Raadsvoorstel 9 Zienswijze raad op verdere verzelfstandiging Parkstad-IT PUB

Raadsvoorstel Collegeverg. d.d. Registratiekenmerk Gemeentebladnr. Afdeling opsteller Bereikbaar onder Portefeuillehouder Raadsvergadering d.d. Uiterlijke datum

: 23 januari 2024 : 202246438 : 2024/9 : Informatiemanagement : : Vérénice Hermans : 12 maart 2024 : 12 maart 2024

Aan de raad, 1. Onderwerp Zienswijze raad op verdere verzelfstandiging Parkstad-IT 2. Uitgangssituatie (WAAROM?) a. Aanleiding In april 2023 en in januari 2024 heeft u raadsinformatiebrieven ontvangen over de verdere verzelfstandiging van Parkstad-IT. In deze raadsinformatiebrieven is al aangekondigd dat we in januari 2024 u zouden vragen om uw zienswijze te geven op deze verdere verzelfstandiging van Parkstad-IT. (Zie nr 202246438/202287377 en 202246438/202371586) Gemeenten werken om allerlei redenen met elkaar samen. Omdat ze gemeenschappelijke opgaven hebben, om meer kennis en kunde te kunnen delen en soms ook om er samen financieel beter van te worden. Samenwerking versterkt de bestuurskracht van de gemeenten. Zo ook in Parkstad voor de samenwerking op het IT-vlak. Wij werken al geruime tijd samen in de centrumregeling Parkstad-IT. b. Huidige situatie/probleemstelling Echter, de huidige centrumregeling, ooit opgezet als tijdelijk construct, voldoet niet aan de Aanbestedingswet. Volgens deze wet mogen de huidige niet-centrumgemeenten (zijnde alle deelnemers met uitzondering van de gemeente Heerlen) hun opdracht niet één-op-één gunnen aan Parkstad-IT. Ook voldoet de huidige regeling niet aan de recente wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr).

Verder biedt het huidige construct te weinig mogelijkheden tot slagvaardig en klantgericht handelen en ervaart een aantal deelnemers momenteel weinig echte zeggenschap. Tot slot heeft de gemeente Heerlen een ongewenste risicopositie ten aanzien van de andere deelnemers (de gemeente Heerlen is en blijft in het huidige construct eindverantwoordelijk voor de centrumregeling Parkstad-IT). Diverse verbeteringen op het gebied van bijvoorbeeld de samenwerking zijn reeds ingezet; ook worden de gemaakte kosten vollediger doorbelast en eerlijker verdeeld (volgens het principe de gebruiker betaalt). Maar deze verbeteringen lossen niet alles op, en niet alle gewenste en noodzakelijke verbeteringen zijn mogelijk in een centrumregeling. Dit maakt een verdere verzelfstandiging en daarmee wijziging van de bestaande regeling van Parkstad-IT nodig. Daarenboven realiseren de deelnemers zich dat in de huidige maar zeker ook in de toekomstige tijd IT aan de basis staat van alle (bedrijfsvoerings)processen, en dat een kloppende informatiehuishouding de kern is van de bedrijfsvoering. Voor het op orde hebben en houden van de eigen informatiehuishouding is iedere deelnemer afzonderlijk verantwoordelijk. En voor het op orde hebben en houden van de technische automatisering en basis ITtaken werken de deelnemers meer en meer samen via Parkstad-IT.

Om onder andere deskundigheid te vergroten, risico’s te verkleinen en kosten te verlagen, hebben de deelnemers ook aangegeven in te willen zetten op verdere samenwerking op het gebied van IT-architectuur. Verder verzelfstandiging per 1 juli 2024 Streven is om per 1 juli 2024 de huidige centrumregeling Parkstad-IT om te zetten in een volwaardige gemeenschappelijke regeling in de vorm van een openbaar lichaam. Gezien de ambitie zal de naam van de regeling voor 1 juli 2024 nog wijzigen, tot die tijd hanteren wij de Parkstad-IT. Er is gekozen voor een gemeenschappelijke regeling in

