Raadsvoorstel 45 (bijlage) vergaderstukken vergadering Dagelijks Bestuur Het Gegevenshuis 17 december 2020.pdf
Tekst van het document
Agenda vergadering Dagelijks Bestuur 17 december 2020 om 13:00 uur Via Teams
1.
Opening van de vergadering
2.
Verslag vergadering d.d. 7 oktober 2020 (bijgevoegd)
3.
Besluitenlijst en actiepuntenlijst (bijgevoegd)
4.
Ingekomen stukken (brief provincie en rapportage archiefbeheer)
5.
Antwoordbrief vraag gemeente Brunssum in AB (bijgevoegd)
6.
Begroting Parkstad IT in relatie tot voornemen toetreding (mondeling)
7.
Financiële tegenvallers in 2021: bijdrage Parkstad IT, huisvesting/faciliteiten, licentiekosten GIS-viewer (mondeling)
8.
Nieuw werkplekconcept (mondeling)
9.
Acquisitie (mondeling)
10.
Rondvraag
Verslag vergadering Dagelijks Bestuur d.d. 7 oktober 2020 Aanwezig:
R. Vlecken, R. de Boer, I. Vromen en S. Leenen
Afwezig:
C. de Rijck (heeft na sluiting ingelogd)
Agendapunt 1: Opening van de vergadering De voorzitter opent de vergadering die via Teams wordt gehouden. Agendapunt 2: Verslag vergadering d.d. 10 september 2020 Het verslag geeft geen aanleiding tot tekstuele of inhoudelijke opmerkingen en wordt ongewijzigd vastgesteld. Agendapunt 3: Besluitenlijst en actiepuntenlijst De besluitenlijst en actiepuntenlijst geven geen aanleiding tot het maken van opmerkingen. Agendapunt 4: Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. Agendapunt 5: Voorstel AB inzake aanwijzing accountant Desgevraagd licht de portefeuillehouder toe dat het DB akkoord is gegaan met het programma van eisen, dat op die basis een aanbesteding heeft plaatsgevonden met het resultaat zoals het nu verwoord is in het voorstel. Het DB besluit akkoord te gaan met het voorstel aan het AB inzake de aanwijzing van de accountant. Agendapunt 6: Voorstel inzake aanwenden reserve ICT t.b.v. landmeetapparatuur Er is geen behoefte aan nadere toelichting; de mantel spreekt voor zich. Het DB besluit akkoord te gaan met het voorstel aan het AB inzake de aanwending van de ICT-reserve ten behoeve van landbouwapparatuur Agendapunt 7: Regeling verstrekking dienstkleding en beschermmiddelen Geconstateerd wordt dat deze regeling het formaliseren is van de feitelijke praktijk van verstrekkingen. Er is geen behoefte tot nadere toelichting.
Het DB besluit tot vaststelling van de Regeling verstrekking dienstkleding en beschermmiddelen
1
Agendapunt 8: Toetreding tot Parkstad IT Desgevraagd geeft de secretaris nog een korte toelichting dat het hierbij gaat om het formaliseren van de feitelijke situatie en het zorgen voor een correcte juridische grondslag. De gemaakte opmerkingen in de vorige DB-vergadering zijn meegenomen in het voorstel onder voorwaarden tot toetreding. De portefeuillehouder merkt op dat inhoudelijk de formulering van de eerste voorwaarde wellicht zodanig is omschreven, dat dit in het proces bij PIT tot belemmering kan leiden omdat het niet concreet genoeg is (hanteren van de compensatieregeling in meerjarenperspectief). Hij pleit voor een formulering zoals deze ook bij de gemeente Simpelveld is gehanteerd: toetreding vindt plaats onder voorwaarde dat de kosten de eerste drie jaren niet zullen stijgen behalve wanneer meer producten en diensten worden afgenomen. Verder zou de voorwaarde met betrekking tot een nieuwe juridische grondslag behalve de governance tevens opgenomen kunnen worden dat een uittredingsregeling wordt opgenomen. Voor wat het proces zou er eigenlijk voor besluitvorming door het AB een toezegging van PIT voorhanden moeten zijn dat zij akkoord zijn met de gestelde voorwaarden. Verder dient vooraf hierover met de bestuurder van de gemeente Heerlen, portefeuillehouder van PIT en tevens lid van het AB van Het Gegevenshuis, van gedachte te worden gewisseld.
