Raadsvoorstel 8 (Bijlage) Beleidsplan communicatie Gemeenteraad Brunssum 2023 - 2026

Versie 4

BELEIDSPLAN COMMUNICATIE Gemeenteraad Brunssum 2023-2026

Inhoudsopgave Aanleiding .................................................................................................................................3 Visie op raadscommunicatie .....................................................................................................4 Strategie raadscommunicatie ...................................................................................................7 Uitvoeringsplan .........................................................................................................................8 Tot slot ....................................................................................................................................14

2 | RAADSCOMMUNICATIE BRUNSSUM

Aanleiding Door de werkgroep verbinden is het initiatief genomen om een beleidsplan communicatie op te stellen. Deze werkgroep bestaat uit een drietal raadsleden en wethouder ondersteund door een strategisch beleidsmedewerker en de griffie. De werkgroep heeft met het beleidsplan het doel om richtlijnen te bieden voor de raadscommunicatie vanuit de gemeenteraad van Brunssum. Daarbij worden de wensen en behoeften van de raadsleden op dit gebied meegenomen. Door de werkgroep is onder andere gekeken naar: • • •

Wat verstaan we onder raadscommunicatie? Wat willen we bereiken met onze communicatie? Wie willen we bereiken met onze communicatie?

Ook is onder alle raadsleden een enquête gehouden. Hierin gaven de raadsleden aan wat zij verwachten van de raadscommunicatie. Daaruit blijkt wat de raad wil bereiken met de raadscommunicatie. De focus ligt vooral op het informeren en betrekken van inwoners bij het werk van de gemeenteraad. Op basis van de enquêteresultaten is het voorliggende beleidsplan communicatie 2023 – 2026 gemaakt. Hierin staan de plannen op het gebied van raadscommunicatie voor het restant van de raadsperiode. Na de raadsperiode wordt geëvalueerd en een nieuw communicatieplan opgesteld. Dit communicatiebeleid is nadrukkelijk een groeimodel. We beginnen met de eenvoudig op te zetten communicatiemogelijkheden zoals een website voor de gemeenteraad. Vervolgens zullen we samen evalueren en nieuwe stappen implementeren.

3 | RAADSCOMMUNICATIE BRUNSSUM

Visie op raadscommunicatie Met het vaststellen van een communicatievisie voor de gemeenteraad wordt duidelijk wat de raad verstaat onder communicatie, welke doelen de raad op dit gebied stelt en wat de doelgroepen zijn. Wat is raadscommunicatie? Raadscommunicatie definiëren we als ‘communicatie door en vanuit de gemeenteraad als geheel’. Alles wat daarbuiten valt is het domein van de politieke partijen, fracties of individuele raadsleden. De raadscommunicatie is apolitiek en neutraal. De diversiteit aan standpunten binnen de gemeenteraad kunnen in de communicatie namens de gehele raad wel worden benoemd, maar niet worden benadrukt. Politieke partijen communiceren zelf hun politieke standpunten. Raadscommunicatie gaat om het vergroten van de bekendheid van het werk van de gemeenteraad in zijn geheel, het vergroten van de betrokkenheid van inwoners en ondernemers bij politieke besluitvorming en het informeren van de doelgroepen over het werk en de besluitvorming van de gemeenteraad. Daarbij is het van belang dat inwoners niet alleen inzicht krijgen in het besluitvormingsproces zelf, maar ook de dilemma’s en spanningen die zich daarbij aan kunnen dienen. Doelstellingen Met raadscommunicatie willen we informatie en kennis overdragen aan de inwoners en ondernemers van de gemeente Brunssum.

Ook het vergroten van het vertrouwen in en de betrokkenheid bij het lokale bestuur is een belangrijk onderdeel. Daaruit volgen drie doelstellingen voor de raadscommunicatie: 1. Informeren (informeren over taken, bevoegdheden en de werkwijze van de raad) Raadsleden zijn volksvertegenwoordigers. In die rol willen ze naar de inwoners van de gemeente Brunssum terugkoppelen wat ze (voor hen) realiseren. Dit kan individueel of per fractie naar hun eigen achterban, maar ook als collectief naar alle inwoners van de gemeente. Dit laatste valt onder de raadscommunicatie. 2. Participatie (inwoners betrekken bij de gemeenteraad en hun werkzaamheden) Participatie en in gesprek komen met inwoners is belangrijk voor de gemeenteraad van de gemeente Brunssum. De raadsleden hebben behoefte aan input van inwoners en aan interactie. Zo kunnen ze de inwoners en ondernemers het beste vertegenwoordigen. De raadscommunicatie is een belangrijk onderdeel in het tot stand brengen van die participatie.

