Raadsvoorstel 70 Aanbevelingen rekeningcommissie jaarstukken 2020.docx

Raadsvoorstel Com. verg. d.d. Registratiekenmerk Gemeentebladnr. Afdeling Behandeld ambt. Bereikbaar onder Behandelvoorstelnr. Vzt. Rekeningcie Onderwerp

: 29 juni 2021 : : 2021/70 : Griffie : Griffier : 045-5278511, peter.peeters@brunssum.nl : : Dhr. J.H.J. Janssen : Aanbevelingen rekeningcommissie

Raadsverg. d.d. Uiterlijke datum

: 6 juli 2021 : 6 juli 2021

Aan de raad, 1. Onderwerp Aanbevelingen rekeningcommissie d.d. 29 juni 2021 ten aanzien van de jaarstukken 2020 2. Uitgangssituatie De rekeningcommissie toetst, met ondersteuning van de door de gemeenteraad aangestelde accountant de rechtmatigheid en doelmatigheid van de door het college aan de gemeenteraad aangeboden jaarstukken 2020. De raad krijgt middels dit raadsvoorstel ter vaststelling een aantal aanbevelingen ten aanzien van de jaarstukken 2020 vanuit de rekeningcommissie voorgelegd. a. Aanleiding De rekeningcommissie onderzoekt de jaarstukken (jaarrekening en het jaarverslag) via welke het college over elk begrotingsjaar aan de raad verantwoording aflegt over het gevoerde financieel beheer en beleid. Ter voorbereiding van de vaststelling van de jaarstukken 2020, die vóór 15 juli 2021 vastgesteld moet zijn, adviseert de rekeningcommissie aan de raad. b. Huidige situatie/ probleemstelling De Rekeningcommissie ondersteunt de gemeenteraad bij zijn uiteindelijke oordeelsvorming wat betreft de jaarstukken van de gemeente. 3. Gewenste situatie (WAT?) a. Wat willen we bereiken? De gemeenteraad heeft het controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2020 op dinsdag 20 april 2021 vastgesteld. Uw raad heeft door middel van dit controleprotocol de kaders vastgesteld waarbinnen de accountantscontrole, onderdeel rechtmatigheid, door de externe accountant dient plaats te vinden.

De constateringen van de accountant zijn op basis van dit controleprotocol gedaan. b. Kaders 1. Eerdere besluitvorming betreft de vaststelling van het controleprotocol 2020 (gemeenteblad 2021/28) 2. Op dinsdag 11 mei jl. heeft er een eerste bijeenkomst van de Rekeningcommissie plaatsgevonden, waarbij alle fracties in de gelegenheid geweest zijn om technische vragen te stellen ten aanzien van de jaarstukken 2020. Voorafgaande daaraan en ook daarna, hebben fractie schriftelijk vragen kunnen stellen en hebben zij schriftelijk antwoorden ontvangen. Tijdens zijn tweede bijeenkomst (29 juni 2021) heeft rekeningcommissie samen met de accountant gesproken over de jaarstukken 2020, inhoudende het jaarverslag, de programmarekening 2020. In deze vergaderingen hebben de

commissieleden vragen gesteld, waarop zij van het college, de ambtelijke organisatie en de accountant antwoorden en toezeggingen hebben gekregen. 3. Het betreft een raadsbevoegdheid. 4. algemene beleidskaders (landelijk/ provinciaal/ lokaal): - Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). - Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado); - De verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Brunssum (controleverordening op grond van artikel 213 van de Gemeentewet); - Het door de Raad vastgestelde controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2020. 5. Het voorstel in de strategische visie/ relatie met programmabegroting en uitvoeringsagenda. Het betreft een advies van de rekeningcommissie ten aanzien van de jaarstukken 2020. 6. Dit voorstel kent geen extra financiële consequenties c. Rapportage Accountant De accountant heeft zijn controle van de jaarrekening 2020 van gemeente Brunssum afgerond en zullen een goedkeurende controleverklaring op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid verstrekken. Dit betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft en er rechtmatig gehandeld is. Afwijkingen en/of onzekerheden zijn binnen de gestelde toleranties van de Raad gebleven.