De secretaris geeft aan dat toezegging voor besluitvorming door het AB praktisch lastig haalbaar zal zijn. De voorzitter stelt voor om eventueel een besluit met ontbindende voorwaarden te laten nemen. Afgesproken wordt: De secretaris past de tekst in de mantel met betrekking tot voorwaarden aan zoals aangegeven door de portefeuillehouder. De secretaris legt deze voor aan de directeur van PIT en voert hierover overleg met de portefeuillehouder van Heerlen. De portefeuillehouder, R. de Boer, wordt gemandateerd voor de verdere afhandeling/noodzakelijke DB-besluitvorming. Agendapunt 9: Vaststelling agenda en bijlage vergadering AB d.d. 28 oktober 2020 De agenda wordt conform voorstel als volgt vastgesteld: 1) Opening en welkom door de voorzitter 2) Kennismaking nieuwe lid, wethouder Ton Raven, Sittard-Geleen 3) Mededeling inzake aanwijzing plaatsvervangend directeur-secretaris 4) Verslag vergadering d.d. 25 maart 2020 (bijgevoegd) 5) Besluitenlijsten vergaderingen Dagelijks Bestuur t.k.n. (bijgevoegd) 6) Ingekomen stukken (motie raad Sittard-Geleen) 7) Vaststellen “Innovatie en groei in strategisch perspectief” (bijgevoegd) 8) Aanwijzing accountant (bijgevoegd) 9) Toetreding tot Parkstad IT (wordt nagezonden) 10) Ontwikkelingen nieuwe toetreders/ uitbreiding (mondeling) 11) Rondvraag Agendapunt 10.
Acquisitie De secretaris meldt dat er behalve het afwachten op besluitvorming door Stein thans geen activiteiten op dit onderdeel plaatsvinden. Hij geeft aan dat de Coronamaatregelen actieve acquisitie lastig tot onmogelijk maken. Het bestuur kan deze situatie onderschrijven en geeft aan dat wellicht nu andere media ingezet moeten worden.
2
Het DB geeft de secretaris opdracht voor het realiseren van een soort digitale folder ofwel een Digazine zoals in het begin van Het Gegevenshuis werd vervaardigd. Deze zou dan onder de Limburgse bestuurders digitaal en wellicht ook in papiervorm kunnen worden verspreid om de mogelijkheden van Het Gegevenshuis onder de aandacht te brengen. Agendapunt 11. Rondvraag De secretaris meldt dat er contact is geweest met het ministerie en de provincie inzake de mijnschade afhandeling. Zij zijn bezig met de uitwerking van regels en protocollen en willen hier het Kenniscentrum na-ijlende effecten steenkolenwinning bij betrekken. Bij de uitvoering van de regelingen zien zij nog steeds graag een betrokkenheid van Het Gegevenshuis en willen zij te zijner tijd aftasten of een dergelijke rol zou kunnen passen binnen ‘de tenzij’ van het eerder genomen besluit door het DB. Niets meer aan de orde sluit de voorzitter de vergadering. Net na de sluiting logt C. de Rijck in. Hij had graag in de rondvraag aan de orde willen stellen dat in het kader van de besluitvorming inzake de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling de opmerking van de gemeente Brunssum (terecht) niet meer is meegenomen in het toen al lopende proces inzake deze wijziging.
Het ging hierbij om de verruiming van de mogelijkheid tot aansluiting van Het Gegevenshuis bij andere organisaties, in casu concreet bedoeld de Werkgeversvereniging Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties als gevolg van invoering van de Wnra. Brunssum vindt het artikel zodanig ruim geredigeerd dat daar ook andere private organisaties onder zouden kunnen vallen. Het DB heeft daarop het standpunt ingenomen niet voornemens te zijn een voorstel te doen aan het AB waarbij Het Gegevenshuis deelneemt in een private organisatie. De heer de Rijck wil dat dit standpunt wordt vastgelegd in het verslag.
Verslag opgemaakt door S. Leenen. Verslag vastgesteld in de vergadering van het DB d.d.
3
Actiepuntenlijst vergadering Dagelijks Bestuur Het Gegevenshuis Nr:
Actie:
Actor:
8
Eén keer per kwartaal de voortgang bespreken m.b.t. de groei van de organisatie i.r.t. het managen van de kwetsbaarheid op bedrijfsbureau-achtige functies
Sjef Leenen
Datum afspraak: 06-07-2016
9
Sjef Leenen
08-03-2016
Voortgang wordt in elke DBvergadering toegelicht door secretaris.
Permanent
21
Uitwerken businesscases nieuwe producten / diensten met dien verstande dat financiële consequenties binnen de begroting dienen te vallen c.q. aantonen dat nieuwe financiële middelen worden gegenereerd. HRM
Sjef Leenen
22-02-2017
Breed strategisch HRMbeleidsplan opstellen
31-12-2020
28
Parkstad-IT
Sjef Leenen
18-04-2019
PIT heeft een nieuwe systematiek ontwikkeld voor productindeling, kosten toe- en doorrekening. De uitwerking hiervan is slecht voor HGH, aangezien de bijdrage bijna wordt verdubbeld en hierdoor per werkplek meer gaat betalen dan een gemeente. Voor de deelnemers van HGH heeft dit een zeer nadelig effect op de bijdrage en brengt de groei van HGH in gevaar.
23-05-2019
Status: Een keer per kwartaal
Het bestuur geeft aan dat een dergelijke verhoging toetreding tot PIT onmogelijk maakt en geeft de secretaris opdracht vooronderzoek te doen om de ICT-ondersteuning bij een marktpartij te beleggen.
