Raadsvoorstel 202663353 (bijlage) Discussiestuk Verlenging opdracht accountantscontrole 2027 en start aanbesteding accountantscontrole 2028 e.v.

Discussiestuk Aanbesteding Accountant Verlenging opdracht accountantscontrole 2027 en start aanbesteding accountantscontrole 2028 e.v. Ter bespreking in de Auditcommissie van 15 juni 2026

Opties Verlenging Controlejaar 2027 De controle door een (externe) accountant van de jaarstukken is een wettelijke verplichting. Het aanstellen van de accountant is de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad. In 2023 heeft de gemeenteraad besloten om de accountantscontrole te gunnen aan de huidige accountant KSG voor de jaren 2024, 2025 en 2026. Daarbij was de optie opgenomen tot eenmaal het verlengen van het contract voor de periode van één jaar. Voor het controlejaar 2027 en verder heeft de raad twee opties: 1. Verlenging van het bestaande contract met KSG voor de duur van één jaar (ambtelijk advies inkoopadviseur). 2. Het opstarten van een nieuwe aanbestedingsprocedure vóór 2027: deze optie is formeel aanwezig, maar gezien de doorlooptijd en het feit dat accountants hun capaciteit voor 2027 naar verwachting al grotendeels hebben vastgelegd, achten wij de kans op meerdere (serieuze) inschrijvingen zeer beperkt. De verwachting is dat dit feitelijk alleen leidt tot een inschrijving van de huidige accountant.

Voorgesteld wordt om: Voor controlejaar 2027 te verlengen met de huidige accountant. Dit baseren we op: -

De constructieve samenwerking; Een accountant die de organisatie, processen en risico’s kent; Het voorkomen van extra implementatiekosten en inwerkverlies bij een nieuwe accountant.

Voor controlejaar 2028 en verder gelijktijdig een aanbesteding uit te zetten, om de volgende redenen: -

-

Door tijdig aan te besteden is de planning van accountantskantoren nog niet volledig gevuld, waardoor de kans op meerdere en kwalitatief goede inschrijvingen toeneemt. Door nu al vooruit te plannen ontstaat er voldoende voorbereidingstijd voor zowel de organisatie als de markt, wat de kwaliteit van de aanbesteding en de aanbiedingen ten goede komt. Door gelijktijdig de aanbesteding uit te zetten, wordt de raad slechts één keer belast met een besluitvormingsmoment. Dit biedt tevens de mogelijkheid om de scope van de opdracht (bijvoorbeeld rechtmatigheidscontrole, managementletter, adviesrol) opnieuw scherp te definiëren en beter aan te sluiten op de doorontwikkeling van control binnen de organisatie.

-

Het creëert ruimte om de marktconformiteit van prijs en kwaliteit opnieuw te toetsen. We voorkomen een situatie waarin onder tijdsdruk moet worden aanbesteed, met een verhoogd risico op beperkte concurrentie of minder optimale voorwaarden.

Termijn nieuwe aanbesteding Voorgesteld wordt om een contract af te sluiten voor een periode van vier jaar, met de optie tot tweemaal een verlenging van één jaar. Hiervoor gelden de volgende overwegingen: -

Doelmatigheid: een meerjarige overeenkomst zorgt voor efficiëntie in zowel kosten als uitvoering. Marktconformiteit: deze contractduur is gebruikelijk binnen de markt en sluit aan bij gangbare aanbestedingspraktijken. Continuïteit: de looptijd biedt stabiliteit voor zowel de accountant als de organisatie, wat de kwaliteit en samenwerking ten goede komt. Inwerk- en opstartfase: de eerste jaren van een nieuwe aanbestedingsperiode staan grotendeels in het teken van overdracht, inrichting en optimalisatie, waardoor een langere looptijd wenselijk is.

Bevoegdheid Voorgesteld wordt om de Auditcommissie verantwoordelijk te maken voor het verdere verloop van de aanbestedingsprocedure. Daartoe dient een aanbestedingsleidraad opgesteld te worden. In deze leidraad worden naast de opdracht, de spelregels van de aanbestedingsprocedure beschreven. De leidraad is de handleiding voor inschrijvers en aanbestedende dienst. De Auditcommissie levert input voor de aanbestedingsleidraad en stelt deze uiteindelijk vast. Na afronding van de procedure legt de Auditcommissie het gunningsvoorstel voor aan de raad, die bevoegd is om de opdracht definitief te verstrekken.

Methode Beoordeling Een belangrijk onderdeel van de aanbestedingsleidraad is de keuze voor de gunningsmethode en daarbij horende gunningscriteria. Er wordt voorgesteld om de beoordeling te laten plaatsvinden op basis van een kwaliteitsgerichte aanpak, waarbij de nadruk ligt op de inhoudelijke kwaliteit van de inschrijvingen. Kwaliteit wordt beoordeeld en vertaald in een puntenscore kwaliteit. Inschrijvingen worden vervolgens gerankt volgens de formule Score (S) = Kwaliteit (K) / Prijs (P). Middels de formule bepalen we het aanbod van inschrijvers naar de geboden kwaliteit per Euro. Deze methode is bekend als de Adapted Value for Money (aVfM). Daarbij dient te worden bepaald op welke wijze de Auditcommissie bij de beoordeling wordt betrokken. Hierbij zijn twee opties denkbaar: beoordeling door de voltallige Auditcommissie of door een afvaardiging in de vorm van een werkgroep. Gezien het aantal leden (zes) is het belangrijk om vooraf een duidelijke keuze te maken, zodat de besluitvorming zorgvuldig en werkbaar blijft.

Tijdlijn De voorgestelde tijdlijn m.b.t. de nieuwe aanbestedingsprocedure ziet er als volgt uit: WANNEER?

WAT?

15 juni 2026

Bespreking van dit discussiestuk in de Auditcommissie. De adviezen van de Auditcommissie worden verwerkt in het bijgevoegde raadsvoorstel (dit betreft een concept).

7 juli 2026

Het aangepaste raadsvoorstel wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. Na instemming kan er gestart worden met het opstellen van de aanbestedingsleidraad door de organisatie. Hierin zullen ook de punten die tijdens de Auditcommissie van 15 juni 2026 besproken zijn worden meegenomen.

Oktober 2026

De concept-aanbestedingsleidraad wordt voorgelegd aan de Auditcommissie ter bespreking en vaststelling.

November 2026

Bij goedkeuring wordt de aanbesteding gepubliceerd.

November 2026 – Februari 2027

Gesprekken met inschrijvers en beoordeling van de aanbiedingen conform de vastgestelde criteria.

Februari 2027

Het gunningsvoorstel wordt via een raadsvoorstel eerst aan de Auditcommissie en vervolgens aan de gemeenteraad voorgelegd. De gemeenteraad besluit over het definitief verstrekken van de opdracht.