Raadsvoorstel 9 (bijlage) Ontwerp - GR Parkstad-IT - 15jan2024__202372251__
Tekst van het document
Ontwerp Gemeenschappelijke
regeling Parkstad-IT (15-jan2024)
De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Beekdaelen, Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal,
Het dagelijkse bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg, elk voor zover het hun bevoegdheden betreft, gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht, gelet op de verleende toestemmingen door de gemeenteraden van Beekdaelen, Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal,
gelet op de verleende toestemming van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg,
overwegende dat samenwerking op het gebied van specifieke ondersteunende, uitvoerende en
beleidsprocessen ten aanzien van IT binnen de gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT meerwaarde oplevert;
gelezen het voorstel van […] van [datum en nummer];
besluiten tot het treffen van de navolgende gemeenschappelijke regeling tot vorming van een openbaar lichaam genaamd: Parkstad-IT
Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen 1.
In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a.
b.
de regeling: de gemeenschappelijke regeling Parkstad-IT;
deelnemer(s): het (de) college(s) van burgemeester en wethouders van de
gemeente(n) Beekdaelen, Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal plus het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling
c.
Veiligheidsregio Zuid-Limburg;
de wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;
d.
Parkstad-IT: het rechtspersoonlijkheid bezittende openbaar lichaam, zoals bedoeld
e.
het algemeen bestuur (AB): het algemeen bestuur van de regeling;
f.
in artikel 2 van de regeling;
het dagelijks bestuur (DB): het dagelijks bestuur van de regeling;
g. h.
2.
IT: het geheel aan voorzieningen op het gebied van Informatietechnologie, inclusief Communicatietechnologie;
BIO: Baseline Informatiebeveiliging Overheid;
i.
college(s):het (de) college(s) van burgemeester en wethouders van de gemeente(n)
j.
raden: de raden van de deelnemende gemeenten, tevens moet hier worden gelezen
Beekdaelen, Brunssum, Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Simpelveld en Voerendaal;
het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio ZuidLimburg;
Waar in deze regeling artikelen van de Gemeentewet of van enige andere wet of wettelijke
regeling van overeenkomstige toepassing worden verklaard, wordt, tenzij anders vermeld, in die artikelen voor de gemeente, de raad en burgemeester en wethouders gelezen: het openbaar lichaam, het algemeen bestuur en dagelijks bestuur.
Artikel 2 Instelling en doel 1.
Er is een openbaar lichaam dat rechtspersoonlijkheid bezit als bedoeld in artikel 8, eerste
2.
Parkstad-IT is gevestigd te Heerlen.
3. 4.
5. 6.
lid, van de wet. De naam van dit openbaar lichaam is Parkstad-IT.
Tot wijziging van de vestigingsplaats wordt door het algemeen bestuur met unanimiteit van stemmen besloten.
Parkstad-IT is ingesteld om haar deelnemers te ontzorgen op het gebied van IT. De deelnemers treffen deze regeling ter behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en van uitvoeringstaken van de deelnemers. Parkstad-IT voert deze regeling uitsluitend in mandaat uit. Deze regeling wordt getroffen voor onbepaalde tijd.
Hoofdstuk 2 - Taken Artikel 3 1.
De taak van Parkstad-IT is het leveren van producten en diensten op het gebied van IT. De
2.
Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks een overzicht op van de ondersteunende, uitvoerende en
BIO is van overeenkomstige toepassing.
beleidsprocessen die betrekking hebben op de in het eerste lid genoemde taak.
Artikel 4 Dienstverlening deelnemers 1.
De taken die Parkstad-IT voor de deelnemers uitvoert kunnen worden onderverdeeld in
2.
De nadere omschrijving van basisdienstverlening met het daarbij behorend standaardniveau
3. 4.
basisdienstverlening en aanvullende dienstverlening.
van uitvoering, alsmede de omschrijving van aanvullende dienstverlening, wordt door het algemeen bestuur vastgelegd in een dienstverleningshandvest zoals bedoeld in artikel 6. De deelnemers nemen het pakket aan basisdienstverlening volledig af.
Ter uitvoering van de taken zoals opgenomen in artikel 3 van de regeling worden
dienstverleningsovereenkomsten zoals bedoeld in artikel 8 afgesloten tussen Parkstad-IT als dienstverlenende instantie (opdrachtnemer) en de deelnemers als afnemende instanties (opdrachtgevers).
