Raadsvoorstel 8 (getekend) initiatiefvoorstel beleidsplan communicatie gemeenteraad Brunssum 2024_2026

T semeente

Br lnsslm

I

lnitiatiefvoorstel Collegeverg. d.d.

N.v.t. 202369667

Registratiekenmerk Gemeentebladnr. Afdeling opsteller Bereikbaar onder

+3L45527 85!1, griffie@ bru nssu m. nl

Portefeuillehouder

Wilma van der Rijt

Raadsvergadering d.d.

30januari 2024

Uiterlijke datum

Niet van toepassing

2024/8 Griffie

Aan de raad,

L. OnderwerP lnitiatiefvoorstel bele¡dsplan communicatie gemeenteraad Brunssum 2024 - 2026

2. U¡tgangss¡tuat¡e a. Aanleiding

Door de werkgroep verbinden is het initiatief genomen om een beleidsplan communicatie voor de

gemeenteraad op te

stellen.

b. Huidigesituatie/probleemstelling

gehouden enquête De gemeenteraad heeft op dit moment geen eigen communicatiebeleid. Uit een onder raadsleden gemeenteraad. als communicatie is aan is gebleken dat onder het merendeel van de raadsleden wel behoefte

3. Gewenste situatie a. Wat willen we bereiken?

gemeente

Met raadscommunicatie willen we informatie en kennis overdragen aan de inwoners en ondernemers van de Brunssum. ook het vergroten van het vertrouwen in en de betrokkenheid bij het lokale bestuur is een belangrijk onderdeel. Daaruit volgen drie doelstellingen voor de raadscommunicatie:

1. lnformeren (informeren over taken, bevoegdheden en de werkwijze van de raad) Raadsleden zijn volksvertegenwoordigers. ln die rol willen ze naar de inwoners van de gemeente Brunssum terugkoppelen wat ze (voor hen) realiseren. Dit kan individueel of per fractie naar hun eigen achterban, maar ook als

collectief naar alle inwoners van de gemeente. Dit laatste valt onder de raadscommunicatie. 2 Participatie (inwoners betrekken bij de gemeenteraad en hun werkzaamheden) participatie en in gesprek komen met inwoners is belangrijk voor de gemeenteraad van de gemeente Brunssum. De het raadsleden hebben behoefte aan input van inwoners en aan interactie. Zo kunnen ze de inwoners en ondernemers die van brengen tot stand in het onderdeel belangrijk is een beste vertegenwoordigen. De raadscommunicatie

participatie. 3. Profilering (zichtbaarheid van de gemeenteraad vergroten) en De gemeenteraad (en de individuele raadsleden) moet zichtbaar, herkenbaar en toegankelijk zijn voor inwoners gemeenteraad voor wat de gemeenteraad doet, ondernemers van de gemeente Brunssum. Zij moeten weten wat de hen kan betekenen en hoe zij contact kunnen krijgen met de raadsleden.

b. Kaders 7. 2

eerdere besluitvorming Er is eerder geen communicatiebeleid door de gemeenteraad vastgesteld traject tot dusverre De werkgroep heeft een enquête uitgeschreven en de uitkomsten daarvan verwerkt in het voorliggende beleidsplan

I semeente Br I nsstm I 3. rol/ bevoegdheden college van B en W

4.

Het college van Burgemeester en wethouder is in de gelegenheid om ten aanzien van dit initiatiefvoorstel een zienswijze af te geven. Deze is ten tijde van het opstellen van dit voorstel nog niet bekend en zal zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk ten tijde van de behandeling in de commissie ABA kenbaar gemaakt worden. algemene beleidskaders (landelijk/ provinciaal/lokaal) Coa I itiea kkoo r d 2022-2026

5. past het voorstel in de strategische visie/ relatie met uitvoeringsagenda? Ja

6. relatie met programmabegroting/ financiële gevolgen Het tijdsbestek voor het op adequate wijze vorm kunnen geven van de raadscommunicatie zal ongeveer een halve Fte bedragen. De proefperiode loopt gedurende twee jaren. Op dit moment is nog onduidelijk wat de uitvoering van het communicatiebeleidsplan gaat kosten. Rekening moet worden gehouden met extra investeringen op dit vlak. De financiële consequenties zullen worden

uitgewerkt voor de eerste Bestuursrapportage 2024.