De begrotingsoverschrijdingen passen binnen het bestaande beleid en worden voldoende gedekt door direct gerelateerde opbrengsten c.q. bijdragen. Deze zijn juist op taakveldniveau toegelicht. Zoals gebruikelijk vraagt de rekeningcommissie de raad om de monitoring van de voortgang rondom de aanbevelingen gedurende het jaar bij de auditcommissie neer te leggen. De aanbevelingen over de rekening van 2019 zijn onder toezicht van de auditcommissie uitgevoerd. Het gerealiseerde resultaat bedraagt in 2020 €4,1 mln. positief (na mutaties reserves). Per saldo heeft gemeente Brunssum €5,8 mln. aan voordelen en €1,7 mln. aan nadelen gerealiseerd. Het positieve resultaat van €4,1 mln. is grotendeels verklaard door de volgende ontwikkelingen: Voordelen - Totaal voordeel van € 2,2 miljoen door de Coronacrisis ten opzichte van de begroting; - Door hogere rijksinkomsten BUIG, minder uitkeringen en minder bijzondere bijstand is er een voordeel van €1,3 miljoen; - Er is een voordeel op het saldo van de overige overheadkosten van (€0,3miljoen) ten opzichte van de begroting; - Voordeel op de WOZL/WSP (€0,5 miljoen); - Restantvoordelen in totaal €1,5 miljoen (zie o.a. overzicht op blz. 13 van de jaarrekening); Nadelen - Op de Grexen is er een incidenteel nadeel van €0,9 miljoen (o.a.

storting in voorziening en kosten doorsteek ’t Ei); - Bij de personeelskosten is er in 2020 een nadeel van €0,3 miljoen. Hierin zitten de salarissen, externe inhuur en overige personeelskosten; - Nadeel van €0,2 miljoen ten gevolge van een lagere Algemene Uitkering; - Om het door de raad vastgestelde kwaliteitsniveau (CROW-B) te behalen zijn meer rondes inzake onkruidbestrijding verhardingen gemaakt en dit veroorzaakt een nadeel van €0,1 miljoen; - Restantnadelen van in totaal €0,2 miljoen.

Exploitatieresultaat (in € 1.000) Gerealiseerd totaal aan baten: €104.546 Gerealiseerd totaal aan lasten: €104.131 Saldo totale baten en lasten:

€415

Toevoegingen reserves: Onttrekkingen reserves: Mutatie reserves:

€3.731

€5.170

€8.901

Gerealiseerd resultaat na bestemming 2020

€4.146651

Incidentele posten Het gerealiseerd resultaat 2019 van €2.651.000 kan als volgt uitgesplitst worden: Het gerealiseerde resultaat van €4.146.000 is voornamelijk veroorzaakt door de ontwikkelingen, zoals hiervoor beschreven. Over 2020 is er sprake van een negatieve structurele exploitatieruimte van 0,2%. Gemeente Brunssum heeft de incidentele baten en lasten op juiste wijze in de jaarrekening toegelicht. Resultaat sociaal domein Het resultaat in het Sociaal Domein (conform Programma 3: saldi taakvelden 6.3 t/m 6.82) bedraagt ongeveer €3,2 mln. (positief ten opzichte van begroting). Het resultaat is voldoende verklaard door de volgende ontwikkelingen: - Taakveld 6.3: per saldo een voordeel van €1.689.000, veroorzaakt door een niet geraamde uitstroom van uitkeringsgerechtigden (0,9%) voor €698.000 en meer uitkering BUIG gelden voor in totaal van €422.000. Voor overige verklaringen verwijzen we naar blz. 40 van de jaarstukken; - Taakveld 6.4: per saldo een voordeel van €798.000 door lager uitgevallen bijdrage aan GR WSP van €414.000 en lagere lasten re-integratiebudget ISDBOL door de Coronacrisis van €120.000. Voor overige verklaringen verwijzen we naar blz.