Artikel 5 Omgekeerde dienstverlening Voor bedrijfsvoeringstaken op ander gebied dan IT-gebied, kan Parkstad-IT deze ondersteuning van de deelnemers krijgen, eveneens op basis van een dienstverleningsovereenkomst (omgekeerde dienstverlening).
Artikel 6 Dienstverleningshandvest 1.
2.
Het algemeen bestuur stelt een dienstverleningshandvest op, dat nadere uitwerking geeft aan deze regeling. Besluitvorming vindt plaats met een gekwalificeerde meerderheid van twee derde van het aantal stemmen.
In het dienstverleningshandvest worden in ieder geval geregeld: a.
b. c.
de uitvoeringskaders;
het onderscheiden tussen basisdienstverlening en aanvullende dienstverlening ten aanzien van producten en diensten;
de wijze waarop de verrekening van de kosten zal plaatsvinden;
d.
de wijze waarop het overzicht van de door Parkstad-IT te leveren producten en
e.
de verplichtingen tussen de deelnemers; en
f.
diensten wordt vormgegeven en vastgesteld in een producten- en dienstencatalogus; de wijze waarop de deelnemers elkaar informeren over het niet nakomen van hun verplichtingen en de gevolgen die zij daaraan verbinden.
Artikel 7 Dienstverleningsovereenkomst 1.
Voor het afnemen van producten en diensten sluiten de deelnemers een
2.
In de dienstverleningsovereenkomst kan een nadere uitwerking worden gegeven aan het
dienstverleningsovereenkomst met de regeling.
dienstverleningshandvest, zoals bedoeld in artikel 6.
Artikel 8 Werkzaamheden voor derden 1.
Voor zover de producten en diensten vallen binnen het kader van de in artikel 3 vermelde
taken, is Parkstad-IT bevoegd tot het verrichten van diensten voor andere gemeenten dan de
deelnemers en/of derden met een publiekrechtelijke status, na instemming door het algemeen bestuur en passend binnen geldende wettelijke kaders. Met deze organisaties worden 2.
eveneens dienstverleningsovereenkomsten afgesloten en integrale prijsafspraken gemaakt. Het algemeen bestuur besluit niet tot het uitvoeren van diensten / het aangaan van
dienstverleningsovereenkomsten / samenwerkingsovereenkomsten / het uitvoeren van
projecten met / voor derden dan nadat de raden van de deelnemende gemeenten gedurende
twaalf weken in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen met meerderheid van twee derde van de stemmen.
Artikel 9 Deelname aan samenwerkingsvormen 1.
Parkstad-IT kan deelnemen aan gemeenschappelijke regelingen overeenkomstig het
2.
Parkstad-IT kan deelnemen aan een Europese Groepering voor Territoriale Samenwerking
3.
bepaalde in de artikelen 93 tot en met 95 van de wet.
(EGTS), overeenkomstig de Verordening (EG) nr. 1082/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 5 juli 2006 [Publicatieblad L 210 van 31.7.2006].
Tot het besluit als bedoeld in de leden 1 en 2 wordt door het algemeen bestuur met ten
minste twee derde meerderheid van stemmen besloten. De raden en de algemene besturen van de deelnemende gemeenten respectievelijk gemeenschappelijke regelingen worden gedurende een periode van twaalf weken in de gelegenheid gesteld om schriftelijk hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen.
Hoofdstuk 3 – Het bestuur Artikel 10 bestuursorganen
Het bestuur van Parkstad-IT bestaat uit het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter.
Artikel 11 Het algemeen bestuur 1. 2. 3.
Het algemeen bestuur wordt gevormd door één bestuurslid per deelnemer.
Bij het algemeen bestuur berust alle bevoegdheid, die bij wet, dan wel bij of krachtens deze regeling aan het algemeen bestuur is geattribueerd, opgedragen of gedelegeerd.
Het algemeen bestuur is bevoegd tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge
waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. De raden en de algemene
besturen van de deelnemende gemeenten respectievelijk gemeenschappelijke regelingen
worden gedurende een periode van twaalf weken in de gelegenheid gesteld om schriftelijk hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen.
Artikel 12 De werkwijze van het algemeen bestuur 1.
Besluitvorming vindt plaats op basis van consensus. Indien geen consensus wordt bereikt,
vindt besluitvorming plaats op basis van gewone meerderheid van stemmen. Elke deelnemer heeft één stem, vermeerderd met: a.
voor gemeenten een stem voor elke 10.000 inwoners of een gedeelte daarvan op 1
b.
voor elke deelnemer een stem voor elke € 1.000.000 afname aan producten en
januari van het voorafgaande jaar,
diensten, of een gedeelte daarvan, in de vigerende begroting.
