Raadsvoorstel 89 (bijlage) Aanbestedingsleidraad.docx
Tekst van het document
Aanbestedingsleidraad Nationale aanbesteding volgens de openbare procedure
“Accountantsdiensten Gemeente Brunssum 2019 tot en met 2021”
27 november 2018 © 2018 Inkoop & Aanbestedingen gemeente Brunssum. Refnr. B1820. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en / of openbaar gemaakt door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Dienst Backoffice / Facilitaire ondersteuning van de gemeente Brunssum. Gegevens uit dit document zijn uitsluitend bedoeld voor deze opdracht.
INLEIDING/LEESWIJZER ..........................................................................................................4 A.
UNIFORM EUROPEES AANBESTEDINGSDOCUMENT ............................................5
A.1
DEEL I: GEGEVENS OVER DE AANBESTEDINGSPROCEDURE EN DE AANBESTEDENDE ..................5 DIENST OF AANBESTEDENDE ENTITEIT ...........................................................................5 IDENTITEIT VAN DE AANBESTEDER(S) ...........................................................................6 OM WELKE AANBESTEDING GAAT HET? ........................................................................6 AARD, OMVANG EN DUUR VAN DE OVEREENKOMST ........................................................7 MOTIVERING CLUSTERING EN NIET OPDELEN IN (MEER) PERCELEN ......................................8 DEEL II: GEGEVENS MET BETREKKING TOT DE ONDERNEMER .............................................8 A. GEGEVENS OVER DE ONDERNEMER ..........................................................................9 CONTACTPERSOON ..................................................................................................9 VOORBEHOUDEN OPDRACHT .....................................................................................9 OFFICIËLE LIJST VAN ERKENDE ONDERNEMINGEN VOOR VOORBEHOUDEN OPDRACHTEN ..........9 WIJZE VAN DEELNEMING (COMBINATIES)......................................................................9 B. VERTEGENWOORDIGERS VAN DE ONDERNEMER ..........................................................9 C.
BEROEP OP DRAAGKRACHT (FINANCIEEL OF ERVARING) VAN ANDERE ENTITEITEN .............10 D. ONDERAANNEMERS MET DRAAGKRACHT WAAROP DE ONDERNEMER GEEN BEROEP DOET ..11 DEEL III: UITSLUITINGSGRONDEN ..............................................................................11 GRONDEN DIE VERBAND HOUDEN MET STRAFRECHTELIJKE VEROORDELINGEN .....................11 GRONDEN DIE VERBAND HOUDEN MET DE BETALING VAN BELASTINGEN OF SOCIALE PREMIES .11 GRONDEN MET BETREKKING TOT INSOLVENTIE, BELANGENCONFLICTEN OF BEROEPSFOUTEN ...12 ANDERE UITSLUITINGSGRONDEN WAARIN DE NATIONALE WETGEVING VAN DE ....................12 LIDSTAAT VAN DE AANBESTEDENDE DIENST OF AANBESTEDENDE ENTITEIT KAN ....................12 VOORZIEN............................................................................................................12 DEEL IV: SELECTIECRITERIA ......................................................................................12 FINANCIËLE EN ECONOMISCHE DRAAGKRACHT .............................................................13 TECHNISCHE EN BEROEPSBEKWAAMHEID ....................................................................13 MET BETREKKING TOT BEROEPSBEVOEGDHEID .............................................................14 DEEL V: BEPERKING VAN HET AANTAL GEKWALIFICEERDE GEGADIGDEN .............................14 DEEL VI: SLOTOPMERKINGEN
...................................................................................14 ADDITIONELE PASSAGES DIE VAN TOEPASSING WORDEN VERKLAARD .................................14 KLACHTENREGELING ...............................................................................................14 PASSAGE SROI .....................................................................................................15 WET BEVORDERING INTEGRITEITSBEOORDELINGEN DOOR HET OPENBAAR BESTUUR .............16 (WET BIBOB) .......................................................................................................16
A.1.1 A.1.2 A.1.3 A.2 A.3 A.3.1 A.3.1.1 A.3.1.2 A.3.1.3 A.3.1.4 A.3.2 A.3.3 A.3.4 A.4 A.4.1 A.4.2 A.4.3 A.4.4 A.5 A.5.1 A.5.2 A.5.3 A.6 A.7 A.8 A.8.1 A.8.2. A.8.3
B.
DE CONCEPTOVEREENKOMST EN HET PROGRAMMA VAN EISEN.......................17
B.1 B.2
WETTELIJKE KADERS ...............................................................................................17 INHOUD VAN DE OPDRACHT .....................................................................................17
C. DE AANBESTEDINGSPROCEDURE ......................................................................................26 C.1 C.2 C.3 C.4
ALGEMEEN ..........................................................................................................26 PLANNING ...........................................................................................................26 SPELREGELS..........................................................................................................27 RANGORDE DOCUMENTEN ......................................................................................27 Pagina 2 van 50
C.5 C.6 C.7 C.8 C.9 C.9.1 C.9.2 C.9.3 C.9.4 C.10 C.11 C.12 C.13
VARIANTEN/ALTERNATIEVE INSCHRIJVING ..................................................................27 INLICHTINGEN .......................................................................................................28 INFORMATIE OVER VERPLICHTINGEN INSCHRIJVERS .......................................................28 INDIENING VAN DE INSCHRIJVING ..............................................................................29 GUNNINGSCRITERIA ...............................................................................................30 KWALITEITSBEOORDELING .......................................................................................31 PRIJSBEOORDELING ...............................................................................................31 PRESENTATIE ........................................................................................................32 TOTAAL BEOORDELING ...........................................................................................33 BEOORDELING ......................................................................................................33 MEDEDELING VAN DE GUNNINGSBESLISSING (VOORNEMEN TOT GUNNEN).........................34 GESTANDDOENINGSTERMIJN ...................................................................................35 VOORBEHOUD GUNNING / NIET GUNNEN
...................................................................35
BIJLAGE 1
UNIFORM EUROPEES AANBESTEDINGSDOCUMENT.........................................37
BIJLAGE 2
INSCHRIJFBILJET ................................................................................................38
BIJLAGE 3.1 VERKLARING BEROEP OP TECHNISCHE BEKWAAMHEID DERDE .........................39 BIJLAGE 3.2 VERKLARING BEROEP OP FINANCIËLE DRAAGKRACHT DERDE............................41 BIJLAGE 4
REFERENTIEOPDRACHT .....................................................................................43
BIJLAGE 5
SOCIAL RETURN ................................................................................................44
BIJLAGE 6 CONCEPTOVEREENKOMST....................................................................................48
Pagina 3 van 50
Inleiding/Leeswijzer De overeenkomst die wordt aanbesteed is bedoeld voor de levering van de dienst “Accountantsdiensten Gemeente Brunssum 2019 tot en met 2021”.
Middels EU-verordening 2016/7 heeft de Europese Commissie een standaardformulier voor
het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (hierna: “UEA”) vastgesteld. Het UEA vervangt de Eigen verklaring. Aangezien in het UEA de (belangrijke) eisen die gelden voor deze aanbesteding terugkomen, volgt deze aanbestedingsleidraad de structuur van het UEA. •
Deze leidraad geeft in hoofdstuk A een toelichting op eisen, geldend voor deze
aanbesteding, welke ook genoemd zijn in het UEA, zoals het UEA, specifiek voor deze aanbesteding, door inschrijvers ingevuld moet worden.
Aan het einde van hoofdstuk A zijn verschillende passages opgenomen die door de gemeente Brunssum van toepassing zijn verklaard voor aanbestedingen; •
Hoofdstuk B gaat over de inhoud van de overeenkomst die (eventueel) met de winnaar gesloten zal worden;
•
Hoofdstuk C geeft inschrijvers informatie over het verloop van de procedure;
•
Hoofdstuk D bestaat uit diverse bijlagen.