de vorm van een openbaar lichaam omdat deze vorm beter aansluit bij de bestuurlijke werkwijze in onze regio (GripopGR-en, slagvaardig bestuuur, maar met toezicht door en verantwoording door raad, respectievelijk AB). In voorbereiding op deze verdere verzelfstandiging is een strategisch adviesrapport inzake Toekomst Parkstad-IT door Berenschot opgeleverd. Hierop voortbordurend is een bedrijfsplan opgesteld, waarbij als stip op de horizon was meegegeven een verhoogde ambitie op het gebied van IT-samenwerking en IT-centralisatie, plus een verdere verzelfstandiging van Parkstad-IT. Naast het bedrijfsplan is op basis van het strategisch advies ook gewerkt aan een concept Ontwerp GR-tekst. Al deze stukken zijn opgenomen als bijlagen. Voor de volledigheid: Het deel van de Wgr dat rechten geeft aan volksvertegenwoordigers is per 1 juli 2022 ingegaan. Voor het andere deel (verplichtingen om bestaande gemeenschappelijke regelingen in lijn met de nieuwe wetgeving aan te passen) geeft de Wgr een implementatieperiode van twee jaar en treedt dus in werking per 1 juli 2024. Procedure verdere verzelfstandiging De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) bepaalt dat gemeenteraden en algemeen besturen van deelnemers hun zienswijze op de ontwerpregeling kunnen geven binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp. 3. Gewenste situatie (WAT? a.

Wat willen we bereiken? De gemeente Brunssum heeft de ambitie om op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering als excellente gemeente te willen acteren. Bij een dergelijke ambitie is het noodzakelijk dat de taken van Informatiemanagement hieraan een significante bijdrage gaan leveren. Gelet op de omvang van de werkzaamheden, de complexiteit van het taakgebied, de noodzakelijke investeringen enz. is focus binnen het vakgebied noodzakelijk. Binnen Brunssum is de keuze gemaakt dat het werkveld van Informatiemanagement zich steeds meer gaat richten op de taken die de bedrijfsvoering direct raakt. Hierbij moet gedacht worden aan Functioneel beheer, Procesmanagement, Regievoering&coördinatie en Informatievoorziening. Het technisch beheer van de ICT-objecten vormt een niet onbelangrijke basis voor de informatievoorziening waarbij de volgende randvoorwaarden gelden: -

Continuïteit, Stabiliteit Innovatie Kostenbeheersing

Uitbesteding van het technisch beheer van de ICT-objecten aan een gemeenschappelijk regeling waarbij op basis van bovengenoemde randvoorwaarden concreet gestuurd gaat worden is een vereiste. Voor elk onderdeel zijn concrete kengetallen (Kritieke Prestatie-indicatoren, KPI) benoemd die gemonitord worden. Er is een zodanige governancestructuur opgesteld dat zowel bestuurders als contractmanagers hun invloed kunnen uitoefenen op de koers die de GR vaart. b.

Kaders 1. eerdere besluitvorming (BBV nr. ) Raadsbesluit 24 juni 2014 (476986) 2.

traject tot dusverre Zie de reeds verstuurde raadsinformatiebrieven van april 2023 en januari 2024

3.

rol/ bevoegdheden college van B en W Het college zal de zienswijze van de gemeenteraad mededelen aan het management van Parkstad-IT

4.

algemene beleidskaders (landelijk/ provinciaal/ lokaal) Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) Centrumregeling Parkstad-IT

Aanbestedingswet Nota in verbinding met verbonden partijen (613691) Bedrijfsinformatieplan 2022 (1094445)

c.

5.

past het voorstel in de strategische visie/ relatie met uitvoeringsagenda? Het voorstel past in de visie omtrent bedrijfsvoering en Informatiemanagement.

6.

relatie met programmabegroting/ financiële gevolgen De volledig bijdrage (€ 1.331.422,-) van de gemeente Brunssum voor 2024 aan de Parkstad-IT is opgenomen onder productnummer 041112, 441200 (Technische infrastructuur, Bijdrage aan (de)centrale overheden) en productnummer 041103, 438210 (Centrale Repro, Huur onroerende en roerende goederen). Dit laatste heeft betrekking op de dienst Printen en Multifucnctionals. De bijdrage is gebaseerd op 3 pijlers te weten namelijk apparatuur, accounts/gebruikers, en beheer van applicaties (indeling per type). Op basis van het P*Q- principe en een tweetal ijkmomenten (maart, oktober) wordt de bijdrage voor de deelnemers in rekening gebracht.

Argumenten en overwegingen

1.

De raad krijgt een meer sturende positie in een vroegtijdig stadium. Het treffen van een nieuwe of aanpassen van een bestaande regeling is bij uitstek het moment waarop de deelnemers hun opvattingen kunnen geven over de overdracht van taken aan een bestuur dat op afstand staat van het lokale bestuur. Om de gemeenteraden een meer sturende positie te geven bij het treffen van een regeling tussen colleges en het bestuur van de nieuwe regeling worden de gemeenteraden op grond van artikel 1 lid 3 van de Wgr in de gelegenheid gesteld hun zienswijzen naar voren te brengen op de ontwerpregeling. Na de verkregen zienswijzen van de gemeenteraden zal hierop schriftelijke en gemotiveerd worden gereageerd. Pas dan nemen de colleges de vervolgstappen.