Het aantal stemmen per deelnemer bedraagt nooit minder dan drie stemmen en nooit meer dan twaalf stemmen. 2.
Indien de stemmen met betrekking tot een bepaald voorstel staken, wordt het betrokken
besluit aangehouden tot de eerstvolgende vergadering. Indien de stemmen wederom staken, is het voorstel verworpen. Ingeval de stemmen bij herstemming over besluiten met
betrekking tot benoeming, voordracht of aanbeveling van personen staken, beslist de 3. 4.
5. 6. 7.
voorzitter.
Bij het doen van benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen betreffende personen wordt schriftelijk gestemd, in de overige gevallen mondeling.
Het algemeen bestuur vergadert jaarlijks tenminste drie keer en voorts zo vaak als de
voorzitter of het algemeen bestuur dit nodig acht, of wanneer ten minste een vijfde van de leden daarom verzoeken.
De vergaderingen zijn openbaar. Datum, tijdstip, plaats en agenda van de vergadering worden door de voorzitter bekend gemaakt.
Het algemeen bestuur kan besluiten dat een vergadering besloten is, indien tenminste een vijfde gedeelte van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter dat nodig acht. Het algemeen bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen vast.
Artikel 13 Het dagelijks bestuur 1.
2.
Het dagelijks bestuur bestaat uit tenminste twee leden en de voorzitter. Het algemeen
bestuur kiest uit zijn midden de leden, met inachtneming van het gestelde in artikel 15, lid 1.
De leden en het aantal leden van het dagelijks bestuur worden zo gekozen dat zij
gezamenlijk minder dan de helft van het totale stemrecht als bedoeld in artikel 12 kunnen uitoefenen in het algemeen bestuur.
Artikel 14 Taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur
1.
De taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur volgen uit de wet, deze regeling of zijn door de deelnemers in mandaat opgedragen. Het dagelijks bestuur heeft de navolgende taken: a.
de uitvoering van specifieke ondersteunende, uitvoerende en interne
b.
de besturing en de verantwoording van de regeling;
d.
het leggen van dwarsverbanden en initiëren/uitvoeren van overkoepelende
e.
het vervullen van de werkgeversrol voor de Parkstad-IT organisatie;
c.
f.
2.
beleidsprocessen met betrekking tot de in artikel 3 genoemde taken; het bevorderen en invullen van de samenwerking tussen de deelnemers; activiteiten;
de communicatie naar de stakeholders, zoals gemeenteraden, algemene besturen, colleges, dagelijkse besturen, provincie, maatschappelijke organisaties en ketenpartners.
Aan het dagelijks bestuur worden bij deze regeling alle bevoegdheden opgedragen, die nodig zijn voor de uitvoering van de in het eerste lid genoemde taken.
Artikel 15 De werkwijze van het dagelijks bestuur 1.
Besluitvorming vindt plaats op basis van consensus. Indien geen consensus wordt bereikt,
vindt besluitvorming plaats op basis van gewone meerderheid van stemmen. Elke deelnemer heeft één stem, vermeerderd met: a.
voor gemeenten een stem voor elke 10.000 inwoners of een gedeelte daarvan op 1
b.
voor elke deelnemer een stem voor elke € 1.000.000 afname aan producten en
januari van het voorafgaande jaar.
diensten, of een gedeelte daarvan, in de vigerende begroting.
Het aantal stemmen per deelnemer bedraagt nooit minder dan drie stemmen en nooit meer dan twaalf stemmen. 2.
Indien de stemmen met betrekking tot een bepaald voorstel staken, wordt het betrokken
besluit aangehouden tot de eerstvolgende vergadering. Indien de stemmen wederom staken, is het voorstel verworpen. Ingeval de stemmen bij herstemming over besluiten met
betrekking tot benoeming, voordracht of aanbeveling van personen staken, beslist de 3. 4. 5. 6. 7.
voorzitter.
Bij het doen van benoemingen, keuzen, voordrachten en aanbevelingen betreffende personen wordt schriftelijk gestemd, in de overige gevallen mondeling.
Het dagelijks bestuur vergadert zo vaak als de voorzitter of het dagelijks bestuur dit nodig acht, of indien ten minste twee van de leden daarom verzoeken.
De vergaderingen zijn besloten. Datum, tijdstip, plaats en agenda van de vergadering worden door de voorzitter bekend gemaakt.
Het dagelijks bestuur kan besluiten dat een vergadering openbaar is, indien tenminste twee van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter dat nodig acht.