Elektronisch aanbestedingsproces
Deze aanbesteding vindt volledig digitaal plaats via TenderNed. Dit betekent dat alle
communicatie via TenderNed verloopt en dat inschrijvingen uitsluitend via TenderNed kunnen worden ingediend. In afwijking hierop wordt het voornemen tot gunning/afwijzing en de definitieve gunning/afwijzing per post verstuurd.
Voor meer informatie wordt verwezen naar de bijlagen de brochure ”Stappenplan digitaal
inschrijven op overheidsopdrachten via TenderNed” en de brochure “In zes stappen digitaal volledig digitaal aanbesteden via TenderNed”
Ondernemingen dienen rekening te houden met de technische aspecten van elektronisch aanbesteden. In dat kader wordt geadviseerd om de inschrijving niet op het laatst mogelijke
moment te verzenden. In geval van onvoorziene storingen wordt geadviseerd om direct
telefonisch contact op te nemen met de in de colofon en/of TenderNed vermelde contactpersonen van deze aanbesteding. Daarnaast dienen ondernemingen contact op te nemen met de servicedesk van TenderNed.
Diegene die de aanmelding of inschrijving in TenderNed indient en daarmee ook ondertekent, dient daartoe bevoegd te zijn.
Pagina 4 van 50
A. Uniform Europees Aanbestedingsdocument A.1
1.1
Deel I: Gegevens over de aanbestedingsprocedure en de aanbestedende
dienst of aanbestedende entiteit Algemeen
Voorliggend bestek is opgesteld ten behoeve van de beoordeling van de inschrijvingen inzake de Nationale openbare aanbesteding "Accountantscontrole 2019-2021 gemeente Brunssum". Op basis van de “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Brunssum” is er gekozen voor een
aanbestedingsperiode van drie jaren, met mogelijkheid tot verlenging van tweemaal één jaar. 1.2
De gemeente
Brunssum is een gemeente met bijna 30.000 inwoners, gelegen in het noordelijk deel van de
Stadsregio Parkstad Limburg. De gemeente heeft haar ontwikkeling te danken aan de opkomst van de mijnindustrie.
De stad heeft een groen karakter, een erfenis van de tuinstad-architectuur die hier in de jaren tien en twintig werd aangelegd en die in de talloze historische mijnwijkjes behouden is
gebleven, met ruim opgezette verkavelingen en grote tuinen, veel laanbeplanting en grote parken en natuurstroken.
Brunssum heeft de afgelopen jaren stevig geïnvesteerd in het leefklimaat en in een kwalitatief sterk en breed voorzieningenniveau. Er is onder andere gebouwd aan brede scholen in alle
stadsdelen van Brunssum en een nieuw cultureel centrum met een evenementenplein voor de deur, om het hart van de stad verder te versterken. Met de oplevering van het Zorgplein, is
hoogwaardige medische zorg voor de inwoners van Brunssum ook in de toekomst verankerd door de combinatie van onder andere huisartsen, fysiotherapeuten en het Atrium ziekenhuis. Brunssum is ook al vroeg begonnen met het zoeken naar andere werkwijzen, ideeën en oplossingen om de vele nieuwe taken –met name in het sociaal domein- zo uit te kunnen voeren dat de Brunssumers die hulp nodig hebben van de gemeente die ook daadwerkelijk krijgen. Maar dan wel tegen lagere kosten.
Het levendige, groene karakter en de diversiteit van het goede voorzieningenniveau maken Brunssum tot een fijne gemeente om te wonen en te werken.
De gemeentelijke organisatie bestaat momenteel uit 5 diensten (Beleid & Strategie, Projecten, Backoffice, Gemeentewinkel en Leefomgeving) en 2 stafafdelingen (Controlling en Alg. Juridische Zaken). De gemeenteraad wordt ondersteund door de Griffie.
De jaarlijkse begroting laat baten en lasten zien van circa € 100 miljoen. De gemeentelijke organisatie bestaat uit meer dan 200 formatieplaatsen.
Pagina 5 van 50
De organisatorische inrichting is vastgelegd in verordeningen en besluiten waarvan de meest aanpalende zijn: -
Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2011
Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Brunssum 2003
Instructie voor de griffier van de gemeente Brunssum 2009
-
Financiële verordening gemeente Brunssum 2016 (ex artikel 212 Gemeentewet)
-
Organisatiebesluit gemeente Brunssum 2010
-
Treasurystatuut gemeente Brunssum 2010 Besluit regeling budgethouders.
Basisinfo aanbesteding
De basisinformatie over deze aanbesteding is door de aanbesteder verwerkt in het UEA dat
inschrijvers dienen in te vullen. Hieronder vindt u de weergave, waar nodig met een toelichting, van de informatie die u in het UEA vindt.
Het ingevulde UEA dient u toe te voegen onder tab 1 van de inschrijving.
A.1.1
Identiteit van de aanbesteder(s)
De aanbestedende dienst, tevens toekomstig opdrachtgever is de gemeente Brunssum hieronder in beginsel aangeduid als “aanbesteder”.
Inschrijvers kunnen zich over enige kwestie terzake deze aanbesteding wenden tot onderstaande contactpersoon. Gemeente Brunssum Contactpersoon G.J.J. Gigase E-mail
Functie
Medewerker Inkoop- en
guy.gigase@Brunssum.nl Bezoek/
P/a Gemeente Brunssum
correspondentie adres
A.1.2
Aanbesteding Lindeplein 1
6444 AT Brunssum
Om welke aanbesteding gaat het?
Momenteel heeft de gemeente Brunssum tot en met boekjaar 2018 een overeenkomst met een accountant.
Deze leidraad betreft de aanbesteding van een overeenkomst voor Accountantsdiensten Gemeente Brunssum 2019 tot en met 2021, met kenmerk B1820.
De aanbesteding verloopt volgens de Nationale openbare procedure.
Deze paragraaf geeft globale informatie over de inhoud van de overeenkomst. De beschrijving van de overeenkomst in deze leidraad heeft een indicatief karakter. Slechts
de inhoud van voornoemde conceptovereenkomst, daaronder begrepen eventuele nota’s van
Pagina 6 van 50
inlichtingen of nota’s van wijzigingen waarmee de conceptovereenkomst gedurende deze aanbesteding wordt aangepast, is bindend.
Hoofdstuk B betreft het programma van eisen. Hierop mogen inschrijvers, conform de voor
deze aanbesteding geldende voorwaarden, inschrijven. Ook wordt in dit hoofdstuk verwezen naar de hierboven genoemde conceptovereenkomst.
A.1.3
Aard, omvang en duur van de overeenkomst
De overeenkomst wordt aangegaan voor de termijn van drie jaar met de mogelijkheid om nog tweemaal één jaar te verlengen. Er zal geen sprake zijn van stilzwijgende verlenging. Het contract gaat in per 1 januari 2019 en eindigt 31 december 2021.
Deze overeenkomst geldt in principe voor de controle van de boekjaren 2019 t/m 2021. Materieel betekent dit dat de werkzaamheden starten in het najaar van 2019.
Met de inschrijver die voor de opdracht in aanmerking komt wordt een overeenkomst gesloten conform de bij dit programma van eisen gevoegde overeenkomst in bijlage 6. Door in te schrijven stemt de inschrijver in met deze overeenkomst.
De opdrachtgever behoudt zich het recht voor de overeenkomst aan te passen op basis van gewijzigde omstandigheden of op basis van ervaringen. Tevens behoudt de opdrachtgever
zich het recht voor om tussentijds bij onvoldoende geleverde prestaties en/of onvoldoende kwaliteit van de dienstverlening, zulks ter bepaling door de opdrachtgever, het contract eenzijdig en vroegtijdig te beëindigen.
Op de te verstrekken opdracht zijn deze overeenkomst en de Inkoopvoorwaarden van de
gemeente Brunssum 2009 onverkort van toepassing. Deze zijn te vinden op de website van de gemeente Brunssum.
