Raadsvoorstel 81 Actualisatie van de Financiële Verordening (art. 212) en de Controleverordening (art. 213) van de gemeente Brunssum

Raadsvoorstel Collegeverg. d.d. Registratiekenmerk Gemeentebladnr. Afdeling opsteller Naam opsteller Bereikbaar onder Portefeuillehouder Raadsvergadering d.d. Uiterlijke datum Motivatie datum

: 29-10-2024 : 202454926 : 2024/81 : Financiën en control : Frank van Kalsbeek : Frank.van.kalsbeek@brunssum.nl : Jaimy van Dijk : 10-12-2024 : 10-12-2024 : In verband met het tijdig in werking treden van de verordening vóór het jaareinde om de jaarrekeningcontrole en de rechtmatigheidsverklaring conform de nieuwe kaders te kunnen uitvoeren.

Aan de raad, 1. Onderwerp Actualisatie van de Financiële Verordening (art. 212) en de Controleverordening (art. 213) van de gemeente Brunssum. 2. Uitgangssituatie (WAAROM?) a. Aanleiding In 2023 zijn zowel de Financiële Verordening (art. 212) als de Controleverordening (art. 213) van de gemeente Brunssum geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. Bij deze actualisatie is onder andere uitgegaan van de modelverordeningen van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). In 2024 zijn echter nieuwe aanpassingen doorgevoerd naar aanleiding van de aanbevelingen van de accountant en de nieuwste VNG modelverordeningen. Op 26 maart 2024 is een raadsinformatiebrief verstuurd (kenmerk: 202381195/202381198) ter aanvulling op de uitleg van het begrip "tijdig" in het kader van de rechtmatigheid, die bij de actualisatie van de verordeningen wordt meegenomen. b. Huidige situatie/probleemstelling Op dit moment is het noodzakelijk om zowel de Financiële Verordening (art. 212) als de Controleverordening (art. 213) opnieuw te actualiseren. Enerzijds vanwege de verduidelijking omtrent rechtmatigheid en personeelskosten, zoals voorgesteld door de accountant, en anderzijds vanwege de wijzigingen die voortvloeien uit de nieuwe modelverordeningen van de VNG.

Ook zijn de specifieke kenmerken van het financieel beleid, het financieel beheer, en de financiële organisatie van de gemeente Brunssum meegenomen. De voorgestelde aanpassingen aan de Financiële Verordening (art. 212) zijn beperkt tot verplichte wijzigingen die vóór 31 december 2024 moeten worden doorgevoerd om te voldoen aan de specifieke kenmerken van het financieel beleid van gemeente Brunssum, aan wettelijke verplichtingen en de aanbevelingen van de accountant. Deze aanpassingen hebben geen betrekking op de bredere discussie over de rol van de raad bij het opstellen van de kaders voor de begroting en meerjarenraming. De gemeenteraad heeft onlangs aangegeven dat zij graag eerder in het proces betrokken wil worden bij het vaststellen van deze kaders, zodat zij hun rol effectiever kan vervullen. Het college begrijpt deze wens en deelt de zorg van de raad. Er wordt echter veel waarde gehecht aan een zorgvuldig proces, waarin deze kwestie grondig wordt besproken en afgewogen. Daarom stelt het college voor om deze bredere discussie op een later moment in de auditcommissie verder te verkennen. Op basis van deze verkenning kunnen eventuele aanpassingen zorgvuldig worden doorgevoerd om de betrokkenheid van de raad in de toekomst te versterken. 3.

Gewenste situatie (WAT?

a. Wat willen we bereiken? Met de nieuwe Financiële Verordening en Controleverordening is de lokale wetgeving in lijn met de landelijke wetgeving (artikelen 212 en 213 Gemeentewet) en worden de opmerkingen van de accountant opgevolgd. b.

Kaders 1. eerdere besluitvorming (BBV nr.) • Raadsinformatiebrief (202381195/202381198) • Raadsvoorstel ‘Actualisatie Financiële (art.212) en Controleverordening (art.213) van de gemeente Brunssum (gemeentebladnr. 2023/102) 2.

traject tot dusverre N.v.t.

3.

rol/ bevoegdheden college van B en W • Het college stelt de raad voor om te besluiten

4.

algemene beleidskaders (landelijk/ provinciaal/ lokaal) • Artikel 212 Gemeentewet • Artikel 213 Gemeentewet • Wet versterking Decentrale Rekenkamers • VNG Modelverordening 212 Gemeentewet • VNG Modelverordening 213 Gemeentewet • Commissie BBV

5. 6.

