Raadsvoorstel 82 Controleprotocol en Rechtmatigheidsverantwoording 2024 tm 2026

Raadsvoorstel Collegeverg. d.d. Registratiekenmerk Gemeentebladnr. Afdeling opsteller Naam opsteller Bereikbaar onder Portefeuillehouder Raadsvergadering d.d. Uiterlijke datum Motivatie datum:

: 29-10-2024 : 202454881 : 2024/82 : Financiën en Control : Samuël Spiekers : samuel.spiekers@brunssum.nl : Jaimy van Dijk : 10-12-2024 : 10-12-2024 : In verband met het tijdig in werking treden van de verordening vóór het jaareinde om de jaarrekeningcontrole en de rechtmatigheidsverklaring conform de nieuwe kaders te kunnen uitvoeren.

Aan de raad, 1. Onderwerp Actualisatie van het Controleprotocol / Rechtmatigheidsprotocol (2024 t/m 2026) van de gemeente Brunssum inclusief normenkader 2024. 2. a.

Uitgangssituatie (WAAROM?) Aanleiding

In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. De controleverordening (Art. 213) ligt ter vaststelling bij de raad van de gemeente Brunssum op 10 december 2024. In het verlengde van de controleverordening is er een controleprotocol en rechtmatigheidsprotocol opgesteld. Het controleprotocol regelt een aantal zaken ten aanzien van de jaarrekeningscontrole, het rechtmatigheidsprotocol gaat in op het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Wij hanteren doorgaans één controleprotocol. Om de transparantie en nauwkeurigheid te bevorderen, is echter besloten dit protocol op te splitsen in twee afzonderlijke documenten: een controleprotocol en een rechtmatigheidsprotocol. Deze splitsing zorgt ervoor dat de verschillende onderwerpen duidelijk van elkaar worden gescheiden, waardoor elke controle doelgericht en effectief kan worden uitgevoerd en de naleving van de relevante regelgeving beter wordt gewaarborgd. De controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over: 1. de reikwijdte van de accountantscontrole; 2. de daarvoor geldende normstellingen bij deze controle; en 3. de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Brunssum. De rechtmatigheidsprotocol geeft: 1. 2.

de verantwoordingsgrens aan ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door het college; en de rapporteringsgrens aan ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de paragraaf bedrijfsvoering.

b.

Huidige situatie/probleemstelling

Een controleprotocol is noodzakelijk voor de uitvoering van de accountantscontrole voor de komende jaren. In overleg met de accountant stellen we nu het controleprotocol vast voor de jaren 2024 tot en met 2026. Dit is een verandering ten opzichte van voorgaande jaren, toen zowel het controleprotocol als het

normenkader jaarlijks werden opgesteld. Omdat de basis voor de controles jaarlijks nauwelijks verandert, kunnen we met een meerjarig protocol zorgen voor continuïteit en efficiënter werken, zonder elk jaar opnieuw het controleprotocol te hoeven herzien. Het normenkader wordt jaarlijks aangepast, omdat wet- en regelgeving regelmatig verandert. Door dit kader jaarlijks te actualiseren, kunnen we blijven voldoen aan de nieuwste eisen en de specifieke risico’s binnen de organisatie goed beheersen. Jaarlijks zullen wij de raad middels een raadsinformatiebrief informeren over de wijzigingen en nieuwe relevante wetgeving. Dit biedt ons een stabiel meerjarig controleprotocol, terwijl de flexibiliteit behouden blijft om jaarlijks op veranderende regelgeving in te spelen. Indien de goedkeuringstolerantie voor fouten en onzekerheden (voor 2024 dus 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden) gedurende de jaren 2025-2026 door een besluit van de commissie BADO wordt gewijzigd, zullen de dan geldende percentages worden toegepast in de controles voor die jaren. 3. Gewenste situatie (WAT? a. Wat willen we bereiken? Een goedkeurende accountantsverklaring op de toekomstige jaarrekeningen 2024 t/m 2026. Daarbij willen we de goedkeuringstoleranties hanteren die zijn voorgeschreven door de commissie BADO.