De algemene voorwaarden van inschrijvers worden uitdrukkelijk van de hand gewezen. Bij
tegenstrijdigheden en/of onduidelijkheden prevaleren de bepalingen zoals gesteld in dit “bestek” boven de algemene inkoopvoorwaarden.
Zoals reeds aangegeven wordt in hoofdstuk B het Programma van Eisen weergegeven, oftewel de eisen waaraan de uitvoering van deze opdracht dient te voldoen.
Mocht u zich niet kunnen vinden in één of meerdere eisen, dan dient u dit aan te geven in de inlichtingenronde, zoals elders in dit document beschreven. Aan de hand daarvan beslist de
aanbesteder of zij de betreffende eis handhaaft, dan wel aanpast. Met het indienen van een inschrijving, gaat inschrijver automatisch expliciet akkoord met alle (al dan niet in de inlichtingenronde aangepaste) eisen van het Programma van Eisen.
A.2
Motivering clustering en niet opdelen in (meer) percelen
Pagina 7 van 50
De opdracht is niet onderverdeeld in percelen. De volgende redenen liggen hiervoor ten grondslag:
a) De opdracht wordt gezien als een logisch samenhangend geheel.
b) De gemeente Brunssum is van mening dat voor deze dienstverlening het midden- en kleinbedrijf toegang heeft tot de opdracht.
Het verdelen van de opdracht in percelen brengt voor de gemeente Brunssum extra
administratieve lasten, risico’s en faalkosten met zich mee. Voor onderhavige opdracht worden deze niet acceptabel bevonden
A.3
Deel II: Gegevens met betrekking tot de ondernemer
De ondernemer dient deel II van het UEA volledig en naar waarheid in te vullen. Een aantal
invulvelden in het UEA vereisen een toelichting op wat er van de ondernemer gevraagd wordt in het kader van zijn inschrijving en de door hem te verstrekken informatie. De ondernemer dient alle vragen van het UEA in te vullen tenzij in deze paragraaf anders is vermeld.
In deze paragraaf zal de aanbesteder, voor zover nodig, deel II van het UEA bespreken. Een ondernemer kan slechts eenmaal op een perceel inschrijven. Hetzij als zelfstandig ondernemer, hetzij als lid van een combinatie. Indien een onderneming ten tijde van de
inschrijving al onderaannemer is van een inschrijver op een perceel, kan deze onderneming niet ook als zelfstandig ondernemer of lid van een combinatie op dat perceel inschrijven. In voorkomend geval zijn de inschrijvingen ongeldig.
Met het oog op de toepassing van het verbod in voorgaande paragraaf wordt met het begrip
ondernemer gelijkgeschakeld een groep als bedoeld in artikel 2:24b BW en de daarvan deel
uit makende rechtspersonen, tenzij de rechtspersonen die deel uitmaken van de groep en in
concurrentie inschrijven, aantonen dat zij zelfstandig, dat wil zeggen onafhankelijk en zonder wetenschap van het terzake relevante marktgedrag van de ander afkomstig uit de groep, op de opdracht ingeschreven hebben.
A.3.1
A. Gegevens over de ondernemer
A.3.1.1
Contactpersoon
De aanbesteder wenst het contact met de ondernemer te laten verlopen via één contactpersoon van de ondernemer.
De naam, het adres, e-mail en telefoonnummer van de contactpersoon dient de ondernemer op zijn laatst te vermelden in UEA, maar bij voorkeur al bij vragen die door de ondernemer gesteld worden.
A.3.1.2
Voorbehouden opdracht
De aanbesteder heeft de overeenkomsten niet voorbehouden, waardoor de ondernemer de vraag in het UEA omtrent de voorbehouden opdracht niet behoeft te beantwoorden.
Pagina 8 van 50
A.3.1.3
Officiële lijst van erkende ondernemingen voor voorbehouden opdrachten
De vraag of de ondernemer ingeschreven staat op een officiële lijst van erkende
ondernemingen voor voorbehouden opdrachten of in het bezit is van een gelijkwaardig certificaat, is niet van toepassing. Hierdoor hoeft
de ondernemer deze informatie met
betrekking tot de gegevens van de ondernemer, niet in te vullen in zijn UEA.
A.3.1.4
Wijze van deelneming (combinaties)
Het onderdeel omtrent de wijze van deelneming in de aanbesteding moet door de ondernemer altijd met ‘ja’ of ‘nee’ beantwoord worden. De ondernemer dient ‘ja’ in te vullen indien hij
inschrijft in combinatie met een andere ondernemer, dus als deelnemer van een combinatie, consortium of joint venture.
Iedere deelnemer, als bedoeld in voorgaande paragraaf, moet een eigen afzonderlijke UEA volledig en juist invullen. De deelnemer van de combinatie, consortium of joint venture verklaart daarin:
a. zijn rol binnen de combinatie;
b. de identiteit van de andere ondernemers binnen de combinatie.
Indien van toepassing, moet ook het volgende worden verklaard in het UEA:
c. de naam van de deelnemende combinatie, in het geval dat ondernemers die als combinatie willen inschrijven, hun combinatie hebben benoemd;
Het vormen van nieuwe combinaties of het wijzigen van bestaande combinaties is tussen inschrijving en gunning niet mogelijk. Eventuele mogelijkheden na gunning, voor zover wettelijk toegestaan, zijn geregeld in de overeenkomst.
A.3.2
B. vertegenwoordigers van de ondernemer
De ondernemer dient onderdeel B van deel II van het UEA volledig en naar waarheid in te
vullen. Hier moet de ondernemer invullen welke persoon of personen gemachtigd is/zijn om de ondernemer bij deze aanbestedingsprocedure te vertegenwoordigen en te binden. Deze
persoon of personen moeten bevoegd zijn om namens de ondernemer de inschrijving te
ondertekenen en te verrichten. Let op: de in dit onderdeel in te vullen persoon of personen behoeft/behoeven niet gelijk te zijn aan de contactpersoon die door de ondernemer bij deel A van deel II van het UEA ingevuld is.
De aanbesteder verlangt specifiek bewijs terzake de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de persoon of personen, welke namens de ondernemer de inschrijving tekenen en verrichten.
Bewijs bestaat uit een uittreksel van het handelsregister, dan wel een overeenkomstig register van het land van vestiging van de onderneming, althans statuten of machtigingen, waaruit blijkt dat de in onderdeel B van deel II van het UEA opgevoerde persoon of personen bevoegd zijn de inschrijver te binden voor de verplichtingen waarvoor hij inschrijft. Ondernemer toont op verzoek van de aanbesteder aan dat de personen bevoegd zijn.
Dit bewijsstuk dient u toe te voegen onder tab 2 van de inschrijving. Pagina 9 van 50
A.3.3
C. Beroep op draagkracht (financieel of ervaring) van andere entiteiten
Wanneer de ondernemer, om te kunnen voldoen aan het gestelde in Deel IV van het UEA (de geschiktheidseisen), een beroep doet op de draagkracht van een andere entiteit, moet de
ondernemer in zijn UEA ‘ja’ aankruisen. Wanneer de ondernemer geen beroep doet op de draagkracht van een andere entiteit om te kunnen voldoen aan deel IV van het UEA, moet de ondernemer ‘nee’ invullen.
Indien de ondernemer een beroep doet op de draagkracht van andere entiteiten, moet de
ondernemer, op straffe van uitsluiting, bij inschrijving, voor elke entiteit, een afzonderlijk door elke entiteit ingevuld UEA in dienen, dat betrekking heeft op de betreffende entiteit. Zij
hoeven enkel delen A en B van deel II en deel III van het UEA in te vullen. Deel IV hoeft alleen ingevuld te worden wanneer eisen hieruit van toepassing zijn op het beroep dat de ondernemer op de betrokken entiteit doet.