Datum gereed: Permanent
09-12-2019
Er heeft een gesprek met Open Line plaatsgevonden en op korte termijn wordt een eerste kostenraming verwacht.
April 2020
Kostenraming van Open Line is lastig te vergelijken. Als basis is genomen de huidige dienstverlening door PIT, maar die is breed voor gemeenten bedoeld, waarvan Het Gegevenshuis maar een gedeelte afneemt. Voor een echt vergelijk zou externe expertise nodig zijn om een PVE op te stellen. Door de overgangsregeling bij de begroting van PIT is er vooralsnog sprake van continuering van de huidige (financiële) situatie.
10-09-2020
De secretaris geeft aan dat toetreding tot Parkstad-IT noodzakelijk is, aangezien het verkrijgen van een ISO-certificering niet mogelijk is. De vice-voorzitter adviseert om een zogenaamde ‘health check’ af te dwingen waarbij eventuele herstelkosten niet voor rekening van de toetreder komen.
07-10-2020
Door het uitvoeren van de gemaakte afspraken tijdens het DB is besluitvorming door het AB feitelijk niet haalbaar. De voorzitter stelt voor om
02-2020
31-12-2020
29
30
Toekomstige samenwerking met BsGW
Onderzoek naar mogelijkheden van betrokkenheid bij de Brightland Smart Services Campus
Dagelijks Bestuur Sjef Leenen
Sjef Leenen
23-05-2019
24-07-2019
Het bestuur is voorstander voor samenwerking met BsGW, maar niet voor het samengaan van de organisaties.
April 2020
Proces Five is ingehuurd om te adviseren over toekomstige samenwerking van BsGW met Het Gegevenshuis én met de andere Limburgse Gemeenten. Op directieniveau zijn inmiddels afspraken gemaakt. BsGW bereidt een bestuurlijk besluitvormingsstuk voor. Het bestuur geeft aan om de mogelijkheden te onderzoeken.
23-10-2019
April 2020
31
Samenwerking met politie Limburg
Sjef Leenen
eventueel een besluit met ontbindende voorwaarden te laten nemen en de portefeuillehouder in deze te mandateren voor verdere afhandeling en DB-besluitvorming. BsGW wil databeheer afstoten naar HGH. Dit geldt ook voor gemeenten die niet deelnemer zijn van HGH. Thema dient te worden besproken tijdens een “hei-dag”, welke de secretaris dient te organiseren.
09-12-2019
Tot nog toe hebben er geen concrete acties plaatsgevonden. Naar aanleiding van een bijeenkomst met de politie Limburg en burgemeesters van Parkstad is door het Dagelijks
31-12-2020
02-2020
Bestuur voorgesteld om een bijeenkomst te organiseren met HGH. Contactpersoon is Anita Eberson, districtchef.
32
33
Aanpak uitbreiding deelnemers HGH
Aanbesteding accountantscontrole
Dagelijks Bestuur
Sjef Leenen
April 2020
De geplande afspraak heeft door de Coronacrisis geen doorgang gehad.
Juni 2020
De afspraak heeft op 18 juni plaatsgevonden en voor 8 juli staat een vervolgafspraak met Dave Glastra gepland. Na definitieve toetreding Sittard-Geleen strategisch plan maken om andere gemeenten in Limburg te benaderen voor mogelijke toetreding.
09-12-2019
April 2020
Mede ook naar aanleiding van de opmerkingen over groei in het AB is een eerste conceptdocument inzake strategische groei opgesteld.
04-06-2020
Op 5 juni zal een toelichting worden gegeven op de aangeleverde businesscase voor gemeente Stein.
10-09-2020
Businesscase staat nog open. Gemeente Stein heeft nog geen besluit genomen. Als gevolg van toegenomen controleverplichtingen heeft Koenen & Co voor de jaarrekening een hoger bedrag gehanteerd dan voorgaande jaren.
13-02-2020
Eerste kwartaal 2020
31-12-2020
31-12-2020
De bedoeling is om in 2020 een nieuwe aanbesteding te houden. 10-09-2020
34
Taartmoment met Sittard-Geleen
Sjef Leenen
35
Groei in strategisch perspectief
Sjef Leenen
36
Businesscase grondradar en de rol van de netbeheerders
Sjef Leenen
De procedure inzake de aanbesteding (na akkoord DB) verloopt geheel conform planning. Door de Coronacrisis is dit moment voorlopig uitgesteld De 1e opzet van het document over de strategische keuzes m.b.t. groei van de organisatie is besproken. De opmerkingen zal de secretaris opnemen in de notitie en in het eerstvolgende contractmanagersoverleg zal bespreken.
01-11-2020
04-06-2020
Ondanks dat de notitie rijp was voor behandeling in het AB, is dit moment opgeschoven aangezien niet alle contractmanagers het document hadden gelezen. Er wordt nu eerst een extra themabijeenkomst gehouden.