4 | RAADSCOMMUNICATIE BRUNSSUM

3. Profilering (zichtbaarheid van de gemeenteraad vergroten) De gemeenteraad (en de individuele raadsleden) moet zichtbaar, herkenbaar en toegankelijk zijn voor inwoners en ondernemers van de gemeente Brunssum. Zij moeten weten wat de gemeenteraad doet, wat de gemeenteraad voor hen kan betekenen en hoe zij contact kunnen krijgen met de raadsleden. Uit de enquête is gebleken dat de raadsleden het profileren van individuele raadsleden een taak van de raadsleden zelf of van hun fractie vinden. De raadscommunicatie focust daarom op de profilering van de gemeenteraad als geheel. Doelgroepen Extern • Inwoners van de gemeente Brunssum. Deze doelgroep is nog verder op te delen in bijvoorbeeld leeftijdsgroep. • Ondernemers van de gemeente Brunssum. • Belangenorganisaties, zoals maatschappelijke organisaties, sportverenigingen en wijkteams • Regionale media. Intern • Medewerkers van de gemeentelijke organisatie.

5 | RAADSCOMMUNICATIE BRUNSSUM

Uitgangspunten raadscommunicatie 1. De raad communiceert als geheel, partijpolitiek is aan de partijen zelf. 2. Raadscommunicatie vereist een commitment vanuit de gehele raad. Zowel in het onderschrijven van het gehele communicatieplan als in de inzet voor de uitvoering. Toelichting: Rekening houdend met de drukke raadsagenda wordt in het communicatieplan zo min mogelijk beroep gedaan op de tijd van raads- en commissieleden. Voor het bereiken van de doelen van de raad, is echter enige inzet van de raadsleden wel gewenst. Vooral met betrekking tot de doelstelling profileren. 3. Het van belang dat inwoners inzicht krijgen in het besluitvormingsproces zelf en de dilemma’s en spanningen die zich daarbij aan kunnen dienen. 4. Het communicatiebeleid van de gemeenteraad en het communicatiebeleid van de gemeente Brunssum sluiten op elkaar aan en worden op elkaar afgestemd. Toelichting: De communicatie vanuit de raad en het college is met elkaar verbonden. Dit heeft betrekking op de huisstijl, tone-of-voice en inhoud van communicatie. De raad en het college zijn aparte organen die hun eigen communicatie organiseren. Maar het is ook een geheel: de gemeente Brunssum. De gemiddelde inwoner maakt geen onderscheid tussen de raad en het college tijdens het lezen van een bericht. Zij zien de gemeente Brunssum als afzender.

Daarom is het belangrijk om de communicatie van raad en college op elkaar af te stemmen, terwijl het dualisme wel in gedachten gehouden wordt. Een raadscommunicatieadviseur stemt daarom regelmatig af met de communicatieafdeling van de gemeentelijke organisatie. Vooral om te zorgen dat er geen tegenstrijdige berichten de wereld in gaan. Dit is namelijk niet goed voor het imago van de gemeente als geheel. 5. De communicatie vanuit de raad naar de inwoners toe focust op onderwerpen die van belang of interessant zijn voor de inwoners. Toelichting: Alle onderwerpen waarover de raad beslist zijn belangrijk, maar niet allemaal even relevant of interessant voor inwoners. Door hierin een keuze te maken, worden inwoners niet ‘overspoeld’ met informatie. Deze keuze ligt in eerste instantie bij de griffie. Maar hierin worden suggesties vanuit de raads- en commissieleden uiteraard meegenomen. 6. In de communicatie vanuit de raad naar de inwoners ligt de focus op eenvoudige taal. Zo kunnen alle inwoners van de gemeente Brunssum begrijpen waar de raad over praat en besluit. 7. Per onderwerp waarover gecommuniceerd wordt, worden de doelgroepen zo specifiek mogelijk vastgesteld. Zodat de communicatie hierop aangepast kan worden. 8. Het voorliggende beleid is een groeimodel, waarbij gestart zal worden met het opzetten van een eigen website en andere eenvoudige wijzen van communiceren.