Let op: Voor zulke betrokken entiteiten gelden dezelfde eisen als hiervoor en in het UEA
benoemd voor de ondernemer! Dat geldt ook voor de bewijsstukken en het tijdstip van aanreiken daarvan.
Indien een beroep wordt gedaan op de ervaring van een derde, dan moet deze derde jegens
de opdrachtgever(s) en jegens de partij die zich op die ervaring beroept, verklaren, conform
bijlage 3.1 en/of bijlage 3.2 (toe te voegen onder tab 6 van de inschrijving) dat de betreffende ervaring effectief ter beschikking wordt gesteld bij de uitvoering van de overeenkomst (Hoofdstuk B van deze aanbestedingsleidraad).
A.3.4
D. Onderaannemers met draagkracht waarop de ondernemer geen beroep
doet
De aanbesteder vereist van de ondernemer geen gegevens van onderaannemers op wiens draagkracht de ondernemer geen beroep doet. Bij de vraag of een ondernemer een
onderaannemer voor (een deel) van de uitvoering van de opdracht mag inschakelen, verwijst de aanbesteder naar de conceptovereenkomst (Hoofdstuk B van deze aanbestedingsleidraad).
A.4
Deel III: Uitsluitingsgronden
Door ondertekening van het UEA aanvaardt de ondernemer de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen die op deze aanbestedingsprocedure van toepassing zijn.
Door het invullen van de bij deze aanbesteding gevoegde UEA verklaart de ondernemer, op
straffe van uitsluiting naar waarheid, of uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn en of hij voldoet aan de geschiktheidseisen. Maar ook of hij voldoet of zal voldoen aan technische
specificaties en uitvoeringsspecificaties die het milieu en/of het dierenwelzijn betreffen of die gebaseerd zijn op sociale overwegingen. Indien blijkt dat de ondernemer voor gunning in aanmerking komt zal de opdrachtgever de onderliggende bewijsmiddelen bij de ondernemer opvragen. Aan het opvragen van de bewijsmiddelen kunnen geen rechten worden ontleend.
Pagina 10 van 50
A.4.1
Gronden die verband houden met strafrechtelijke veroordelingen
De ondernemer dient in Deel III, onderdeel A van zijn UEA te verklaren of de
uitsluitingsgronden die verband houden met strafrechtelijke veroordelingen op hem van toepassing zijn of niet. Indien een uitsluitingsgrond op de ondernemer van toepassing is, dient deze in het UEA de informatie te verstrekken die in het standaard formulier is opgenomen en de aanvullende vragen daarover uit het UEA te beantwoorden.
Indien de ondernemer in aanmerking komt voor gunning dient hij, ter onderbouwing van
het UEA, als bewijs dat de voornoemde situaties zich niet voordoen een Gedragsverklaring Aanbesteden te overleggen.
Vanaf 1 juli 2017 wordt alleen nog een gedragsverklaring aanbesteden geaccepteerd die is verkregen na 1 juli 2016.
A.4.2
Gronden die verband houden met de betaling van belastingen of sociale
premies
De ondernemer dient in Deel III, onderdeel B van zijn UEA te verklaren of de
uitsluitingsgronden die verband houden met de betaling van belastingen of sociale premies op hem van toepassing zijn of niet. Indien een uitsluitingsgrond op de ondernemer van toepassing is, dient deze in het UEA de informatie te verstrekken die in het standaard formulier is opgenomen en de aanvullende vragen daarover uit het UEA te beantwoorden.
Indien de ondernemer in aanmerking komt voor gunning dient hij, ter onderbouwing van het
UEA, als bewijs dat de voornoemde situaties zich niet voordoen een verklaring van de
belastingdienst, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de
inschrijving niet ouder is dan zes maanden (uitsluitingsgrond artikel 2.86, vierde lid en artikel 2.87, eerste lid, onderdeel j), te overleggen.
A.4.3
Gronden
met
beroepsfouten
betrekking
tot
insolventie,
belangenconflicten
of
De ondernemer dient in Deel III, onderdeel C van zijn UEA te verklaren of de uitsluitingsgronden
die
verband
houden
met
insolventie,
belangenconflicten
of
beroepsfouten, op hem van toepassing zijn of niet. Indien een uitsluitingsgrond op de ondernemer van toepassing is, dient deze in het UEA de informatie te verstrekken die in het
standaard formulier is opgenomen en de aanvullende vragen daarover uit het UEA te beantwoorden.
De uitsluitingsgronden die van toepassing zijn op deze aanbesteding zijn in het UEA aangekruist en zijn als volgt: -
Schending verplichtingen op basis van milieu, sociaal of arbeidsrecht
-
Vervalsing van de mededinging
-
Faillissement, insolventie of gelijksoortig Prestaties uit het verleden Valse verklaring
Pagina 11 van 50
-
Onrechtmatige beïnvloeding
Indien de ondernemer in aanmerking komt voor gunning dient hij, ter onderbouwing van het
UEA, als bewijs dat de voornoemde situaties zich niet voordoen de volgende bewijsmiddelen te overleggen: -
een gedragsverklaring aanbesteden, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving, is verkregen na 1 juli 2016 [uitsluitingsgronden,
bedoeld in de artikelen 2.86 en 2.87, eerste lid, onderdelen c en d 2.87, onderdelen b en c, voor zover het een onherroepelijke veroordeling of een onherroepelijke beschikking -
wegens overtreding van mededingingsregels betreft].
een verklaring van de belastingdienst, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming of de inschrijving niet ouder is dan zes maanden (uitsluitingsgrond artikel 2.86, vierde lid en artikel 2.87, eerste lid, onderdeel j).
A.4.4
Andere uitsluitingsgronden waarin de nationale wetgeving van de
lidstaat van de aanbestedende dienst of aanbestedende entiteit kan voorzien.
De aanbesteder heeft geen andere uitsluitingsgronden op deze aanbesteding van toepassing verklaard.
A.5
Deel IV: Selectiecriteria
Ondernemers dienen te voldoen aan de navolgende selectie-eisen (bedoeld worden geschiktheidseisen), waartoe zij het UEA volledig en naar waarheid dienen in te vullen.
A.5.1
Financiële en economische draagkracht
De onderneming beschikt voor de uitvoering van de overeenkomst over voldoende financiële
en economische draagkracht. Dit verklaart de ondernemer in eerste instantie door het invullen en ondertekenen van het UEA.
Voor de opdracht komt uitsluitend in aanmerking de inschrijver die, naar het oordeel van de opdrachtgever, heeft aangetoond op de dag van aanbesteding en de dag van gunning te
voldoen aan de in dit hoofdstuk gestelde eisen met betrekking tot economische en financiële draagkracht en vakbekwaamheid.
A.5.2
Technische en beroepsbekwaamheid
De ondernemer beschikt voor de uitvoering van de overeenkomst over voldoende technischeen beroepsbekwaamheid. Dit verklaart u in eerste instantie door het invullen en ondertekenen van het UEA.
Daarnaast toont ondernemer zijn technische bekwaamheid of beroepsbekwaamheid aan op onderstaande wijze.
Pagina 12 van 50
1. Het
verrichten
van
de
dienst
is
voorbehouden
aan
de
beroepsgroep
der
registeraccountants(als bedoeld in artikel 393 , eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek).
Op verzoek van de aanbestedende dienst dient de inschrijver een bewijs te kunnen overleggen dat deze hiertoe behoort.
2. Inschrijver wordt verzocht bekwaamheid en ervaring op het gebied van vergelijkbare
opdrachten aan te tonen conform art. 2.93 lid 3 Aanbestedingswet. Dit door opgave van maximaal 1 referentie per kerncompetentie van opdrachten die de afgelopen 3 jaar door u en naar tevredenheid van de betreffende opdrachtgever zijn verricht.
