Raadsvoorstel 66-2024 Initiatiefvoorstel Mandaatregeling Gemeenteraad Brunssum 2025

Raadsvoorstel Registratiekenmerk Gemeentebladnr. Afdeling opsteller Bereikbaar onder Portefeuillehouder Raadsvergadering d.d. Uiterlijke datum

: 202435755 : 2024/66 : Griffie : danny.jutten@brunssum.nl :: 28 januari 2025 : Niet van toepassing

Aan de raad, 1. Onderwerp Initiatiefvoorstel Mandaatregeling Gemeenteraad Brunssum 2025 2. Aanleiding De bestuursorganen van de gemeente Brunssum (de burgemeester, college van B&W en de gemeenteraad) hebben ieder afzonderlijk van elkaar wettelijke bevoegdheden. In sommige gevallen worden deze bevoegdheden gemandateerd aan een ambtenaar. Hoewel er al diverse bevoegdheden waren gemandateerd aan de griffie was er tot op heden nog niet een totaal overzicht van alle gemandateerde bevoegdheden. Deze regeling voorziet daarin. Het gaat om bevoegdheden die vanuit de raad, werkgeverscommissie, college en burgemeester worden gemandateerd aan de medewerkers van de griffie. Een mandaatregeling draagt bij aan een efficiënte afhandeling van administratieve en juridische procedures. 3. Gewenste situatie De mandaatregeling beoogt administratieve en juridische procedures doelmatiger te maken. Bovendien wordt met deze mandaatregeling geregeld dat reguliere werkzaamheden van de griffie ook voorzien zijn van een juridisch kader waarin de bevoegdheden zijn geregeld. Alhoewel sommige bevoegdheden reeds vastgelegd zijn in (bijvoorbeeld) de instructies griffier of het Reglement van orde, is het vanuit het oogpunt overzichtelijkheid wenselijk om de bevoegdheden centraal in deze mandaatregeling vast te leggen. 4.

Argumenten Algemene mandaten De griffie communiceert veel intern met de ambtelijke organisatie en extern met bijvoorbeeld burgers en maatschappelijke organisaties. De ‘instructies griffier’ beschrijven de taken en bevoegdheden van respectievelijk de griffier en het griffiepersoneel. Nu er een mandaatregeling aan de raad ter vaststelling wordt aangeboden, is het goed om de mandaten van de griffier en het griffiepersoneel expliciet en in één overzichtelijk document te regelen. Denk daarbij aan correspondentie die uitsluitend mededelingen, inlichtingen of feitelijke informatie bevat of informatie ten aanzien van het besluitvormingsproces van de raad. Ook stuurt de griffie regelmatig ontvangstbevestigingen naar burgers die de raad een brief hebben gestuurd. Het betreft in deze gevallen procedurele communicatie. Algemene wet bestuursrecht en Wet open overheid De meeste juridische procedures, zoals bezwaarschriftprocedures of verzoeken op grond van de Wet open overheid worden ingediend bij het college van B&W en worden ook door het college van B&W afgehandeld. Op grond van artikel 160 Gemeentewet is het college bevoegd bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij de raad, voor zover het de raad aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist.

Ondanks deze wettelijke bevoegdheid van het college, zal bijvoorbeeld een beslissing op een ingediend bezwaarschrift of de beslissing op een ingediend Woo-verzoek genomen moeten worden door de gemeenteraad in gevallen dat het de bevoegdheid van de raad raakt. Vanwege de vergaderfrequentie van de raad kan het halen van wettelijke termijnen

moeilijk of zelfs onmogelijk zijn. Om de afhandeling van dergelijke procedures te bespoedigen wordt voorgesteld om in specifieke gevallen deze bevoegdheden van de raad te mandateren. Verrichten van privaatrechtelijke handelingen De regeling ziet ook op het kunnen verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 160 lid 1 onder e Gemeentewet). Voorbeelden van privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn: • • • •

aangaan van contracten, bijvoorbeeld voor externe sprekers, trainingen; opzegging of het aangaan van detacheringsovereenkomst personeel/externe inhuur; zaalhuur; aangaan van het contract met accountant;

Werkgeverstaken raad De gemeenteraad heeft de rol van werkgever ten aanzien van de griffier en het griffiepersoneel. De gemeenteraad is bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Voor de praktische en dagelijkse uitvoering van de werkgeverstaak is een werkgeverscommissie ingesteld. Deze commissie oefent het werkgeverschap namens de raad uit en dit is reeds geregeld de verordening werkgeverscommissie raadsgriffie, maar is ook hier ten behoeve van volledigheid opgenomen. 5. Kanttekeningen Mandaatregeling is niet wettelijk verplicht De gemeenteraad kan besluiten geen mandaatregeling vast te stellen. In dat geval zullen privaatrechtelijke rechtshandelingen verricht moeten worden onder verantwoordelijkheid van het college (en dus niet door de griffie), hetgeen vanuit duaal oogpunt als onwenselijk wordt gezien. Daarnaast kan dit leiden tot termijnoverschrijdingen ten aanzien van het nemen van bepaalde besluiten gezien de vergaderfrequentie van de raad (denk bijvoorbeeld aan Wob/Woo verzoeken waar een beslistermijn geldt). Budget leidend bij verrichten van privaatrechtelijke handelingen Het geven van een mandaat aan de griffie betekent niet dat de griffie niet gehouden is aan bepaalde (financiële) kaders. Voor het aangaan van contracten of het verlenen van andere opdrachten, moet de gemeenteraad budget beschikbaar hebben gesteld.

Bovendien stemt de griffier ook periodiek af over de besteding van de beschikbare raads- en griffiemiddelen en inventariseert hij de (financiële) wensen van de raad. Aanpassing blijft mogelijk Van een verleend mandaat hoeft geen gebruik te worden gemaakt. De raad blijft bevoegd om zelf een besluit te nemen en de griffiemedewerkers hoeven van een mandaat geen gebruik te maken. Daarnaast kan de regeling worden aangepast indien in de praktijk blijkt dat aanpassingen/toevoegingen of wijzigingen wenselijk zijn. Bijlagen: • Mandaatregeling Gemeenteraad Brunssum 2025 Namens de werkgeverscommissie , Dhr. J.H.J. Janssen Raadslid en voorzitter werkgeverscommissie

Raadsbesluit Gemeentebladnr. Afdeling Registratiekenmerk

: 2024/66 : Griffie : 202435755

De raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2024/66; gelezen het initiatiefvoorstel van de werkgeverscommissie Besluit: 1. De mandaatregeling gemeenteraad Brunssum 2025 vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 28 januari 2025,

De Raad voornoemd,

Voorzitter

Griffier