42 van de jaarstukken; - Taakveld 6.71: per saldo een voordeel van €321.000 door lagere WMO –lasten als gevolg van minder verstrekte zorg in de Coronacrisis; - Taakveld 6.72: het totaal voordeel van €183.000 is mede veroorzaakt door een overschrijding op ambulante Jeugdhulp van €283.000 (als gevolg van duurdere tarieven en nagekomen zorgnota's uit voorgaande jaren), alsmede een onderschrijding op specialistische jeugdhulp, jeugdzorg plus en jeugdbescherming van €358.000. Voor overige verklaringen verwijzen we naar blz. 51 van de jaarstukken. Gemeente Brunssum verwacht geen verdere tekorten in het Sociaal Domein over de komende 4 jaar. Per saldo is onder de streep het Sociaal domein budgettair neutraal in de meerjarenbegroting opgenomen. Mede door externe invloeden buiten de gemeente en macro-economische ontwikkelingen, zoals de herverdeling gemeentefonds en wijziging woonplaatsbeginsel vanaf 1 januari 2022, kunnen de resultaten in het Sociaal Domein in toekomstige jaren fluctueren. Deze ontwikkelingen zijn vooralsnog onzeker. Daarom verdient het aanbeveling actuele inzichten in het Sociaal Domein tijdig in de meerjarenbegroting te verwerken. Weerstandsvermogen & financiële positie Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per jaareinde 2020 €55,8 miljoen en is gestegen met € 0,4 miljoen ten opzichte van 2019 (0,8%).

De continuïteit is voldoende gewaarborgd. De solvabiliteitsratio ligt op het niveau van 64% en is als goed aan te merken. De ratio van het weerstandsvermogen is bepaald op 2,42 en is derhalve uitstekend.

Overige kengetallen, afgezet tegen normen in de gemeentesector, tonen de volgende ontwikkelingen: - Er is een positieve structurele exploitatieruimte (0,9%) om extra lasten of tekorten binnen de huidige budgetten op te vangen; - Er is sprake van een lage schuldquote ten opzichte van het eigen vermogen teneinde schulden te kunnen aflossen; - De ratio grondexploitatie geeft weer hoe de boekwaarde van de grond zich verhoudt tot de totale (geraamde) baten. De boekwaarde van de voorraden grond is van belang, omdat deze waarde moet worden terugverdiend bij de verkoop. De ratio grondexploitatie voor 2020 is voor de gemeente Brunssum 5,5% (<20% volgens VNG -norm; minst risicovol). Kort samengevat vertonen alle kengetallen in combinatie een gunstige ontwikkeling. d. Controlebevindingen en adviespunten Sociaal domein In de controle op het Sociaal Domein heeft de accountant geen fouten vastgesteld. De basisregistraties van gemeente Brunssum waarborgen in voldoende mate de betrouwbaarheid van de zorglasten. Mede door externe invloeden hebben we slechts onzekerheden geconstateerd. De onzekerheid voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid in het Sociaal Domein bedraagt € 131.120. Onzekerheid inzake prestatielevering persoonsgebonden budgetten (pgb-gelden) is een gevolg van een onderuitnutting van 11% ten opzichte van het budget.

Dit betekent dat meerdere pgb -houders hun budget in 2020 niet volledig hebben benut. Doordat de eindafrekening van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) pas in juli na afloop van het boekjaar volgt, is het mogelijk dat pgb-houders alsnog een einddeclaratie indienen. Hierbij kan de prestatielevering van de zorg op controledatum niet meer getoetst worden. Europese aanbestedingen In het kader van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen heeft de accountant gedurende de controle voor een totaal van € 689.000 aan onrechtmatigheden van Europese aanbestedingen van diensten vastgesteld. Het bedrag van € 689.000 bestaat geheel uit fouten. De overschrijdingen zijn veroorzaakt door het niet tijdig opstarten van Europese aanbestedingsprocedures bij verlengingen van (oude) contracten voor schoonmaak gebouwen, groenonderhoud en onderhoud zwembaden. De accountant heeft in zijn accountantsverslag in het kader van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen voor een totaal aan € 689.000,- aan onrechtmatigheden vastgesteld. De fouten zijn ontstaan door het niet tijdig opstarten van Europese aanbestedingsprocedures bij verlengingen van (oude) contracten voor schoonmaak gebouwen, groenonderhoud en onderhoud zwembaden. Uiteraard erkent het college deze fouten.