Door het inzetten van een medewerker communicatie kan het beleid vervolgens stapsgewijs in de praktijk gebracht worden.

6 | RAADSCOMMUNICATIE BRUNSSUM

Strategie raadscommunicatie De strategie van de raadscommunicatie geeft weer met welk doel de verschillende communicatiekanalen van de gemeenteraad worden ingezet. De doelen en doelgroepen uit de communicatievisie staan hierin centraal. Communicatiekanalen Er zijn verschillende communicatiekanalen voor de gemeenteraad Brunssum waarvan reeds gebruikt gemaakt wordt of die ontwikkeld kunnen worden. De kanalen die ingezet kunnen worden zijn: • • • • •

Social media (Facebook, YouTube) Website van de raad (te ontwikkelen), IBabs Gemeentepublicatie in Hallo Brunssum Persberichten naar de lokale media (zenders, krant) Intranet (ambtelijke organisatie)

Hoe bereiken we wie en met welk doel? Doel/Doelgroep Informeren

Participatie

Profileren raad

Inwoners

Ondernemers

Website raad Website raad Social media Social media Hallo Brunssum Hallo Brunssum

Website raad Social media Publicatie krant

Website raad Social media Publicatie krant

Website raad Website raad Social media Social media Hallo Brunssum

Maatschappelijke organisaties Website raad Social media

(regionale) media Persberichten Website raad

Medewerkers gemeente Intranet

Hallo Brunssum

Website raad Social media Publicatie krant Website raad Social media

7 | RAADSCOMMUNICATIE BRUNSSUM

Intranet

Uitvoeringsplan In dit uitvoeringsplan is de strategie in grote lijnen uitgewerkt. Dit plan geeft per communicatiekanaal aan hoe dit ingezet wordt in de raadscommunicatie. Ook staan hierin toekomstige plannen voor de raadscommunicatie. Bij het inzetten van de verschillende communicatiekanalen, wordt continu de doelgroep in het achterhoofd gehouden. Als de situatie hierom vraagt, wordt bij specifieke onderwerpen een los communicatieplan gemaakt. Hierin is verder uitgewerkt hoe en wanneer welke doelgroep wordt bereikt. Social media Social media zijn tegenwoordig belangrijke communicatiekanalen. Hiermee worden snel veel mensen bereikt. Voor de raad Brunssum zal een Facebook-, YouTube-account opgezet worden. Facebook Facebook leent zich er bij uitstek voor meer uitleg te geven over onderwerpen uit de raad. Daarom wordt Facebook o.a. ingezet voor: • • • • • • •

Aankondigingen van de vergaderingen Uitleg over onderwerpen in de raad Informatie over het inspreken Call-to-action: inwoners kunnen ook langskomen of meepraten Communicatie over informatieavonden Beëdiging nieuwe raadsleden Voorstellen verschillende raadsleden

• • •

Overig nieuws (bijv. geen vergadering) Link delen om vergaderingen en bijeenkomsten te kunnen bekijken Wist je dat… : informatie over hoe de raad werkt.

YouTube Al geruime tijd is het YouTube-account voor de gemeenteraad opgezet. Hier verschijnen beelden van alle vergaderingen van de gemeenteraad en zijn commissies. YouTube kan worden ingezet voor: • Live volgen & terugkijken raads- en commissievergaderingen • Live volgen & terugkijken van informatieavonden • De fractievoorzitters krijgen de gelegenheid om voor de begroting een video te maken. Hierin verwerken ze (een deel of samenvatting van) hun algemene beschouwing. Voor het consequent verzorgen van content voor het YouTube-kanaal zijn momenteel geen uren beschikbaar binnen de griffie. Mocht dit op een later moment wel zo zijn, kan dit kanaal ook ingezet worden voor: • •

Terugblik op informatieavonden Raadsleden lichten hun standpunt m.b.t. bepaalde onderwerpen toe. Een aantal raadsleden/fractievoorzitters van de coalitie en oppositie vermelden hun standpunt in een interview. Een communicatieadviseur zorgt dat dit een geheel wordt en verspreidt het via social media en op de website.