Met
vergelijkbare
opdrachten
wordt
kerncompetenties van inschrijver blijken:
bedoeld,
opdrachten
waaruit
de
volgende
Kerncompetentie 1: ruime ervaring met de controles van jaarstukken van vergelijkbare gemeenten in Nederland.
Kerncompetentie 2: ruime ervaring met de adviesfunctie aan een gemeenteraad in Nederland. Voor elke referentie dient u gebruik te maken van de bijlage 4 – Referentieopdracht - en bij de inschrijving te voegen. Hierop dient u alle gevraagde gegevens in te vullen.
De gemeente Brunssum behoudt zich het recht voor referenties op juistheid te controleren. Als meer dan 1 referentie per kerncompetentie wordt ingediend wordt uitsluitend de 1e referentie beoordeeld. De gemeente Brunssum behoudt zich het recht voor om in het geval
van twijfel of onduidelijkheden de door de inschrijver opgegeven gegevens te verifiëren en/of om te verzoeken om aanvullende informatie van de inschrijver. De gemeente Brunssum behoudt zich het recht voor de inschrijver uit te sluiten van de aanbesteding indien geen gehoor gegeven wordt aan zo’n verzoek.
U kunt de gemeente Brunssum niet als referentie gebruiken.
A.5.3
Met betrekking tot beroepsbevoegdheid
Wanneer uw onderneming wettelijk verplicht is ingeschreven te staan in het beroeps- of
handelsregister volgens de eisen van het land waar uw onderneming is gevestigd, vult u op
de eigen verklaring het nummer in van de inschrijving in het handelsregister/beroepsregister. Ter onderbouwing van de rechtsgeldige inschrijving van de onderneming dient u een bewijs
van inschrijving in het nationaal beroeps-/handelsregister (artikel 2.98 Aanbestedingswet
2016), onder tab 2, toe te voegen. Deze dient de actuele situatie van uw bedrijf weer te geven.
A.6
Deel V: Beperking van het aantal gekwalificeerde gegadigden
Deel V van het UEA is niet op deze aanbesteding van toepassing, doordat deze aanbesteding verloopt volgens de Nationale openbare procedure waarbij geen voorafgaande selectie van ondernemers plaatsvindt.
Pagina 13 van 50
A.7
Deel VI: Slotopmerkingen
Eenieder die het UEA invult dient deel VI rechtsgeldig te ondertekenen. Hiermee verklaart de
ondertekenaar dat zijn verklaring juist is en dat hij weet wat consequenties zijn van het
afleggen van een valse verklaring. Het afleggen van een valse verklaring in het kader van een inschrijving, ook al heeft de inschrijver zelf niet valselijk verklaard, leidt tot uitsluiting van de inschrijver. Het UEA dient door de persoon die de ondernemer vertegenwoordigt en die door de ondernemer in onderdeel B van deel II van het UEA is opgegeven, te worden ondertekend.
A.8
A.8.1
Additionele passages die van toepassing worden verklaard echter niet in
het UEA zijn opgenomen.
Klachtenregeling
Iedere bestekhouder heeft de gelegenheid om vragen te stellen. De gemeente zal deze vragen middels de Nota van Inlichtingen op basis van haar ervaring en deskundigheid beantwoorden.
Indien de vragensteller het niet eens is met het antwoord en dit kenbaar wil maken in de vorm van een klacht of indien een belanghebbende anderszins een klacht heeft over de
aanbestedingsprocedure dient deze zich in eerste instantie, zo spoedig mogelijk na
constatering schriftelijk kenbaar te maken aan de heer R. Zinken op het volgende e-mailadres: gemeente@brunssum.nl. U wordt tevens verzocht een kopie hiervan te sturen naar: rene.zinken@brunssum.nl.
Een klacht moet per (e-mail) worden ingediend, voorzien van dagtekening, naam en adres van de ondernemer en de aanduiding van deze aanbesteding. In de klacht moet duidelijk worden omschreven waarover het gaat en hoe deze eventueel kan worden verholpen.
Indien u het niet eens bent met de klachtbeslissing van de gemeente Brunssum, kan men zich wenden tot de door de minister van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie ingestelde
Commissie van Aanbestedingsexperts (zie art. 4.27 Aanbestedingswet 2012). Als bij deze
Commissie van Aanbestedingsexperts een klacht m.b.t. deze aanbestedingsprocedure wordt ingediend, wordt klager verzocht hiervan een afschrift te zenden aan de onder paragraaf 1.3
genoemde contactpersoon van de gemeente Brunssum. Een ingediende klacht heeft geen opschortende werking voor deze aanbestedingsprocedure. Een uitspraak van de Commissie van Aanbestedingsexperts is niet bindend voor de gemeente.
A.8.2.
Passage SROI
Algemeen deel Social Return Beleid
De gemeente Brunssum heeft als sociale doelstelling dat een investering door de gemeente, naast het ‘gewone’ rendement ook een concrete sociale winst (return) moet opleveren. Dit doet de gemeente door Social Return als sociale voorwaarde te stellen bij inkoop- en aanbestedingstrajecten.
Het Projectbureau Social Return on Investment Parkstad Limburg Pagina 14 van 50
Het Projectbureau Social Return valt onder het WSP Parkstad en dient ter coördinatie, controle, monitoring van en ondersteuning bij de realisatie van het Social Return beleid. Voor advies en ondersteuning met betrekking tot de Social Return kunt u contact opnemen met het projectbureau via sroiparkstad@wspparkstad.nl of rechtstreeks met Daniëlle Slangen, Coördinator SROI op 06-113 74 774. Programma van Eisen
De Social Return-verplichting in dit bestek In deze aanbesteding wordt de Inschrijver verplicht om als Social Return tenminste 2% van de inschrijfsom realisatie excl. btw en excl. latere wijzigingen van dat bedrag door meer-/minderwerk’, aan te wenden voor een sociaal
rendement. Deze waarde dient te worden ingezet om de afstand die mensen uit de Social Return Doelgroep (zie verklaring gebruikte begrippen) hebben tot de arbeidsmarkt weg te nemen of te reduceren. Zie verder bijlage 4.
A.8.3
Vervolgopdracht
Indien zich een vervolgopdracht voordoet kan een onderhandelingsprocedure (artikel 6.1.6
van het ARW 2016 of artikel 2.36 Aanbestedingswet) zonder voorafgaande aankondiging
worden toegepast met de ondernemer die de oorspronkelijke werken/diensten en leveringen heeft uitgevoerd. In dat geval geldt het volgende: -
Er worden maximaal 2 vervolgopdrachten verstrekt na uitvoering van de hoofdopdracht.
Samen mogen deze vervolgopdrachten een waarde vertegenwoordigen van maximaal de waarde van de oorspronkelijke opdracht. -
deze vervolgopdrachten dienen binnen 2 jaar na het gunnen van de oorspronkelijke opdracht gegund te worden.
-
de aankondiging van de gegunde vervolgopdracht wordt op de gemeentelijke website, www.brunssum.nl, gepubliceerd.
A.8.4
Passage ‘tegengaan uitbuiting werknemers’
Door het inschrijven op deze aanbesteding verklaart de inschrijver (inclusief eventuele
combinanten/onderaannemers) dat deze bij de inschrijving rekening heeft (hebben)
gehouden met de verplichtingen uit hoofde van de bepalingen inzake de arbeidsbescherming en de arbeidsvoorwaarden die gelden op de plaats waar de verrichting wordt uitgevoerd en dat hij(zij) deze verplichtingen ook zal(zullen) nakomen. Een en ander conform artikel 2.80 en 2.81 van de herziene Aanbestedingswet 2012.
Houdt de contractant (inclusief eventuele combinanten/onderaannemers) tijdens het uitvoeren van de opdracht zich niet aan het verklaarde dan kan de gemeente Brunssum het
contract ontbinden. In dat geval vergoedt de contractant de meerkosten. De meerkosten zijn het verschil tussen de oorspronkelijke, door de contractant ingediende inschrijving, en de kosten die de gemeente uiteindelijk moet betalen om de opdracht af te maken.
