Raadsvoorstel 40 Verlenging contract accountant controle jaarrekening 2023.docx

Raadsvoorstel Auditcommissie Gemeenteblad Dienst/Afdeling Nr. Portefeuillehouder Onderwerp Raadsverg d.d. Uiterlijke beslisdatum

: : : : : : : :

30 mei 2023 2023/40 Griffie N.v.t. Verlenging contract accountant controle jaarrekening 2023 12 juni 2023 n.v.t.

Aan de raad. Advies De Auditcommissie komt tot het volgende advies: - De opdracht tot accountantscontrole voor de periode van één jaar te verlengen voor het controlejaar 2023. Inleiding De rol van de accountant dient als ondersteuning van de raad bij het uitoefenen van zijn controlerende taak. De opdracht aan de accountant wordt daarom door de raad verstrekt. Programma van eisen Ten behoeve van het uitbrengen van de offertes is in 2019 door de Auditcommissie een programma van eisen meegegeven (zie bijlage aanbestedingsdocument blz. 24 en verder). Gunningscriteria De uitgebrachte offerte is door de beoordelingscommissie in 2019 door de auditcommissie beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria (zie bijlage aanbestedingsdocument blz. 31 e.v.). Opties Op basis van de “Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Brunssum” is in 2019 gekozen voor een aanbestedingsperiode van drie jaren, met mogelijkheid tot verlenging van tweemaal één jaar. De periode was derhalve 2019 tot en met 2021 met een mogelijkheid tot twee maal één jaar verlenging. In de raadsvergadering van 27 september 2022 heeft uw raad besloten tot de eerste verlenging met één jaar, te weten het controlejaar 2022. Momenteel zijn er twee opties: 1. Opnieuw gebruikmaken van de optie tot verlenging voor de periode van één jaar, te weten 2023. 2.

Opstarten van een geheel nieuwe aanbesteding. Deze twee opties zijn uitvoerig in de vergadering van de auditcommissie van 7 maart jl. aan de hand van de bijgevoegde discussienota besproken. Het advies van de Auditcommissie is: - Om voor nu één jaar te verlenging. - Parallel daaraan direct voor de daaropvolgende jaren, in overleg tussen afd. financiën, inkoopregisseur dhr. Schrijen en de griffier een aanbesteding op te stellen. Argumenten om nu tot deze keuze over te gaan zijn: - De kennis en kunde van de huidige accountant KSG - De goed relatie die de organisatie en het bestuur met de huidige accountant heeft. - De flexibiliteit en het meedenken van de huidige accountant - De relatief lage kostprijs die in het contract 2019 tot en met 2021 - Bestendigheid, belangrijk voor de uitdagende periode waarvoor de afd. financiën zich gesteld ziet

1 van 3

-

Nu een aanbestedingsprocedure opstarten zal onnodig veel druk op het proces zetten. Wisselen van accountant brengt organisatorische kosten met zich mee.

Argumenten om niet tot verlenging over te gaan - Nieuwe impuls aan bepaalde processen - Werkprocessen worden opnieuw bekeken en doorgelicht Uitvoering Mocht uw raad besluiten tot het instemmen met het advies van de Auditcommissie, zal in overleg met de voorzitter van de Auditcommissie een hernieuwde dienstverlengingsovereenkomst afgesloten worden. Binnen deze dienstverlengingsovereenkomst zullen nadere werkafspraken gemaakt worden ten aanzien van de wijze en momenten van ondersteuning van de gemeenteraad. Geheimhouding In de raadsvergadering van 11 maart 2019 heeft uw raad, gelet op het vertrouwelijke karakter van de uitgebrachte offerte en de mogelijke bedrijfsschade die openbaarmaking hiervan met zich mee zou kunnen brengen, besloten om toepassing te geven aan artikel 25 lid 1 van de Gemeentewet en op grond van het belang van de participerende accountant bureaus, zoals genoemd in artikel 10 lid 1 sub c van de Wet openbaar bestuur (nu 5 lid 1 sub c van de Wet open overheid), en geheimhouding op te leggen omtrent de uitgebrachte offertes en de daaraan ontleende afwegingstabel.

Op basis van de aanbestedingswet en eigen leidraad is het uitgangspunt dat gegevens aangeleverd door inschrijvers vertrouwelijk zijn maar dat prijs een uitzondering is; dat is immers een van de bepalende criteria voor de gunning en wordt ook kenbaar gemaakt aan overige inschrijvers (artikel 2.130 lid 2 Aanbestedingswet) Oplegging c.q. bekrachtiging van geheimhouding is derhalve niet meer aan de orde. Deze stukken behoren als bijlagen van dit raadsvoorstel en liggen ter inzage bij de griffier. Raming van de gevolgen in geld en menskracht KSG heeft aangegeven de jaarrekeningcontrole voor een jaarlijks bedrag van € 30.000,- uit te willen voeren. Daarnaast offreert KSG € 3.750,- per jaar voor de begeleiding van de interne controle. In verband met de uitbreiding van het aantal SiSa maatregelingen is zal rekening gehouden moeten met onvoorzien en ongepland meerwerk ter hoogte van ongeveer € 7.500,-. Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole is in de begroting van 2022 een bedrag van € 36.000,- opgenomen. Dit bedrag zal in de begroting 2023 vermeerderd worden met het te verwachte meerwerk. Namens de Auditcommissie,

Dhr. Jos Janssen Voorzitter

Bijlagen: - Aanbestedingsleidraad - De uitgebrachte offerte inclusief opgestelde afwegingstabel liggen in verband met vertrouwelijkheid ter inzage bij de griffie. - Discussienota aanbesteding accountant

2 van 3

Raadsbesluit Gemeenteblad Afdeling Onderwerp

: 2023/40 : Griffie : Verlenging contract accountant controle jaarrekening 2023

De Raad der Gemeente Brunssum; Gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, artikel 25 lid 1 en Aanbestedingswet 2.130 e.v.; Gelet op het bepaalde in het artikel 212 verordening; Gehoord de auditcommissie van 30 mei 2023; Besluit: - De opdracht tot accountantscontrole voor de periode van één jaar te verlengen voor het controlejaar 2023 Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 juni 2023 De Raad voornoemd,

,voorzitter

,griffier

3 van 3