Raadsvoorstel 202469417 Gemeenschappelijke regeling nieuwe deelnemers GR-HCL

Raadsvoorstel Collegeverg. d.d. Registratiekenmerk Afdeling opsteller Bereikbaar onder Portefeuillehouder Raadsvergadering d.d. Uiterlijke datum Motivatie datum

: 21 januari 2025 : 202469417 : Informatiemanagement : +31455278605, wiel.cornips@brunssum.nl : Vérénice Hermans : 11 maart 2025 : Uiterste datum 11 maart 2025 : in verband met zienswijze procedure en de daarop volgende toestemmingsprocedure

Aan de raad, 1. Onderwerp ontwerpbesluit tot toetreding en wijziging inzake de gemeenschappelijke regeling (GR) Historisch Centrum Limburg (HCL) 2. Uitgangssituatie (WAAROM?) a. Aanleiding Op 22 november 2022 heeft uw college besloten om te overwegen tot eventuele toetreding tot de gemeenschappelijke regeling GR-HCL, zie hiervoor raadsinformatiebrief van 22 november 2022 met als kenmerk: 2004652/202253461. Deze toetreding zou in eerste instantie geschieden met ingang van 1 januari 2025, samen met de ingang van de nieuwe Archiefwet en tevens de uitreding van de minister in de gemeenschappelijke regeling. Om uitvoering te geven aan de opdracht van het college van B&W is een ambtelijke werkgroep gevormd die de besluitvorming hierover voorbereid. Deze werkgroep bestaat uit een afvaardiging van vertegenwoordigers van de betrokken partijen, te weten: - Gemeente Beek - Gemeente Brunssum - Gemeente Eijsden-Margraten - Gemeente Gulpen-Wittem - Gemeente Heerlen - Gemeente Kerkrade - Gemeente Landgraaf - Gemeente Simpelveld - Gemeente Maastricht - Gemeente Meerssen - Gemeente Vaals - Gemeente Valkenburg - Gemeente Voerendaal - Waterschap Limburg - Historisch Centrum Limburg b. Huidige situatie/probleemstelling De inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet is al een aantal keren door het Ministerie uitgesteld en zal waarschijnlijk op 1 januari 2026 of zelfs 1 juli 2026 in werking treden.

De laatst genoemde datum is het meest waarschijnlijk. Bij de inwerkingtreding van 1 juli 2026 zal de minister met ingang van 1 januari 2027 uittreden. Daar op wachten is niet wenselijk, omdat: - In 2026 zijn er gemeenteraadsverkiezingen en zou men bij een nieuwe samenstelling van college en raad het proces weer van voren af aan moeten doorlopen; - De huidige Dienstverleningsovereenkomst (DVO) moet worden voortgezet met de jaarlijkse indexatie, hetgeen voor toetredende gemeenten financieel ongunstig is.

-

De ontwikkelingen op het vlak van digitalisatie van de gemeentelijke bedrijfsvoering en dienstverlening zijn zodanig dat op korte termijn concreet moet worden gestart met het archiveren van digitale informatie conform de voorgeschreven wet en regelgeving (e-depot). Zeer zeker voor gemeenten die al een vervangingsbesluit hebben genomen en de wettelijke termijn van overbrenging van de digitale archieven op afzienbare termijn moet worden ingevuld. Brunssum heeft in 2016 een generiek vervangingsbesluit genomen en zal in 2026 moeten starten met de wettelijke overdracht naar de archiefbewaarplaats (e-depot).

Wat is een e-depot? Een e-depot is een digitale plek waar belangrijke documenten veilig worden bewaard. Dit is handig voor organisaties die veel digitale informatie hebben. In een e-depot worden documenten goed georganiseerd en beschermd tegen verlies. Zo blijven ze altijd beschikbaar voor de toekomst. Het is belangrijk dat deze documenten goed bewaard blijven, zodat ze later nog steeds gelezen kunnen worden. Een e-depot helpt hierbij door alles netjes en veilig op te slaan.

Om dit te voorkomen kan er worden gewerkt met een overbruggingsvariant hetgeen betekent dat er toegetreden kan worden tot de GR-HCL met ingang van 1 januari 2026 totdat de minister zijn uittrede doet, (waarschijnlijk 1 januari 2027) en na de uittrede van de minister zal de nieuwe wijzigingsregeling, ook wel uiteindelijke regeling genoemd, van kracht zijn, zie volgende alinea. Nu er binnen een kort tijdsbestek twee besluitvormingstrajecten over het HCL op stapel staan en om onnodige bestuurlijke drukte te voorkomen, is er in samenspraak met het ministerie van OCW voor gekozen om de beide trajecten via één procedure aan de raden voor te leggen. De GR waaraan het ministerie van OCW niet langer deelneemt (Ontwerpbesluit II), is zodoende de eindversie, bijlagen 2 en 3. Voor de periode van 1 januari 2026 en 1 januari 2027 is een zogenaamde overgangsregeling opgesteld. Deze overgangsregeling benadert al zoveel mogelijk de eindversie, maar hierin is de minister van OCW nog als deelnemer opgenomen en vormt de wettelijke grondslag nog de thans geldende Archiefwet 1995, bijlage 1. Zowel de eindversie als de overgangsregeling zijn opgesteld met behulp van advocatenkantoor Boels Zanders.