A.8.5
Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur
(Wet Bibob)
Pagina 15 van 50
De Wet Bibob beoogt onder meer te voorkomen dat door aanbesteding van overheidsopdrachten als bedoeld in de Wet Bibob, de overheid onbedoeld mogelijk bepaalde “criminele” activiteiten faciliteert. Op 25 juni 2015 is de ‘Beleidslijn gemeente Brunssum voor de toepassing van de Wet Bibob 2015’ in werking getreden. Ingevolge artikel 3.2 van voornoemde beleidslijn voert de gemeente ten aanzien van een gegadigde of onderaannemer in de zin van de wet een volledige Bibob-toets conform voornoemde beleidslijn uit bij overheidsopdrachten, indien sprake is van ambtelijke informatie en/of informatie afkomstig van een van de partners uit het samenwerkingsverband RIEC en/of vanuit het Openbaar Ministerie als bedoeld in artikel 26 van de Wet Bibob (direct of als reactie op een door haar ontvangen signaal van het landelijk Bureau Bibob) en/of het landelijk Bureau Bibob, die aanleiding vormt om te vermoeden dat sprake is van een ernstige mate van gevaar als bedoeld in artikel 3 van de Wet Bibob. De gemeente past de Bibob-toets conform het bovenstaande alleen toe binnen de sectoren milieu, informatie-communicatie-technologie (ICT) of bouw, en die conform het geldende
beleid van de gemeente Brunssum, voor aanbesteden van werken respectievelijk van diensten en leveringen moeten worden aanbesteed.
In het kader van de Bibob-toets alsdan dient door de gegadigde of onderaannemer in de zin van de wet een Bibob-vragenformulier te worden ingevuld en te worden ingeleverd bij de
gemeente. Daarbij dienen ook de documenten te worden gevoegd, die in dit vragenformulier zijn vermeld. Het niet of niet volledig aanleveren van de in het kader van de Wet Bibob gevraagde
gegevens
leidt
tot
ontbinding
van
een
overeenkomst
inzake
een
overheidsopdracht. Na ontvangst van het volledig ingevulde Bibob-vragenformulier vindt er een eigen onderzoek plaats. Voorts kan door de gemeente na het eigen onderzoek advies worden gevraagd bij het landelijk Bureau Bibob.
Als de gemeente op basis van het eigen onderzoek genoeg aanwijzingen heeft om in
redelijkheid te kunnen aantonen dat sprake van een ‘ernstig gevaar’ als bedoeld in de Wet
Bibob, kan zij overgaan tot afwijzing van een inschrijving op een overheidsopdracht, dan wel het ontbinden van de overeenkomst inzake een overheidsopdracht als bedoeld in artikel 5, lid 3, onder b, van de Wet Bibob. Daarbij zal in geval van een inschrijving op een
overheidsopdracht, de geconstateerde ernstige mate van gevaar dienen als versterking van een of meerdere uitsluitingsgronden als genoemd in de Aanbestedingswet 2012. Indien uit
het afgegeven advies van het landelijk Bureau Bibob blijkt dat sprake is van ‘mindere mate van gevaar’ of dat sprake is ‘ernstige mate van gevaar’ als bedoeld in artikel 3 van de Wet Bibob,
kan
de
gemeente
overheidsopdracht,
dan
overgaan
wel
het
tot
afwijzing
ontbinden
van
van
de
een
inschrijving
overeenkomst
op
inzake
een een
overheidsopdracht als bedoeld in artikel 5, lid 3, onder b, van de Wet Bibob. Daarbij zal in geval van een inschrijving op een overheidsopdracht, de geconstateerde ernstige mate van
gevaar dienen als versterking van een of meerdere uitsluitingsgronden als genoemd in de Aanbestedingswet 2012.
Desgevraagd verschaft de gemeente nadere informatie omtrent de toepassing van de Wet Bibob.
Pagina 16 van 50
Pagina 17 van 50
B. De
conceptovereenkomst
programma van eisen
en
het
De conceptovereenkomst is bijgevoegd als bijlage 6. Het is denkbaar dat deze naar aanleiding van vragen of op basis van voortschrijdend inzicht gedurende de aanbesteding wijzigt, voor zover zulke wijzigingen wettelijk zijn toegestaan.
Wijzigingen zullen met een aangepaste versie van bijgaand concept aan inschrijvers worden medegedeeld zodat uiteindelijk een definitieve overeenkomst ontstaat. Bij geen wijzigingen wordt de conceptovereenkomst de definitieve overeenkomst.
De ondertekening van de definitieve overeenkomst geldt als definitief gunningsbesluit.
Aan het gunningsvoornemen geuit namens de aanbesteder, kunnen geen rechten worden ontleend.
in deze paragraaf worden planning, rolverdeling en werk- en prijsafspraken nader toegelicht. Deze zaken maken alle integraal onderdeel uit van de opdracht.
B.1
Wettelijke kaders
De primaire functie van de accountant is het als onafhankelijke deskundige uitvoeren
van de accountantscontrole en het geven van een oordeel op grond van dit onderzoek. Het verrichten van de dienst is voorbehouden aan de beroepsgroep der
Registeraccountants(als bedoeld in artikel 393 , eerste lid, Boek 2, Burgerlijk Wetboek). De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de
Gedrag- en Beroepsregels(deugdelijke grondslag). De controle moet gebaseerd zijn op de actuele regelgeving. Daarbij moet in het bijzonder worden gedacht aan de
Gemeentewet (met name aan artikel 212 en artikel 213), het actuele Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), de wet Gemeenschappelijke regelingen, de wet Financiering
Decentrale Overheden(FIDO), het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten et cetera, maar ook de geldende gemeentelijke regelingen en verordeningen.
B.2
Inhoud van de opdracht
Met deze aanbesteding wil de gemeente Brunssum, hierna te noemen "de gemeente", bereiken
dat een accountant wordt gekozen die zich, via een resultaatgerichte overeenkomst, enerzijds
als een "risicodragend partner" durft op te stellen en anderzijds staat voor de kwaliteit van de dienstverlening.
Het risicodragende aspect doet zich voor bij de onzekerheden rond de in te zetten mensuren en de zich wijzigende behoefte als gevolg van alle nieuwe ontwikkelingen en wetswijzigingen die opkomen vanaf het moment van het aangaan van de overeenkomst.
Bij kwaliteit kan worden gedacht aan waarborgen ten aanzien van de kwaliteit van het product en snelheid van levering.
De beoogde dienstverlening bestaat uit de hierna genoemde onderdelen:
1. de algemene certificerende functie gericht op het verstrekken van (goedkeurende)
verklaringen bij de jaarstukken - inclusief de SiSa-regelingen - alsmede de natuurlijke Pagina 18 van 50
adviesfunctie, voortvloeiend uit en verbonden met de certificerende functie en de voorlichtende rol van de accountant.
2. de begeleiding van de interne controle – waarbij rekening wordt gehouden met de
doelstelling van gemeente Brunssum dat er in de toekomst een rechtmatigheidsverklaring kan worden afgegeven vanuit het college.
3. het afgeven van deelverklaringen ten gevolge van separaat verstrekte opdrachten. De genoemde dienstverleningsactiviteiten worden hierna nader toegelicht.
B.2.1 De certificerende en natuurlijke adviesfunctie Algemeen
In overeenstemming met de wettelijke kaders (onder andere bepaald via het Besluit
Accountantscontrole Provincies en Gemeenten) behelst de controle van de gemeentelijke jaarstukken:
• het verkrijgen van een getrouw beeld van de in de jaarstukken gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen.
• het rechtmatig tot stand komen van de baten, lasten en balansmutaties.
• het in overeenstemming zijn met de door het college opgestelde jaarstukken en de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (i.c. het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)).
• de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken.