8 | RAADSCOMMUNICATIE BRUNSSUM

Vragen die binnenkomen via social media De raad zal via een Facebookaccount actief communiceren. Via social media komen soms vragen van inwoners binnen. Deze gaan bijvoorbeeld over situaties in de gemeente of over (nationale) ideeën die ze ook voor Brunssum als optie zien. Uit politiek en communicatief oogpunt is het goed als de raadsleden of fracties op die vragen te reageren. Niet alle raadsleden zijn echter even actief op social media en zien daarom de vragen/tips niet altijd. Deze vragen bijvoorbeeld zouden kunnen opgenomen worden in een Dagmail, die na vaststelling van het communicatiebeleid dagelijks naar de raadsleden wordt verstuurd door de griffie. Alle raads- en commissieleden zijn zo op de hoogte van de activiteit op social media. NB. Vragen over de processen van de raad worden beantwoord door de griffie. In bovenstaande gaat het om inhoudelijke vragen. Website De gemeenteraad zal een eigen website opzetten. Deze is te bereiken via een eigen link, maar ook via een link op de website van de gemeente Brunssum. De algemene informatie over de gemeenteraad wordt nu weergegeven op de gemeentelijke website Alle raadsinformatie (vergaderingen, brieven aan de raad etc.) wordt via iBabs op gepubliceerd, met een link hiernaar op de gemeentelijke website.

Ook zijn alle raadsleden op de site te vinden met hun emailadres, zodat inwoners en ondernemers ze makkelijk kunnen bereiken. Op de site is daarnaast informatie te vinden over het vergadersysteem, het inspreken tijdens een vergadering, het terugkijken van een vergadering en het vergaderschema van de raad. Daarnaast worden er artikelen geplaatst op de site. Als content wordt hiervoor gebruikt: • Persberichten die zijn verstuurd • Een begrijpelijke uitleg over de onderwerpen die in de vergadering besproken worden. • Een terugblik op de raadsvergadering, met begrijpelijke uitleg. • Eventuele terugblik op een informatieavond. • Overig nieuws Doorontwikkeling Het is belangrijk dat inwoners en ondernemers van de gemeente Brunssum makkelijk informatie over de raad kunnen vinden op de website. Op dit moment wordt de site continu verbeterd en aangepast, om te zorgen dat de meest relevante informatie makkelijk te vinden is. Hierin is nog winst te behalen. Bij het ontwikkelen van de site is het belangrijk om de gebruikers van de site in gedachten te houden. Met welke reden komen mensen naar de site van de raad? Uit onderzoeken blijkt dat de website van een gemeenteraad vooral gebruikt wordt voor contactgegevens van de raadsleden. Daarom is het belangrijk dat die makkelijk te vinden zijn.

Voorbeelden van verbeteringen die onderzocht of uitgevoerd worden: - Stemgedrag tijdens raadsvergadering per raadslid duidelijk in beeld brengen - Ondertiteling bij video - Overzichtelijk weergeven van de stukken

9 | RAADSCOMMUNICATIE BRUNSSUM

Raadsleden op de site Alle raadsleden hebben een eigen ‘pagina’ op de site. Hier kunnen ze hun social media-accounts delen, maar ook een stukje over zichzelf schrijven. Een communicatieadviseur attendeert de raads- en burgerleden hierop. Gemeentepublicatie in Hallo Brunssum In Hallo Brunssumstaat de Gemeenterubriek, waarvan ook de gemeenteraad een deel vult. Voor de raad wordt hier de eerstvolgende vergadering aangekondigd. Eventuele overige onderwerpen die in de publicatie naar voren kunnen komen zijn: • • • • •

De beëdiging van een raadslid Een onderwerp van de raad wordt nader toegelicht Informatie over inspreken Terugblik op raadsvergadering Informatie over ‘hoe werkt de raad’ (zoals uitleg vergaderstructuur, inspreken, moties en amendementen, proces van besluitvorming, …)

