Raadsvoorstel 14 Nota inkoop-en aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2024

Raadsvoorstel Collegeverg. d.d. Registratiekenmerk Gemeentebladnr.

Afdeling opsteller Naam opsteller Bereikbaar onder Portefeuillehouder Raadsvergadering d.d.

Uiterlijke datum Aan de raad,

8 augustus 2023 202326048 2023/14 Financiën en control Inkoop Jos Schreijen Jos.schreijen@brunssum.nl . Jaimy van Dijk 26 september 2023 Niet van toepassing

1. Onderwerp Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2024 2. Uitgangssituatie (WAAROM?) a. Aanleiding In het kader van de controle op de rechtmatigheid zijn door de accountant aanbevelingen gegeven ter verbetering van de naleving van de gemeentelijke beleidsregels inzake inkoop- en aanbestedingen. Om de naleving van deze regels te verbeteren worden diverse maatregelen genomen. Een daarvan is het aanpassen van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020 middels vaststelling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2024.

b. Huidige situatie/probleemstelling De beleidskaders van toepassing op het inkopen en aanbesteden zijn vastgesteld in 2020. Naast een aantal redactionele aanpassingen ter verduidelijking en verbetering van de leesbaarheid, en het verwijzen naar vernieuwde of nieuwe regelgeving, is het uniformeren van drempels en procedures (onder de EU-drempels) gewenst.

3. Gewenste situatie (WAT?

a. Wat willen we bereiken? Door het vaststellen van het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 beschikt de organisatie over een actueel beleidskader voor inkopen/aanbesteden dat recht doet aan de algemene beginselen van behoorlijk aanbesteden. Door het uniformeren van drempels en procedures (onder de EU-drempels) wordt de juiste toepassing duidelijker. Door het indexeren van de drempelbedragen wordt de proportionaliteit van de toe te passen aanbestedingsprocedure gewaarborgd.

b. Kaders Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2020 Aanbestedingswet 2012 Gids Proportionaliteit, herziening I januari 2022 Financiële verordening gemeente Brunssum 2019 Collegebesluit inzake de verlening van mandaten, volmachten danwel machtigingen

c. Argumenten en overwegingen De meest wezenlijke aanpassing in het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de wijzigingen van drempelbedragen en uniformering van drempels en aanbestedingsprocedures onder de EU-drempel waardoor een duidelijker kader ontstaat. Daarnaast doet de indexering van de drempelbedragen recht de aan vereiste proportionaliteit van de procedure i.r.t. de omvang van de opdracht. Uitgangspunten daarbij zijn: Wij bieden van op elkaar afgestemde aanbestedingsdrempels onder de EU-drempels voor:

a. leveringen, diensten en sociale en andere specifieke diensten, en b. werken en concessies voor werken en diensten, en c. inhuur personeel. ll. Wij indexeren de aanbestedingsdrempels onder de Eu-drempels, binnen de kaders van de gids Proportionaliteit: Zonder indexering worden de opdrachten bij de te onderscheiden procedures steeds kleiner en is de proportionaliteit van de aanbestedingsprocedure van opdrachten rondom (net boven) de drempelwaarde niet meer gewaarborgd.

III.Wij passen geen nationaal openbare aanbesteding toe bij leveringen en diensten: In de huidige verkopersmarkt waarin sprake is van personeelstekorten, materiaaltekorten en prijsstijgingen maken bedrijven bewuste keuzes bij het meedingen in aanbestedingen. Het uitvoeren van een nationaal openbare aanbesteding levert geen toegevoegde waarde ten opzichte van de meervoudig onderhandse aanbesteding en is niet proportioneel in relatie tot de maximale opdrachtwaarde (de Europese drempel). Dit geldt enkel voor leveringen, diensten en sociale en andere specifieke diensten. Bij werken is een veel hogere Europese drempel van toepassing waardoor het toepassen van de meervoudig onderhandse aanbesteding niet meer proportioneel is bij opdrachtwaarden boven € 1.500.000 zoals voorgesteld onder punt 2 indexatie.

IV. Wij schrijven het aantal minimaal uit te nodigen bedrijven voor bij meervoudig onderhandse aanbesteding: Bij werken is het - uit hoofde van de verplichte toepassing van het Aanbestedingsreglement Werken - een vaste spelregel bij meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal 3 en maximaal 5 ondernemingen uit te nodigen. Uit oogpunt van uniformiteit en vanwege de voorgestelde ruimte tussen onder- en bovengrens van de drempelwaarden, passen wij deze spelregel toe op alle opdrachten.

V. Wij handhaven drempelbedragen voor het inlenen van personeel: De krapte op de arbeidsmarkt laat zich op vele terreinen voelen. Ook bij het inlenen van tijdelijk personeel. Zo iemand al de gevraagde deskundigheid en ervaring bezit, is het vaak de vraag of hij/zij beschikbaar is en kiest voor een opdracht bij de gemeente. Daarom handhaven wij de huidige hogere drempel (meervoudig onderhands vanaf) voor de inhuur van personeel

d. Opties en keuze 1) In te stemmen met het inkoop en aanbestedingsbeleid 2024. 2) Niet in te stemmen met het inkoop en aanbestedingsbeleid 2024. Het college van burgemeester en wethouders, Burgemeester Secretaris

Raadsbesluit Gemeentebladnr. Afdeling Registratiekenmerk

2023/14 Financiën en control - Inkoop . 202326048

De raad van de gemeente Brunssum gemeentebladnummer 2023/14; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 28 augustus 2023, afdeling Financiën en control - Inkoop

Besluit: l. Het op 20 maart 2020 vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2020 (versie 2) per 1 januari 2024 in te trekken; ll. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Brunssum 2024 per 1 januari 2024 vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 26 september 2023. De Raad vernoemd,

Voorzitter

Griffier