Het dagelijks bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen vast.
Artikel 16 De voorzitter 1.
2. 3.
Het algemeen bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend
voorzitter aan, tevens zijnde voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van het dagelijks bestuur.
De voorzitter vertegenwoordigt Parkstad-IT in en buiten rechte. De voorzitter kan deze vertegenwoordiging aan een door hem aan te wijzen gemachtigde opdragen.
De voorzitter ondertekent de stukken die van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur uitgaan.
Hoofdstuk 4 - Organisatiebepalingen Artikel 17 De directeur/secretaris 1. 2. 3. 4. 5.
Parkstad-IT heeft een ambtelijke organisatie, met aan het hoofd de directeur/secretaris. De directeur/secretaris wordt aangesteld, geschorst en ontslagen door het dagelijks bestuur, gehoord hebbende het algemeen bestuur.
Het dagelijks bestuur wijst een plaatsvervanger voor de directeur/secretaris aan, die de directeur/secretaris in geval van verhindering of ontstentenis vervangt.
Het dagelijks bestuur stelt de bezoldiging van de directeur/secretaris vast. Het dagelijks bestuur stelt een instructie voor de directeur/secretaris vast.
Artikel 18 Taken en bevoegdheden van de directeur/secretaris 1.
De directeur/secretaris staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, en de voorzitter
2.
De directeur/secretaris is aanwezig tijdens de vergaderingen van het algemeen bestuur en
3. 4.
terzijde.
het dagelijks bestuur en draagt zorg voor de notulering daarvan.
Door de directeur/secretaris worden alle stukken die van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur uitgaan (mee-) ondertekend.
De directeur/secretaris is belast met de algemene bedrijfsvoering en de leiding van de ambtelijke organisatie.
Artikel 19 Rechtspositie 1.
Op het personeel van Parkstad-IT is de CAO ‘Samenwerkende gemeentelijke organisaties’ van toepassing alsmede de door het dagelijks bestuur vastgestelde personele regelingen. Het openbaar lichaam neemt hiertoe als lid deel aan de Werkgeversvereniging
2.
Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties (WSGO).
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de uitvoering van de arbeidsvoorwaarden en de personele regelingen en kan daartoe volmacht/machtiging verlenen aan de directeur/secretaris.
Artikel 20 Personeel 1. 2. 3.
Het dagelijks bestuur stelt de formatieomvang vast.
Het dagelijks bestuur is belast met het aangaan van arbeidsovereenkomsten naar burgerlijk recht en met het schorsen en ontslaan van het personeel.
Het dagelijks bestuur kan de in het tweede lid bedoelde bevoegdheden opdragen (en
daartoe tevens volmacht verlenen) aan de directeur/secretaris van Parkstad-IT, tenzij het
medewerkers betreft die belast zijn met functies van leidinggevende aard die rechtstreeks onder de directeur/secretaris ressorteren, of de directeur/secretaris zelf.
Hoofdstuk 5 - Financiën, begroting en jaarrekening Artikel 21 Organisatie van beheer en administratie 1.
Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de
2.
Het algemeen bestuur is bevoegd om geldleningen aan te gaan. De raden en de algemene
administratie en van het beheer van de vermogenswaarden van Parkstad-IT.
besturen van de deelnemende gemeenten respectievelijk gemeenschappelijke regelingen
worden gedurende een periode van twaalf weken in de gelegenheid gesteld om schriftelijk hun zienswijzen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen.
Artikel 22 Ontwerpbegroting, algemene financiële/beleidsmatige kaders en voorlopige jaarrekening
Het dagelijks bestuur zendt vóór 30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de ontwerpbegroting -inclusief de algemene financiële en beleidsmatige kaders - en de
voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten. Een en ander overeenkomstig artikel 34b en 35 van de wet.
Artikel 23 De begroting 1.
2. 3.
Het dagelijks bestuur zendt de ontwerpbegroting en bijbehorende stukken ten minste twaalf weken voordat deze aan het algemeen bestuur worden aangeboden toe aan de colleges, dagelijks besturen, raden en algemeen besturen van de deelnemers.
De ontwerpbegroting wordt door de deelnemers voor eenieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld.
De raden van de deelnemende gemeenten en algemeen besturen van de deelnemende
gemeenschappelijke regelingen kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de
ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur ter 4.
vaststelling wordt aangeboden.
Het dagelijks bestuur stelt de raden van de gemeenten en algemeen besturen van de gemeenschappelijke regelingen voorafgaande aan het vaststellen van de begroting
schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het 5. 6.