c. Argumenten en overweglngen

Raadscommunicatie definiëren we als 'communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel'. Alles wat daarbuiten valt is het domein van de politieke partijen, fracties of individuele raadsleden. De raadscommunicatie is apolitiek en neutraa L Raadscommunicatie gaat om het vergroten van de bekendheid van het werk van de gemeenteraad in zijn geheel, het vergroten van de betrokkenheid van inwoners en ondernemers bij politieke besluitvorming en het informeren van de doelgroepen over het werk en de besluitvorming van de gemeenteraad. Daarbij is het van belang dat inwoners niet alleen inzicht krijgen in het besluitvormingsproces zelf, maar ook de dilemma's en spanningen die zich daarbij aan

kunnen dienen.

d. Opties en keuze De uitgangspunten van raadscommunicatie zijn: L. De raad communiceert als geheel, partijpolitiek is aan de partijen zelf.

2. Raadscommunicatie vere¡st een commitment vanuit de gehele raad. Zowel in het onderschrijven van het gehele communicatieplan als in de inzet voor de uitvoering. 3. Het van belang dat inwoners inzicht krijgen in het besluitvormingsproces zelf en de dilemma's en spanningen die zich

daarbij aan kunnen dienen. 4. Het communicatiebeleid van de gemeenteraad en het communicatiebeleid van de gemeente Brunssum sluiten op elkaar aan en worden op elkaar afgestemd. 5. De communicatie vanuit de raad naar de inwoners toe focust op onderwerpen die van belang of interessant zijn voor de inwoners. 6. ln de communicatie vanuit de raad naar de inwoners ligt de focus op eenvoudige taal. Zo kunnen alle inwoners van de gemeente Brunssum begrijpen waar de raad over praat en besluit. 7. per onderwerp waarover gecommuniceerd wordt, worden de doelgroepen zo specifiek mogelijk vastgesteld. Zodat de communicatie hierop aangepast kan worden. 8. Het voorliggende beleid is een groeimodel, waarbij gestart zal worden met het opzetten van een eigen website en andere eenvoudige wijzen van communiceren. Door het inzetten van een medewerker communicatie kan het beleid

vervolgens stapsgewijs in de praktijk gebracht worden. Door de strategie van de raadscommunicatie op te stellen, krijgen we inzicht in weer met welk doel de verschillende communicatiekanalen van de gemeenteraad worden ingezet. De doelen en doelgroepen uit de communicatievisie staan

hierin centraal. ln een uitvoeringsplan wordt de strategie in Brote lijnen uitgewerkt. Dit plan geeft per communicatiekanaal aan hoe dit ingezet wordt in de raadscommunicatie. Ook staan hierin toekomstige plannen voor de raadscommunicatie.

T semeenteE

rInsslm I

De uitvoering van het communicatieplan ligt bij de griffie en specifiek bij een raadscommunicatieadviseur. Voor het bereiken van de communicatiedoelen en effectieve raadscommunicatie is echter ook inzet vanuit de gehele raad

gewenst. ln het plan is wel rekening gehouden met de drukke raadsagenda. Daarom wordt zo min mogelijk een beroep gedaan op de tijd van de raads- en commissieleden. Tot slot wordt voorgesteld een redactieraad in het leven te roepen, die samengesteld wordt uit leden van de gemeenteraad. De redactieraad kan op de achterhand meedenken bij het in de praktijk brengen van het beleid. Daarnaast kan de redactieraad voor de medewerker communicatie als klankbord dienen bij problemen en dillema's waar deze bij het in de praktijk brengen van het beleid mee te maken zal krijgen. Tot slot zal de redactieraad een act¡eve rol hebben bij de tussentijdse evaluatie van het beleid'

4. Bijlagen: - Beleidsplancommunicatiegemeenteraad

Namens de werkgroep communicatie

De raadsleden

Mw. V. Braam Dhr. G. Fober Mw. D. van Oppen

2024-2026

T semeente

Brtnsslm

t

Raadsbesluit Gemeentebladnr. Afdeling Registratiekenmerk

2024/08 Griffie 202369667

De raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 202a/8;

Gehoord de behandeling in de commissie ABA d.d. t6 ianuari 2O24;

Besluit: Het beleidsplan communicatie gemeenteraad 2024-2026 vast te stellen

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 30 ianuari2024

De Raad voornoemd,

rzitter

riffier