16-07-2020
10-09-2020
Na aanpassing van de opmerkingen van de contractmanagers heeft het DB geen opmerkingen meer en geeft aan dat de notitie ter vaststelling voor de AB-vergadering geagendeerd kan worden. De secretaris geeft aan waardoor de businesscase nog niet is voorgelegd aan het DB.
01-11-2020
13-02-2020 April 2020 06-05-2020
06-05-2020
30-06-2020
31-12-2020
37
HGH facilitator bij opsporingshandelingen politie
Sjef Leenen
10-09-2020
De voorzitter geeft aan dat in deze fase toch gesprekken te voeren met de netbeheerders maar dienen wel een oriënterend karakter te hebben. De secretaris geeft aan hiermee te starten en de resultaten zullen aan het DB worden voorgelegd. De gehouden bijeenkomst in het I-lab van de politie leidt tot een vervolg van een concrete uitwerking waarbij een casus in Landgraaf als ‘study-case’ zal gelden.
31-12-2021
Besluitenlijst VERGADERING DAGELIJKS BESTUUR Woensdag 7 oktober 2020
Aanwezig: Bestuurlijk (leden DB)
Dhr. R. Vlecken Dhr. R. de Boer
Ambtelijk
Dhr. S. Leenen Mevr. I. Vromen
Afwezig:
Dhr. C. de Rijck (heeft na sluiting ingelogd)
Agendapunt 5
Voorstel aanwijzing accountant door Algemeen Bestuur
Ontwerpbesluit
Het Dagelijks Bestuur besluit tot het voorstel aan het Algemeen Bestuur om Q-concepts aan te wijzen als externe accountant voor het uitvoeren van de accountantscontrole jaarrekening over de boekjaren 2020 tot en met 2023. Eerder is het DB akkoord gegaan met het PvE. Op basis daarvan heeft een aanbesteding plaatsgevonden met het in de mantel aangegeven resultaat. Het Dagelijks Bestuur besluit conform.
Besluit
Agendapunt 6 Ontwerpbesluit
Aanwenden reserve ICT ten behoeve van aanschaf landmeetapparatuur (TS16 Total Station).
Besluit
Aan het Algemeen Bestuur voor te stellen om de kosten van de aanschaf van landmeetapparatuur deels ten laste te brengen van de reserve ICT. Het Dagelijks Bestuur besluit conform.
Agendapunt 7
Regeling verstrekking dienstkleding en beschermmiddelen.
Ontwerpbesluit
Het Dagelijks Bestuur besluit tot vaststelling van de Regeling verstrekking dienstkleding en beschermmiddelen.
Besluit
Het Dagelijks Bestuur besluit conform.
Agendapunt 8
Toetreding Parkstad IT
Ontwerpbesluit
Het Dagelijks Bestuur besluit om een voorstel te doen aan het Algemeen Bestuur om te besluiten tot een voornemen tot toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Parkstad IT onder de volgende voorwaarden: 1) Het in meerjarenperspectief blijven hanteren van de financiële compensatieregeling zoals die thans voor Het Gegevenshuis geldt; 2) Het realiseren van een andere juridische basis van PIT met een zodanige governance dat de bestuurlijke invloed van de deelnemers is gewaarborgd;
Besluit
Agendapunt 9 Besluit
3) Het geven van inzicht in de resultaten van een in opdracht van de gemeente Simpelveld uit te voeren health check en de daaruit voortvloeiende acties, waarbij de kosten voor de uit te voeren acties niet voor rekening van Het Gegevenshuis komen. Na vaststelling van het voornemen door het Algemeen Bestuur wordt dit voor hoor gestuurd aan de Gemeenteraden c.q. het Algemeen Bestuur van het Waterschap. De secretaris licht toe dat het gaat om het formaliseren van de feitelijke situatie en het zorgen voor een correcte juridische grondslag. De portefeuillehouder vindt een tekstuele aanpassing van de voorwaarden noodzakelijk evenals een gesprek met de bestuurder van gemeente Heerlen (als portefeuillehouder van PIT). De secretaris pakt deze afspraken op en voor de noodzakelijke DBbesluitvorming wordt R. de Boer gemandateerd. Vaststellen agenda voor vergadering Algemeen Bestuur d.d. 28-10-2020 De agenda en de daarbij behorende stukken worden besproken en conform voorstel vastgesteld. Besluit genomen op 07-10-2020. Besluitenlijst vastgesteld en ondertekend in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van 11-11-2020. De voorzitter,
De secretaris,
Mr. R. Vlecken.
Mr. J.M.M. Leenen MFM.