7.
8.
9.
derde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.
Het algemeen bestuur stelt jaarlijks de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient.
Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval vóór de in artikel 34, tweede lid, van de wet genoemde datum, aan Gedeputeerde Staten.
Nadat de begroting is vastgesteld zendt het algemeen bestuur de begroting aan de raden
van de gemeenten, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen.
Het bepaalde in het eerste, derde, vierde, zesde en zevende lid van dit artikel is, met
uitzondering van de in het zesde lid genoemde termijn, van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting.
Het achtste lid is niet van toepassing op wijzigingen van de begroting, die niet leiden tot een overschrijding van de jaarlijkse bijdragen van de deelnemers.
Artikel 24 De jaarrekening en jaarverslag 1.
Van de baten en lasten van het openbaar lichaam wordt door het dagelijks bestuur over elk begrotingsjaar verantwoording afgelegd aan het algemeen bestuur, onder overlegging van
de conceptjaarrekening, het jaarverslag met daarbij behorende bescheiden, zoals vermeld in artikel 213 van de Gemeentewet. Na de eigen oordeelsvorming zendt het dagelijks bestuur de voorlopige jaarrekening jaarlijks vóór de in artikel 34b van de wet genoemde datum toe 2.
3.
aan de deelnemers.
De voorlopige jaarrekening en het jaarverslag worden door de deelnemers voor eenieder ter
inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 197, tweede en derde lid van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing.
De raden en de algemene besturen van de deelnemende gemeenten respectievelijk
gemeenschappelijke regelingen kunnen bij het dagelijks bestuur desgewenst hun zienswijze over de voorlopige jaarrekening en het jaarverslag naar voren brengen. Het dagelijks
bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de stukken, zoals deze
aan het algemeen bestuur ter vaststelling worden behandeld. Nadat een daartoe aangestelde accountant een controleverklaring over de jaarrekening heeft afgegeven, wordt de 4.
jaarrekening vervolgens door het algemeen bestuur vastgesteld.
Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór de in artikel 34, vierde lid, van de wet genoemde datum het jaar volgende
op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft aan gedeputeerde staten en voorts aan 5.
6.
de deelnemers.
In de jaarrekening wordt, met inachtneming van het bepaalde in artikel 25 van deze
regeling, de door iedere deelnemer over het desbetreffende jaar verschuldigde bijdrage opgenomen.
Behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden, ontlast de vaststelling van de
jaarrekening de leden van het dagelijks bestuur ten aanzien van het daarin verantwoorde financieel beheer.
Artikel 25 Inkomstenbronnen 1.
De begroting van Parkstad-IT bestaat uit: a.
de bijdragen van de deelnemers, tot het bedrag dat jaarlijks bij de vaststelling van de
b.
inkomsten van dienstverlening aan derden;
d.
overige inkomsten.
c.
begroting wordt aangegeven naar rato van de afgenomen (basis- en aanvullende-) dienstverlening; subsidies;
Artikel 26 Betaling van bijdragen 1.
2. 3.
De deelnemers betalen voor de vijftiende dag van de maanden januari, april, juli en oktober telkens een vierde deel van de voor het begrotingsjaar geraamde bijdrage voor de
basisdienstverlening, plus hun bijdrage voor de geraamde aanvullende dienstverlening.
Derden betalen voor de vijftiende dag van de maanden januari, april, juli en oktober telkens een vierde deel van hun bijdrage voor de geraamde dienstverlening.
Daar waar nodig en mogelijk vindt, met in achtneming van het bepaalde in artikel 24 van
deze regeling, zo snel als mogelijk na einde van het kalenderjaar een eindafrekening plaats.
Hoofdstuk 6 – Inlichtingenplicht Artikel 27 Inlichtingenplicht voor deelnemers De deelnemers verstrekken op verzoek van het openbaar lichaam benodigde inlichtingen en geven de medewerking, die voor de vervulling van de taken van Parkstad-IT nodig is.
Artikel 28 Inlichtingen door de leden van het algemeen bestuur 1.
2. 3.
Een lid van het algemeen bestuur verschaft de deelnemer die hem heeft afgevaardigd op de voor die deelnemer gebruikelijke wijze alle inlichtingen, die door de deelnemer worden verlangd.
Deze inlichtingen worden, behoudens strijdigheid met het algemeen belang, zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen twee maanden verstrekt.
De deelnemer die hem heeft afgevaardigd kan een lid van het algemeen bestuur, nadat de
inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.