Zoals ook besproken in de rekeningcommissie, wordt er een verbeterplan opgesteld en uitgevoerd, ter voorkoming van dit soort fouten in de toekomst. Het college vindt het wel van belang om de context te schetsen van de door de accountant geconstateerde fouten inzake opdrachten aan een bedrijf dat voornamelijk werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt inzet. Van het totaal aan onrechtmatigheden is € 261.000,- hierdoor veroorzaakt. Voor opdrachten voor dit type bedrijven geldt de procedure sociale en specifieke diensten (voorheen bekend als 2B-diensten). Wat betekent dat ze enkelvoudig mogen worden aanbesteed. Probleem is echter dat bij de oudere opdrachten in de formulering onvoldoende duidelijk gemaakt is dat het sociale en specifieke diensten betreft. Wat het de facto dus wel zijn. Daar is ook geen discussie over met de accountant. Maar door deze formuleringsfout mogen ze formeel niet als 2B dienst beoordeeld worden. Uiteraard zullen we dit zo snel mogelijk herstellen.

De accountant adviseert de gemeente Brunssum de inkoop -en aanbestedingsprocedures verder aan te scherpen door: - Oude contracten te herzien en nieuwe contracten overeen te komen; - Tijdig te bewaken dat verlengingen niet tot overschrijdingen van de Europe drempelbedragen voor diensten leiden. Grondexploitaties Op basis van onze werkzaamheden en verkregen controle-informatie heeft de accountant vastgesteld dat de waardering van de grondexploitaties voldoende onderbouwd is en de gehanteerde uitgangspunten voor de schattingen aannemelijk en consistent toegepast zijn. De verliesvoorziening op de betreffende grondexploitaties is conform BBV bepaald. Gemeente Brunssum heeft in 2020 geen tussentijdse winstneming verantwoord. Door de grondverkopen bij grondexploitatie Treebeek van € 200.000 heeft de accountant een tussentijdse winstneming van €72.655 berekend. De afwijking heeft de accountant als fout aangemerkt. Masterplan Treebeek is een winstgevende grondexploitatie zonder project specifieke risico's op termijn. De gemeente zal de grondopbrengsten gerelateerd aan de appartementen in 2021 bij Wonen Zuid in rekening brengen. De tussentijdse winstneming is niet meer in de jaarstukken van 2020 aangepast.

Begrotingsoverschrijdingen en -onderschrijdingen In het kader van begrotingsrechtmatigheid heeft de accountant alle lastenoverschrijdingen en begrotings-onderschrijdingen (op productniveau) groter dan € 50.000 beoordeeld. Lastenoverschrijdingen en begrotingsonderschrijdingen zijn onrechtmatig volgens de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV (oktober 2018) en tellen niet mee in het rechtmatigheidsoordeel wanneer: a). De lastenoverschrijdingen binnen het bestaand beleid van de Raad passen; b). Direct gerelateerde opbrengsten tegenover de lastenoverschrijdingen staan; c). De lastenoverschrijdingen bij open einde (subsidie)regelingen plaats hebben gevonden. De accountant heeft geen afwijkingen op het gebied van begrotingsrechtmatigheid vastgesteld. Bevindingen interne beheersing Op basis van de tussentijdse controle heeft de accountant de opzet en bestaan van alle belangrijke processen en beheersmaatregelen binnen de gemeente Brunssum vastgesteld, voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Naar het professioneel-kritisch oordeel van de accountant is gebleken dat de gemeente Brunssum in de basis aan de te stellen eisen van interne beheersing voldoet, behoudens enkele aandachtsgebieden.

Mogelijke verbeterpunten op het gebied van de interne beheersing en bedrijfsvoering zijn besproken met de gemeentesecretaris en vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie. Ten behoeve van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie heeft de accountant deze bevindingen in zijn managementletter d.d. 26 januari 2021 gerapporteerd. Bevindingen automatiseringsomgeving Vanuit wet- en regelgeving is het vereist dat de accountant over de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking rapporteert. Ten behoeve van de ambtelijke organisatie zijn de bevindingen van de accountant reeds in de managementletter van d.d. 26 januari 2021 opgenomen. Uit de tussentijdse controle heeft de accountant de opzet en bestaan van de general controls van de automatiseringsomgeving ter waarborg van de betrouwbaarheid van het lijstwerk vastgesteld. Verder heeft hij geconstateerd dat gemeente Brunssum zich positief onderscheidt op het gebied van de beschikbaarheid en informatiebeveiliging van de ICT-infrastructuur ten opzichte van andere gemeenten. Gemeente Brunssum neemt de juiste stappen om op termijn volledig aan de BIO -