Daarbij is een ambtelijk participatietraject doorlopen waarbij zowel de gemeenten Heerlen en Maastricht als zijnde de huidige deelnemers als de gemeenten en het waterschap die voornemens zijn toe te treden uitvoerig zijn betrokken. 3. Gewenste situatie (WAT? a. Wat willen we bereiken? De gemeente Brunssum wil per 1 januari 2026 toetreden tot de GR-HCL. Middels toetreding tot de GR-HCL zijn diensten onder gunstigere voorwaarden af te nemen. Zo worden onder andere adviesdiensten en een e-depot voorziening ten behoeve van de overbrenging, beheer en beschikbaarstelling van digitale informatie voor deelnemers tegen gunstigere voorwaarden aangeboden. b.

Kaders 1. Eerdere besluitvorming (BBV nr. 202244651 en raadinformatiebrief: 2004652/202253461). 2. Bestuurlijk en ambtelijk afgestemd. 3. Rol/ bevoegdheden college van B en W i. Besluit nemen om te overwegen tot eventuele toetreding tot de GR (2022) ii. Instemmen met toestemmingsprocedure 4. Algemene beleidskaders (landelijk/ provinciaal/ lokaal) i. Archiefwet 1995 ii. Archiefbesluit 1995 iii. Archiefregeling 2014 iv. Vervangingsbesluit 2016 v. Archiefverordening gemeente Brunssum vi. Besluit Informatiebeheer gemeente Brunssum vii. Wet Gemeenschappelijk Regelingen viii. Bedrijfsinformatieplan ix. Kwaliteitsbeleid Informatiehuishouding

5. 6.

x. Duurzaamheidsbeleid Informatiehuishouding Past het voorstel in de strategische visie/ relatie met uitvoeringsagenda? i. Een gedegen informatiehuishouding, of te wel het op orde hebben van informatie- en archiefbeheer behoort tot een van de speerpunten van de uitvoeringsagenda. Relatie met programmabegroting/ financiële gevolgen i. Toetreding tot de GR-HCL is voor Brunssum financieel gunstiger dan de diensten blijven afnemen middels een Dienstverleningsovereenkomst.

c. Argumenten en overwegingen De complexiteit van de informatievoorziening, de vergaande digitalisatie, waaronder een e-depot, is voor Brunssum niet haalbaar, zowel organisatorisch, beheersmatig als financieel, om een dergelijke voorziening in eigen beheer aan te schaffen en te onderhouden. Daarbij speelt de complexiteit van dit stukje techniek in combinatie met privacy en beveiliging, en de noodzakelijke specialistische kennis op het vlak van (digitale) archivering hetgeen voor Brunssum geen haalbare kaart is. d. Opties en keuze Zoals onder punt 2b vermeld is het financieel ongunstiger voor de gemeente Brunssum om door middel van een DVO gebruik te blijven maken van de diensten van HCL, waaronder een e-depot. Toetreding tot de GR-HCL is derhalve een betere optie, waarbij het niet alleen om financieel voordeel gaat, maar dat Brunssum dan ook zeggenschap heeft over beleid en ontwikkelingen binnen de GR. Naar aanleiding van eventuele zienswijzen zal met het HCL overlegd worden over de te nemen vervolgstappen. In het voorjaar van 2025 zal een voorstel aan de raad worden gedaan om toestemming te verlenen voor het toetreden tot de GR HCL en het wijzigen van de regeling. De tijdsplanning ziet er dan ook als volgt uit: - 21 januari 2025 collegevergadering, akkoord voor raadsvergadering zienswijzeprocedure; - 4 februari 2025 in presidium; - 11 maart 2025 raadsvergadering zienswijzen.

Daarna worden door Advocatenkantoor Boels Zanders en HCL de eventuele zienswijzen verwerkt waarna de toestemmingsprocedure gestart kan worden. - 13 mei 2025 collegevergadering, akkoord voor raadsvergadering toestemmingsprocedure; - 27 mei 2025 presidium; - 1 juli 2025 raadsvergadering toestemmingsprocedure. e. Financieel Het al dan niet indienen van een zienswijze heeft geen financiële consequenties. De structurele exploitatielasten voor de werkzaamheden en diensten van HCL op het vlak van Informatie- en archiefbeheer zijn in de meerjarenbegroting opgenomen. Er zijn financiële voordelen om toe te treden tot de regeling i.r.t. de huidige DVO. De meterprijs van het analoge archief en de vaste vergoeding van het e-depot zijn 10-25% hoger voor een DVO partner dan een partner in de regeling. Tevens hoeft er voor een partner in de regeling geen kosten betaald te worden voor de jaarlijkse 150 uren toezicht en advies, terwijl de DVO partner die wel betaald. 4.

Bijlagen: 1. 202488592: 1.1 Doorlopende tekst ontwerpovergangsregeling (1 januari 2026) 2. 202488593: 2.1 Wijzigingsregeling (1 januari 2027) 3. 202488591: 2.2 Doorlopende tekst ontwerpwijzigingsregeling HCL (1 januari 2027)

Het college van burgemeester en wethouders,

Burgemeester

Secretaris

Raadsbesluit Afdeling Registratiekenmerk

: Informatiemanagement : 202469417

De raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer <Vul hier het gemeentebladnr. in>; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 21 januari 2025, afdeling Informatiemanagement; 1. De gemeenteraad besluit geen zienswijze in te dienen ten aanzien van het ontwerpbesluit van het college tot: toetreding van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Brunssum tot de GR HCL, met inachtneming van de ontwerpwijziging van de GR van het HCL; 2. De gemeenteraad besluit geen zienswijze in te dienen ten aanzien van het ontwerpbesluit van het college tot: wijziging van de GR van het HCL na inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet; 3. Kennis te nemen van de ontwerpwijziging van de gemeenschappelijke regeling Historisch Centrum Limburg. Besluit: <Vul hier het besluit in> Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 maart 2025.

De Raad voornoemd,

Voorzitter

Griffier