2.

Een volwaardige IT-organisatie die opereert voor en verantwoording aflegt aan alle deelnemers en bestuurders. Het is onwenselijk om het college en de directie van de gemeente Heerlen zowel inhoudelijk als financieel verantwoordelijk te houden voor alle zaken die Parkstad-IT aangaan. Door te kiezen voor een volwaardige gemeenschappelijke regeling ontstaat er een eigenstandige organisatie die onder verantwoordelijkheid van alle deelnemers en hun bestuurders opereert en daarover ook verantwoording aflegt.

3.

Parkstad-IT ontzorgt haar deelnemers, waarborgt de continuïteit, bedrijfszekerheid en innovatiekracht van de IT-dienstverlening. Parkstad-IT is de IT-service provider voor overheden in Zuid-Limburg. Parkstad-IT is klantgericht en wendbaar, staat open voor nieuwe toetreders, werkt vanuit standaardisatie tenzij, zoekt de samenwerking op waar mogelijk en heeft een robuuste bedrijfsvoering

d. Opties en keuze Onder deze paragraaf zijn 2 aspecten benoemd die van belang zijn bij de te maken afwegingen inzake een zienswijze. 1. Er zijn nog verplichtingen uit de bestaande centrumregeling De huidige centrumregeling Parkstad-IT wijzigt in de voorliggende regeling. Hierbij is sprake van overgang van onderneming. Bij de overgang van onderneming is sprake van overgang van alle personeelsleden inclusief alle rechten en plichten voortvloeiend uit de arbeidsovereenkomsten. Bij overgang van onderneming is in basis ook sprake van overgang van alle rechten en plichten van leveranciers. Onderzocht en beoordeeld wordt welke verplichtingen hieruit voortvloeien. 2. Hogere kosten In de begroting 2024 (opgesteld maart 2023) van Parkstad-IT staat uitgewerkt wat de bijdrage van iedere deelnemer is aan de gr. Deze bijdrage is gebaseerd op het principe dat de gebruiker betaalt en dat de verrekening van de kosten plaatsvindt op basis van een PxQ model (prijs maal aantal). Uiteraard is de gehele

begroting sober doch doelmatig ingestoken; geen onnodige budgetten claimen maar wel voldoende om de opgedragen taken uit te kunnen voeren. De resultaten van de Cao-onderhandeling 2024 zijn bekend, een loonsverhoging van 4,75%. In de begroting 2024 van Parkstad-IT is rekening gehouden met een stijging van 2,6%. Ook is na samenstelling van de begroting 2024 van Parkstad-IT in de discussie over de verdere verzelfstandiging voorzien dat er extra transitiekosten zullen worden gemaakt. Deze bedragen over 2024 € 245.000. In de Begroting 2024 na verzelfstandiging (1-juli 2024 tot en met 31 december 2024) Parkstad-IT zullen deze extra kosten worden verwerkt, dan zal ook duidelijk zijn wat de bijdrage per deelnemer gaat worden.

Kosten en dekking De bijdrage aan Parkstad-IT over 2024 is reeds meegenomen in de begroting. De wijziging in rechtsvorm van de samenwerking heeft in beginsel geen kostprijsverhogende gevolgen. In de begroting 2024 van Parkstad-IT is reeds rekening gehouden met extra kosten die horen bij de verdere verzelfstandiging. In het Transitieplan 2024 is uitgewerkt hoe op dit moment wordt gekeken naar de transitie van de huidige centrumregeling Parkstad-IT naar de nieuwe volwaardige GR Parkstad-IT. Dit op basis van het bedrijfsplan zoals in nauwe samenwerking met de deelnemers uitgewerkt. Op basis van dit transitieplan is in de Begroting 2024 (pagina 13) reeds rekening gehouden met twee extra ‘potjes’, te weten: -

Projectbudget – Verdere verzelfstandiging Parkstad-IT, € 100.000, periode 2024-2026, tbv Opheffen en verder verzelfstandigen (conform bedrijfsplan); Projectbudget – Transitie Parkstad-IT, € 150.000, periode 2024-2026, tbv Transitie naar de nieuwe strategische koers en het hierbij horende nieuwe denken en werken.

