programmabegroting In dit hoofdstuk worden, conform het Besluit Begroting en Verantwoording, de belangrijkste financiële gegevens weergegeven en toegelicht.

3.2 Toelichting op de lasten

3.1 Financiële uitgangspunten

In de begroting vanaf 2022 wordt rekening gehouden met een prijsverhoging van 1,1%. Al vanaf 2015 wordt bovendien 3% van de salarislasten begroot voor overige personeelslasten, waaronder de kosten voor dienstreizen, opleidingen, incidentele inhuur en dergelijke.

Personeelslasten

Het RAZU houdt vast aan een sobere en doelmatige bedrijfsvoering. Niettemin zijn er flinke structurele en incidentele kosten verbonden aan de stappen die we in de beleidsperiode 2019-2022 zetten om de grotendeels wettelijke functies voor onze overheidspartners en het publiek goed te kunnen blijven vervullen. In hoeverre er vanaf 2022 bezuinigingen moeten worden doorgevoerd, is op dit moment nog niet bekend.

Zoals hiervoor op pagina 4 toegelicht, wordt vooralsnog uitgegaan van een voortzetting van de aanstelling van de tweede informatieadviseur na april 2022. Het bestuur van het RAZU besluit daarover eind 2021. Een deel van de extra inkomsten voor de achterstandswerkzaamheden van Vijfheerenlanden dient in beginsel te worden ingezet voor de extra inzet van personeel. Dit is vanaf 2021 wel begroot, maar nog niet nader uitgewerkt. Daarmee wordt gewacht tot de bestuurlijke besluitvorming over mogelijke bezuinigingen vanaf 2022 heeft plaatsgevonden.

Waar mogelijk verwerven we voor bepaalde diensten extra inkomsten (zie actielijn 17 van Vooruit met het verleden). In dat kader wordt vanaf 2020 structureel toezicht uitgeoefend op de RID en worden maximaal tien jaar lang extra werkzaamheden verricht voor Vijfheerenlanden. Of het daarnaast voor het RAZU nog mogelijk is om vanaf 2022 voor andere deelnemers zoals Bunnik de achterstanden in het papieren archief weg te werken, zodat dit vervroegd kan worden overgebracht, is hoogst onzeker. Dat kan alleen als tenminste een deel van de, uit de extra inkomsten gevormde, bestemmingsreserve voor personeel kan worden ingezet voor het inhuren van inventarisatiecapaciteit. In april 2021 zal daarover meer duidelijkheid zijn.

Bedrijfskosten Vanaf januari 2021 heeft het RAZU een nieuwe dienstverlener voor de financiële administratie en consultancy, Non Profit Support. De structurele kosten voor de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst blijven met € 18.800 binnen de begroting. Met ingang van 2022 moet de overeenkomst met de gemeente Houten uit 2016 over de ICTdienstverlening worden vernieuwd. Op basis van het tot dusver gevoerde overleg schatten we de structurele verhoging van de jaarlijkse lasten op 20%: van € 18.000 naar € 21.715. Gezien de groei van het aantal medewerkers is dat alleszins billijk. Voor de afschrijvingen op de apparatuur zal het RAZU zelf een bestemmingsreserve ICT vormen waarin jaarlijks € 4.100 wordt gestort. Dit kan bij de jaarrekening 2021. De hardware wordt pas vervangen wanneer dat echt nodig is.

Van invloed op de hoogte van de bijdragen voor 2022 zijn de volgende factoren: •

Op basis van de actuele CAO zijn de salariskosten vanaf 2022 jaarlijks geïndexeerd met 1,1%;

•

Voor prijsgevoelige uitgaven en de contractueel vastgelegde indexatie voor de huur-, dienstverlenings- en servicekosten (o.a. exploitatiekosten archiefbewaarplaatsen, servicekosten archief, inhuur diensten, kosten accountant) is rekening gehouden met een prijsstijging van 1% per jaar;

•

De overige posten worden niet geïndexeerd;

•

De herijking van de twee grondslagen (aantal inwoners en hoeveelheid archief per gemeente) voor de kostenverdeelsleutels vanaf 2021.