standaarden en AVG - richtlijnen te voldoen. Ze hebben meerdere aanbevelingen aan de ambtelijke organisatie gerapporteerd. De aanbevelingen van de accountant vinden hun weerslag in: - De naleving van de standaarden Informatiebeveiliging Rijksoverheid (Baseline Informatiebeveiliging Overheid: BIO) en AVG; - Toetsing van de ICT-dienstverlening Parkstad-IT op gebied van systeembeheer; - Verbetering van de ongestructureerde data op het netwerk van de gemeente (waaronder de implementatie van het zaaksysteem Djuma). Wellicht ten overvloede wil de accountant benadrukken dat onze bevindingen in het kader van de accountantscontrole een meer generiek karakter hebben. Uitbesteding nieuwe processen (COVID-19) De afgelopen controleperiode heeft de accountant in de gemeentesector geconstateerd dat de invoering van meerdere steunregelingen druk op de inrichting en uitvoering van de onderliggende processen heeft gezet. De regelgeving en het M&O-beleid van gemeenten liepen structureel achter bij de uitvoering. De (door)ontwikkeling van beleid naar uitvoering en vice versa was over 2020 onvoldoende zichtbaar, ook bij GR SZMH (lees: gemeente Maastricht) ten behoeve van de uitvoering van de Tozo-regeling van gemeente Brunssum.

Hiermee dient GR SZMH nog de volgende verbeteringen door te voeren: - De afhandeling van de IB -signalen van de Tozo-regeling; - Waarderingssystematiek van terugvorderingen Tozo -regelingen; - Coulancebeleid van terugvorderingen. Als deelnemende gemeente heeft gemeente Brunssum een faciliterende taak om de rechtmatigheid van beleidsmatige beslissingen van verbonden partijen te blijven bewaken. Landelijk gezien hebben meerdere (overheids)organisaties pas later in 2020 IB - signalen aan gemeenten verstrekt teneinde de rechtmatigheid van de verstrekte Tozo - uitkeringen te kunnen controleren. Zoals meerdere gemeenten heeft GR SZMH de afhandeling van de IB -signalen geprioriteerd na 15 juli 2021. Over de opvolging van de IB -signalen over 2020 zullen we in ons accountantsverslag van 2021 rapporteren. 4. Bijlagen Het verslag van de Accountant

Raadsbesluit Gemeentebladnummer: 2021/70 Afdeling

: Griffie

Registratiekenmerk

:

De Raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer; Gelezen het voorstel van de rekeningcommissie d.d. 29 juni 2021, Gelet op het bepaalde in - Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). - Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado); - De verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Brunssum (controleverordening op grond van artikel 213 van de Gemeentewet); - Het door de Raad vastgestelde controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2020. Besluit: De volgende aanbevelingen vast te stellen: Europese aanbestedingen -

Oude contracten te herzien en nieuwe contracten overeen te komen; Tijdig te bewaken dat verlengingen niet tot overschrijdingen van de Europe drempelbedragen voor diensten leiden. Stel een duidelijk verbeterplan op ten aanzien van de (Europese) aanbestedingen en hierover in de Auditcommissie te rapporteren.

Bevindingen automatiseringsomgeving -

De naleving van de standaarden Informatiebeveiliging Rijksoverheid (Baseline Informatiebeveiliging Overheid: BIO) en AVG; Toetsing van de ICT-dienstverlening Parkstad-IT op gebied van systeembeheer; Verbetering van de ongestructureerde data op het netwerk van de gemeente (waaronder de implementatie van het zaaksysteem Djuma).

Uitbesteding nieuwe processen (COVID-19) -

De afhandeling van de IB -signalen van de Tozo-regeling; Waarderingssystematiek van terugvorderingen Tozo -regelingen; Coulancebeleid van terugvorderingen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van De Raad voornoemd,

Voorzitter

griffier