De accountant kan op deze manier ook aansluiten, of gebruik maken van, onze intern uitgevoerde controlewerkzaamheden. b.

c.

Kaders 1. eerdere besluitvorming (BBV nr. ) • Controleprotocol op de jaarrekening 2023 van de gemeente Brunssum (202342241) 2.

traject tot dusverre N.v.t.

3.

rol/ bevoegdheden college van B en W • Het college stelt de raad voor om te besluiten

4.

algemene beleidskaders (landelijk/ provinciaal/ lokaal) • Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) • Controleverordening 2024 gemeente Brunssum (ex artikel 213 Gemeentewet) • Kadernota rechtmatigheid oktober 2023 • Normenkader (Bijlage 1 van het controleprotocol)

5. 6.

Het voorstel past in de strategische visie/ relatie met uitvoeringsagenda Het voorstel heeft geen gevolgen voor de programmabegroting alsook financiële gevolgen

Argumenten en overwegingen

De te hanteren goedkeurings- en rapportagetoleranties voor het controlejaar 2024 worden vastgesteld op 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden. Deze keuze is conform het advies van de accountant en de wijzigingen in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO). Het normenkader, dat als Bijlage 1 aan dit controleprotocol is toegevoegd, wordt jaarlijks geactualiseerd om ervoor te zorgen dat de controle blijft aansluiten op de actuele regelgeving en specifieke risico's binnen de organisatie. Dit zorgt voor een stabiele basis voor de controlewerkzaamheden, met de flexibiliteit om in te spelen op toekomstige wijzigingen. De verantwoordings- en rapportagegrenzen volgen voor het boekjaar 2024 de onderliggende percentages zoals vastgesteld in de BADO, waardoor de accountant kan steunen op de interne controleprocessen binnen de organisatie. Deze aanpak draagt bij aan het waarborgen van de rechtmatigheid en vergroot de kans op een goedkeurende accountantsverklaring.

d.

Opties en keuze

•

Optie 1: Het controleprotocol / rechtmatigheidsverantwoording 2024 t/m 2026 incl. normenkader 2024 vaststellen en daarbij een controletolerantie te gebruiken van 1% voor fouten en 3% onzekerheden, zoals voorgesteld door de accountant en de commissie BADO: Hierdoor kan de accountant blijven steunen op intern uitgevoerde werkzaamheden. Optie 2: Een ander percentage controletolerantie hanteren Het gebruik van een strenger percentage zou de kans op een goedkeurende verklaring verkleinen door een kleinere foutmarge. Een soepeler percentage kan echter leiden tot grotere risico's op rechtmatigheidsfouten. Het voorgestelde percentage van 1% en 3% biedt een goed evenwicht tussen zorgvuldigheid en haalbaarheid. Optie 3: Controleprotocol / Rechtmatigheidsverantwoording voor slechts één jaar vaststellen Het jaarlijks vaststellen van het controleprotocol, zoals in voorgaande jaren, biedt flexibiliteit om in te spelen op jaarlijkse veranderingen. Echter, dit leidt ook tot extra administratieve belasting en inefficiënties. Een protocol voor één jaar biedt minder stabiliteit en vraagt elk jaar opnieuw om herziening en vaststelling, terwijl een meerjarig protocol consistentie en een efficiëntere aanpak mogelijk maakt.

•

•

4.

Bijlagen: 1. Controleprotocol / rechtmatigheidsprotocol 2024-2026 van de gemeente Brunssum 2. Normenkader 2024 3. Collegevoorstel controleprotocol / rechtmatigheidsprotocol 2024-2026 van de gemeente Brunssum

Het college van burgemeester en wethouders,

Burgemeester

Secretaris

Raadsbesluit Gemeentebladnr. 2024/82 Afdeling : Financiën en control Registratiekenmerk : 202454881 De raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2024/82; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 29-10-2024, afdeling Financiën en control; Besluit: De controleprotocol / rechtmatigheidsprotocol (2024-2026) van de gemeente Brunssum inclusief normenkader 2024 vast te stellen Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10-12-2024

De Raad voornoemd,

Voorzitter

Griffier