2
Het Gegevenshuis Dagelijks Bestuur Postbus 31300 6370 AH Landgraaf
Onderwerp:
Bijlage(n):
[Rapportage archiefbeheer
Ons kenmerk:
Datum:
I-2020
29 oktober 2020
Gegevenshuis]
Geachte leden van het Dagelijks Bestuur,
Hierbij doe ik u toekomen het verslag inzake de verantwoording over de verplichtingen die het Gegevenshuis heeft ingevolge de archiefwet. Het is opgesteld ter uitvoering van hetgeen door het Algemeen Bestuur is vastgesteld in artikel 2 van de Archiefverordening. Het verslag kan tevens gebruikt worden in de door het Dagelijks Bestuur af te leggen verantwoording aan het Algemeen Bestuur en Provinciebestuur in het kader van de wet Revitalisering Generiek toezicht. Dit verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in uw organisatie en de mate waarin wordt voldaan aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.s. Daarbij is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld. De provincie maakt gebruik van dezelfde informatie bij de uitoefening van haar toezichttaak. De provincie dient dan ook dit verslag na vaststelling te ontvangen. Het verslag is opgebouwd uit een samenvatting met een weergave van de belangrijkste bevindingen. Vervolgens wordt een meer gedetailleerd inzicht geboden in de rechtmatigheid en kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer binnen de gemeente. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over de verantwoording aan het Algemeen Bestuur en de toezending van het verslag aan de gedeputeerde staten.
Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten indien daartoe behoefte bestaat. Hoogachtend, Geert Luijkx, Gemeentearchivaris.
Verslag ten behoeve van horizontaal toezicht Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de VNG archief KPI’s
Het Gegevenshuis, periode 2017-2020 Oktober 2020. Definitief Opgesteld door: Antoinette van Dijk Archiefinspecteur.
Inhoudsopgave Samenvatting........................................................................................................................................... 3 Detail analyse .......................................................................................................................................... 5 KPI 1 - Lokale regelgeving ........................................................................................................................ 5 KPI 2 - Middelen en Mensen ................................................................................................................... 6 KPI 3 - Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots .................................................................. 6 KPI 4 - Interne kwaliteitszorg en toezicht................................................................................................ 7 KPI 5 - Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden ........ 8 KPI 6 - Vervanging, conversie en vernietiging ......................................................................................... 9
2
Samenvatting Het Gegevenshuis (HGH) is een vijf jaar oude organisatie (openbaar lichaam op basis van de WGR) die voor overheidsorganisaties verschillende (basis) registraties inwint, beheert en hieruit informeert. Om de informatievoorziening op orde te krijgen is er drie jaar geleden (2017) door Doxis in samenwerking met de gemeentearchivaris Geert Luijkx een nulmeting uitgevoerd, zodat HGH compliant wordt aan wet- en regelgeving. Vanuit de nulmeting zijn verschillende verbeterpunten naar voren gekomen wat betreft het archief- en informatiebeheer. HGH is hiermee aan de slag gegaan en dit is meegenomen in de archiefinspectie van juni 2020. De bevindingen leest u in dit rapport. HGH heeft veel acties ondernomen om de algemene maatregelen (voorkomend uit de nulmeting) uit te voeren en te implementeren, privacy en informatiebeveiliging zijn goed opgepakt. Er is een archiefverordening door het algemeen bestuur vastgesteld en een beheerregeling informatiebeheer door het dagelijks bestuur. Enkele stappen zijn ook gezet om te voldoen aan de Rodin-maatregelen en voor eisen uit de NEN-15489-1 dienen er nog meer acties uitgevoerd te worden. Zorg ervoor dat informatiebeleid ook wordt vastgesteld. Er blijven nog wat verbeterpunten over die in de archiefinspectie in juni 2020 naar voren zijn gekomen.
Voorbeelden zijn het gaan oppakken van de selectie en vernietiging en het opzetten van een kwaliteitssysteem. Doel is dat HGH steeds meer toewerkt naar een goede informatiehuishouding die ze zelf in beheer hebben.
Aandachtspunten 1. Start het strategisch informatieoverleg (SIO) op zodat dit een structurele basis krijgt om vraagstukken te behandelen over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. 2. Stel een procedure op ten aanzien van het vernietigen van documenten met inachtneming van de daarvoor geldende regels zoals de actuele selectielijst. Implementeer vervolgens deze procedure . 3. Stel een informatiebeleid op en laat dit vaststellen, inclusief de kwaliteitseisen informatie- archiefbeheer HGH. 4. Maak heldere afspraken over het beheer van de tussen de deelnemers en HGH gedeelde informatie. Hierbij gaat het onder meer om het overbrengen en het op langere termijn toegankelijk houden van de data. 5. Zorg dat de migratieverklaringen conform de eisen van de archiefregeling worden opgesteld en vastgesteld.