Persberichten Persberichten worden verstuurd als aankondiging van bijzondere vergaderingen. Hiermee wordt een groter aantal inwoners opgeroepen om te komen. Zo kan de raad met hen in gesprek komen over de betreffende onderwerpen. Bij overige vergaderingen wordt geen persbericht verstuurd. De aankondigingen hiervoor staan in de Gemeenterubriek van Hallo Brunssum, op de website en worden gedeeld via de social media van de raad. Overige persberichten worden verstuurd over bijvoorbeeld: • Wijzigingen in het vergaderschema van de raad • Overige onderwerpen • Grote onderwerpen in de raad* * Persberichten over grote onderwerpen binnen de gemeente worden in afstemming met de communicatieafdeling van de organisatie gemaakt. Hierbij wordt afgesproken wie het persbericht oppakt en wordt eventueel samengewerkt. Dit om te zorgen dat er geen dubbele communicatie ontstaat. De gemiddelde inwoner ziet communicatie vanuit de raad en het college namelijk als hetzelfde: een bericht vanuit de gemeente. Intranet Via het intranet houdt de gehele gemeentelijke organisatie elkaar op de hoogte. Vanuit de griffie wordt dit kanaal gebruikt voor: • •

Het delen van belangrijke informatie over de raad Veranderde procedures binnen de raad/griffie

Digitale participatie Flitsenquêtes De raad kan inwoners over bepaalde onderwerpen een enquête voorleggen. Hierin kunnen ze gemakkelijk aangeven wat ze vinden over een onderwerp. Deze enquêtes moeten niet te uitgebreid zijn. Dan is de kans op respons het grootst. Ook is niet aan te raden dit te vaak in te zetten. Inwoners kunnen namelijk ook ‘moe van participeren’ worden. De beslissing om een flitsenquête over een bepaald onderwerp te houden, ligt bij het Presidium.

10 | RAADSCOMMUNICATIE BRUNSSUM

Burgerparticipatie De (digitale) burgerparticipatie is belangrijk voor de gemeenteraad. De griffie kijkt daarom continu naar nieuwe manieren om de inwoners bij het werk van de gemeenteraad te betrekken. Vanuit de gemeentelijke organisatie wordt ook een project opgezet rondom burgerparticipatie. Hierbij zullen de raadsadviseurs ook betrokken worden. Overige mogelijke communicatiemiddelen Infographics & video’s Voor de gemeenteraad kunnen verschillende infographics en video’s ontwikkeld worden. Deze visuele manier van werken zorgt ervoor dat inwoners op een toegankelijke manier actuele (politieke) onderwerpen tot zich kunnen nemen en informatie kunnen opnemen. Infographics vangen de aandacht eerder dan stukken tekst. Het maken van infographics wordt gedaan in samenwerking met de communicatieafdeling van de gemeente, om de huisstijl te bewaken. Daarnaast kunnen er met hetzelfde doel bijvoorbeeld ook video’s gemaakt worden Mogelijke onderwerpen voor de infographics: • Actuele politieke onderwerpen • Vergaderstructuur • Raadsinformatie (amendementen, moties, schriftelijke vragen, etc.) • Wanneer spelen inwoners een rol • Rollen van de raad: vertegenwoordigen van de inwoners, op kaders aangeven wat het college moet uitvoeren, het college controleren De infographics en video’s kunnen worden gedeeld via social media en de website.

Informatiefolder raad De communicatie van de raad is grotendeels online en digitaal gericht. Daarom wordt gekeken naar de optie om informatiefolders te maken over de raad. Deze kunnen verspreid worden in de verschillende wijken. In de folder staat hoe je in contact kunt komen met de raadsleden. Ook wordt uitgelegd wat de taken van de raad en het college zijn en hoe inwoners/ondernemers invloed kunnen uitoefenen. Hierin is overlap met de infographics. Jaaroverzicht raad Er wordt gekeken naar de mogelijkheid van het vormgeven van een jaaroverzicht van de gemeenteraad. In dit jaaroverzicht wordt een beeld geschetst van de werkzaamheden van de raad in het afgelopen jaar. In het jaaroverzicht kan o.a. worden opgenomen wie de raads- en burgerleden zijn, welke wijzigingen in de raad zijn geweest, welke activiteiten de raad heeft ondernomen, hoeveel mensen hebben ingesproken, hoeveel moties zijn ingediend, etc. Hiermee geeft de raad inwoners een kijkje door het afgelopen jaar wat betreft de onderwerpen waar de raad zich mee bezig hield. Dit wordt uitgewerkt in de vorm van een infographic. Dit is makkelijk leesbaar, aantrekkelijk en makkelijk te delen via verschillende communicatiekanalen. Het jaaroverzicht kan voorgelegd worden aan de raadswerkgroep verbinden of het Presidium ter goedkeuring. Daarna kan het ingezet worden als communicatie-uiting.