Artikel 29 Inlichtingen door het algemeen en dagelijks bestuur en de voorzitter 1.
2.
Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur maken de vergaderstukken en verslagen uit
eigen beweging openbaar, tenzij de artikelen 5.1, eerste, tweede en vijfde lid, en 5.2 van de Wet open overheid daaraan in de weg staan.
Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter geven de raden van de deelnemende gemeenten en de algemeen besturen van de deelnemende
gemeenschappelijke regelingen schriftelijk alle inlichtingen die de raden en algemeen
besturen nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Deze inlichtingen worden in beginsel verstrekt via een door de regeling uitgegeven nieuwsbrief die periodiek, doch minimaal drie keer per jaar, aan de deelnemers wordt toegezonden.
Hoofdstuk 7 - Het archief Artikel 30 Archivering 1.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen van het
2.
De directeur/secretaris is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de organen
3.
4. 5.
6.
7.
8. 9. 10.
openbaar lichaam.
van het openbaar lichaam, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.
Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de organen van het
openbaar lichaam wordt aangewezen de archiefbewaarplaats Historisch Centrum Limburg.
Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de
archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van Historisch Centrum Limburg.
De archivaris van Historisch Centrum Limburg van brengt jaarlijks aan het dagelijks bestuur
verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de
uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de organen van het openbaar lichaam.
De deelnemers aan de regeling stellen tijdig aan het dagelijks bestuur de archiefbescheiden beschikbaar, die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taken.
In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden vastgelegd.
In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling.
Hoofdstuk 8 - Toetreden, uittreden, wijzigen of opheffen Artikel 31 Toetreding 1.
2. 3.
Toetreding tot deze regeling kan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 1, derde en vierde lid van de wet, plaatsvinden bij daartoe strekkende besluiten van alle deelnemers alsmede van de potentiële deelnemer.
Het dagelijks bestuur doet daartoe een voorstel en geeft daarin aan of, en zo ja, welke voorwaarden aan de toetreding zijn verbonden.
Het algemeen bestuur stelt een toetredingssom vast voor de toetreding tot deze regeling.
4.
5.
6.
7.
8.
De toetreding gaat in op een in overleg tussen het algemeen bestuur en de toetredende
deelnemer te bepalen tijdstip, dat niet ligt vóór het tijdstip dat de in het eerste lid genoemde besluiten zijn genomen.
Het dagelijks bestuur inventariseert de gevolgen van de toetreding, de wijze waarop met
deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor toetreding, welke
nadien worden vastgelegd in een door het algemeen bestuur vast te stellen toetredingsplan. Uiterlijk zes maanden na het moment van toetreding stelt het algemeen bestuur het
toetredingsplan vast. De daarin voor de toetredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen zijn bindend.
Nadat het toetredingsplan is vastgesteld, is de toetredende deelnemer gehouden om binnen zes maanden de daarin voor de toetredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen aan de regeling te voldoen.
Het bepaalde in artikelen 33 tot en met 35 is van overeenkomstige toepassing.
Artikel 32 Uittreding 1.
Een deelnemer kan besluiten tot uittreding uit de regeling, onverminderd het bepaalde in
2.
Een deelnemer zendt het besluit tot uittreding aangetekend aan het algemeen bestuur.
artikel 1 van de wet.
Daarbij wordt een opzegtermijn van 2 jaar, ingaande op 1 januari van het eerstvolgende
kalenderjaar, in acht genomen, tenzij het algemeen bestuur bij unaniem besluit instemt met 3.
4.
5.
kortere opzegtermijn.
Het dagelijks bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met
deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding, welke
nadien worden vastgelegd in een door het algemeen bestuur vast te stellen uittredingsplan. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het algemeen bestuur het
uittredingsplan vast. De daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen zijn bindend.
Nadat het uittredingsplan is vastgesteld, is de uittredende deelnemer gehouden om binnen
zes maanden de daarin voor de uittredende deelnemer omschreven financiële verplichtingen aan de regeling te voldoen.
Artikel 33 Procedure en inhoud van het uittredingsplan 1.
Het in artikel 32, derde lid, bedoelde uittredingsplan bevat de financiële, juridische,
personele en organisatorische consequenties die gedurende een periode van vijf jaar het directe en indirecte gevolg zijn van de uittreding. Tevens bevat het uittredingsplan de
2.
uittreedsom die betaald moet worden door de uittredende deelnemer.