3
Totstandkoming rapportage Ten behoeve van deze rapportage is gebruik gemaakt van het raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren1 (KPI,) archieven dat de VNG heeft ontwikkeld tegen de achtergrond van de invoering van de wet Revitalisering Generieke Toezicht (RGT). Een onderdeel van de KPI’s gaat over de overbrenging van archieven naar een archiefbewaarplaats. Deze eisen zijn niet relevant voor Het Gegevenshuis, omdat het archief nog niet de verplichte overbrengingstermijn heeft behaald. Vandaar dat deze eisen ook niet opgenomen zijn in rapportage. Ook de ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden is nog niet relevant en dus niet opgenomen. Er is bij de totstandkoming van de rapportage gesproken met: • • • •
1
Directeur/ secretaris Medewerker bedrijfsvoering Specialist Geo-Informatie Projectleider professionalisering informatievoorziening
Derde geactualiseerde versie, april 2020 4
Detail analyse KPI 1 - Lokale regelgeving In deze KPI wordt inzicht gegeven in het al dan niet juist naleven van de verantwoordelijkheden die het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur hebben ten aanzien van het aanwijzen van verantwoordelijken inzake zorgplicht, beheersplicht en toezicht. De archiefverordening en het besluit informatiebeheer vormen de basis waarop AB en DB invulling geven aan de archiefwet. De archiefverordening regelt de zorg die het DB heeft t.a.v. het beheer en vorming van de archieven alsmede het toezicht daarop. In het besluit informatiebeheer wordt vervolgens dat ambtelijke beheer nader uitgewerkt. Daarnaast biedt deze KPI inzicht in de wijze waarop de organisatie al dan niet rekening houdt met archiefwettelijke eindverantwoordelijkheid en diverse wettelijke bepalingen bij het wijzigen, opheffen, samenvoegen en of splitsen van eigen overheidstaken vooral ten aanzien van gemeenschappelijke regelingen.
Archiefverordening, Besluit informatiebeheer Het Gegevenshuis beschikt over een archiefverordening vastgesteld door het algemeen bestuur op 26 juni 2019. Het Besluit Informatiebeheer, dat voortvloeit uit de archiefverordening, is vastgesteld op 17 juli 2019 door het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Hiermee voldoet Het Gegevenshuis volledig op dit punt.
Strategisch Informatieoverleg Het strategisch informatieoverleg (afgekort SIO) wordt in het besluit informatiebeheer benoemd, maar is nog niet geformaliseerd. HGH gaat een eerste bijeenkomst plannen na de zomer van 2020, zodat dan de deelnemers, vergaderfrequentie en onderwerpen bepaald kunnen worden.
Beheer van gedeelde informatie Het beheer van de gedeelde informatie lijkt niet goed te werken. HGH beheert data namens de aangesloten zorgdragers. De informatie/ data, bestanden valt onder de zorgplicht en verantwoordelijkheid van de aangesloten zorgdragers maar in de praktijk vallen deze ook regelmatig terug op het archief van HGH om informatie terug te vinden. Er zijn afspraken gemaakt over verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden maar deze zijn in de praktijk lastig toepasbaar. Wij constateren dat het niet helemaal duidelijk is in de praktijk wie waar over gaat, ondanks dat er afspraken over gemaakt zijn.
Advies Er moet een stip op de horizon zijn om meer gestructureerd samen te gaan werken. Bepaal samen hoe het beheer is geregeld, hoe overbrengen van die data geregeld moet worden en hoe je de data toegankelijk houdt op de langer termijn. Leg dit ook gezamenlijk vast.
5
KPI 2 - Middelen en Mensen In deze KPI wordt inzicht geboden in de wijze of en hoe de overheidsorganisatie voldoende invulling geeft aan haar wettelijk opgedragen zorgplicht. Zorgplicht wordt omschreven als het beschikbaar stellen van voldoende middelen, mensen en ruimten om de uitvoering van beheer mogelijk te maken. Aanwezigheid van grote achterstanden in het informatiebeheer en blijvende tekortkomingen in het beheer. Problemen zijn indicatoren voor een tekort aan middelen en/of een gebrek aan personeel in kwantitatieve dan wel kwalitatieve zin. Het Gegevenshuis is gegroeid van circa 20 fte bij de oprichting tot ongeveer 40 fte op dit moment. Er is één medewerker aangesteld voor informatie- en archiefbeheer en in het bedrijfsbureau werken drie mensen (waarvan één ingehuurd) samen aan de professionalisering van de informatievoorziening. Als het opzetten van de informatiestructuur/ informatiehuishouding gereed is, lijkt het erop dat er met deze bezetting voldoende fte zijn voor het uitvoeren van de taken. De toekomst zal dit overigens in de praktijk nog moeten uitwijzen. De inspectie zal dit aspect nauwkeurig en op de voet blijven volgen.
KPI 3 - Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Niet vernietigbare archieven dienen na twintig jaar te worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats. In afwachting van die overbrenging dienen ze in een archiefruimte of een daarvoor uitgeruste digitale beheeromgeving bewaard te worden. Zowel de archiefruimte als de archiefbewaarplaats dienen qua bouw, inrichting en gebruik te voldoen aan een aantal eisen die zijn uitgewerkt in de Archiefregeling. Het Gegevenshuis werkt digitaal en heeft zelf geen archiefruimte of archiefbewaarplaats. HGH heeft het HCL te Heerlen aangewezen als archiefbewaarplaats. Te bewaren archiefstukken dienen ook digitaal na 20 jaar (met de invoering van de nieuwe archiefwet zelfs na 10 jaar) overgebracht te worden naar bijvoorbeeld een e-depot.
