Raadsvoorstel 61 Aanbevelingen rekeningcommissie.docx

Raadsvoorstel Com. verg. d.d. Registratiekenmerk Gemeentebladnr. Afdeling Behandeld ambt. Bereikbaar onder Behandelvoorstelnr.

: 9 juni 2020 : : 2020/61 : Griffie : Griffier : 045-5278511, peter.peeters@brunssum.nl :

Vzt. Rekeningcie Onderwerp

: Dhr. J.H.J. Janssen : Aanbevelingen rekeningcommissie

Raadsverg. d.d. Uiterlijke datum

: 30 juni 2020 : 30 juni 2020

Aan de raad, 1. Onderwerp Aanbevelingen rekeningcommissie d.d. 9 juni 2020 ten aanzien van de jaarstukken 2019 2. Uitgangssituatie De rekeningcommissie toetst, met ondersteuning van de door de gemeenteraad aangestelde accountant de rechtmatigheid en doelmatigheid van de door het college aan de gemeenteraad aangeboden jaarstukken 2019. De raad krijgt middels dit raadsvoorstel ter vaststelling een aantal aanbevelingen ten aanzien van de jaarstukken 2019 vanuit de rekeningcommissie voorgelegd. a. Aanleiding De rekeningcommissie onderzoekt de jaarstukken (jaarrekening en het jaarverslag) via welke het college over elk begrotingsjaar aan de raad verantwoording aflegt over het gevoerde financieel beheer en beleid. Ter voorbereiding van de vaststelling van de jaarstukken 2019, die vóór 15 juli 2020 vastgesteld moet zijn, adviseert de rekeningcommissie aan de raad en deelt aan de raad. b. Huidige situatie/ probleemstelling De Rekeningcommissie ondersteunt de gemeenteraad bij zijn uiteindelijke oordeelsvorming wat betreft de jaarstukken van de gemeente. 3. Gewenste situatie (WAT?) a. Wat willen we bereiken? De gemeenteraad heeft het controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2019 op 3 maart 2020 vastgesteld.

Uw raad heeft door middel van dit controleprotocol de kaders vastgesteld waarbinnen de accountantscontrole, onderdeel rechtmatigheid, door de externe accountant dient plaats te vinden. De constateringen van de accountant zijn op basis van dit controleprotocol gedaan. De accountant heeft zijn controle van de jaarrekening 2019 van gemeente Brunssum afgerond en zal een goedkeurende controleverklaring op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid verstrekken. Dit betekent dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft en er rechtmatig gehandeld is. Afwijkingen en/of onzekerheden zijn binnen de gestelde toleranties van de Raad gebleven. De begrotingsoverschrijdingen passen binnen het bestaande beleid en worden voldoende gedekt door direct gerelateerde opbrengsten c.q. bijdragen. Deze zijn juist op taakveldniveau toegelicht.

Zoals gebruikelijk vraagt de rekeningcommissie de raad om de monitoring van de voortgang rondom de aanbevelingen gedurende het jaar bij de auditcommissie neer te leggen. De aanbevelingen over de rekening van 2018 zijn onder toezicht van de auditcommissie uitgevoerd. b. Kaders 1. Eerdere besluitvorming betreft de vaststelling van het controleprotocol 2019 2. Op woensdag 13 mei jl. heeft er een informatieavond plaatsgevonden, waarbij alle fracties in de gelegenheid geweest zijn om technische vragen te stellen ten aanzien van de jaarstukken 2019. Voorafgaande daaraan en ook daarna, hebben fractie schriftelijk vragen kunnen stellen en hebben zij schriftelijk antwoorden ontvangen. De rekeningcommissie (9 juni 2020) heeft in zijn vergaderingen gesproken over de jaarstukken 2019, inhoudende het jaarverslag, de programmarekening 2019. In deze vergaderingen hebben de commissieleden vragen gesteld, waarop zij van het college, de ambtelijke organisatie en de accountant antwoorden en toezeggingen hebben gekregen. 3. Het betreft een raadsbevoegdheid. 4. algemene beleidskaders (landelijk/ provinciaal/ lokaal): - Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

- Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado); - De verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Brunssum (controleverordening op grond van artikel 213 van de Gemeentewet); - Het door de Raad vastgestelde controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2019. 5. Het voorstel in de strategische visie/ relatie met programmabegroting en uitvoeringsagenda. Het betreft een advies van de rekeningcommissie ten aanzien van de jaarstukken 2019. 6. Dit voorstel kent geen extra financiële consequenties c. Rapportage Accountant Het gerealiseerde resultaat bedraagt in 2019 € 2,7 mln. positief (na mutaties reserves). Per saldo heeft gemeente Brunssum €5,6 mln. aan voordelen en € 2,9 mln. aan nadelen gerealiseerd. Het positieve resultaat van € 2,7 mln. is grotendeels verklaard door de volgende ontwikkelingen: - Duurzame uitstroom van uitkeringsgerechtigden en andere verdelingssystematiek voor de BUIG van € 0,7 mln.; - Voordeel op de WOZL van € 0,7 mln.; - Incidenteel nadeel in de grondexploitaties van € 0,6 mln. door een hogere dotatie aan de verliesvoorziening van Doorsteek ’t Ei betrekking; - In december 2019 is € 2,0 mln.