Het voorstel past in de strategische visie/ relatie met uitvoeringsagenda. Het voorstel heeft geen gevolgen voor de programmabegroting alsook geen financiële gevolgen.

c. Argumenten en overwegingen Overzicht van, en argumenten tot wijzigingen in de Financiële verordening (Art. 212): • •

•

Uitleg van het begrip ‘tijdig’ met betrekking tot rechtmatigheid wordt toegevoegd, zoals reeds gecommuniceerd en beargumenteerd per raadsinformatiebrief d.d. 26-03-2023 (kenmerk: 202381195/202381198). Om de rechtmatigheid en transparantie met betrekking tot personeelskosten te verbeteren, wordt in de verordening verduidelijkt dat alle personeelskosten, inclusief indirecte kosten zoals de dotatie aan de voorziening spaarverlof, worden beschouwd als directe kosten voor de uitvoering van wettelijke gemeentelijke taken. Dit volgt uit de aanbeveling van de accountant om te voorkomen dat er onduidelijkheid ontstaat over de rechtmatigheid van dergelijke kosten bij toekomstige controles. In de Financiële Verordening (Art. 212) van de gemeente Brunssum 2023 is een discrepantie geconstateerd tussen Art. 16 en Art. 17 met betrekking tot de toerekening van rente over de reserves. Deze actualisatie corrigeert dit.

In de bijlagen zijn de wijzingen t.o.v. de Financiële verordening uit 2023 opgenomen waarbij de wijzigingen geel zijn gemarkeerd. Overzicht van, en argumenten tot wijzigingen in de Controle verordening (Art. 213): •

In de Controleverordening (Art. 213) is conform de modelverordening van de VNG een wijziging doorgevoerd, die niet bekend was bij het opstellen van het vorige beleid. De accountant kan controlewerkzaamheden nu zonder vooraankondiging uitvoeren, ter waarborging van de onafhankelijkheid. Daarnaast bepaalt de accountant de frequentie van de controles, naast de aard en omvang van de werkzaamheden. Om de controle efficiënter te laten verlopen, worden de benodigde dossierstukken zoveel mogelijk vooraf schriftelijk opgevraagd

In de bijlagen zijn de wijzingen t.o.v. de Controleverordening uit 2023 opgenomen waarbij de wijzigingen geel zijn gemarkeerd. d. •

•

4. • • • • • •

Opties en keuze Optie 1: Beide verordeningen aanpassen met de voorgestelde wijzigingen Deze optie zorgt ervoor dat zowel de Financiële Verordening (art. 212) als de Controleverordening (art. 213) weer actueel zijn en voldoen aan de landelijke wet- en regelgeving, waaronder de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet. Daarnaast wordt hiermee invulling gegeven aan de opmerkingen van de accountant en de nieuwe modelverordeningen van de VNG, wat de rechtmatigheid en transparantie ten goede komt. Hiermee sluiten de verordeningen beter aan op de specifieke kenmerken van het financieel beheer van de gemeente Brunssum. Optie 2: De verordeningen niet aanpassen Als ervoor wordt gekozen om de verordeningen niet aan te passen, blijven de verordeningen van 2023 van kracht. Dit betekent echter dat de verduidelijkingen met betrekking tot de rechtmatigheid en de opmerkingen van de accountant niet worden verwerkt. Daarnaast loopt de gemeente het risico dat bij toekomstige accountantscontroles onduidelijkheden ontstaan over de rechtmatigheid van bijvoorbeeld personeelskosten. Ook blijven de verordeningen dan niet volledig in lijn met de nieuwste landelijke richtlijnen, waaronder de modelverordeningen van de VNG. Bijlagen Financiële verordening (art. 212 gemeentewet) van de gemeente Brunssum 2023 Controle verordening (art.

213 gemeentewet) van de gemeente Brunssum 2023 Financiële verordening (art. 212 gemeentewet) van de gemeente Brunssum 2024 Controle verordening (art. 213 gemeentewet) van de gemeente Brunssum 2024 Wijzigingen nieuwe financiële verordening t.o.v. huidige financiële verordening geel gemarkeerd Wijzigingen nieuwe controle verordening t.o.v. huidige controle verordening geel gemarkeerd

Het college van burgemeester en wethouders,

Burgemeester

Secretaris

Raadsbesluit Gemeentebladnr. Afdeling Registratiekenmerk

: 2024/81 : Financiën en control : 202454926

De raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2024/81 gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 29-10-2024, afdeling Financiën en control; Besluit: De Financiële verordening (art. 212) 2024 en de Controleverordening (art. 213) 2024 van de gemeente Brunssum vast te stellen Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 10-12-2024

De Raad vernoemd,

Voorzitter

Griffier