• onrechtmatigheden in de jaarstukken.
In het kader van de single-audit gedachte dient bij de controle ook een oordeel over de juiste
toepassing van de regelgeving te worden gegeven. Tevens dienen risico´s voor de gemeente, gerelateerd aan de opgemaakte programmarekening, gesignaleerd te worden.
Ten aanzien van structurele deelverantwoordingen wordt de inschrijver gevraagd om deze activiteiten in de aanbieding op te nemen. Rapportages en besprekingen
De te verrichten werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaggeving dienen de planning en control cyclus van de gemeente Brunssum te volgen binnen de door het College van Burgemeester en Wethouders vastgestelde tijdslimieten. De rapportage heeft betrekking op
de programmaverantwoording en omvat de accountantsverklaring en het accountantsverslag bij de programmaverantwoording, bestaande uit het jaarverslag en de jaarstukken, die ten
behoeve van de raad worden uitgebracht, met een afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders.
De controlewerkzaamheden worden regelmatig door het jaar uitgevoerd en uiterlijk twee weken na aanlevering van de concept programmarekening afgerond. Het definitieve
accountantsverslag en de accountantsverklaring worden binnen een week na afronding van de controlewerkzaamheden aangeleverd. De hiermee verband houdende activiteiten zijn: - bespreking van de controle en het controlerapport bij de jaarstukken met de
Pagina 19 van 50
portefeuillehouder financiën, de algemeen directeur, de concerncontroller en de senior medewerker financieel beheer.
- bespreking van de controle en het controlerapport met de auditcommissie ten behoeve van de advisering van de auditcommissie aan de gemeenteraad.
- indien gewenst, het bijwonen van vergaderingen van het college, raadscommissie(s) en raad.
- bespreken en/of beantwoorden van incidentele vragen van raadsleden aangaande de rapportages.
De natuurlijke adviesfunctie
Een onderscheidend onderdeel van de opdracht is de uitvoering van de natuurlijke
adviesfunctie. Deze dient op eigen initiatief van de Inschrijver of op verzoek van de
gemeente Brunssum plaats te vinden. Onder de natuurlijke adviesfunctie verstaan we alle
activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taak uitoefening van de accountant.
Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt ook verstaan advies inzake fiscale zaken.
Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang, bijvoorbeeld adviezen op basis van controlebevindingen en adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van uitgebrachte (concept)rapportages.
Ook een tijdige signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en
risico 's is hier van belang. Een afzonderlijke adviesopdracht hoeft hiervoor niet te worden
gegeven. Het karakter van de natuurlijke adviesfunctie brengt met zich mee, dat de accountant direct aanspreekbaar is.
Overleg met ambtelijk management, collegeleden en (een vertegenwoordiging van) de raad
wordt gezien als passend binnen de natuurlijke adviesfunctie. De gemeente verlangt van de accountant een proactieve en creatieve opstelling.
Bij de voorbereiding van deze offerteaanvraag hebben wij getracht alle punten relevant voor een goede opdrachtverstrekking rond accountantsdiensten mee te nemen. Mochten we desondanks punten die volgens u relevant zijn, niet meegenomen hebben, dan verzoeken we u die expliciet te melden in uw offerte.
B.2.2 De begeleiding van de interne controle
Jaarlijks wordt een interimcontrole gehouden, gericht op de werking van de administratieve organisatie en de begeleiding en ondersteuning van de interne controle.
De betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking maakt
onderdeel uit van de administratieve organisatie. Onderdeel van de interimcontrole is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarstukken.
De interimcontroles vinden jaarlijks plaats (september - november?). Voorafgaand
aan
de
interimcontrole
vindt
overleg
plaats
over
afstemming
van
controleonderwerpen en controlewerkzaamheden met een door de gemeente aangewezen functionarissen.
De bevindingen van de interim-controle worden vastgelegd in een afzonderlijke rapportage, een managementletter. De conceptrapportage wordt vooraf besproken met een door de gemeente aangewezen functionaris.
Pagina 20 van 50
De managementletter wordt geadresseerd aan het college van burgemeester en wethouders, met een kopie aan de Auditcommissie.
Voorafgaand aan de interimcontrole stelt de medewerker verbijzonderde interne controle elk jaar een controleplan op en voert hierover vooraf overleg met de accountant. Van de accountant verwachten wij de navolgende begeleiding van de interne controlefunctionaris:
- jaarlijkse bespreking, becommentariëring en advisering van het door de interne controle
functionaris opgestelde jaarplan IC. Het gaat dan met name om het richting geven aan de door de interne controlefunctionaris van Brunssum jaarlijks te verrichten
controlewerkzaamheden die moeten passen binnen de (speerpunten van de)
jaarstukkencontroles van de accountant. De accountant moet immers voldoende kunnen steunen op deze verrichte controlewerkzaamheden.
De interne controlefunctionaris zal hiertoe jaarlijks, in de zomerperiode, het (concept) jaarplan aan de accountant doen toekomen;
- jaarlijkse bespreking van de voortgang op de verrichte interne controlewerkzaamheden.
Dit geschiedt minimaal op 2 momenten: tijdens dan wel na de interimcontrole en tijdens dan wel na de jaarstukkencontrole. Hiermee wordt beoogd om ook tijdig bijsturing te geven aan de (nog) te verrichten interne controlewerkzaamheden. De interne
controlefunctionaris zal hiertoe geregeld de accountant informeren over c.q. voorzien van de (voorlopige) controlebevindingen. Van de accountant wordt verwacht dat hij de
opmerkingen resulterende uit zijn review van de ic-dossiers, ook tijdig schriftelijk terugkoppelt met de interne controlefunctionaris en griffier.
Met betrekking tot de advisering rondom de inzet van de (verbijzonderde) interne
controlefunctie wordt van de accountant verwacht dat deze een goede balans vormt
tussen een controle op risico-inventarisatie en een afdoende afdekking van de minimaal noodzakelijk geachte controles t.b.v. het afgeven van het oordeel over de jaarstukken. Dit advies wordt vooral verwacht tijdens de jaarlijkse bespreking van het jaarplan IC.
B.2.3 Deelverklaringen
Deze activiteiten zijn, binnen de certificerende functie, gericht op het afgeven van mogelijke
deelverklaringen ten behoeve van het rijk (ministeries), provincie en overige geldgevers, voor zover deze niet onder SiSa vallen.
Een specificatie hiervan is niet op voorhand te verstrekken. Daarnaast zijn er deelverklaringen van meer incidentele aard, afhankelijk van de activiteiten in de loop van het jaar.
De planning van het afgeven van de deelverklaringen wordt ingegeven door de eisen van de ministeries, provincies en eventuele andere geldgevers.
De controlewerkzaamheden zijn niet geheel planmatig op jaarbasis te bepalen, maar van meer incidentele aard en afhankelijk van het verloop van activiteiten gedurende het jaar. Van de accountant wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt
binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen.
Pagina 21 van 50
De gemeente Brunssum behoudt zich het recht voor om, als dit in het belang van de
gemeente Brunssum is, de opdracht voor een deelverklaring te kunnen verlenen aan een andere accountant.
B.2.4 Kwaliteitsbeheersing accountant
Indien instanties reviews uitvoeren bij de accountant om te beoordelen of de door hem verstrekte accountantsverklaring op een deugdelijke grondslag is gebaseerd rekening
houdende met de geldende wet- en regelgeving, worden deze reviews geacht te vallen onder het interne kwaliteitssysteem van de accountant.
De accountant zal hiervoor geen kosten in rekening brengen.
B.3 Gestelde eisen B.3.1 Algemeen
De gemeente Brunssum zoekt een accountant die tevens 'sparringpartner is, die ideeën
levert over verbetering van instrumenten en daarbij oog heeft voor de organisatorische en systeemconsequenties. Dit veronderstelt dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op
het 'wat' en 'hoe' van modern lokaal bestuur. Het betekent voorts dat de accountant bereid moet zijn in de gemeente Brunssum te investeren door inzet van topkwaliteit met betrekking tot expertise.