Advies Het Gegevenshuis beschikt niet over een omgeving (e-depot) waarin duurzaam digitale archiefbescheiden beheerd kunnen worden. Het is raadzaam dat HGH zich samen met het HCL oriënteert op een e-depot oplossing.
6
KPI 4 - Interne kwaliteitszorg en toezicht KPI 4 geeft inzicht in de wijze waarop de overheidsorganisatie het informatiebeheer heeft ingericht en of het wettelijk verplichte kwaliteitssysteem aanwezig is. Kernvragen daarbij zijn of het informatiebeheer planmatig geschiedt, de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden zijn aangegeven en of de organisatie grip heeft op het geheel van informatiehuishouding en archiefbeheer. Het Gegevenshuis is momenteel bezig met de certificering tegen ISO 9001 (eisen aan een kwaliteitsmanagementsysteem in een organisatie) en ISO 27001 (informatiebeveiliging) op te pakken. Als dit is afgerond gaat men verder met de certificering tegen NEN-ISO 30300 (managementsysteem voor records)/ NEN-ISO 15489-1 (Informatie en documentatieinformatie- en archiefmanagement). Het vaststellen van een informatiebeleidsplan moet volgen op de certificering van de NEN-ISO 30300. Dit staat voor 2021 op de planning. De actiepunten vanuit de nulmeting door Doxis uit 2017 van voornamelijk de NEN-ISO 154891 informatie- en archiefmanagement moeten nog opgepakt worden. Hieruit moeten wij concluderen dat het verplichte kwaliteitsmanagementsysteem niet aanwezig is. Een kwaliteitssysteem vergt, naast informatiebeleid, procedures en ingerichte informatiesystemen, ook een bepaalde mate van toetsing en controleonderzoeken.
Dit kan gekoppeld worden aan een periodieke audit en de resultaten ervan gebruiken binnen een PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act). Hierdoor worden gerealiseerde doelstellingen gemeten en verder verbeterd. Het Gegevenshuis heeft meer grip gekregen op haar informatievoorziening, door in beeld te brengen waar verantwoordelijkheden liggen, informatiebeveiliging en toegangen te regelen en te beschrijven. Daarnaast is een overzicht gemaakt van de werkprocessen en de hieruit voortkomende archiefstukken voor de organisatie. Dit is echter nog geen volledig kwaliteitssysteem. Hiervoor moeten nog meer acties uitgevoerd worden en moet het nog meer in de hele organisatie geïmplementeerd zijn: de bewustwording bij medewerkers dat kwaliteit, informatiebeveiliging en archief- en informatiebeheer een integraal onderdeel van de taak van alle medewerkers zijn.
Advies 1. Stel een informatiebeleid vast, inclusief de kwaliteitseisen informatie- archiefbeheer HGH. 2. Stel procedures op voor de diverse aspecten van het informatiebeheer zoals de wettelijk verplichte vernietiging en de wijze van toekomstig uit te voeren conversie en/of migratie en implementeer deze procedures. 3. Stel een kwaliteitshandboek op, waarin opgenomen wordt hoe HGH de kwaliteitseisen van de eigen informatievoorziening gaat controleren.
7
4. Zorg dat het kwaliteitssysteem (ISO 9001) en het op te stellen informatiebeleidsplan op elkaar aangesloten zijn en blijven. Zorg ook dat dit geïntegreerd is in de PDCA cyclus. Wij worden graag geïnformeerd als het informatiebeleidsplan klaar is.
KPI 5 - Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden KPI 5 geeft inzicht in de vraag of de archiefbescheiden, zowel de papieren als de digitale, efficiënt en zodanig geordend zijn dat de organisatie (dus niet enkel de individuele medewerker) altijd weet waar bepaalde informatie kan worden gevonden. Dat geldt dus ook voor informatie, waarvan de afdoening nog lopende is. Worden daarbij maatregelen getroffen die de betrouwbaarheid en volledigheid van de gegevens waarborgt? En zijn er maatregelen genomen die vindbaarheid en bruikbaarheid nu en in de toekomst voldoende garanderen?
Digitaal archiefbeheer HGH beschikt niet over een aparte DMS/RMA-applicatie. Het informatiebeheer wordt nu uitgevoerd in de web applicatie Scienta (hierin worden alle processen, procedures, handboeken en audits bijgehouden) en in een gedeelde netwerkmappenstructuur. De medewerkers werken voornamelijk in de netwerkmappen. Er is intern afgesproken dat de vastgestelde beleids- en bestuursstukken in Scienta raadpleegbaar zijn. Belangrijk is om te monitoren of deze afspraak ook nageleefd wordt. Er is geen metadataschema en selectie en vernietiging is nog niet toegepast op de archiefstukken in de netwerkmappen en in Scienta. We benoemen hieronder een aantal aandachtspunten wat betreft het digitale archiefbeheer.
Toepassen selectie en vernietiging en terugvindbaarheid van informatie De indeling tussen Scienta en de netwerkmappen is duidelijk. Aandacht is wel gevraagd voor de terugvindbaarheid van stukken bij deze indeling. 1. Definitieve beleids- en bestuursstukken zitten in Scienta. 2. De netwerkmappen met de concepten en andere archiefstukken moeten ook een goede toegang hebben en hier moet ook selectie en vernietiging op uitgevoerd worden.