11 | RAADSCOMMUNICATIE BRUNSSUM

Blogs van raadsleden Om de raadsleden te profileren, kunnen zij blogs schrijven. De onderwerpen van de blogs zijn geheel aan de raadsleden zelf. Zij schrijven zelf. Als dit gewenst is, kan een communicatieadviseur van de raad het stuk redigeren voordat het gepubliceerd wordt. Hiervoor kan een schema gemaakt worden, zodat elk (burger)raadslid een keer aan de beurt is en ook ver van tevoren weet wanneer zijn/haar deadline is. Opties voor het plaatsen van blog zijn: • De website van de gemeenteraad • De onlineversie van Hallo Brunssum • De papieren versie van Hallo Brunssum als ‘advertentie’ Er wordt geïnventariseerd welke raads- en commissieleden interesse hebben in het schrijven van blogs. Daarna wordt gekeken hoe dit het beste vormgegeven kan worden. Gast van de raad Gast van de raad wordt in veel gemeentes aangeboden. Ook in de gemeente Brunssum hebben we dit in het verleden gedaan. Als Gast van de raad kunnen inwoners kennis maken met de gemeente en het werk van de gemeenteraad. Hiervoor kunnen inwoners zichzelf aanmelden. De invulling van het programma kan door de raad bepaald worden. Het wordt aanbevolen om raadsleden een actieve rol te geven. Ook de burgemeester kan hier mogelijk een rol in spelen. Ideeën zijn: • • • • •

Ontvangst voor de raadsvergadering door raadsleden/burgemeester Rondleiding door het gemeentehuis Uitleg over de werking van de raad (door raadslid/burgerlid) Aanschuiven bij de raadsvergadering Achteraf in gesprek met aanwezige raadsleden

Dit vraagt actieve inzet van de raadsleden. Redactieraad Er wordt voorgesteld een redactieraad in het leven te roepen, die samengesteld wordt uit leden van de gemeenteraad. De redactieraad kan op de achterhand meedenken bij het in de praktijk brengen van het beleid. Daarnaast kan de redactieraad voor de medewerker communicatie als klankbord dienen bij problemen en dillema’s waar deze bij het in de praktijk brengen van het beleid mee te maken zal krijgen. Tot slot zal de redactieraad een actieve rol hebben bij de tussentijdse evaluatie van het beleid.

12 | RAADSCOMMUNICATIE BRUNSSUM

Tot slot Dit communicatieplan is ontstaan in de Raadswerkgroep Verbinden. De uitvoering van het communicatieplan ligt bij de griffie en specifiek bij een raadscommunicatieadviseur. Voor het bereiken van de communicatiedoelen en effectieve raadscommunicatie is echter ook inzet vanuit de gehele raad gewenst. In het plan is wel rekening gehouden met de drukke raadsagenda. Daarom wordt zo min mogelijk een beroep gedaan op de tijd van de raads- en commissieleden. In aanvulling op het communicatieplan maakt een raadscommunicatieadviseur elk jaar een korte communicatie-actiepuntenlijst. Daarin staan de focuspunten voor het jaar beschreven. Ook wordt de effectiviteit van de ingezette communicatiemiddelen bijgehouden en regelmatig geëvalueerd. In overleg met de Raadswerkgroep verbinden kan bepaald worden dat bepaalde communicatiemiddelen niet meer worden ingezet. Dit communicatieplan is opgesteld voor het restant van de huidige raadsperiode 2022 - 2026. Voor de nieuwe raadsperiode wordt het huidige plan geëvalueerd en een nieuw communicatieplan ontwikkeld.

13 | RAADSCOMMUNICATIE BRUNSSUM