Voor deze extra kosten biedt het totale geraamde overheadbudget van ca. € 71.000 voldoende ruimte. Kosten archiefbewaarplaatsen De kosten van de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie componenten. Het onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet stijgen. Bij de andere twee componenten, te weten de exploitatiekosten en servicekosten, wordt contractueel indexatie toegepast. Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen, worden met hetzelfde percentage geïndexeerd. De hoogte daarvan wordt pas

Per saldo daalt de totale bijdrage voor 2022 van de deelnemende gemeenten in deze begroting ten opzichte van de prognose uit de op 30 juni 2020 vastgestelde begroting 2021-2024 licht met 0,8%. 8

definitief bepaald in november van het jaar voorafgaand op het begrotingsjaar. De huidige stijging van 1,0% betreft dan ook een schatting. Vanaf 2021 huurt het RAZU voor een vanaf 2022 te indexeren bedrag van € 21.000 extra ruimte in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Wijk bij Duurstede. Het is mogelijk dat de huur van deze laatste ruimte met enkele jaren moet worden opgeschort om de bezuinigingstaakstelling van 5% te halen. De indexatie van ongeveer € 200 per jaar wordt later cijfermatig verwerkt.

3.3 Staat van lasten en baten 2022 - 2025

9

3.4 Specificatie van de lasten en baten en mutaties reserves 2022 -2025

10

11

3.5 Tabel bijdragen gemeenten

3.6 Tabel Verdeelsleutel 2021 - 2026 op basis van begroting 2021

12

Hoofdstuk 4: Paragrafen Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze begroting opgenomen. Een aantal paragrafen is weliswaar verplicht, maar het RAZU verricht geen activiteiten die daarin behoren te worden opgenomen. Dit betreft de drie onderdelen: Onderhoud kapitaalgoederen, Verbonden partijen en Grondbeleid.

4.2 Financiering en treasury

4.1 Weerstandsvermogen en risico’s

In mei 2012 stelde het algemeen bestuur van het RAZU een Treasurystatuut vast. Van de eerder noodzakelijk geachte financiële beheersverordening (op grond van artikel 212, 213 en 213a van de Gemeentewet) werd, in overleg met de provinciaal toezichthouder, afgezien. In de huidige GR Regionaal Archief Zuid-Utrecht is in artikel 18 opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blijft en een financiële beheersverordening onnodig wordt geacht.

In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RAZU kent geen eigen financiering; de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage.

Deze paragraaf bevat de middelen en mogelijkheden waarover het RAZU beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. Het RAZU heeft op de balans alleen financiële activa. Ten aanzien van materiële eigendommen is in dat opzicht geen risico aanwezig. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld.

Sinds begin 2013 is een deel van de liquide middelen op een spaarrekening gezet, maar rente levert dat al jaren niet of nauwelijks meer op.

De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaatsen bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt gezien de beperkte risico’s en de hoge verzekeringskosten.

Het RAZU is gehouden aan de regels van het ministerie van Financiën over het verplicht schatkistbankieren. Voor zover de gelden het drempelbedrag van € 250.000 overstijgen, worden deze aangehouden op een rekeningcourant bij ’s Rijks schatkist.

Een risico is ook dat door de geringe omvang van de organisatie en de voor de meeste taken vereiste specifieke deskundigheid en ervaring, langdurige ziekte of vertrek van één van de medewerkers, zonder adequate vervanging in kwalitatieve en kwantitatieve zin, onvermijdelijk een bedrijfsrisico vormt. Relevant in dat verband is dat in oktober 2022 de archiefmedewerker die vanaf maart 2021 volledig wordt ingezet voor de achterstandswerkzaamheden van Vijfheerenlanden met pensioen gaat en tijdig zal moeten worden vervangen.

4.3 Bedrijfsvoering Deze paragraaf geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens wat betreft de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en huisvesting. In de loop van de jaren is de dienstverleningsovereenkomst uit oktober 2012 met de gemeente Wijk bij Duurstede voor de overhead op het gebied van financiën, ICT, receptie, post- en facilitaire zaken, en overige advisering steeds verder uitgekleed. Op 1 juli 2016 werd voor de ICT al een aparte overeenkomst met de gemeente Houten gesloten. Eind 2020 is ook de financiële dienstverlening beëindigd, zodat Wijk bij Duurstede vanaf 2021 alleen nog de receptie, post- en facilitaire zaken voor het RAZU regelt. Dit moet in 2021 nog wel worden geregeld. Met het bedrijf NonProfitSupport (NPS) uit Leersum is in januari 2021 een nieuwe overeenkomst gesloten voor de financiële administratie en het opstellen van de jaarstukken.