aan Provincie Limburg betaald voor financiële afwikkeling van de Buitenring Parkstad; Exploitatieresultaat (in € 1.000) Gerealiseerd totaal aan baten: Gerealiseerd totaal aan lasten: Saldo totale baten en lasten:

€ 92.664 € 97.046 -/- € 4.382

Onttrekkingen reserves: Toevoegingen reserves: Mutatie reserves:

€ 37.047 € 30.014 -/-€ 7.033

Gerealiseerd resultaat na bestemming 2019

€ 2.651

Incidentele posten Het gerealiseerd resultaat 2019 van €2.651.000 kan als volgt uitgesplitst worden:

(in € 1.000) Bedrag Totaal structureel €5.469 (V) Totaal incidenteel €2.818 (N) Resultaat na bestemming 2019 €2.651 (V) Het gerealiseerde resultaat van €2.651.000 ten opzicht van de vastgestelde begroting is voornamelijk veroorzaakt door de ontwikkelingen, zoals hiervoor beschreven. (n.a.v. toelichting gegeven tijdens rekeningcommissie geschrapt) Over 2019 is er echter sprake van een negatieve structurele exploitatieruimte van 0,9%. Gemeente Brunssum heeft de incidentele baten en lasten op juiste wijze in de jaarrekening toegelicht. d. Aanbevelingen Europese aanbestedingen In het kader van de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen is er gedurende de controle voor een totaal van €77.294 aan onrechtmatigheden van Europese aanbestedingen van diensten vastgesteld. Het bedrag van €77.294 bestaat geheel uit fouten. De overschrijdingen zijn veroorzaakt door het niet tijdig opstarten van Europese aanbestedingsprocedures bij verlengingen van (oude) contracten voor groenonderhoud en onderhoud zwembaden. Derhalve wordt geadviseerd de inkoop -en aanbestedingsprocedures verder aan te scherpen door: - oude contracten te herzien en nieuwe contracten overeen te komen; - tijdig te bewaken dat verlengingen niet tot overschrijdingen van de Europe drempelbedragen voor diensten leiden; - de kwaliteit van de spendanalyse te optimaliseren.

Een spendanalyse levert managementinformatie, waarmee een organisatie het inkoopbeleid kan toetsen en verbeteren Onderhoudsvoorziening gemeentelijke gebouwen Gedurende de balanscontrole heeft de accountant een verwachte overdekking van €255.000 in de egalisatievoorziening voor onderhoud van gemeentelijke gebouwen t/m het jaar 2022 opgemerkt. Conform het BBV is het toegestaan om de overdekking in latere jaren in te halen. De overdekking is veroorzaakt door de toevoeging van de verkoopsommen van panden in de onderhoudsvoorziening van €319.000 in 2018. De accountant adviseert om de structurele toevoeging aan de egalisatievoorziening te verlagen. Dit is in de begroting 2020 e.v. al als ombuiging opgenomen doordat de toevoeging structureel met € 100.000,- verlaagd is (pagina 9, ombuiging 9 begroting 2020). Automatiseringsomgeving Uit de tussentijdse controle is de opzet en het bestaan van de general controls van de automatiseringsomgeving ter waarborg van de betrouwbaarheid van het lijstwerk vastgesteld. Verder heeft de accountant geconstateerd dat de beschikbaarheid en informatiebeveiliging van de ICT-infrastructuur nog niet op het gewenste kwaliteitsniveau is.

Derhalve worden de volgende aanbevelingen gedaan: - de naleving van de standaarden Informatiebeveiliging Rijksoverheid (Baseline Informatiebeveiliging Overheid: BIO) en AVG; - toetsing van de ICT-dienstverlening Parkstad-IT op gebied van systeembeheer; en - verbetering van de ongestructureerde data op het netwerk van de gemeente. 4. Bijlagen Het verslag van de Accountant

Raadsbesluit Gemeentebladnummer: 2020/61 Afdeling

: Griffie

Registratiekenmerk

:

De Raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer; gelezen het voorstel van de rekeningcommissie d.d. 9 juni 2020, gelet op het bepaalde in - Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV). - Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado); - De verordening controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Brunssum (controleverordening op grond van artikel 213 van de Gemeentewet); - Het door de Raad vastgestelde controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2019. Besluit: 1. De volgende aanbevelingen vast te stellen: Ten aanzien van Europese aanbestedingen - oude contracten te herzien en nieuwe contracten overeen te komen; - tijdig te bewaken dat verlengingen niet tot overschrijdingen van de Europe drempelbedragen voor diensten leiden; - de kwaliteit van de spendanalyse te optimaliseren. Ten aanzien van de automatiseringsomgeving - de naleving van de standaarden Informatiebeveiliging Rijksoverheid (Baseline Informatiebeveiliging Overheid: BIO) en AVG; - toetsing van de ICT-dienstverlening Parkstad-IT op gebied van systeembeheer; en - verbetering van de ongestructureerde data op het netwerk van de gemeente. 2. Het college opdracht te geven om deze aanbevelingen uit te voeren 3. De auditcommissie op te dragen de uitvoering van deze aanbevelingen te monitoren

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

De Raad voornoemd,

Voorzitter

griffier