Uiteraard is de gehele begroting sober doch doelmatig ingestoken; geen onnodige budgetten claimen maar wel voldoende om de opgedragen taken uit te kunnen voeren. Daarnaast is in de Begroting 2024 (zie ook bijlage, pagina 12) ook de formatie-uitbreiding (4 fte per 1-1-2024) opgenomen zoals uitgewerkt in het Bedrijfsplan. In de dialoog over de Begroting 2024 (zie ook bijlage, pagina 8) is op verzoek van de deelnemers nadrukkelijk gezocht naar kostenbesparing. Hierbij is gekozen om de formatie-uitbreiding per 1-1-2024 te beperken tot de concerncontroller; de overige functies zijn uitgesteld tot 1-1-2025. Dit omdat toen de startdatum van de verdere verzelfstandiging nog niet 100% duidelijk was. De doorwerking van deze besluitvorming wordt in de nog op te stellen Begroting 2024 na verzelfstandiging (1-juli 2024 tot en met 31 december 2024) van Parkstad-IT verder verwerkt en uitgewerkt. Proces De systematiek is dat bij een gemeenschappelijke regeling de kaders en conceptbegroting in het voorjaar voorafgaand aan het begrotingsjaar wordt aangeboden aan de raden en algemeen besturen van de deelnemers, waarop deze hun zienswijzen kenbaar kunnen maken. Daarna stelt het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling hun begroting vast. Verdeling kosten tussen deelnemers

In de begroting 2024 van Parkstad-IT is gewerkt met een verrekenmodel. In dit model worden per pijler afspraken gemaakt over hoe kosten worden doorbelast (verdeelsleutels). De resultante van het verrekenmodel is dat er kostprijzen zijn per product en dienst. Dit model maakt doorbelasting van gemaakte kosten aan de verbruiker mogelijk. Controle en verantwoording Ook in het nieuwe Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) is sprake van de volgende verordeningen: • financieel beleid, beheer en organisatie verordening (artikel 212), • controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie verordening (artikel 213), • onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur verordening (artikel 213a). Doordat de huidige centrumregeling Parkstad-IT als afdeling integraal is opgenomen in de organisatie en de financiële administratie van de gemeente Heerlen gelden de verordeningen van de gemeente Heerlen. De benodigde verordeningen zullen na de verdere verzelfstandiging worden uitgewerkt voor Parkstad-IT. De huidige centrumregeling Parkstad-IT valt dus ook binnen de rechtmatigheidsverantwoording en getrouwheidsoordeel van de accountant zoals geldt voor de gemeente Heerlen. Na de verdere verzelfstandiging zal het (dagelijks) bestuur van Parkstad-IT een eigen accountscontrole ondergaan en een eigen rechtmatigheidsverantwoording afgeven.

Verder geldt dat Parkstad-IT jaarlijks wordt geaudit op het gebied van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO); hierover wordt door een onafhankelijke auditor een zogenaamde TPM-verklaring afgegeven. Communicatie De deelnemers en Parkstad-IT zullen regelmatig met elkaar communiceren over de verdere planning, procedure en uitvoering (inclusief inrichten structuur onder de gemeenschappelijke regeling). Planning, procedure en uitvoering Januari 2024: zienswijze April 2024: Voorgenomen besluit verdere verzelfstandiging & vragen toestemming Juni 2024: Bekendmaking regeling door de gemeente Heerlen

4. Bijlagen: a) A1 - Ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT b) A2 - Ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT concept stemverhouding c) A3 - Mogelijke samenstellingen DB conform artikel 14 d) A4 - Advies inzake wijziging gemeenschappelijke regelingen (BoelsZanders / Cooperación) e) A5 – Reactienota zienswijzen raden (BoelsZanders / Cooperación) f) B1 - Kadernota 2024 Parkstad-IT g) B2a - Begroting 2024 Parkstad-IT h) B2b - Dialoog Begroting 2024 Parkstad-IT i) C1 - Transitieplan 2024 Parkstad-IT j) D1 - Strategisch rapport – Toekomst Parkstad-IT (Berenschot) k) D2 - Tactisch rapport – Bedrijfsplan Parkstad-IT (Berenschot) l) E1 - Ontwerp Organisatieverordening Parkstad-IT m) E2 - Cao SGO 2023 n) E3 - Onderhandelingsresultaat over Cao Gemeenten en Cao SGO 2024-2025 o) E4 - Ledenbrief WSGO – Akkoord cao 2024-2025 p) E5 - Ter info – aanvullende arbeidsvoorwaarden gemeente Heerlen 2023

Het college van burgemeester en wethouders,

Burgemeester

Secretaris

Raadsbesluit Gemeentebladnr. Afdeling Registratiekenmerk

: 2024/9 : Informatiemanagement : 202246438

De raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2024/9; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 23 januari 2024, afdeling Informatiemanagement; Besluit: Geen zienswijze in te dienen ten aanzien van het ontwerp Gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT zoals opgenomen in de bijlage onder A1. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 maart 2024 De Raad voornoemd,

Voorzitter

Griffier