Een laatste risico betreft het e-depot. Hoewel het RAZU en de gemeenten sinds de koerswijziging in 2018 meer greep op het complexe vraagstuk van de digitale archiefbewaarplaats hebben gekregen, vereist de realisatie ervan (thans voor uiterlijk 2022, na afloop van de pilot, voorzien) een hechte samenwerking tussen het RAZU en de partnergemeenten, elk vanuit hun eigen verantwoordelijkheid (zie de actielijnen 1, 2 en 3 uit Vooruit met het verleden). Deze wederzijdse afhankelijkheid is risicovol en vereist van zowel het RAZU als de gemeenten toewijding van mensen en middelen. De personele en financiële gevolgen van de implementatie en vooral het beheer van het e-depot zijn nog grotendeels onbekend. De e-depotpilot in 2020-2021 zal meer zicht geven op de contouren van deze financiële en personele risico’s.

De personeelsdiensten worden sinds 2012 verleend door de gemeente Houten, omdat daar het personeel toen in dienst kwam. Het personeel en de bezoekers maken gebruik 13

van de kantoor- en studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. Aansluitend daaraan is een archiefbewaarplaats voor het RAZU gebouwd, die in mei 2011 in gebruik is genomen. De archiefbewaarplaats is eigendom van de gemeente Wijk bij Duurstede en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RAZU. In 2014 en in 2019 is extra kantoorruimte gehuurd, vanwege de uitbreiding van personeel en vrijwilligers. In 2020 werd de ruimte op de eerste etage verbouwd, waarbij de kosten ruim binnen de begroting bleven. Vanwege de uitbreiding met Vijfheerenlanden wordt vanaf 2021 in beginsel het grootste deel van de oude archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede gehuurd. Op het gebied van duurzaamheid is het RAZU grotendeels afhankelijk van de gemeente Wijk bij Duurstede. Zo maakt het gebruik van de Fairtrade producten van de gemeente onderdeel uit van de huurovereenkomst. Het gebouw is deels bedekt met zonnepanelen en deels met een groen dak. De archiefbewaarplaats wordt omringd door een wadi en heeft een groen dak, wat helpt om water vast te houden en de lokale temperatuur te verlagen. Duurzaamheid is een belangrijke factor voor het RAZU bij de inkoop van diensten en producten. Dit zal zeker het geval zijn bij de aanbesteding van het e-depot, waarbij naast kosten en functionaliteit een lage CO2 uitstoot belangrijk zal zijn.

Sinds mei 2021 bedraagt het aantal medewerkers twaalf en de formatieomvang 9 fte. Hun leeftijd varieert tussen de 27 jaar en de 65 jaar. Alle personeelsleden zijn in vaste of tijdelijke dienst van de gemeente Houten en worden langdurig gedetacheerd bij het RAZU. De salariskosten worden volledig door het RAZU gedragen, behalve voor twee medewerkers die voor de helft door andere organisaties worden betaald.

4.4 Onderhoud kapitaalgoederen Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

4.5 Verbonden partijen Er zijn geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

4.6 Grondbeleid Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf

14

Hoofdstuk 5: Vaststellingsbesluit In aanmerking nemende dat: • aan de betreffende bepalingen uit de gemeenschappelijke regeling is voldaan, • deze ontwerp-meerjarenbegroting 2022-2025 de instemming van het Bestuur heeft gekregen; • de mogelijkheden en gevolgen van een bezuiniging van 5% inhoudelijk zijn besproken; heeft het Bestuur besloten: • de ontwerp-meerjarenbegroting 2022-2025 vast te stellen en aan de deelnemende gemeenten ter goedkeuring toe te sturen. Aldus vastgesteld in de vergadering van 21 april 2021. De voorzitter,

De secretaris,

J.A. van der Pas

M.A. van der Eerden-Vonk

15

Bijlage 1: Overzicht van het verloop van de reserves

16

Bijlage 2: Verdeling van de lasten en baten per taakveld

17