De accountant dient om zijn controletaak adequaat te kunnen uitvoeren over voldoende kennis en ervaring te beschikken op voor (Nederlandse) gemeenten specifieke wet- en regelgeving op een breed terrein. Er wordt uitgegaan van onderstaande criteria.
De wijze waarop de accountant vorm gaat geven aan de inhoud van de uitoefening van de accountantsfunctie maakt onderdeel uit van de offerte. Verwacht wordt dat in de offerte wordt ingegaan op de te hanteren methoden en technieken en de wijze waarop met de
ambtelijke en bestuurlijke organisatie wordt gecommuniceerd. Er moet sprake zijn van een goede bereikbaarheid van de teamleiding, duidelijkheid moet worden verstrekt over
responstijden bij spoedvragen, doorlooptijden van de controle, het werken met vaste teams en aanspreekpunten.
Voor zowel de certificerende als de adviesfunctie dient het accountantskantoor te beschikken over:
- een open doch tevens kritische houding ten opzichte van de te controleren organisatie;
- sterk ontwikkelde adviesorganisatie welke in staat is dê genoemde processen met kennis en menskracht te ondersteunen;
- sterk ontwikkelde kennis op het gebied van EDP-audit en advies op het gebied van ICT; - goede sociale vaardigheden en het vermogen om te kunnen communiceren met alle spelers in het proces.
Wij vragen de inschrijver nadrukkelijk de offerte te baseren op de werkelijke situatie,
kennis genomen hebbende van de vigerende AO en IC alsmede de werking daarvan in de praktijk en zijn offerte niet te baseren op een niet-bestaande veronderstelde situatie ('perfecte aanlevering').
Pagina 22 van 50
Om een goed beeld te kunnen vormen van de bestaande situatie, wordt u de gelegenheid geboden om u via de Nota van Inlichtingen te laten informeren naar de bestaande
situatie, zodat de inschrijver zich op hoofdlijnen een oordeel kan vormen van het huidige stand van zaken ten aanzien van de interne beheersing.
De vereiste controle is een controle op hoofdlijnen en op de administratieve organisatie en interne controle, waarbij gebruik gemaakt wordt van moderne controletechnieken. Vereist wordt een interim-controle met als doel het vergroten van de efficiëntie en het versnellen van de eindejaarscontrole, onder meer door het creëren van mogelijkheden voor een versnelde bijsturing.
B.3.2 Controleteam
De inschrijver werkt bij voorkeur met een vast controleteam.
Bij samenstelling van het team is deskundigheid van de te controleren vakdiscipline vereist.
Binnen het team dient een goede kennisoverdracht plaats te vinden en de rolverdeling moet duidelijk zijn.
Het team dat de tussentijdse controle uitvoert dient uit efficiency oogpunt in principe ook de eindcontrole uit te voeren.
Bij wijziging van het vaste controleteam zal de accountant hierover vóóraf in contact treden met een door de gemeente aangewezen functionaris van de gemeente.
De inschrijver zal ervoor zorgen dat bij eventuele wijzigingen in het controleteam de
continuïteit in de dienstverlening gegarandeerd blijft, dat informatieoverdracht aan een nieuw lid van het controleteam gewaarborgd is en dat dit nimmer zal leiden tot extra werkzaamheden en kosten ten laste van de gemeente.
Interne communicatie (uitwisseling van kennis en ervaring) tussen controlemedewerkers is een noodzakelijke voorwaarde voor het uitvoeren van een efficiënte en effectieve controle. Er dient uitsluitend te worden gewerkt volgens een van tevoren afgesproken planning. De gemeente heeft tevens het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk
zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de dienstverlener te verlangen een lid van het controleteam door een ander persoon te vervangen.
De inschrijver dient duidelijk inzicht te geven in het kwaliteitsniveau van de functionarissen die ingezet worden bij de uitvoering van het controlewerk binnen de diverse
organisatieonderdelen, blijkende uit de curricula vitae. Dit geldt met name voor de kwaliteit van de controleleiders, die tevens contactpersonen zijn voor de verschillende organisatieonderdelen binnen de gemeente.
B.3.3 Rapportages
De accountant dient in de rapportages kritisch te zijn naar de organisatie toe. Hij dient de
rapportages transparant op te stellen, dat wil zeggen dat de bevindingen duidelijk te volgen zijn, in rapportages een consistente gedragslijn te volgen en tekortkomingen en risico s
tijdig te signaleren en hierbij oplossingsgerichte adviezen te verstrekken. Naast standaard onderwerpen (inleiding, accountantsverklaring, ontwikkelingen, verslaglegging, balans,
overige bevindingen) dient hij ook onderwerpen op te nemen die voortvloeien uit de kritieke succesfactoren. Uit het rapport moet duidelijk blijken dat de accountant de gemeentelijke organisatie kent. Tevens dient de accountant positieve ontwikkelingen die in het oog springen in zijn rapportage op te nemen.
Pagina 23 van 50
B.3.4 Adviespotentieel
Adviespotentieel is van belang als maatstaf voor kennis en ervaring op het terrein van
bedrijfsmatige ontwikkelingen in de gemeentelijke praktijk. Adviespotentieel is de maat
voor de verscheidenheid aan gekwalificeerde adviesdiensten waarop de accountant in zijn eigen organisatie kan terugvallen en die van belang kunnen zijn in de gemeentelijke praktijk, zoals deskundigheid op het gebied van belastingrecht, automatisering,
diepteonderzoek naar bijvoorbeeld rechtmatigheid, bedrijfsvergelijking tussen gemeenten, administratieve organisatie, EDP-audits en grondbeleid.
B.3.5 Controle-aanpak
Als maatstaf voor een stimulerende bijdrage aan de verdere verfijning van het planning- en control instrumentarium geldt de mate waarin de controle- en advieswerkzaamheden
gericht zijn op de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zichzelf controlerende organisatie,
die niet alleen zicht heeft op zijn risicomarges, maar de risico's ook adequaat beheerst. Een en ander moet onder meer blijken uit de bereidheid van de accountant om gedurende de
contractperiode zijn contractprijs neerwaarts bij te stellen naarmate het zelf controlerend vermogen toeneemt.
B.4 Kwaliteit
De inschrijving dient een plan van aanpak (kwaliteit) te bevatten waarin de volgende 5
criteria worden opgenomen (maximaal 5 A4 ; letterkorpsgrootte 10), toe te voegen onder tab 5 van de inschrijving.
a. De controle-aanpak , waaronder de systeemgerichte controleaanpak gedurende de jaarcyclus en de eisen en wensen met betrekking tot de inzet van de interne
controle, de administratieve organisatie en de relatie met de auditcommissie
alsmede de perceptie van de 'natuurlijke adviesfunctie', zoals aangegeven onder paragraaf B.2.1 en B.2.2.
b. Een visie op de ontwikkelingen met betrekking tot de accountantscontrole (de rol van de Autoriteit Financiële Markten), evenals een visie op de ontwikkelingen van het Sociaal Domein in relatie tot de werkzaamheden van de accountant.
c. De wijze waarop en mate waarin de accountant meerwerk uitsluit
d. De wijze waarop en mate waarin de accountant kan ondersteunen bij het inrichten
van de AO/IC, om vanaf 2021 te komen tot een goedkeurende, door het college af te geven rechtmatigheidsverklaring.
B.5 Prijs Alle prijzen dienen te worden vermeld in euro, exclusief btw. Hiertoe dient bijlage 2 /
inschrijfbiljet te worden ingevuld en onder tab 3 van de inschrijving te worden toegevoegd. Uw prijsaanbieding zal getoetst worden op zijn marktconformiteit door middel van een vergelijking tussen de prijzen van de diverse kandidaten.