Voor het opstellen van het uittredingsplan wijst het algemeen bestuur een onafhankelijke adviseur aan die in opdracht van het algemeen bestuur het concept-uittredingsplan
voorbereidt. De kosten voor het uittredingsplan komen voor rekening van de uittredende 3.
deelnemer.
Het algemeen bestuur wijst de onafhankelijke adviseur aan op basis van een gezamenlijke voordracht van de uittredende deelnemer en de voorzitter. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht, wijst het algemeen bestuur de onafhankelijke adviseur aan op basis van een bindende voordracht van een
selectiecommissie bestaande uit drie leden van het algemeen bestuur, waaronder in ieder 4.
geval een vertegenwoordiger in het bestuur van de uittredende deelnemer.
De onafhankelijke adviseur neemt bij het bepalen van de uittreedsom het bepaalde in dit artikel, in artikel 32, artikel 34 en in artikel 35 in acht en baseert zich daarbij op de
jaarrekening van het begrotingsjaar direct voorafgaand aan het moment van uittreding.
Tevens past de onafhankelijke adviseur bij de berekening van de uittreedsom een risico-
opslag van 10% op de uittreedsom toe om eventueel onvoorziene toekomstige kosten gerelateerd aan de uittreding te ondervangen. Deze opslag vrijwaart de uittredende 5.
deelnemer van alle toekomstige onvoorzienbare kosten.
Het algemeen bestuur is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de
uittreedsom zo laag mogelijk te houden. Het dagelijks bestuur onderzoekt in dat kader met
de uittredende deelnemer de mogelijkheid tot overname van personeel, activa en contracten. Het voorgaande behoeft echter niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en
verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan
het tijdstip van ontvangst door het bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemer.
Artikel 34 Te vergoeden kosten 1.
2. 3.
De voorlopige respectievelijk de definitieve uittreedsom bestaat uitsluitend uit een
vergoeding ter compensatie van frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten.
Onder frictiekosten worden verstaan alle incidentele kosten te maken door Parkstad-IT die het directe gevolg van de beslissing tot uittreding van een deelnemer zijn.
Onder desintegratiekosten worden verstaan alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door Parkstad-IT die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij
4. 5.
inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding.
Het algemeen bestuur brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten, in rekening bij de uittredende deelnemer.
Kosten die de uittredende deelnemer maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van de deelnemer.
Artikel 35 Verplichtingen uittreder 1.
De uittredende partij is gehouden zich in te spannen om de formatie van Parkstad-IT die als gevolg van de uittreding boventallig is geworden met behoud van arbeidsvoorwaarden in
dienst te nemen of anderszins in stand te doen houden. De waarde van de formatie die de uittredende partij overneemt van Parkstad-IT wordt gekapitaliseerd en in mindering 2.
gebracht op de uittreedsom.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op alle andere verplichtingen van
Parkstad-IT die als gevolg van de uittreding overtollig zijn geworden dan wel verminderd of beëindigd dienen te worden.
Artikel 36 Opheffing 1.
De regeling kan worden opgeheven met instemming van alle deelnemers minus één,
2.
In geval van opheffing van de regeling en daardoor uiteindelijk de ontbinding van Parkstad-
onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de wet.
IT, stelt het algemeen bestuur een liquidatieplan vast, waarin in elk geval een sociaal plan ten aanzien van het personeel is opgenomen. Voordat het algemeen bestuur het
liquidatieplan vaststelt worden de raden en de algemene besturen van de deelnemende
gemeenten respectievelijk gemeenschappelijke regelingen gedurende een periode van twaalf weken in de gelegenheid gesteld een zienswijze in te dienen. In het liquidatieplan kan van 3.
de bepalingen van de regeling worden afgeweken.
Zo nodig blijft het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter van de regeling ook na de ingangsdatum van de opheffingsbesluiten in functie, totdat de liquidatie is beëindigd.
Artikel 37 Wijziging
De regeling kan worden gewijzigd indien tenminste 3/4 van de deelnemers daartoe besluiten,
onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de wet. Het bepaalde in artikel 42 van de regeling is van toepassing.
Hoofdstuk 9 - Slotbepalingen Artikel 38 Onvoorziene situaties In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het dagelijks bestuur, zoveel mogelijk analoog aan of in de geest van de bepalingen van de Gemeentewet, de wet en de regeling.
Artikel 39 Geschillenregeling 1.
In geval van geschillen als bedoeld in artikel 28 van de wet, geldt eerst de in dit artikel
2.