Versiebeheer In Scienta wordt nu niet gewerkt met versiebeheer. Het is belangrijk te letten op versiebeheer. Archiveer je oude versies? Maak je ze onzichtbaar of worden deze verwijderd?
8
Archieffuncties Scienta heeft meer een bibliotheekfunctie (raadplegen) en niet een archieffunctie (waar je dus ook kan classificeren, waarderen, selecteren en verwijderen, bewaren, preserveren en ter beschikking stellen en toegang verlenen). In de nulmeting is het opstellen van beheerinstrumenten volgens de NEN-ISO -15489 genoemd. We bedoelen hier onder meer het opstellen van een metadataschema en een ordeningsstructuur. Al deze onderdelen zijn nodig om je archieffunctie goed in te richten. Dit is nu niet het geval. Deze functionaliteiten zijn noodzakelijk om het archiefbeheer in Scienta compliant te maken aan de Archiefregeling.
Advies 1. Stel beheersregels op voor de netwerkmappenstructuur en Scienta waarin ook de archieffuncties zijn meegenomen. Er is bijvoorbeeld al wel een autorisatiebeleid opgesteld om te bepalen wie wat mag zien en wijzigen. 2. Leg je keuze inzake versiebeheer vast in het informatiebeleidsplan. Daarnaast zijn er afspraken nodig met de leverancier van Scienta over dit versiebeheer. 3. Zorg voor een goede toegang op de netwerkmappen (zodat je archiefstukken terug kan vinden), en dat er afspraken zijn gemaakt over de indeling , een logische structuur, naamgeving en eigenaarschap van de mappen. Houd hierbij rekening met het vastleggen van metagegevens volgens art. 17, 18 en 19 van de Archiefregeling. Beschrijf op welke manier HGH voldoet aan deze eisen. 4. Voer selectie en vernietiging uit op de archiefstukken in de netwerkmappen en in Scienta.
KPI 6 - Vervanging, conversie en vernietiging KPI 6 biedt inzicht in de wijze waarop de overheidsorganisatie daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden vernietigd. Een overheidsorgaan is in principe verplicht om archiefbescheiden te vernietigen op het moment dat deze daarvoor, ingevolge wet- en regelgeving, in aanmerking komen. Tevens wordt met deze KPI inzicht geboden in de vraag of de organisatie correct handelt of heeft gehandeld in het geval van vervanging van archiefbescheiden. Vervanging is het proces waarbij archiefbescheiden worden vervangen door een andere vorm waarbij het origineel vervolgens wordt vernietigd. Het meest bekende voorbeeld daarvan is het omzetten van papieren bescheiden naar digitale vorm met inbegrip van vernietiging van het originele analoge document.
Vernietiging Ook digitaal moeten documenten, zaken, dossiers (archiefbescheiden dus) vernietigd worden volgens artikel 3 van de Archiefwet 1995. We constateren dat dit nu niet gebeurt bij HGH. Er kunnen risico’s kleven aan het ten onrechte bewaren van te vernietigen documenten (denk aan overtreding van de AVG, doordat persoonsgegevens te lang bewaard blijven en extra handelingen bij mogelijke Wob-verzoeken).
9
Advies Stel een procedure op ten aanzien van het vernietigen van documenten met inachtneming van de daarvoor geldende regels zoals de actuele selectielijst. Implementeer vervolgens deze procedure . HGH wil een start maken met het selecteren van digitale archiefbescheiden die volgens de selectielijst vernietigd moeten worden uit applicaties, systemen en netwerkmappen. Voorstel is om dit in overleg te doen met het HCL. Het proces van verwijderen/ vernietigen van digitale documenten is een steeds terugkerend proces en het is dus aanbevelingswaardig dit proces voor HGH te beschrijven en vast te stellen. In dit proces speelt het HCL ook een rol, wat betreft het controleren van de opgestelde lijsten met te vernietigen archiefbescheiden voordat ze daadwerkelijk vernietigd worden.
Migratie data HGH beheert geo-data (basisregistraties BAG en BGT, kernregistraties zoals “grijs en groen” en rioleringen, kaarten en gis-analyses) van de aangesloten zorgdragers. De zorgplicht van deze data ligt bij de deelnemers. Artikel 25 van de Archiefregeling stelt eisen aan migratie van gegevens. Bij het migreren van data moet er bijvoorbeeld een verklaring worden opgesteld. Wij constateren dat deze verklaringen in het verleden niet zijn opgesteld door HGH en de aangesloten zorgdragers. Het proces wordt wél gedocumenteerd door HGH maar is niet voorzien van de bij wet gevorderde verklaring van migratie.
Advies Zorg dat de toekomstige migratie en conversie conform de eisen van de Archiefregeling worden uitgevoerd, gedocumenteerd en voorzien van een verklaring.
10