Raadsvoorstel 93 (bijlage) Collegevoorstel en besluit inzake Aanpassingen Burgemeester Quintzaal.docx

W. Spelthan Informatiemanagement

Aan het college van Burgemeester en Wethouders

Behandelvoorstelnr : 1110532 Brunssum, 14 oktober 2021

T.b.v. Interne agenda d.d. 26 oktober 2021

Verantw. Portefeuillehouder W.J.F. van der Rijt C.J.C.P. de Rijck

Ambtelijke routing Financiële toets

Akkoord Heel, van J.G.M. 18-10-2021 16:42:22

Juridische toets

Bestuurlijke routing

Conform / Bespreken

Burgemeester

Conform Rijt, van der W.J.F. 25-10-2021

Wethouder Mertens

Conform Mertens, J.M.V.L. 21-10-2021

Kwaliteitstoets

Akkoord Zinken, R.J.E.L. 18-10-2021 17:09:46

Wethouder L’Espoir

Conform L'Espoir, S.J.H. 25-10-2021

Hoofd Afdeling

Akkoord Spelthan, W. 18-10-2021 12:42:49

Wethouder de Rijck

Bespreken Rijck, de C.J.C.P. 25-10-2021

Directeur Dienst

Akkoord Reumkens, W. 19-10-2021 17:40:32

Wethouder Janssen Wethouder Houben

Bespreken Houben, P.M.J. 23-10-2021

Secretaris

Conform Eussen, O.L.G.M. 22-10-2021

Uiterste datum B&W vergadering: NVT Motivatie fatale termijn aangeven indien van toepassing: NVT

Onderwerp omschrijving: Aanpassingen vergaderfaciliteiten Burgemeester Quintzaal Voorstel/beslispunten: Uw college wordt voorgesteld te besluiten: In te stemmen met het bijgevoegd raadsvoorstel voor de aanpassingen van de Burgemeester Quintzaal en het beschikbaar stellen van het noodzakelijke investeringskrediet; Het afdelingshoofd Informatiemanagement te mandateren voor het verstrekken van de noodzakelijke opdrachten in dit traject. Besluit BW: AKKOORD - In te stemmen met het bijgevoegd raadsvoorstel voor de aanpassingen van de Burgemeester Quintzaal en het beschikbaar stellen van het noodzakelijke investeringskrediet; - Het afdelingshoofd Informatiemanagement te mandateren voor het verstrekken van de noodzakelijke opdrachten in dit traject.

B&W Nota Registratienummer: 1110532 ONDERWERP 1. Onderwerp omschrijving: Aanpassingen vergaderfaciliteiten Burgemeester Quintzaal COLLEGEBESLUIT 2. Voorstel/beslispunten: Uw college wordt voorgesteld te besluiten: In te stemmen met het bijgevoegd raadsvoorstel voor de aanpassingen van de Burgemeester Quintzaal en het beschikbaar stellen van het noodzakelijke investeringskrediet; Het afdelingshoofd Informatiemanagement te mandateren voor het verstrekken van de noodzakelijke opdrachten in dit traject. WAAROM? 3. Uitgangssituatie a. Aanleiding In 2016 heeft de gemeenteraad besloten budget beschikbaar te stellen voor de renovatie van de raadzaal. Er is toen gekozen voor het verkleinen van de toenmalige raadzaal en het creëren van een extra, aparte vergaderruimte, die in 2017 vernoemd werd naar de voormalige burgemeester Quint. De raadzaal is voorzien van nieuw vergadermeubilair, discussie-, presentatie- en geluidsapparatuur en een camerasysteem voor het uitzenden van de raadsvergaderingen. Voor de Burgemeester Quintzaal werd gebruik gemaakt van gedateerde presentatie-apparatuur en meubilair. Het ter beschikking gestelde budget was nl. niet toereikend voor de aanschaf van nieuwe stoelen in de raadzaal en voor een nieuwe inrichting van de Burgemeester Quintzaal. Tafels en stoelen, afkomstig uit de oude Brikke Oave, werden in deze ruimte geplaatst en zijn nog steeds in gebruik.

Tijdens commissievergaderingen, die in deze zaal plaatsvinden, wordt gebruik gemaakt van een discussie-apparatuur, die in het grijze verleden aangeschaft voor de onderzoekscommissie Emmaterrein (15 jaar oud) en niet meer voldoet aan de huidige eisen. Tussentijds is in de Burgemeester Quintzaal een vaste camera gemonteerd, die gericht is op de voorzitterspost, voor het opnemen van de commissievergaderingen die in deze zaal plaatsvinden. b. Huidige situatie/probleemstelling De coronapandemie heeft ertoe geleid dat men structureel op een hybride wijze moet kunnen vergaderen. Op dit moment hebben we voor grotere groepen enkel de raadzaal hiervoor van de benodigde apparatuur voorzien. Het is echter wenselijk meer dan één ruimte ter beschikking te hebben. Dit geldt voor zowel de parallelle hybride/digitale vergaderingen van de gemeenteraad en zijn commissies, alsook voor hybride/digitale overleggen van B&W en de ambtelijke organisatie. Derhalve wordt voorgesteld de Burgemeester Quintzaal over dezelfde mogelijkheden te laten beschikken als in de raadzaal. Dat betekent dat nieuwe apparatuur aangeschaft dient te worden en het geen overbodige luxe is deze zaal te voorzien van nieuw, verplaatsbaar meubilair, waardoor deze zaal ook gebruikt kan worden voor incidentele informele bijeenkomsten.

