Raadsvoorstel 93 Aanpassingen vergaderfaciliteiten Burgemeester Quintzaal.docx

Raadsvoorstel Collegeverg. d.d. Registratiekenmerk Gemeentebladnr. Afdeling Behandelend ambtenaar Bereikbaar onder

: : : :

26 oktober 2021 1110532 2021/93 Informatiemanagement

: W. Spelthan : 045-5278510 willem.spelthan@brunssum.nl Behandelvoorstelnr. : 1110532 Portefeuillehouder : W.J.F. van der Rijt C.J.C.P. de Rijck Raadsverg. d.d. : 21 december 2021 Uiterlijke datum : (Motivering, wettelijke verplichting c.q. toezegging) Aan de raad, 1. Onderwerp Aanpassingen vergaderfaciliteiten Burgemeester Quintzaal 2. Uitgangssituatie (WAAROM?) a. Aanleiding In 2016 heeft de gemeenteraad besloten budget beschikbaar te stellen voor de renovatie van de raadzaal. Er is toen gekozen voor het verkleinen van de toenmalige raadzaal en het creëren van een extra, aparte vergaderruimte, die in 2017 vernoemd werd naar de voormalige burgemeester Quint. De raadzaal is voorzien van nieuw vergadermeubilair, discussie, presentatie- en geluidsapparatuur en een camerasysteem voor het uitzenden van de raadsvergaderingen. Voor de Burgemeester Quintzaal werd gebruik gemaakt van gedateerde presentatie-apparatuur en meubilair. Het ter beschikking gestelde budget was nl. niet toereikend voor de aanschaf van nieuwe stoelen in de raadzaal en voor een nieuwe inrichting van de Burgemeester Quintzaal. Tafels en stoelen, afkomstig uit de oude Brikke Oave, werden in deze ruimte geplaatst en zijn nog steeds in gebruik.

Tijdens commissievergaderingen, die in deze zaal plaatsvinden, wordt gebruik gemaakt van een discussie-apparatuur, die in het grijze verleden aangeschaft voor de onderzoekscommissie Emmaterrein (15 jaar oud) en niet meer voldoet aan de huidige eisen. Tussentijds is in de Burgemeester Quintzaal een vaste camera gemonteerd, die gericht is op de voorzitterspost, voor het opnemen van de commissievergaderingen die in deze zaal plaatsvinden. b. Huidige situatie/probleemstelling De coronapandemie heeft ertoe geleid dat men structureel op een hybride wijze moet kunnen vergaderen. Op dit moment hebben we voor grotere groepen enkel de raadzaal hiervoor van de benodigde apparatuur voorzien. Het is echter wenselijk meer dan één ruimte ter beschikking te hebben. Dit geldt voor zowel de parallelle hybride/digitale vergaderingen van de gemeenteraad en zijn commissies, alsook voor hybride/digitale overleggen van B&W en de ambtelijke organisatie. Derhalve wordt voorgesteld de Burgemeester Quintzaal over dezelfde mogelijkheden te laten beschikken als in de raadzaal. Dat betekent dat nieuwe apparatuur aangeschaft dient te worden en het geen overbodige luxe is deze zaal te voorzien van nieuw, verplaatsbaar meubilair, waardoor deze zaal ook gebruikt kan worden voor incidentele informele bijeenkomsten.

De kosten voor het uitrusten van de Burgemeester Quintzaal met nieuw meubilair en nieuwe apparatuur zullen ongeveer € 60.000 bedragen. Globale verdeling kosten (excl BTW): Vergaderapparatuur, audio, video en hybride vergaderen: € 36.000,= Aanpassingen elektra, bekabeling enz € 4.700,= Meubiliair € 17.000,= Onvoorzien € 2.300,= Totaal € 60.000,=

1 van 3

3. Gewenste situatie (WAT?) a. Wat willen we bereiken Dat de raadzaal en de burgemeester Quintzaal op een zodanige wijze zijn ingericht en zijn voorzien van moderne vergaderapparatuur dat deze tegenmoet komen aan de behoeften ten aanzien van goede verslaglegging, registratie en uitzending van de vergadering via de diverse kanalen en hybride vergaderen. Uiteraard is er sprake van volledig digitaal vergaderen. Dus de mogelijkheid om de computerapparatuur van raads- en commissieleden optimaal te kunnen gebruiken. b. Kaders Reglement van Orde Raadsvergaderingen gemeente Brunssum i.v.m. verslaglegging van de vergaderingen. Goede en adequate werkomstandigheden van zowel medewerkers almede bestuurders van de gemeente Brunssum. c. Argumenten en overwegingen Door de Burgemeester Quintzaal te voorzien van gelijke functionaliteiten als de raadzaal, weliswaar in ietwat beperkte omvang, beschikt de raad, commissies en de griffie over voldoende flexibiliteit om de vergaderingen van genoemde gremia goed en efficiënt te laten verlopen. Het hybride vergaderen zal na de volledige versoepeling van de coronamaatregelen blijven. Met name vanwege de efficiency van het vergaderen is deze mogelijkheid om de tijdrovende logistieke bewegingen tot een minimum te beperken. Genoemde functionaliteiten blijven niet beperkt tot de raad en commissies.

Ook het college en het ambtelijk apparaat kan van de voorzieningen en de daarbij behorende voordelen gebruik maken. d. Opties en keuze De kosten voor het uitrusten van de Burgemeester Quintzaal met nieuw meubilair en nieuwe apparatuur zullen ongeveer € 60.000 bedragen. De kapitaallasten die daarmee gemoeid zijn kunnen dan met de 1e bestuurssrapportage 2022 in de exploitatie worden opgenomen. Deze investering (meubilair en inrichting) zal dan in 10 jaar worden afgeschreven. Voor dekking van de kosten zijn er 2 opties: of te dekken vanuit de Reserve Coronafonds (B120837) of vanuit de Algemene Reserve. Voor beide opties geldt dat dit een bevoegdheid is van de raad. Geadviseerd wordt om de raad hiervoor een investeringskrediet beschikbaar te laten stellen. De inrichting is zodanig van aard dat deze flexibel en verplaatsbaar is zodat de Quintzaal ook gebruikt kan worden voor andere gelegenheden, bijvoorbeeld een borrel. 4. Bijlagen Collegevoorstel en besluit inzake Aanpassingen Burgemeester Quintzaal (1110532) Het college van burgemeester en wethouders,

Burgemeester

Secretaris

2 van 3

Raadsbesluit Gemeenteblad nr. : 2021/93 Afdeling : Informatiemanagement Registratiekenmerk : 1110532

De Raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2021/93; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 26 oktober 2021, afdeling Informatiemanagement; Besluit De raad stelt een investeringskrediet beschikbaar van € 60.000,= voor de noodzakelijke aanpassingen van de vergaderfaciliteiten in de Burgemeester Quintzaal zodat deze hybride kan worden ingezet voor raads-, commissievergaderingen en andere doeleinden.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

De Raad voornoemd,

Voorzitter

griffier

3 van 3