Indien een geschil ontstaat treden het dagelijks bestuur en de betreffende deelnemer(s)
3.
beschreven procedure, alvorens het geschil wordt voorgelegd aan gedeputeerde staten. terstond met elkaar in overleg om het geschil verder te verkennen en op te lossen.
Als onderling het geschil niet opgelost kan worden, wijst iedere partij een deskundige aan.
Deze deskundigen brengen, als zijnde een geschillencommissie, gezamenlijk een advies uit aan het dagelijks bestuur over de mogelijkheden om partijen tot overeenstemming te
brengen. Voorafgaand aan het uitbrengen van het advies hoort de commissie de bij het 4.
geschil betrokken bestuursorganen.
Na ontvangst van het advies treden de in het tweede lid bedoelde partijen nogmaals in
overleg om te trachten tot een oplossing van het geschil te komen. Indien het overleg niet
tot een oplossing leidt, wordt het geschil voorgelegd aan het algemeen bestuur. Indien het
overleg met het algemeen bestuur niet tot een oplossing leidt, is elk der partijen vrij om het geschil overeenkomstig het gestelde in artikel 28 van de wet, voor te leggen aan 5.
gedeputeerde staten.
De kosten voor de geschillencommissie worden door het openbaar lichaam en de betreffende deelnemer(s) ieder in gelijke delen gedragen
Artikel 40 Evaluatie De werking van de regeling zal worden geëvalueerd indien twee deelnemers hierom verzoeken. Het dagelijks bestuur zal dan een onderzoeksvoorstel en de daarmee gepaard gaande financiële consequenties aan de deelnemers voorleggen.
Artikel 41 Burgerparticipatie 1.
2.
3. 4.
Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de deelnemers betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid.
In afwijking van het eerste lid kan het dagelijks bestuur besluiten dat bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid met ingrijpende gevolgen een apart participatietraject wordt doorlopen.
Het tweede lid vindt ook toepassing wanneer ten minste twee van de gemeenteraden het dagelijks bestuur hierom verzoeken.
Het dagelijks bestuur informeert de deelnemers zo spoedig mogelijk omtrent zijn
voornemen tot het mogelijk maken van inspraak als bedoeld in het tweede of het derde lid
en de wijze waarop deze inspraak voor ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden zal worden vormgegeven.
Artikel 42 Zienswijzen
1.
Besluiten van het algemeen bestuur en/of het dagelijks bestuur worden alleen aan
2.
Het algemeen bestuur beslist niet over een voorstel alvorens de raden om zienswijzen zijn
zienswijzen onderworpen indien de wet of deze regeling dat expliciet voorschrijft.
gevraagd, wanneer ten minste twee van de gemeenteraden het dagelijks bestuur hierom verzoekt. In spoedeisende gevallen kan het dagelijks bestuur afzien van het vragen van
zienswijzen. Het dagelijks bestuur stelt de raden hiervan schriftelijk en gemotiveerd op de 3.
hoogte.
Indien het tweede lid wordt toegepast, dan hebben de raden twaalf weken de tijd hun
zienswijzen bij het dagelijks bestuur naar voren te brengen. Voorafgaande aan het nemen
van het besluit waarover de zienswijzen gegeven is stelt het dagelijks bestuur de raden en het algemeen bestuur schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het oordeel over de zienswijzen, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.
Artikel 43 Rechtskracht eerder genomen besluiten Vóór de inwerkingtreding van deze regeling door het bevoegde orgaan genomen besluiten op grond van de ‘Gemeenschappelijke regeling regionale samenwerking inzake ICT ondersteuning van de
bedrijfsvoering’ (Centrumregeling Parkstad-IT), behouden hun rechtskracht totdat door de bevoegde
organen in deze nieuwe besluiten zijn genomen dan wel deze besluiten van rechtswege zijn vervallen.
Artikel 44 Bekendmaking 1.
Het bestuur van de gemeente Heerlen is belast met de registratie van de regeling
2.
Het dagelijks bestuur is belast met de registratie van de regeling overeenkomstig artikel 26,
overeenkomstig artikel 26, eerste lid, van de wet. tweede lid, van de wet.
Artikel 45 Titel De regeling kan worden aangehaald als “Gemeenschappelijke Regeling Parkstad-IT“.
Aldus vastgesteld door [naam bestuursorgaan] van [de gemeente OF de gemeenschappelijke regeling] [organisatienaam] in de vergadering van [datum].
[Ondertekening]
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Beekdaelen
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Brunssum
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Heerlen
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Kerkrade
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Landgraaf
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Simpelveld
Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Voerendaal
Het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Zuid-Limburg