De kosten voor het uitrusten van de Burgemeester Quintzaal met nieuw meubilair en nieuwe apparatuur zullen ongeveer € 60.000 bedragen. WAT? 4. Gewenste situatie a. Wat willen we bereiken Dat de raadzaal en de burgemeester Quintzaal op een zodanige wijze zijn ingericht en zijn voorzien van moderne vergaderapparatuur dat deze tegenmoet komen aan de behoeften ten aanzien van goede verslaglegging, registratie en uitzending van de vergadering via de diverse kanalen en hybride vergaderen. Uiteraard is er sprake van volledig digitaal

2

vergaderen. Dus de mogelijkheid om de computerapparatuur van raads- en commissieleden optimaal te kunnen gebruiken. b. Kaders Reglement van Orde Raadsvergaderingen gemeente Brunssum c. Argumenten en overwegingen Door de Burgemeester Quintzaal te voorzien van gelijke functionaliteiten als de raadzaal, weliswaar in ietwat beperkte omvang, beschikt de raad, commissies en de griffie over voldoende flexibiliteit om de vergaderingen van genoemde gremia goed en efficiënt te laten verlopen. Het hybride vergaderen zal na de volledige versoepeling van de coronamaatregelen blijven. Met name vanwege de efficiency van het vergaderen is deze mogelijkheid om de tijdrovende logistieke bewegingen tot een minimum te beperken. Genoemde functionaliteiten blijven niet beperkt tot de raad en commissies. Ook het college en het ambtelijk apparaat kan van de voorzieningen en de daarbij behorende voordelen gebruik maken. d. Opties en keuze De kosten voor het uitrusten van de Burgemeester Quintzaal met nieuw meubilair en nieuwe apparatuur zullen ongeveer € 60.000 bedragen. Geadviseerd wordt om de raad hiervoor een investeringskrediet beschikbaar te laten stellen. De kapitaallasten die daarmee gemoeid zijn kunnen dan met de 1e bestuursrapportage 2022 in de exploitatie worden opgenomen. Deze investering (meubilair en inrichting) zal dan in 10 jaar worden afgeschreven.

Aangezien de apparatuur in de raadzaal geleverd, geïnstalleerd en onderhouden wordt door de firma Media Service Maastricht wordt voorgesteld om ook deze firma de apparatuur te laten leveren voor de Burgemeester Quintzaal. Op die manier is er sprake van een identieke manier van gebruik. Voor het meubilair zal de firma NowyStyl, huisleverancier op het gebied van meubilair sinds renovatie hoogbouw in 2008, zorgdragen. Zij leveren eenvoudig verplaatsbare vergadertafels en vergaderstoelen die makkelijk verplaatsbaar zijn zodat de burgemeester Quintzaal incidenteel voor informele kleine bijeenkomsten ingezet kan worden. Denk bijvoorbeeld aan een borrel na afloop van de raadsvergaderingen. De bouwkundige werkzaamheden worden door LS Techniek, installateur bij de renovatie van de raadzaal en bekend met het daar aanwezige domoticasysteem, uitgevoerd. HOE? 5. Wat gaan we ervoor doen? a. Tijd Na akkoord door de raad tijdens de vergadering van 21 december wordt gestart met de uitvoering. Het streven is om bij de eerste vergadering van de nieuwe raad, na de verkiezen maart 2021, alles gereed te hebben. b. Geld Globale verdeling kosten (excl BTW): Vergaderapparatuur, audio, video en hybride vergaderen: Aanpassingen elektra, bekabeling enz Meubiliair Onvoorzien Totaal

€ 36.000,= € 4.700,= € 17.000,= € 2.300,= € 60.000,=

De bedragen per onderdeel komen niet boven de grensbedragen uit en kunnen als enkelvoudige onderhandse aanbesteding worden gegund. De raad zal worden verzocht om een investeringskrediet van € 60.000,= ter beschikking te stellen Het investeringskrediet en de daarmee gemoeide kapitaallasten zullen met de 1e Bestuursrapportage 2022 worden opgevoerd. c. Kwaliteit Bij het verstrekken van de opdracht zullen de griffie en medewerkers van de afdeling Informatiemanagement erop toezien dat de geleverde kwaliteit van apparatuur en meubilair voldoet aan de gestelde eisen. d. Informatie De interne organisatie zal via de geijkte kanalen geïnformeerd worden over de verbouwingswerkzaamheden. De griffie zal de raads- en commissieleden informeren over de voortgang en in gebruik name

3

e. Organisatie Er zal een kleine werkgroep worden gevormd bestaande uit Informatiemanagement, Griffie en Beheer Gemeentelijke gebouwen. Zij zien toe op de uitvoering van de werkzaamheden. f. Besproken met portefeuillehouder Het voorstel is door de griffier besproken in het presidium van 5 oktober 2021. 6. Bijlagen

4